石油化工企業(yè)物資采購風(fēng)險(xiǎn)分析及防范

劉 剛

(中國(guó)石化上海石油化工股份有限公司，上海 200540)

大型石油化工企業(yè)一般擁有眾多裝置，所需的原輔料以及設(shè)備等種類繁多、數(shù)量巨大，因此物資保障是企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)的重要環(huán)節(jié)。因市場(chǎng)因素供應(yīng)鏈各環(huán)節(jié)都可能發(fā)生各類風(fēng)險(xiǎn)，如：物資選型不準(zhǔn)確、采購周期超時(shí)、招標(biāo)不規(guī)范、采購物資質(zhì)量存在問題，采購物資過程中還可能發(fā)生安全、環(huán)保、交通、裝卸等事故。因此，在物資供應(yīng)中持續(xù)開展風(fēng)險(xiǎn)管理，對(duì)于提升企業(yè)物資供應(yīng)工作質(zhì)量、增強(qiáng)企業(yè)競(jìng)爭(zhēng)力具有重要意義。某石化企業(yè)的物資采購中心(以下簡(jiǎn)稱物資采購中心)不斷深化物資采購風(fēng)險(xiǎn)管理的創(chuàng)新與應(yīng)用，通過自我查找分析物資采購中各類問題，經(jīng)過風(fēng)險(xiǎn)識(shí)別，共辨識(shí)出風(fēng)險(xiǎn)180余項(xiàng)，探索形成了物資采購領(lǐng)域風(fēng)險(xiǎn)管理機(jī)制，使物資供應(yīng)各類風(fēng)險(xiǎn)得到有效控制。

1 物資采購風(fēng)險(xiǎn)因素的識(shí)別和分析

中國(guó)石化安全風(fēng)險(xiǎn)矩陣將風(fēng)險(xiǎn)發(fā)生的嚴(yán)重性劃分為從輕微到特別重大，依次為A、B、C、D、E、F和G共7個(gè)等級(jí)；可能性從低到高分為8個(gè)等級(jí)，依次為1、2、3、4、5、6、7和8。風(fēng)險(xiǎn)矩陣中每一個(gè)具體數(shù)字代表該風(fēng)險(xiǎn)的風(fēng)險(xiǎn)指數(shù)值Risk Index(RI)，最小為1，最大為200，風(fēng)險(xiǎn)指數(shù)值表征了每一個(gè)風(fēng)險(xiǎn)等級(jí)的相對(duì)大小。中國(guó)石化安全風(fēng)險(xiǎn)矩陣是評(píng)定風(fēng)險(xiǎn)定級(jí)和風(fēng)險(xiǎn)值的重要工具，規(guī)定了中國(guó)石化可接受安全風(fēng)險(xiǎn)標(biāo)準(zhǔn)、評(píng)估指標(biāo)和剩余風(fēng)險(xiǎn)值管理的最低安全要求，是安全風(fēng)險(xiǎn)等級(jí)量化工具，體現(xiàn)了中國(guó)石化容忍安全風(fēng)險(xiǎn)準(zhǔn)則和可接受安全風(fēng)險(xiǎn)準(zhǔn)則。對(duì)于某風(fēng)險(xiǎn)的具體風(fēng)險(xiǎn)等級(jí)，應(yīng)取3種后果中最高的風(fēng)險(xiǎn)等級(jí)，采用后果嚴(yán)重性等級(jí)的代表字母和可能性等級(jí)數(shù)字組合表示。例如：當(dāng)后果等級(jí)為A，可能性等級(jí)為7時(shí)，其對(duì)應(yīng)的風(fēng)險(xiǎn)等級(jí)為A7。風(fēng)險(xiǎn)級(jí)別分為重大風(fēng)險(xiǎn)(紅色)、較大風(fēng)險(xiǎn)(橙色)、一般風(fēng)險(xiǎn)(黃色)和低風(fēng)險(xiǎn)(藍(lán)色)4個(gè)級(jí)別。容忍風(fēng)險(xiǎn)(Tolerable Risk)是最低合理可行(ALARP)區(qū)域的上限值，當(dāng)超過該值時(shí)，屬于不可容忍風(fēng)險(xiǎn)。當(dāng)風(fēng)險(xiǎn)處于容忍風(fēng)險(xiǎn)區(qū)域時(shí)，應(yīng)采用ALARP原則確定風(fēng)險(xiǎn)是否可以接受?？山邮茱L(fēng)險(xiǎn)(Acceptable Risk)是ALARP區(qū)域的下限值，小于等于該值時(shí)，屬于廣泛可接受的風(fēng)險(xiǎn)。

