新時期加快企業(yè)檔案信息化建設的措施

周芬(陜西陜化煤化工集團有限公司，陜西 渭南 714100)

0 引言

檔案建設可以為企業(yè)經(jīng)營、生產(chǎn)與管理提供信息資源的支持，為了保證三項工作順利開展，并滿足新時期下對企業(yè)檔案提出的要求，就需借助現(xiàn)代化技術，實現(xiàn)企業(yè)檔案信息化。因此，需對當前行業(yè)市場的發(fā)展形勢進行全面分析，并結合企業(yè)實況，不斷優(yōu)化建設工作，從整體上提高企業(yè)檔案信息化建設水平。

1 檔案信息化建設內(nèi)容

1.1 基礎設施建設

基礎設施主要以兩項內(nèi)容即信息化軟件以及信息化硬件。在建設前者時，需建設OA辦公自動化系統(tǒng)、電子文件歸檔系統(tǒng)等，最為重要的是檔案管理數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)的建設。在開展信息化硬件建設工作時，需重點關注計算機、服務器、網(wǎng)絡連接設備等模塊。此外，在建設過程中，所涉及到的軟件系統(tǒng)模塊應達到企業(yè)在檔案管理、編撰以及安全方面的標準。

1.2 信息資源建設

信息資源建設工作在實現(xiàn)檔案信息化過程中起著重要的作用，也是最為核心的建設內(nèi)容之一，在開展該項建設工作時，應明確工作重點即對數(shù)據(jù)庫的建設與管理。通過分析當前部分企業(yè)檔案內(nèi)容以及類型后，其所涵蓋的數(shù)據(jù)庫類型有目錄、多媒體、企業(yè)重要檔案以及全文數(shù)據(jù)庫[1]。

1.3 標準規(guī)范建設

為了保證檔案信息化建設的科學性、有效性，達到管理和利用的價值，企業(yè)就需完善建設標準與規(guī)范，為檔案信息化建設提供制度保障。通常情況下，在制定相關標準時，需依據(jù)國家所出臺的相關規(guī)定進行，并分析新時期下，對檔案信息化建設的需求，在此基礎上，制定科學且能夠起到管理作用的規(guī)范與標準。

1.4 應用系統(tǒng)建設

想要充分發(fā)揮信息資源的價值，就需建設健全的應用系統(tǒng)作為價值實現(xiàn)的支撐，該項工作在建設時主要有兩項建設內(nèi)容即局域網(wǎng)、信息網(wǎng)。在開展前者建設工作時，主要涉及到計算機、網(wǎng)絡連接設備、服務器等，而后者在建設時，主要包括多個系統(tǒng)的建設如：DOS系統(tǒng)、與檔案管理有關的服務器系統(tǒng)，在運作系統(tǒng)時，一般由企業(yè)檔案室負責管理并扮演數(shù)字信息加工的角色。通過建設信息網(wǎng)，能夠?qū)崿F(xiàn)檔案信息化同互聯(lián)網(wǎng)進行銜接的目的，以達到信息資源實時共享。

2 加快企業(yè)檔案信息化建設的有效措施

2.1 加強基礎設施建設，確保信息安全

基礎設施主要包括檔案信息網(wǎng)絡系統(tǒng)以及檔案數(shù)字化設備，系統(tǒng)與設備的建設與完善能夠?qū)崿F(xiàn)信息傳輸、共享的目的，只有在信息網(wǎng)絡足夠先進與完善的情況下，才能使檔案信息發(fā)揮出其所具備的基本價值，促使效益進一步提升。建設基礎設施時，需科學應用數(shù)字化的檔案信息，以達到檔案的安全管理，在選擇基礎設施時，盡可能采購國有品牌，便于后期維護，同時還需確保設備具有自主的知識產(chǎn)權。檔案部門需基于網(wǎng)絡建設，對服務對象與范圍進行歸類，并使用物理隔離方法，為檔案信息化構建出外網(wǎng)與內(nèi)網(wǎng)系統(tǒng)，保證二者能夠獨立運行且不受影響，以此提高檔案信息系統(tǒng)的安全性。此外，加強對掃描儀、打印機等設備的監(jiān)管，避免數(shù)據(jù)被盜取。需為檔案信息系統(tǒng)配置與之相配套的殺毒軟件，并制定相關的管理制度，要求系統(tǒng)運行與管理人員明確崗位職責，在保證信息安全的情況下，推進檔案信息化建設工作進程[2]。

