新錄用高校畢業(yè)生的干部人事檔案的探究

王興

關(guān)鍵字：人事檔案 ?管理

摘要：人事檔案是我國人事管理制度的一個重要特色，它是個人身份、學(xué)歷、資歷等方面的證據(jù)，與個人工資待通、社會勞動保障、組織關(guān)系緊密掛鉤，具有法律效應(yīng)，是記載人生軌跡的重要依據(jù)。高校畢業(yè)生畢業(yè)生一部分選擇考錄公務(wù)員事業(yè)單位，他們的人事檔案是個人信息的重要載體，是高校畢業(yè)生在校期間的學(xué)習(xí)、生活及各種社會實踐的真實歷史記錄，是高校畢業(yè)生就業(yè)及其今后各級組織選拔、任用、考核的主要依據(jù)，有著不可替代的作用。有些工作人員對高校畢業(yè)生的人事檔案的內(nèi)容、功能、用途、轉(zhuǎn)遞等事項認(rèn)識不清，致使檔案管理工作出現(xiàn)了一些需要解決的問題。

一、檔案管理存在的主要問題。

一是檔案意識淡薄，高校畢業(yè)生檔案存放出現(xiàn)混亂現(xiàn)象。機(jī)關(guān)事業(yè)單位招聘，比較重視人事檔案，但是招錄人員比較少。致使一些高校畢業(yè)生認(rèn)為人事檔案沒什么用，對檔案存放沒有過多的考慮，至于檔案存放在哪里自己都不知道，這就導(dǎo)致高校畢業(yè)生的檔案存放處出現(xiàn)了亂象。二是人事檔案材料不完整，后續(xù)材料不能及時填充歸檔。人事檔案收存的是個人的履歷、鑒定、學(xué)習(xí)經(jīng)歷等方面的有關(guān)材料，檔案中的材料只有完整、齊全、規(guī)范，才能真實地反映個人自身的成長歷史和人生軌跡。由于考錄的公務(wù)員和聘用的事業(yè)單位工作人員的檔案要交到組織人事部門進(jìn)行統(tǒng)一管理，所以這部分高校畢業(yè)生參加工作后的所有情況會形成材料及時的進(jìn)人個人檔案。三是平時不過問、不在乎。高校畢業(yè)生在畢業(yè)前，學(xué)校都要求學(xué)生辦理好各種畢業(yè)手續(xù)，但不少畢業(yè)生卻從不過問自己的人事檔案，畢業(yè)后，檔案存在什么地方？是存在學(xué)校，還是在生源地的人才服務(wù)機(jī)構(gòu)？學(xué)生從不關(guān)心。檔案里都應(yīng)該放人哪些材料，自己手里的哪些材料應(yīng)該存人檔案中，自己都不清楚。等到需要用時想起來，我的檔案在哪兒？我的報到證在哪兒？找到后又會發(fā)現(xiàn)我檔案里怎么缺材料呀？等等問題都出來了，這才開始到處奔跑，查詢自己的檔案，尋找材料，尋找檔案，這浪費(fèi)了很多時間和人力、財力，可能還會影響到自己錄用的機(jī)會，而且在補(bǔ)辦過程中有些材料自己弄丟了永遠(yuǎn)找不到了，也給自己造成了無法彌補(bǔ)的損失。

