劉淑君
(濰坊醫(yī)學(xué)院附屬醫(yī)院,山東 濰坊 261000)
經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)得以積累總結(jié),規(guī)律真理得以把握,歷史文化得以延續(xù),各項(xiàng)事業(yè)得以發(fā)展,都離不開檔案工作。行政文書檔案涉及日常辦公的方方面面,如大量的公文、合同、責(zé)任書、歷年大事記、行政值班記錄、會(huì)議室使用登記、物品使用登記等等,隨著信息技術(shù)的深入發(fā)展,當(dāng)代文書工作已廣泛采用電子信息化呈現(xiàn)方式,但辦公手段的急速進(jìn)步在歸檔工作中的體現(xiàn)并不是同步的,當(dāng)代文書歸檔工作普遍存在一系列的問題與困惑,現(xiàn)狀并不容樂觀,一些重要的文書得不到及時(shí)收集歸檔,深刻制約著行政文書檔案的廣度與深度的拓展,限制了檔案價(jià)值的有效發(fā)揮,不能很好地為本單位重要規(guī)劃、重大決策提供歷史的作證,對(duì)單位的長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展是不利的。
行政文書檔案包含紙質(zhì)與電子兩種形式,電子文書檔案又包含文檔、視頻、圖片、音頻等多種格式。
(1)行政文書普遍存在“入檔即封存”、利用價(jià)值沒有得到充分發(fā)掘的特點(diǎn)。檔案的傳統(tǒng)存儲(chǔ)方式造成檢索難度較大,一般情況下只有在單位大型慶典時(shí),才會(huì)被部分展覽出來“露露臉”。檔案價(jià)值沒有被發(fā)掘并充分發(fā)揮,單位職工也普遍認(rèn)識(shí)不到它的價(jià)值。這樣的現(xiàn)狀很容易再次影響入檔初期工作,影響工作人員入檔的積極性,入檔文書全面性、廣泛性得不到保障,縱深貫穿力不夠,這些都局限了檔案價(jià)值的發(fā)揮,又再次影響初期入檔積極性,形成惡性循環(huán)。文書入檔工作是幕后浩大的工程,工程量大,投入多,見效慢,如果得不到單位有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)的重視與大力支持,工作人員很容易出現(xiàn)懈怠心理,直接影響入檔工作的日常運(yùn)行,該入檔的文書得不到及時(shí)歸檔整理,很可能會(huì)造成荒廢、斷代等嚴(yán)重影響檔案連貫性的情況的發(fā)生。
(2)相關(guān)配套軟硬件設(shè)備跟不上現(xiàn)代檔案發(fā)展的需要,無法實(shí)現(xiàn)快速、便捷的歸檔。有心難為無米之炊,面對(duì)繁雜的行政文書入檔工作,沒有先進(jìn)的硬件設(shè)備,僅憑埋頭手工勞作,再怎么巧手慧心也無法及時(shí)高效地做好檔案工作。但僅單純具備現(xiàn)代的硬件支持,沒有與之相配合的人性化的電子文書入檔信息系統(tǒng)軟件的支撐,同樣是隔靴搔癢,解決不了檔案整理工作的根本性難題。
文書檔案的重要意義在于它關(guān)乎一個(gè)單位的重大決策方向,關(guān)乎一個(gè)單位的長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展,行政電子文書檔案工作中面臨的難題遲遲得不到解決從而致使重要?dú)v史珍貴資源的流失,尤其是對(duì)重大事件的檔案整理工作來說,無論是對(duì)單位,還是對(duì)一個(gè)地區(qū)、一個(gè)國家來說都是重大損失。要改變此現(xiàn)狀,我們首要做的是什么,最關(guān)鍵的又是什么,古人說,工欲善其事,必先利其器,沒有好的工具,怎么巧手都不會(huì)做出好的物件。文書檔案整理工作的關(guān)鍵在于有先進(jìn)的硬件設(shè)備和與之相配套的高效的軟件技術(shù)作為支撐。只要所在單位加大資金投入,硬件設(shè)備的配備相對(duì)容易實(shí)現(xiàn),而具有強(qiáng)大功能的專業(yè)高效軟件就不那么容易擁有,目前市面上還幾乎沒有哪一款電子文書檔案管理系統(tǒng)能夠在檔案整理工作中完美演繹并實(shí)現(xiàn)高標(biāo)準(zhǔn)、專業(yè)化作業(yè)。文書檔案內(nèi)容繁多,承載方式又多種多樣,怎樣才能將這各式各樣的文書資料本著再利用的原則按規(guī)則載入檔案史冊(cè)。其實(shí)好的專業(yè)軟件支撐才是當(dāng)今辦公電子文書檔案管理工作提升效率的關(guān)鍵點(diǎn)。