2.2 解決“四化一庫”問題，推進建設工作

檔案信息化建設的主要目的便是解決“四化一庫”問題。

首先，局管管理信息化，負責企業(yè)檔案管理的部門在設計檔案信息建設流程時，需同時考慮企業(yè)的改革管理，并做到共同策劃、共同部署、共同推進，進一步規(guī)范工作行為，促使工作質(zhì)量與效率得以提升，便于管檔人員管理以及用戶使用。此外，工作人員需認識到企業(yè)各資源配置的重要性，以此達到減少運作成本的目的，實現(xiàn)多個系統(tǒng)自我調(diào)節(jié)與自我控制，并加大信息化管理體系的建設力度，以提升管檔水準。

其次，行政監(jiān)管網(wǎng)絡化，現(xiàn)階段對檔案的行政監(jiān)管通常以人工的方法進行，其中所涉獵的表格如信息報表、備案表等，大多為紙質(zhì)，這一不健全的監(jiān)管方式不能有效將監(jiān)管信息進行整合，導致在開展檔案行政監(jiān)管工作的效率不高，且達不到預期監(jiān)管效果。在新時期下，需明確信息技術的重要性，并采用信息化手段對檔案行政監(jiān)管模式進行創(chuàng)新與變革，再借助互聯(lián)網(wǎng)實時性的特點，采集并整理實時檔案數(shù)據(jù)，同時，還需對檔案相關業(yè)務進行監(jiān)管，以此達到無縫且實時監(jiān)管的目的。

再次，檔案管理智能化，檔案信息化的實現(xiàn)體現(xiàn)管理智能化上，因此，在建設檔案信息化時，需注重智慧檔案室建設工作的開展，并將其作為建設方向。檔案管理智能化能夠?qū)ζ髽I(yè)檔案進行感知與定位，確保檔案信息安全，同時數(shù)字化的檔案有利于貫徹“無紙化辦公”，極大減少了紙張的使用，進而實現(xiàn)節(jié)能環(huán)保的作用。在解決檔案管理智能化問題時，工作人員應了解建設相關內(nèi)容如智能融合、以人為本持續(xù)創(chuàng)新等，實現(xiàn)智能管理、保存企業(yè)檔案的目的。

最后，檔案服務全面化，服務質(zhì)量與效率是推動企業(yè)檔案信息化建設的重要前提。為了實現(xiàn)服務全面化，促使檔案用戶達到滿意，就需借助大數(shù)據(jù)以及數(shù)據(jù)挖掘技術對用戶的真實需求進行綜合分析，根據(jù)分析結果，豐富信息資源基礎，促使所建設的服務系統(tǒng)具有分析、管理與決策多方面的性能。在建設期間，需依托于互聯(lián)網(wǎng)、局域網(wǎng)為企業(yè)甚至是社會群體提供高質(zhì)量的檔案服務，并增大服務范圍覆蓋面，且服務時間更具靈活性。還可以使用新時期下衍生出的各種新型媒體平臺，實施檔案信息服務工作，促使用戶得到更為多樣化的服務體驗。

“一庫”即檔案核心數(shù)據(jù)庫，也是檔案信息化的資源總庫，企業(yè)建設檔案的目的是對企業(yè)以往信息、實時信息甚至是未來發(fā)展信息進行長時間保存，而檔案信息化的建設不僅能夠做到上述所說的目的，還能提高檔案整體安全性，并實現(xiàn)調(diào)取檔案信息的便捷性，這一優(yōu)勢是傳統(tǒng)檔案無法比擬的。為了保證檔案信息化建設的有效性、實用性，就需建立健全的核心數(shù)據(jù)庫作為功能實現(xiàn)的保障，其運作原理是采用現(xiàn)代化技術以及科學的方法，將檔案信息長期保存至專用的數(shù)據(jù)庫中。核心數(shù)據(jù)庫的建立能夠使數(shù)據(jù)擺脫對各個系統(tǒng)的依賴，以此增加數(shù)據(jù)信息保存的時長。