二、解決存在問題的辦法探究

認(rèn)真分析研究高校畢業(yè)生人事檔案材料中存在的問題，深刻分析產(chǎn)生問題的根本原因，及時的找到解決問題的對策，推動高校畢業(yè)生人事檔案管理工作的健康發(fā)展。一要加強(qiáng)檔案管理宣傳力度，增強(qiáng)檔案重要性的認(rèn)識。形成人人懂檔案，人人重視梢案的良好局面。廣大畢業(yè)生必須從思想上高度重視人事檔案的作用，就業(yè)后一定要及時落實檔案的去向，如：向就業(yè)單位的人事部門咨詢，向人事檔案管檔單位支付托管費(fèi)等相關(guān)知識。在托管期間要及時與托管機(jī)構(gòu)保持聯(lián)系，隨時關(guān)注自己的檔案，不要被當(dāng)作“棄檔”“死檔”。作為高校要加強(qiáng)對即將離校的高校畢業(yè)生進(jìn)行就業(yè)指等，要向?qū)W生講清楚人事檔案的重要意義，使高校畢業(yè)生充分認(rèn)識到檔案的重要性，它對畢業(yè)生今后的就業(yè)、生活等方面有著極其重要的影響。從而使廣大高校畢業(yè)生樹立起重視個人檔案，保護(hù)自身利益的觀念。檔案管理崗位要實行競爭上崗，選出有黨性意識，具有強(qiáng)烈的事業(yè)心和責(zé)任心，有保密意識，勤勤懇懇，忠于職守的優(yōu)秀人才從事管理工作，幫助解決具體人事檔案管理工作中的困難，促進(jìn)檔案管理工作水平的不斷提高。二要及時移交歸檔的人事檔案。對落實了就業(yè)單位但檔案不能及時或無法轉(zhuǎn)出的高校畢業(yè)生要做好與其本人和用人單位的聯(lián)絡(luò)，請他們將工作后形成的檔案材料及時轉(zhuǎn)移到檔案管理機(jī)構(gòu)，并裝入個人檔案，對已經(jīng)發(fā)生變化的個人信息資料及時更新，特別是畢業(yè)后進(jìn)行再教育學(xué)習(xí)的學(xué)歷材料，黨員組織關(guān)系等要及時轉(zhuǎn)到檔案管理機(jī)構(gòu)存入本人檔案。這樣才能確保高校畢業(yè)生人事檔案的全面完整。三是人檔分離，高校畢業(yè)生人事檔案轉(zhuǎn)移不及時是造成的一個重要因素，暫存人才服務(wù)機(jī)構(gòu)的工作人員在辦理檔案轉(zhuǎn)移過程中，對手續(xù)齊備親自來辦理檔案轉(zhuǎn)接的高校畢業(yè)生，要及時辦理轉(zhuǎn)移手續(xù)。通過機(jī)要形式，及時、安全、規(guī)范地轉(zhuǎn)遞檔案。逾期一個月未接到接受單位檔案轉(zhuǎn)遞單回執(zhí)的，檔案轉(zhuǎn)出單位要及時進(jìn)行催問索要，明確檔案的去向，防止檔案的丟失，對當(dāng)事人負(fù)責(zé)，減少因親自操作產(chǎn)生的經(jīng)濟(jì)負(fù)擔(dān)和時間上的影響，從面增強(qiáng)辦理人事檔案轉(zhuǎn)移的自覺性和主動性，提高了高校畢業(yè)生的存檔熱情。四要完善檔案設(shè)備，實現(xiàn)格案管理的規(guī)范化。人事檔案僅此一份，沒有備份并不可再生，萬一丟失或缺失就無法補(bǔ)救，因此，人事檔案的完整性和安全性就顯得尤為重要。

因此，在平時的工作中，要嚴(yán)格執(zhí)行：人事檔清晰、目錄完整、外觀整齊、利于查找。 執(zhí)行《人事檔案管理工作制度》等規(guī)章制度，并根據(jù)人事檔案存放要求，管理好人事檔案庫房、閱檔室和辦公室，并做到三室分開。要加大人事檔案資金投入，完善人事檔案設(shè)備，配齊空調(diào)、去濕機(jī)、溫濕度計等基礎(chǔ)設(shè)備，保持庫房內(nèi)的溫濕度。配備鐵質(zhì)檔案梃和檔案夾、裝訂打孔機(jī)等保管、整理人事檔案的有關(guān)器械和物品。總之，現(xiàn)實生活中，人事檔案具有不可替代的作用，我們應(yīng)給予足夠的重視。

參考文獻(xiàn)：

【1】王建芳.如何提高檔案信息自動化的應(yīng)用水平【J】檔案管理

【2】韓英偉.談克服人事檔案管理制度四大難點(diǎn)【J】