物資采購活動(dòng)的風(fēng)險(xiǎn)大致可分為外部風(fēng)險(xiǎn)、內(nèi)部風(fēng)險(xiǎn)、經(jīng)濟(jì)風(fēng)險(xiǎn)和商業(yè)風(fēng)險(xiǎn)。物資采購中心對(duì)照中國(guó)石化安全風(fēng)險(xiǎn)矩陣，針對(duì)物資供應(yīng)全過程進(jìn)行風(fēng)險(xiǎn)因素識(shí)別。對(duì)識(shí)別出的風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行評(píng)估和風(fēng)險(xiǎn)等級(jí)劃分，并根據(jù)風(fēng)險(xiǎn)值的高低區(qū)分出低風(fēng)險(xiǎn)、一般風(fēng)險(xiǎn)、較大風(fēng)險(xiǎn)、重大風(fēng)險(xiǎn)，其中低風(fēng)險(xiǎn)35項(xiàng)、一般風(fēng)險(xiǎn)55項(xiàng)、較大風(fēng)險(xiǎn)23項(xiàng)、重大風(fēng)險(xiǎn)9項(xiàng)。對(duì)照企業(yè)的物資供應(yīng)工作流程，對(duì)122項(xiàng)風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行歸類，針對(duì)每一項(xiàng)物資供應(yīng)風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行風(fēng)險(xiǎn)描述、風(fēng)險(xiǎn)等級(jí)劃分、風(fēng)險(xiǎn)值確定，形成物資供應(yīng)風(fēng)險(xiǎn)因素識(shí)別清單。

2 風(fēng)險(xiǎn)管控措施的實(shí)施與效果

在物資供應(yīng)風(fēng)險(xiǎn)因素識(shí)別和評(píng)估的基礎(chǔ)上，要求所有科室查找本部門工作中的主要風(fēng)險(xiǎn)。圍繞“安全、經(jīng)營(yíng)、廉潔”三個(gè)方面，結(jié)合日常的內(nèi)控管理、一體化體系管理的要求，應(yīng)用安全矩陣風(fēng)險(xiǎn)值表的方法進(jìn)行評(píng)估，形成科室的風(fēng)險(xiǎn)清單，根據(jù)風(fēng)險(xiǎn)值的高低區(qū)分出低風(fēng)險(xiǎn)、一般風(fēng)險(xiǎn)、較大風(fēng)險(xiǎn)、重大風(fēng)險(xiǎn)，再根據(jù)風(fēng)險(xiǎn)值的高低落實(shí)責(zé)任人和責(zé)任時(shí)間，并確定針對(duì)每一項(xiàng)風(fēng)險(xiǎn)的具體行動(dòng)項(xiàng)，取得了一定的成效。

