加強(qiáng)醫(yī)院檔案管理努力實(shí)現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化分析

沈曉東

【摘要】隨著我國醫(yī)藥衛(wèi)生體系不斷改革，醫(yī)院檔案管理工作也發(fā)生了很大的變化。為了適應(yīng)當(dāng)前發(fā)展，在進(jìn)行檔案管理的時候，醫(yī)院需要融入信息化技術(shù)，促使檔案管理步入正規(guī)。本文主要對醫(yī)院檔案管理現(xiàn)狀進(jìn)行分析，針對如何實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化管理提出相應(yīng)的策略。

【關(guān)鍵詞】醫(yī)院;檔案管理;現(xiàn)代化

醫(yī)療行業(yè)是信息高度集中的行業(yè)，近些年隨著我國醫(yī)藥衛(wèi)生體系不斷改革，在檔案管理中，傳統(tǒng)的檔案管理模式已經(jīng)不能滿足當(dāng)代需求。因此醫(yī)療機(jī)構(gòu)需要加快信息化建設(shè)，實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化管理，以便更好的利用信息資源，提高管理效率。

1. 當(dāng)前醫(yī)院檔案管理現(xiàn)代化面臨的問題

1.1管理人員素質(zhì)有待提高

由于部分醫(yī)院對于檔案管理工作不夠重視，檔案管理人員多為臨時工或兼職人員，缺乏專業(yè)知識，導(dǎo)致工作不積極，為后期工作銜接帶來很大的隱患。加上檔案管理人員專業(yè)素養(yǎng)不夠，不能完整的收集患者的信息，導(dǎo)致信息管理混亂。另外，由于管理人員流動頻繁，新的工作人員無法在短時間內(nèi)快速了解相關(guān)信息，導(dǎo)致檔案管理力度達(dá)不到要求。醫(yī)院主要將精力和經(jīng)費(fèi)放在醫(yī)護(hù)人員的業(yè)務(wù)能力訓(xùn)練上，對檔案管理重視度不夠，導(dǎo)致檔案管理人員技術(shù)培訓(xùn)得不到落實(shí)，造成管理工作效率較低，管理系統(tǒng)沒有得到醫(yī)院的資金支持，相對落后。

1.2檔案管理制度有待完善

很多醫(yī)院主要是針對醫(yī)護(hù)人員制定相關(guān)的規(guī)章制度，缺乏檔案管理的制度的完善，導(dǎo)致檔案管理理念相對落后，管理標(biāo)準(zhǔn)不夠統(tǒng)一。加上醫(yī)院檔案管理不能夠體現(xiàn)醫(yī)院的利益，從而很容易被醫(yī)院管理層忽視。這也導(dǎo)致工作人員懶于行為，抱著得過且過的心態(tài)。由于沒有完善的管理制度和流程，導(dǎo)致管理人員無話語權(quán)，從而使他們疏忽了檔案的管理，甚至在檔案管理中出現(xiàn)資料丟失、保存不當(dāng)?shù)膯栴}。

2. 醫(yī)院檔案建設(shè)及現(xiàn)代化管理策略

2.1提高管理人員業(yè)務(wù)能力

檔案管理不是簡單的對檔案信息進(jìn)行分類整理，而是要求管理人員需要有專業(yè)的業(yè)務(wù)能力，要具備優(yōu)良的醫(yī)德醫(yī)風(fēng)、愛崗敬業(yè)的品質(zhì)。尤其是在現(xiàn)階段，信息與技術(shù)快速發(fā)展的背景下，檔案管理人員需要順應(yīng)時代發(fā)展潮流，突破原有的管理模式，主動拓展思路，提高對檔案管理的新認(rèn)識。另外，檔案管理人員需要積極學(xué)習(xí)現(xiàn)代化辦公技能，要能夠準(zhǔn)確處理電子檔案，要有電子檔案歸檔處理能力，以及良好的文字功底較強(qiáng)的溝通能力，要能夠協(xié)調(diào)好，不斷學(xué)習(xí)新知識新技能，做好協(xié)調(diào)工作。

