電子政務(wù)環(huán)境下推進(jìn)檔案信息化建設(shè)與發(fā)展

何也 湖南廣播影視集團(tuán)有限公司 黃思斯 湖南省經(jīng)典檔案管理技術(shù)有限公司

一、找準(zhǔn)定位，明確目標(biāo)

檔案信息化是電子政務(wù)建設(shè)中一個(gè)必不可少的組成部分。檔案部門要在電子政務(wù)系統(tǒng)建設(shè)中扮演“局內(nèi)人”的角色。在電子政務(wù)建設(shè)中，要對(duì)電子文件的自動(dòng)歸檔和數(shù)據(jù)庫(kù)的建設(shè)提出建議，主動(dòng)參與電.子政務(wù)系統(tǒng)需求報(bào)告和技術(shù)報(bào)告的編制工作。只有這樣才能解決好電子政務(wù)實(shí)施后帶來(lái)的檔案管理問(wèn)題。真正把檔案部門建成電子文件、電子檔案收集、存儲(chǔ)、管理的中心，建成以檔案為核心的信息資源整合、配送、利用中心。達(dá)到以檔案信息資源建設(shè)為核心，以電子公文管理為重點(diǎn)，以網(wǎng)絡(luò)支持、業(yè)務(wù)管理、信息服務(wù)三個(gè)平臺(tái)為支撐，實(shí)現(xiàn)檔案信息資源傳輸網(wǎng)絡(luò)化、管理自動(dòng)化、服務(wù)在線化的目標(biāo)。

二、加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)，爭(zhēng)取共識(shí)

電子政務(wù)建設(shè)和檔案信息化建設(shè)都是“一把手”工程，只有領(lǐng)導(dǎo)重視，積極支持，才能有所作為。檔案部門是一個(gè)默默無(wú)聞，甘心奉獻(xiàn)，資金缺少的弱勢(shì)群體，不少領(lǐng)導(dǎo)對(duì)檔案信息化的迫切性、必要性的認(rèn)識(shí)還不到位。所以，只有多跑路、多聯(lián)絡(luò)、多匯報(bào)，爭(zhēng)取更多的領(lǐng)導(dǎo)了解檔案信息化的重要性，了解檔案信息化的具體內(nèi)容，了解它所能產(chǎn)生的效益所在，才能達(dá)成共識(shí)，才能給予更多支持。同時(shí)，我們進(jìn)一步加大宣傳力度，提高各部門對(duì)檔案信息化建設(shè)的認(rèn)識(shí)，調(diào)動(dòng)相關(guān)部門的積極性，檔案信息化建設(shè)才能借到東風(fēng)乘勢(shì)而上。

三、統(tǒng)籌規(guī)劃，分步實(shí)施

檔案信息化如同其他電子政務(wù)建設(shè)的項(xiàng)目一樣，是個(gè)復(fù)雜的系統(tǒng)工程，如果不經(jīng)過(guò)整體的總體規(guī)劃、設(shè)計(jì)，難以成功。一方面要積極爭(zhēng)取納入政府的電子政務(wù)建設(shè)總體規(guī)劃，同步實(shí)施；另一方面，又要根據(jù)檔案的自身特點(diǎn)，向有關(guān)部門提出檔案信息化建設(shè)的實(shí)施方案，并以檔案信息化建設(shè)項(xiàng)目納入電子政務(wù)建設(shè)總體規(guī)劃。

檔案信息化建設(shè)的主要任務(wù)是加強(qiáng)六個(gè)方面的建設(shè)，即：檔案信息資源建設(shè)、檔案管理應(yīng)用系統(tǒng)建設(shè)、檔案信息化基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)、檔案信息化標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范建設(shè)、檔案信息化人才隊(duì)伍建設(shè)、檔案信息安全保障體系建設(shè)。我們要根據(jù)這些主要任務(wù)，分階段實(shí)施。細(xì)化每個(gè)階段建設(shè)目標(biāo)，制定具體、量化的實(shí)施計(jì)劃，使檔案信息化建設(shè)目標(biāo)思路更為清晰，實(shí)施方法更為科學(xué)。

四、強(qiáng)調(diào)資源，突出重點(diǎn)

檔案信息化建設(shè)有其自身的特點(diǎn)和要求，與基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)相比，檔案信息資源建設(shè)更是檔案信息化建設(shè)工作重點(diǎn)。為了抓好這個(gè)重點(diǎn)工作，我們做好以下工作。