2.1 質(zhì)量風(fēng)險(xiǎn)和付款風(fēng)險(xiǎn)管控

強(qiáng)化物資質(zhì)量控制，采取現(xiàn)場(chǎng)考查和視頻檢查相結(jié)合的方式對(duì)供應(yīng)商的產(chǎn)品質(zhì)量管控情況進(jìn)行檢查，了解其產(chǎn)品保供及質(zhì)量管控能力，確保采購質(zhì)量。嚴(yán)把技術(shù)文件關(guān)和監(jiān)造質(zhì)量關(guān)，細(xì)化技術(shù)要求、控制措施和驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)，對(duì)制造工作進(jìn)行“飛行檢查”。加強(qiáng)專業(yè)管理部門、使用單位質(zhì)量管理主體責(zé)任分解，做好質(zhì)量風(fēng)險(xiǎn)的全生命周期管理。加強(qiáng)到貨物資入庫檢驗(yàn)，在做好到貨物資外觀包裝、標(biāo)簽標(biāo)識(shí)、質(zhì)量證明文件等要素驗(yàn)證驗(yàn)收的同時(shí)，按照檢驗(yàn)計(jì)劃，做好入庫檢驗(yàn)。驗(yàn)收時(shí)涉及技術(shù)性強(qiáng)，大宗和新、特物資，應(yīng)進(jìn)行專業(yè)測(cè)試，必要時(shí)可委托具有檢驗(yàn)資質(zhì)的機(jī)構(gòu)或聘請(qǐng)外部專家協(xié)助驗(yàn)收。同時(shí)做好落實(shí)不合格閉環(huán)處置工作，降低采購質(zhì)量風(fēng)險(xiǎn)隱患。對(duì)驗(yàn)收合格的物資，填制入庫憑證，登記實(shí)物賬，及時(shí)將入庫憑證傳遞給財(cái)會(huì)部門。財(cái)務(wù)付款時(shí)合理選擇付款方式并嚴(yán)格遵循合同規(guī)定，防范付款方式不當(dāng)帶來的法律風(fēng)險(xiǎn)，保證資金安全。嚴(yán)格審查采購發(fā)票等票據(jù)的真實(shí)性、合法性和有效性，判斷采購款項(xiàng)準(zhǔn)確無誤后才予以支付。審查發(fā)票填制的內(nèi)容是否與發(fā)票種類相符合、發(fā)票加蓋的印章是否與票據(jù)的種類相符合等。重視采購付款的過程控制和跟蹤管理，如果發(fā)現(xiàn)異常情況，應(yīng)當(dāng)拒絕向供應(yīng)商付款，避免出現(xiàn)資金損失和信用受損。實(shí)現(xiàn)上述措施后，確保了A類物資監(jiān)造率100%，質(zhì)量問題處理率100%；化工原輔料入庫驗(yàn)收合格率始終穩(wěn)定維持在99%以上，實(shí)現(xiàn)了采購質(zhì)量風(fēng)險(xiǎn)的全面受控。

2.2 計(jì)劃風(fēng)險(xiǎn)管控

根據(jù)實(shí)際需要編制需求計(jì)劃，科學(xué)安排采購計(jì)劃。采購計(jì)劃應(yīng)納入采購預(yù)算管理，經(jīng)相關(guān)負(fù)責(zé)人審批后，作為剛性指令嚴(yán)格執(zhí)行。建立采購申請(qǐng)制度，依據(jù)購買物資或服務(wù)的類型，確定歸口管理部門，授予相應(yīng)的請(qǐng)購權(quán)。明確相關(guān)部門或人員的職責(zé)權(quán)限及相應(yīng)的請(qǐng)購程序，嚴(yán)格按照預(yù)算進(jìn)度辦理請(qǐng)購手續(xù)。具有請(qǐng)購權(quán)的部門對(duì)于預(yù)算內(nèi)采購項(xiàng)目，應(yīng)當(dāng)嚴(yán)格按照預(yù)算執(zhí)行進(jìn)度辦理請(qǐng)購手續(xù)，并根據(jù)市場(chǎng)變化提出合理采購申請(qǐng)。對(duì)于超預(yù)算和預(yù)算外采購項(xiàng)目，應(yīng)先履行預(yù)算調(diào)整程序，由具備相應(yīng)審批權(quán)限的部門或人員審批后，再辦理請(qǐng)購手續(xù)。加強(qiáng)訂貨后與供應(yīng)商制造的進(jìn)度對(duì)接，根據(jù)需求科學(xué)控制送貨節(jié)奏，實(shí)現(xiàn)采購與需求的無縫銜接。針對(duì)物資計(jì)劃管理的關(guān)鍵控制點(diǎn)，如：“計(jì)劃提報(bào)”、“訂單創(chuàng)建”、“出入庫”等環(huán)節(jié)，推行“馬上就辦”工作機(jī)制，提高執(zhí)行力。以目標(biāo)為導(dǎo)向，發(fā)現(xiàn)物資計(jì)劃管理中存在的主要矛盾和突出問題，及時(shí)溝通協(xié)調(diào)。例如針對(duì)出入庫時(shí)效的情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)和分析，分析影響時(shí)效的各種因素，找出影響物資供應(yīng)時(shí)效的主要關(guān)鍵因素，有針對(duì)性地進(jìn)行分類、分級(jí)協(xié)調(diào)處理。措施實(shí)施后，采購按需入庫時(shí)效從最低時(shí)的77%上升至目前的98%，改善效果明顯，物資供應(yīng)管理水平明顯改善。