(1)實(shí)現(xiàn)一鍵智能分類入檔,并自動(dòng)檢索將重復(fù)率高的文件,以及在同一篇文章中出現(xiàn)頻率高的關(guān)鍵詞句標(biāo)注顯示,為歸檔節(jié)約大量的初期工作時(shí)間,提高工作效能。通過對(duì)公文、公告、請(qǐng)示、通知、會(huì)議記錄、工作計(jì)劃、批示等文書進(jìn)行入檔前簡(jiǎn)單的人工編輯,歸檔軟件就可以智能識(shí)別每一份文件的格式與內(nèi)容,并根據(jù)內(nèi)容與格式智能自我區(qū)分,實(shí)現(xiàn)一鍵自動(dòng)分類。根據(jù)文書的創(chuàng)建時(shí)間與入檔時(shí)間、文件的關(guān)鍵詞、初期入檔操作人員等關(guān)鍵摘要信息,自動(dòng)編碼排序后摘錄到歸檔庫目錄中,只需后期專職檔案人員稍作調(diào)整即可歸檔,這樣既節(jié)省了大量的檔案前期整理時(shí)間,又可以在后期檔案使用過程中,通過多元化的目錄信息快速查閱到指定檔案。
(2)通過人臉識(shí)別功能,對(duì)涉及關(guān)鍵人物、重要物體等識(shí)別度較高的圖片檔案進(jìn)行整理歸檔。圖片檔案的傳統(tǒng)歸檔方式為文件名稱區(qū)分整理,鑒于圖片檔案的后期應(yīng)用頻率與特點(diǎn),使用點(diǎn)重要集中在記錄關(guān)鍵人物與重要建筑,以及重要事件等的圖片檔案中,重要建筑圖片與重要事件記錄圖片可以通過文件名稱區(qū)分較好較快地實(shí)現(xiàn)后期檢索查閱,而涉及到關(guān)鍵人物的圖片往往伴隨著重大事件的發(fā)生,片中人物往往不止一個(gè),以人物名稱命名來區(qū)分就不現(xiàn)實(shí),一般記錄方式會(huì)選擇重要事件的名稱作為區(qū)分。后期查閱并使用涉及到關(guān)鍵人物的圖片信息,尤其是跨越幾個(gè)時(shí)間維度的人物圖片檔案,只能通過重大事件名稱,甚至回憶來檢索。有了人臉識(shí)別功能,就可以對(duì)圖片中重要人物進(jìn)行智能識(shí)別,并將識(shí)別信息加入到檢索目錄中,后期就可以通過輸入人物信息實(shí)現(xiàn)快速檢索,快速查閱到所需人物的圖片檔案,而不受時(shí)間、空間等因素的制約。
(3)通過轉(zhuǎn)錄翻譯功能,實(shí)現(xiàn)音頻、視頻內(nèi)容文字呈現(xiàn)。對(duì)每一個(gè)音頻或視頻中的音頻,運(yùn)用轉(zhuǎn)錄翻譯功能,音頻內(nèi)容轉(zhuǎn)為文字呈現(xiàn)格式,并將文字與音頻或視頻捆綁在一起,創(chuàng)建時(shí)間、時(shí)長(zhǎng)、文件格式、以及文字摘要等信息列入檢索目錄中。后期如需使用,無需單個(gè)查找試聽,通過檢索目錄就可以快速準(zhǔn)確查閱到所需的音頻或視頻。
(4)設(shè)置自動(dòng)轉(zhuǎn)存只讀模式,確保入檔全過程中的檔案安全性、原始性工作。明確入檔文件承載格式標(biāo)準(zhǔn)、內(nèi)容準(zhǔn)入標(biāo)準(zhǔn),對(duì)于易更改的文書,可以自動(dòng)轉(zhuǎn)換為只讀模式,保證檔案原始呈現(xiàn),方便后期整理與查閱。
