計算機辦公軟件在辦公室的應用

杜 林

(黑龍江職業(yè)學院，哈爾濱 150080)

信息化社會不斷發(fā)展進步，傳統(tǒng)辦公方式已逐步被互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)取代。計算機辦公軟件在各行各業(yè)中發(fā)揮著重要作用，過去人們都是以筆和紙為重要辦公手段，隨著信息技術(shù)的發(fā)展，計算機技術(shù)成為現(xiàn)代技術(shù)手段，辦公室逐漸實現(xiàn)了無紙化辦公，節(jié)省人力的同時，大大提升了工作效率。近幾年，我國計算機辦公軟件高速發(fā)展，很多軟件應用給辦公室工作帶來了極大便利，應用辦公軟件處理辦公室業(yè)務改變了傳統(tǒng)辦公模式，更利于辦公良好環(huán)境建設。

1 計算機辦公軟件

計算機辦公軟件是集文字處理、表格制作、幻燈片播放、圖形圖像處理、數(shù)據(jù)庫處理等內(nèi)容的綜合軟件，操作簡單，高效準確。辦公軟件應用范圍十分廣泛，大到社會統(tǒng)計，小到會議記錄，每項工作都離不開數(shù)字化辦公，如稅務票據(jù)、電子政務、電子車票等，都需要辦公軟件技術(shù)支持，其已滲透到人們?nèi)粘９ぷ骱蜕钪?，很多上班族一打開電腦就要應用辦公軟件。辦公室要應用其對人員進行考勤管理或撰寫報告、發(fā)布通知等，這些基礎軟件已成為人們工作必備。

互聯(lián)網(wǎng)時代，辦公軟件WPS迅速崛起，其借助計算機網(wǎng)絡技術(shù)平臺使辦公實現(xiàn)自動化、智能化，信息交互的同時還可實現(xiàn)信息共享，避免信息傳達失誤或出現(xiàn)歧義，使辦公模式更加現(xiàn)代化。加強辦公室信息化建設，提高工作人員辦公效率是計算機辦公軟件的重要作用。信息化辦公優(yōu)化了辦公流程，降低了人力成本。但值得注意的是，其應基于每個單位實際情況具體操作，各單位管理制度不同，標準不同，需建立完善的信息化制度，讓每個員工更清晰地了解各項規(guī)章制度，建立更好的辦公環(huán)境。

2 計算機辦公軟件特點

獨立性。計算機辦公軟件具有獨立性，無論是應用計算機程序，還是借助數(shù)據(jù)庫查詢數(shù)據(jù)，計算機辦公軟件都可獨立完成，互不影響。

完整性。數(shù)據(jù)處理是計算機辦公軟件的主要功能，其信息具有準確性、完整性和一致性，可為多個用戶共享數(shù)據(jù)。

安全性。辦公室工作內(nèi)容較復雜，保密信息文件需要妥善保管，所以計算機辦公軟件的安全性十分重要。要利用數(shù)據(jù)庫對重要文件進行區(qū)分，按級別進行分類保管，并設置賬戶權(quán)限和密碼，保證辦公自動化系統(tǒng)的信息安全?？衫迷贫朔掌鲗χ匾募M行有效隱藏，設置較為復雜的密碼，只有高級管理人員才有權(quán)限獲取密碼，使辦公信息系統(tǒng)更具安全性。

3 計算機辦公軟件在辦公室的應用

3.1 文字處理

目前，各大企事業(yè)單位常用的是Office 辦公軟件，即Word、Excel、PPT等，這些軟件相當于小型數(shù)據(jù)庫，可通過局域網(wǎng)絡進行信息分享。利用此系統(tǒng)可以避免發(fā)布通知時出現(xiàn)錯誤，其具有很強的擴展性、兼容性及文字處理功能，為用戶提供了免費版本，深受市場青睞。