2.3 重視人才隊伍建設，提高工作效率

企業(yè)需明確檔案部門應行使的職責與權力，同時掌握在檔案信息系統(tǒng)中，所存有的檔案信息數(shù)量，以及現(xiàn)階段企業(yè)檔案開發(fā)、利用、建設的現(xiàn)狀，為檔案信息建設配置相應數(shù)量的檔案人員。并要求檔案人員具備專業(yè)技能以及道德素養(yǎng)，對于檔案信息中的內(nèi)容做到不泄密、不外傳。同時，還需具有極高文化素養(yǎng)，對于檔案基礎理論知識、文史知識以及網(wǎng)絡知識等也需達到熟練掌握，以此保證檔案人員能夠?qū)n案相關的政策法規(guī)以及所掌握的知識科學的應用到實際工作中，促使檔案工作效率得以提升。通過宣傳或培訓檔案政策法規(guī)的方法，進一步強化檔案人員的管理意識，使其能夠認識到該項工作對于企業(yè)發(fā)展與管理中的重要性，并建立完善檔管領導體系，該體系的設立可以監(jiān)督、檢查并考核企業(yè)領導對于檔管信息化建設工作的態(tài)度以及重視程度，實現(xiàn)檔管工作管理水平的提高。此外，還需強化檔案人員的服務意識，定期組織有關于職業(yè)道德的教育培訓，對服務方法不斷優(yōu)化與完善，促使服務質(zhì)量得以提升，并在服務過程中，深入了解用戶需求，提高服務效率的同時加快企業(yè)檔案信息化建設進程[2]。

2.4 抓好信息建設安全，防范安全風險

首先，從管理角度出發(fā)防范安全風險。落實檔案安全保障、以企業(yè)員工為主體的建設原則，強化企業(yè)檔案管理人員的防范意識，確保檔案信息安全的同時提高檔案信息化建設效率。開展建設工作時，需重視工作人員專業(yè)技能以及安全教育的培訓，并要求其形成風險防范的工作思想，通過向其灌輸檔案安全思想，告知檔案安全的重要性，促使其更為主動的對各類風險進行分析與預判。同時，建立針對各項工作的制度，以保證工作過程更具規(guī)范性、高效性，實現(xiàn)工作各環(huán)節(jié)的優(yōu)化。

其次，以設備角度出發(fā)防范安全風險。安全是檔案信息化建設的關鍵內(nèi)容，而設備的應用與支持，是保證檔案安全的重要前提。對此，技術人員需打造出更為安全的設備，為檔案信息系統(tǒng)設立防火墻、入侵檢測等，針對一些需采購的設備應加大投資力度。此外，還需確保設備運作安全，實時監(jiān)管服務器、網(wǎng)絡設備等，針對存在運行障礙或潛在風險，需及時進行處理。

最后，從技術層面出發(fā)防范安全風險。借助物聯(lián)網(wǎng)技術，實時監(jiān)測檔案的動態(tài)，保證檔案安全。同時，加大對信息安全技術的應用力度，促使檔案安全得以保障。并分析安全域，在對其進行劃分后，實行分模塊管控，在此過程中，合理應用互聯(lián)網(wǎng)、局域網(wǎng)，以達到由信息技術帶來的檔案安全保障[3]。

3 結語

為了順應新時期行業(yè)市場的發(fā)展，提高企業(yè)運作效率，就需將檔案信息化建設作為當前企業(yè)經(jīng)營中的工作重點，并在此基礎上，制定科學且適合企業(yè)運作的信息化目標。該項工作的開展、實施與完成，需要花費大量的時間。因此，應引進并重用具備現(xiàn)代化思想且掌握信息化技術的人才，推動建設質(zhì)量與進程。