(5)采取分布管理的方式,確保臨時(shí)檔案與永久檔案都發(fā)揮自身價(jià)值。大量零碎性、臨時(shí)性的文書往往在工作中會(huì)被存入電子文書檔案平臺(tái),其實(shí)對(duì)無需長(zhǎng)期保存的檔案,可以采取科室內(nèi)部管理的方式,將臨時(shí)檔案分設(shè)在相關(guān)科室頁面內(nèi),由科室專職人員負(fù)責(zé)管理,等過了時(shí)效性,科室可自行將臨時(shí)檔案從電子文書歸檔平臺(tái)中刪除。這樣就避免了匯總?cè)雴挝粰n案統(tǒng)一管理而造成的人力與網(wǎng)絡(luò)空間資源的浪費(fèi)。
(6)實(shí)現(xiàn)電子審批閱檔,做好閱檔權(quán)限等級(jí)區(qū)分。如需查閱保密文件,需經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)審批,查閱部門可以通過電子文書歸檔平臺(tái)配套的審批功能提交閱檔申請(qǐng),軟件會(huì)自動(dòng)通知領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行批復(fù),待領(lǐng)導(dǎo)完成同意操作后,批復(fù)意見會(huì)自動(dòng)回復(fù)到申請(qǐng)部門,實(shí)現(xiàn)快速審批。單位公開文書檔案做到單位局域網(wǎng)無死角檢索查閱。保密級(jí)高的檔案設(shè)專用電腦脫機(jī)保存,配有專業(yè)保密措施,確保機(jī)密文件不外泄。這樣既實(shí)現(xiàn)了一鍵快速查閱,又可在權(quán)限條件下查閱所需檔案,做到將檔案的價(jià)值發(fā)揮到日常工作的點(diǎn)點(diǎn)滴滴中,讓每一位員工都切身體會(huì)到檔案的價(jià)值與歸檔的重要性。
(7)固定時(shí)間進(jìn)行歸檔數(shù)據(jù)分析,鼓勵(lì)檔案積極性、負(fù)責(zé)性的建立。單位成立檔案工作督查小組,定期對(duì)科室入檔文書工作進(jìn)行檢查督導(dǎo),電子文書歸檔平臺(tái)根據(jù)每科室歸檔情況與督查小組檢查結(jié)果進(jìn)行綜合數(shù)據(jù)科學(xué)分析,并形成季度報(bào)表,公示在電子文書歸檔平臺(tái),根據(jù)結(jié)果設(shè)獎(jiǎng)懲措施,促使科室內(nèi)部進(jìn)行自我整改提高,遇到問題及時(shí)找出解決對(duì)策,保證檔案的準(zhǔn)確性、完整性、安全性、及時(shí)性。
(8)設(shè)置專業(yè)安全防護(hù)功能,遇到突發(fā)事件應(yīng)急保全歸檔檔案。針對(duì)電子文書檔案的特點(diǎn),要考慮到遇突發(fā)損害的情況,又要考慮到自然或人為因素對(duì)硬件老化的影響,電子文書歸檔平臺(tái)定期發(fā)布安全防護(hù)提醒,通過同一地點(diǎn)多次備份,異地備份,確保檔案萬無一失。單位的每一位職工都與文書檔案息息相關(guān),要充分認(rèn)清自我責(zé)任,切實(shí)提高自身技能,了解前沿檔案新知識(shí),新思路,到外面去學(xué)習(xí)吸收先進(jìn)單位的先進(jìn)做法,加強(qiáng)交流與合作。做到充分利用現(xiàn)代科技,將檔案價(jià)值充分發(fā)掘出來。
(9)配套專業(yè)的自動(dòng)一體化掃描儀,提高前期歸檔率。對(duì)于紙質(zhì)需要存檔的文件或圖片等材料,部門內(nèi)部通過電子文書歸檔平臺(tái)強(qiáng)大的配套掃描設(shè)備,自助操作實(shí)現(xiàn)檔案自動(dòng)化掃描一鍵歸檔。這樣不僅會(huì)大大提高歸檔率,也會(huì)大大節(jié)約檔案室管理員的勞動(dòng)成本。
檔案工作多半是幕后工作,需要我們檔案管理員們深入基層科室,了解他們的需求,找準(zhǔn)關(guān)鍵問題所在,不斷精進(jìn)舉措,緊追時(shí)代前沿,敢于擔(dān)當(dāng)作為,加快檔案信息化發(fā)展,努力譜寫檔案事業(yè)發(fā)展新篇章。