2.2完善檔案管理制度

醫(yī)院管理部門需要提高對檔案管理的重視，并合理制定相應(yīng)的規(guī)章制度，實(shí)現(xiàn)對檔案管理人員的有效指導(dǎo)。通過合理的通過相關(guān)規(guī)章制度，對工作人員提出細(xì)節(jié)化的要求，并實(shí)行責(zé)任分配制度和考核制度，將其納入到員工薪資收入中，以提高檔案管理人員工作積極性，使其能夠更好的完成任務(wù)。對于不能有效完成工作任務(wù)的人員，需要加以懲罰，而對于工作優(yōu)秀的員工要加以獎勵。另外，醫(yī)院內(nèi)部也要成立檢查小組，對檔案管理各項(xiàng)制度的落實(shí)情況進(jìn)行檢查，并加強(qiáng)調(diào)查，統(tǒng)計(jì)各個科室對檔案管理的要求和意見。采用PDCA管理方式，優(yōu)化管理模式。通過建立完善的檔案管理制度，可以避免檔案管理混亂的問題，提高檔案管理工作質(zhì)量。另外，需要制定一系列安全準(zhǔn)則，防止檔案信息泄露。在進(jìn)行電子檔案管理的時候，不得使用盜版軟件，不得安裝其他程序，以杜絕病毒攻擊的可能，提高工作人員病毒風(fēng)險(xiǎn)意識，防止黑客攻擊。如在數(shù)據(jù)復(fù)制上不能隨便將移動硬盤插入到電腦，更不能隨意打開陌生的文件。另外，醫(yī)院檔案管理信息屬于隱私信息，國家部門應(yīng)該設(shè)立相應(yīng)的法律制度，以保護(hù)電子檔案不被惡意傳播，從而促進(jìn)醫(yī)院檔案管理現(xiàn)代化發(fā)展。

2.3提高檔案管理人員服務(wù)意識

檔案管理工作人員必須具備良好的服務(wù)意識，對于醫(yī)院檔案管理現(xiàn)代化的理解，不能僅僅停留在從紙質(zhì)文檔轉(zhuǎn)變?yōu)殡娮游臋n，而是要從用戶的角度去分析。通過將紙質(zhì)文檔轉(zhuǎn)為電子文檔的目的使為了讓用戶能夠更便捷的獲取相關(guān)信息，實(shí)現(xiàn)高效管理和利用。醫(yī)院檔案數(shù)據(jù)平臺比較多，管理人員需要做好質(zhì)量把控，為用戶提供準(zhǔn)確信息。提高服務(wù)質(zhì)量，改善工作流程。在當(dāng)前很多醫(yī)院都實(shí)現(xiàn)了電子化就醫(yī)，患者可以通過手機(jī)網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行預(yù)約掛號、掃碼付費(fèi)等，這也給患者節(jié)省了很大的等待時間。對于檔案管理人員，更需要做好信息化的維護(hù)和管理，以滿足用戶的需求，提高用戶滿意度。

2.4信息化管理和檔案管理一體化整合

在進(jìn)行檔案管理的時候，醫(yī)院通過信息化和檔案管理一體化管理可以融合人力、物力、財(cái)力，充分提高各種資源的利用率，減少資源浪費(fèi)的現(xiàn)象。同時，通過一體化管理可以實(shí)現(xiàn)信息共享，形成一個較為龐大的綜合效益的資源庫。通過將現(xiàn)代化電子化信息檔案管理設(shè)備進(jìn)行融合，可以提高醫(yī)院信息化管理水平，促進(jìn)醫(yī)院一體化管理模式的實(shí)現(xiàn)。

2.5提高檔案管理工作的重視程度

醫(yī)院管理層需要重視檔案管理工作，正確看待檔案管理的積極意義。檔案管理屬于醫(yī)院管理的重要部分，通過實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化檔案管理，合理建立科學(xué)的醫(yī)院管理體系，從而實(shí)現(xiàn)優(yōu)化醫(yī)院整體管理效果。醫(yī)院通過制定完善的管理制度，加強(qiáng)檔案管理，并通過考核機(jī)制，提高檔案管理人員的服務(wù)水平和工作效率，從而促進(jìn)醫(yī)院建設(shè)和發(fā)展。

2.6加強(qiáng)信息化檔案資源開發(fā)和利用

在醫(yī)院檔案管理中，管理人員需要加強(qiáng)信息化建設(shè)開發(fā)和利用。醫(yī)院需要根據(jù)檔案管理工作建立信息管理系統(tǒng)，加強(qiáng)資金投入，購買相應(yīng)的新型設(shè)備，并建立相應(yīng)的電子閱覽室，以提高工作人員專業(yè)素養(yǎng)和技術(shù)能力，使其能夠更快的掌握相關(guān)技能，提高工作人員工作效率。在當(dāng)前很多醫(yī)院都采用的是分體管理模式，這種管理模式很容易導(dǎo)致檔案信息與醫(yī)院信息不同步的現(xiàn)象，從而導(dǎo)致相關(guān)資源難以統(tǒng)一，因此醫(yī)院需要對資源管理進(jìn)行整合優(yōu)化。

3.結(jié)語

總而言之，醫(yī)院檔案管理作為醫(yī)院重要工作，為了提高信息利用率，醫(yī)院需要加快電子檔案的建設(shè)，使檔案管理能夠與醫(yī)院其他部門有關(guān)工作進(jìn)行有效銜接，加強(qiáng)一體化的信息管理體系構(gòu)建，提高檔案管理人員的專業(yè)素養(yǎng)，培養(yǎng)高質(zhì)量醫(yī)療服務(wù)水平隊(duì)伍，從而促進(jìn)醫(yī)院穩(wěn)定發(fā)展。

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