2.3 招投標(biāo)和采購價(jià)格風(fēng)險(xiǎn)管控

在招標(biāo)采購中可能發(fā)生規(guī)避招標(biāo)、串標(biāo)圍標(biāo)、應(yīng)招未招、低價(jià)中標(biāo)等招標(biāo)采購風(fēng)險(xiǎn)。建立科學(xué)的供應(yīng)商評(píng)估和準(zhǔn)入制度，對(duì)供應(yīng)商資質(zhì)信譽(yù)情況的真實(shí)性和合法性進(jìn)行審查，確定合格的供應(yīng)商清單，健全供應(yīng)商網(wǎng)絡(luò)，擇優(yōu)確定供應(yīng)商。應(yīng)當(dāng)按照公平、公正和競(jìng)爭(zhēng)的原則，在切實(shí)防范舞弊風(fēng)險(xiǎn)的基礎(chǔ)上，與供應(yīng)商簽訂質(zhì)量保證協(xié)議。采取協(xié)議采購、招標(biāo)采購、詢價(jià)采購、動(dòng)態(tài)競(jìng)價(jià)采購等多種方式，科學(xué)合理地確定采購價(jià)格。應(yīng)當(dāng)定期研究大宗通用重要物資的成本構(gòu)成與市場(chǎng)價(jià)格變動(dòng)趨勢(shì)，確定重要物資品種的采購執(zhí)行價(jià)格或參考價(jià)格。對(duì)標(biāo)準(zhǔn)化程度高、需求計(jì)劃性強(qiáng)、價(jià)格相對(duì)穩(wěn)定的物資，通過招標(biāo)、聯(lián)合談判等公開、競(jìng)爭(zhēng)方式簽訂框架協(xié)議。對(duì)于影響重大、涉及較高專業(yè)技術(shù)或法律關(guān)系復(fù)雜的合同，應(yīng)當(dāng)組織法律、技術(shù)、財(cái)會(huì)等專業(yè)人員參與談判，必要時(shí)可聘請(qǐng)外部專家參與相關(guān)工作。應(yīng)注重對(duì)物資采購供應(yīng)鏈相關(guān)方的考核評(píng)價(jià)，規(guī)范供應(yīng)行為，強(qiáng)化供應(yīng)鏈風(fēng)險(xiǎn)意識(shí)。準(zhǔn)確描述合同條款，明確雙方權(quán)利、義務(wù)和違約責(zé)任，按照規(guī)定權(quán)限簽署采購合同，避免因歧視條款、技術(shù)指定等原因造成流標(biāo)的現(xiàn)象發(fā)生，做到舉一反三，積累典型案例，及時(shí)做好對(duì)招標(biāo)失敗情況的通報(bào)、考核，提高招標(biāo)成功率及招標(biāo)質(zhì)量。針對(duì)可能發(fā)生的異常情況，提前做好應(yīng)對(duì)措施，降低各種風(fēng)險(xiǎn)的發(fā)生。強(qiáng)化招標(biāo)過程管控，提高招標(biāo)方案質(zhì)量，合理設(shè)置投標(biāo)條件，優(yōu)化評(píng)標(biāo)專家隊(duì)伍，加強(qiáng)對(duì)中標(biāo)供應(yīng)商的資格審核和后續(xù)產(chǎn)品制造質(zhì)量控制方案的審核；一次招標(biāo)成功率從2020年1月的70%提升至2021年8月的84%，成功率明顯提高。近兩年來，未發(fā)生“應(yīng)招未招”現(xiàn)象；推進(jìn)招標(biāo)標(biāo)準(zhǔn)化，持續(xù)提高物資采購效率和質(zhì)量，無招標(biāo)投訴；實(shí)現(xiàn)“招標(biāo)不見面、評(píng)標(biāo)不聚集、全程無紙化”的全程電子招標(biāo)；成立招標(biāo)服務(wù)組，順利開展多次招標(biāo)，規(guī)范有效動(dòng)作受到肯定。