3.2 數(shù)據(jù)處理

計算機辦公軟件應用常會遇到一些問題，如正在輸入信息時，因為機器故障、人為操作失誤、斷電等原因?qū)е聰?shù)據(jù)丟失，這時可以利用計算機備份功能補救，避免重要數(shù)據(jù)信息意外丟失，如刪除某份文件后，可以在回收站里還原。要想使數(shù)據(jù)保存完好，日常輸入信息時要注意對其及時進行備份，避免計算機存儲器發(fā)生故障而帶來不良影響。

3.3 圖像處理

平面設計、廣告與圖形處理等是圖像處理辦公軟件的重要應用。人們對圖像處理的要求越來越高，PS圖像處理系統(tǒng)作為常用的辦公軟件，其功能相對成熟，可滿足用戶不同的圖像使用需求。

3.4 視頻處理

視頻處理是對視頻進行合成處理，通過軟件技術(shù)將視頻轉(zhuǎn)換成需要的信息。某些單位對視頻處理要求較高，如調(diào)查取證會應用視頻處理功能，需要剪輯視頻信息，方便保存。

3.5 其他方面的應用

計算機軟件可便于出差同事間的異地溝通，如VPN技術(shù)可用于視頻會議，有效傳達并保證信息安全性。新冠疫情期間，為避免人員聚集，很多企業(yè)利用云技術(shù)召開視頻會議，如好視通等軟件深受歡迎。隨著無線網(wǎng)絡的迅速發(fā)展，很多單位利用QQ、微信等進行溝通，建立了工作群，將文件、通知等以電子形式在微信群中分享，極大提高了辦公效率。

4 計算機辦公軟件作用

優(yōu)化辦公流程和辦公環(huán)境。工作人員借助計算機網(wǎng)絡辦公實現(xiàn)了人機協(xié)作，計算機辦公軟件不但可提高單位內(nèi)部辦公效率，還可利用其與直屬部門或其他單位進行溝通合作，在一定程度上減輕辦公人員壓力，這種辦公方式已成為一種趨勢，行政部門辦公將離不開計算機辦公軟件的應用。以新聞媒體單位為例，記者在撰寫稿件后需發(fā)送給部室領(lǐng)導審閱，部室領(lǐng)導審閱后再發(fā)送給主管領(lǐng)導審閱，傳閱過程可利用辦公軟件修改，再及時將改動內(nèi)容反饋給記者，保持流程同步。新聞最大的特點是時效性，很多著急播出的稿件可直接通過辦公軟件發(fā)送給領(lǐng)導審閱，節(jié)省時間，加快辦公速度。計算機辦公軟件可加速信息傳達，建立 OA 辦公系統(tǒng)，如有會議通知，可及時上傳發(fā)布，提高工作效率。

降低辦公室管理成本。目前，傳統(tǒng)的紙質(zhì)資料已基本被計算機辦公自動化存儲取代，不但減少了工作業(yè)務環(huán)節(jié)，還降低了辦公室管理成本，紙質(zhì)資料已逐步轉(zhuǎn)換為電子形式，這在一定程度上壓縮了辦公費用支出。

創(chuàng)新工作方式，提高工作效率。在辦公自動化管理中應用計算機軟件，可以科學合理地規(guī)范辦公室工作，辦公環(huán)節(jié)不再煩瑣，還能調(diào)動工作人員積極性，在一定程度上提高辦公效率。要想更好地優(yōu)化辦公質(zhì)量，工作人員必須轉(zhuǎn)變思想，與時俱進，不斷充實自己，全面掌握計算機軟件操作和應用技巧。

5 結(jié)語

計算機辦公軟件應用優(yōu)勢很多，但也存在一些弊端。實際應用過程中，要保證應用方法的科學性。采用先進辦公軟件展開工作，提升計算機設備質(zhì)量。未來，計算機設備和軟件技術(shù)還將進一步發(fā)展，政府部門應不斷更新辦公軟件，發(fā)揮其優(yōu)化辦公流程、降低辦公管理成本、創(chuàng)新工作方式、提高工作效率的重要價值，實現(xiàn)智能化辦公。