1.加強(qiáng)應(yīng)用軟件系統(tǒng)的建設(shè)。應(yīng)用軟件系統(tǒng)是檔案信息資源管理的基礎(chǔ)，只有在科學(xué)的、可擴(kuò)展的應(yīng)用軟件平臺(tái)上，才能加強(qiáng)檔案信息資源的收、管、用、存，才能真正實(shí)現(xiàn)信息整合和共享。檔案軟件的開發(fā)要堅(jiān)持文檔一體化、規(guī)范化、通用化、系列化、智能化的要求，建立完備的公文處理和檔案管理體系，全面地打造文檔信息化平臺(tái)。

2.加強(qiáng)對(duì)電子文件的歸檔管理。電子文件伴隨著電子政務(wù)的廣泛應(yīng)用而大量產(chǎn)生，已逐步成為檔案信息資源一個(gè)最為重要的來(lái)源。我們要根據(jù)國(guó)家有關(guān)電子公文歸檔和電子檔案管理的有關(guān)規(guī)定，制實(shí)相關(guān)實(shí)施辦法，從電子文件形成到電子檔案的利用的各個(gè)環(huán)節(jié)的工作內(nèi)容與要求，作出明確而具體的規(guī)定，進(jìn)一步優(yōu)化了電子檔案信息資源的源頭環(huán)境，保證電子文件的完整性、真實(shí)性、安全性和可用性。

3.加強(qiáng)檔案信息資源的利用。在檔案信息化建設(shè)過(guò)程中，我們要圍繞已有的檔案資源，開展利用，加強(qiáng)服務(wù)功能建設(shè)，實(shí)現(xiàn)信息共享。我們可以利用電子政務(wù)信息平臺(tái)公布珍貴檔案，舉辦網(wǎng)上檔案展覽、編輯專題史料、匯集科技信息，打造電子政務(wù)網(wǎng)的亮點(diǎn)，增強(qiáng)電子政務(wù)網(wǎng)的文化底蘊(yùn)和歷史內(nèi)涵。發(fā)揮檔案資政作用，使檔案服務(wù)更加平民化和自助化、便捷化。

五、統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，加強(qiáng)監(jiān)管

工作標(biāo)準(zhǔn)與監(jiān)督管理是檔案信息化建設(shè)成敗的關(guān)鍵。沒有規(guī)范統(tǒng)一的技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)、管理標(biāo)準(zhǔn)和工作標(biāo)準(zhǔn)，檔案信息化建設(shè)將事倍功半。沒有相關(guān)主管部門的監(jiān)督、指導(dǎo)和檢查，檔案信息化建設(shè)也將收效甚微，兩者相輔相成，缺一不可。

1.制訂標(biāo)準(zhǔn)，統(tǒng)一規(guī)范。檔案信息化建設(shè)和電子政務(wù)系統(tǒng)建設(shè)，不能各自為政。要相互融合，實(shí)行無(wú)縫鏈接。最重要的就是制定統(tǒng)一的相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)，統(tǒng)一規(guī)范，按照數(shù)據(jù)庫(kù)交流標(biāo)準(zhǔn)，開發(fā)各種應(yīng)用軟件，統(tǒng)一元數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)，以實(shí)現(xiàn)軟件間的相互兼容。進(jìn)一步完善電子文件的管理，制定出規(guī)范的交換格式，為電子檔案的移交和網(wǎng)上歸檔提供保障。

2.精心指導(dǎo)，嚴(yán)格督管。檔案信息化建設(shè)是一項(xiàng)高新技術(shù)業(yè)務(wù)工作，相關(guān)部門要依照《檔案法》的規(guī)定，加強(qiáng)對(duì)檔案信息化納入政府信息化發(fā)展規(guī)劃、電子檔案的安全保存、電子檔案管理信息系統(tǒng)與辦公自動(dòng)化系統(tǒng)及業(yè)務(wù)系統(tǒng)相互銜接、電子檔案的來(lái)源、規(guī)范、合規(guī)問(wèn)題，電子檔案的真實(shí)性、完整性、可用性和安全性和異地備份保管及數(shù)字檔案館和檔案信息資源共享服務(wù)平臺(tái)建設(shè)問(wèn)題，加強(qiáng)業(yè)務(wù)指導(dǎo)和監(jiān)督管理。對(duì)檔案信息化建設(shè)和信息安全保障方面的問(wèn)題，應(yīng)當(dāng)責(zé)令限期整改，及時(shí)依法處理。

六、結(jié)語(yǔ)

總之，電子政務(wù)建設(shè)與檔案信息化建設(shè)，都是政府信息化建設(shè)的重要內(nèi)容，不可或缺的組成要素。兩者自成系統(tǒng)，又互為系統(tǒng)，是新時(shí)代提高國(guó)家綜合治理能力和治理水平的重要舉措。檔案信息化建設(shè)的成功，與電子政務(wù)建設(shè)的連體，將為我國(guó)檔案事業(yè)的發(fā)展添上濃墨重彩的一筆。