2.4 合規(guī)風(fēng)險(xiǎn)管控

合規(guī)管理是企業(yè)內(nèi)控的一個(gè)重要方面，也是風(fēng)險(xiǎn)管理的一個(gè)關(guān)鍵環(huán)節(jié)，有效的合規(guī)管理有助于企業(yè)應(yīng)對(duì)不確定性、風(fēng)險(xiǎn)和機(jī)會(huì)。依照合規(guī)標(biāo)準(zhǔn)，對(duì)物資供應(yīng)的各個(gè)環(huán)節(jié)進(jìn)行全面規(guī)范整治，對(duì)存在的違法、違規(guī)行為進(jìn)行制止和改正，對(duì)可能存在的問題進(jìn)行評(píng)估和分析。通過相關(guān)評(píng)估結(jié)果，全面制定合規(guī)經(jīng)驗(yàn)管理制度，提出適合企業(yè)合規(guī)評(píng)價(jià)的技術(shù)管理標(biāo)準(zhǔn)，確定合規(guī)工作中存在的薄弱問題，及時(shí)對(duì)合規(guī)方案進(jìn)行調(diào)整，解決各種違規(guī)問題，對(duì)相關(guān)隱患進(jìn)行處理和改進(jìn)。對(duì)合規(guī)評(píng)估結(jié)果根據(jù)相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行分析，及時(shí)向管理層提出有效的改進(jìn)意見，加強(qiáng)對(duì)違反法律法規(guī)制度問題的分析，完成重點(diǎn)跟蹤管理的培訓(xùn)，提升綜合管理水平。對(duì)內(nèi)部監(jiān)督考察范圍進(jìn)行規(guī)范，加強(qiáng)內(nèi)部審計(jì)管理工作，對(duì)內(nèi)部的風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估、內(nèi)控管理等多項(xiàng)日常規(guī)定進(jìn)行監(jiān)督檢查，逐步加強(qiáng)內(nèi)部關(guān)鍵崗位工作的流程管理，對(duì)可能存在的監(jiān)督問題進(jìn)行分析，發(fā)現(xiàn)潛在的違規(guī)行為，及時(shí)進(jìn)行整理和整改，對(duì)業(yè)務(wù)進(jìn)行有效督促。深入分析企業(yè)內(nèi)部的監(jiān)督檢查管理問題，進(jìn)行嚴(yán)格的制度規(guī)劃，完善企業(yè)規(guī)范程序，對(duì)全體員工進(jìn)行責(zé)任規(guī)范劃分，加強(qiáng)企業(yè)綜合經(jīng)營(yíng)責(zé)任管理力度，切實(shí)完善企業(yè)內(nèi)部員工管理技術(shù)水平，提升企業(yè)責(zé)任風(fēng)險(xiǎn)意識(shí)的培養(yǎng)，提高對(duì)合規(guī)風(fēng)險(xiǎn)的防范效果。

3 結(jié)語

物資采購中心通過全面風(fēng)險(xiǎn)管理舉措，把內(nèi)控管理、一體化管理真正融合為一體，建立了符合物資采購實(shí)際的合規(guī)管理體系，在預(yù)防風(fēng)險(xiǎn)的同時(shí)也能很方便地找到持續(xù)改進(jìn)和管理創(chuàng)新的機(jī)會(huì)。通過分級(jí)管控，明晰責(zé)任，實(shí)施風(fēng)險(xiǎn)控制策略；對(duì)照任務(wù)清單跟蹤落實(shí)行動(dòng)項(xiàng)的進(jìn)展情況，力求取得實(shí)效；堅(jiān)持開展全面風(fēng)險(xiǎn)管理，實(shí)施和持續(xù)改進(jìn)的效果明顯；通過全面風(fēng)險(xiǎn)管理的實(shí)踐運(yùn)行，提高了風(fēng)險(xiǎn)管理水平，進(jìn)而提高采購決策水平，有效控制物資采購風(fēng)險(xiǎn)，科學(xué)及時(shí)地化解、減弱甚至消除了各項(xiàng)主要風(fēng)險(xiǎn)，確保物資的安全、及時(shí)、綠色，增強(qiáng)企業(yè)競(jìng)爭(zhēng)力。