淺談檔案的查閱利用

崔學(xué)柳　黃潔芳

河北省地下水動(dòng)態(tài)監(jiān)測(cè)工作始于上世紀(jì)50年代，從事地下水動(dòng)態(tài)監(jiān)測(cè)工作的機(jī)構(gòu)從無到有，從發(fā)展到撤銷，從再次成立、歷次更名到發(fā)展壯大為河北省地質(zhì)環(huán)境監(jiān)測(cè)院（又名“河北省地質(zhì)環(huán)境監(jiān)測(cè)總站”）。河北省地質(zhì)環(huán)境監(jiān)測(cè)院蟬聯(lián)五屆河北省文明單位，兩次被中央文明委評(píng)為全國文明單位，是河北省唯一一家從事地質(zhì)環(huán)境監(jiān)測(cè)工作的公益性事業(yè)單位。了解河北省地質(zhì)環(huán)境監(jiān)測(cè)院（河北省地質(zhì)環(huán)境監(jiān)測(cè)總站）的歷史，在檔案中挖掘河北省第一個(gè)地下水監(jiān)測(cè)站，對(duì)還原上世紀(jì)50年代河北省地下水監(jiān)測(cè)工作，具有重大歷史意義。

一、確定檔案查詢來源

河北省地質(zhì)環(huán)境監(jiān)測(cè)總站1984年獨(dú)立建制，而后有了獨(dú)立的檔案室，室藏多為80年代后的檔案，70年代的檔案保存甚少，70年代之前的檔案更是空白，顯然在總站檔案室無法找到河北省第一個(gè)地下水監(jiān)測(cè)站的檔案，便需要擴(kuò)大檔案查詢來源。本人結(jié)合總站歷史沿革，確定以下兩種查詢來源。

（一）上級(jí)單位

河北省地礦局作為總站的上級(jí)機(jī)構(gòu)，保存有總站的部分檔案。經(jīng)了解，由于各種原因，河北省地礦局1995年之前的檔案保存在河北省檔案館平山后庫。經(jīng)多方了解，未去查閱，主要因?yàn)楹颖笔〉氐V局保存的檔案涉及下屬二十多個(gè)機(jī)構(gòu)，數(shù)量龐大，而總站在上世紀(jì)70年代之前不是由河北省地礦局直接管理，所查又是總站的下屬單位，推斷局管檔案涉及總站的信息很少，到平山查檔，耗時(shí)耗力，不一定能找到所需，因此未到平山后庫查詢檔案。2021年因其他事去平山查檔，證實(shí)了之前的推斷。

（二）代管單位

總站在1984年獨(dú)立建制之前，由河北省水文工程地質(zhì)勘查院（簡稱水勘院）代管，總站1984年之前的檔案大多存于水勘院檔案室。另外，到水勘院查檔，有多方優(yōu)勢(shì)。第一，檔案優(yōu)勢(shì)，水勘院成立以來機(jī)構(gòu)穩(wěn)定，檔案保管相對(duì)齊全完整。第二，單位優(yōu)勢(shì)，水勘院與總站同為省地礦局下屬單位，長年開展業(yè)務(wù)合作，查檔易得到雙方領(lǐng)導(dǎo)支持。第三，位置優(yōu)勢(shì)，兩單位同在石家莊市，交通便利。

二、確定檔案查詢路徑

本人攜單位開具的《查檔介紹信》到水勘院，查檔工作得到水勘院領(lǐng)導(dǎo)的高度重視，安排專職檔案員黃潔芳協(xié)助查檔。由于所需檔案年代久遠(yuǎn)，雖保存有案卷目錄和卷內(nèi)文件目錄，但沒有實(shí)現(xiàn)歷史檔案的全文識(shí)別。在這種檢索條件匱乏的情況下，兩個(gè)檔案員回歸到手工檢索模式，確定查詢檔案的路徑。

（一）通過已有線索，推斷大致年代

總站室藏的兩份檔案與第一個(gè)地下水監(jiān)測(cè)站密切相關(guān)。一份是總站一名職工回憶撰寫的《文革前建站初期簡史》。該份回憶性檔案沒有撰寫人姓名、沒有撰寫時(shí)間、沒有加蓋單位公章，其內(nèi)容也沒有相關(guān)檔案來佐證，其準(zhǔn)確性有待查考。簡史中最早的事件為 “1959年地質(zhì)部在包頭召開第一次全國地下水動(dòng)態(tài)工作會(huì)議，會(huì)議要求各省在次年初夏的華北協(xié)作區(qū)匯報(bào)本省地下水動(dòng)態(tài)觀測(cè)工作進(jìn)展和規(guī)劃”。另一份檔案是《河北省環(huán)境水文地質(zhì)三十年工作概要》。概要中回顧地下水監(jiān)測(cè)工作，“1957、1959年相繼在兩地建立了地下水動(dòng)態(tài)監(jiān)測(cè)站，開展了城市供水水文地質(zhì)監(jiān)測(cè)工作，并建立了潛水均衡試驗(yàn)場(chǎng)，進(jìn)行了潛水均衡的研究”。從已有的兩份檔案可以推斷大致年代為1957-1959年。然而歷史是客觀存在的，需要尊重，需要查證，而不是推斷，因此我們開始探索。

（二）查閱永久檔案，尋找一手檔案

檔案按照保管期限一般劃分為三類，即永久、長期（30年）、短期（10年）。永久類檔案中的機(jī)構(gòu)設(shè)置、機(jī)構(gòu)撤并、名稱更改、組織簡則、人員編制、印信啟用等文件材料是一個(gè)機(jī)構(gòu)成立的一手檔案。經(jīng)查詢1957-1959年的該類檔案，找到1959年5月（59）水辦字第001號(hào)河北省地質(zhì)局水文地質(zhì)工程地質(zhì)大隊(duì)保定水文地質(zhì)站啟用新印章的檔案。這份檔案進(jìn)一步確定了第一個(gè)地下水監(jiān)測(cè)站在1959年5月之前已經(jīng)建立，而初始建立的文件查詢無果。

（三）確定業(yè)務(wù)類型，查閱二手檔案

通過分析當(dāng)時(shí)水勘院的各類業(yè)務(wù)，確定了地下水監(jiān)測(cè)在業(yè)務(wù)大類上屬于水文地質(zhì)監(jiān)測(cè)。因不確定上世紀(jì)五十年代的檔案分類方案，查詢了所有1958和1959年有關(guān)水文地質(zhì)監(jiān)測(cè)的文件，如專題報(bào)告、計(jì)劃總結(jié)、請(qǐng)示批復(fù)、統(tǒng)計(jì)材料等。在1959年11月的文件《1960年水文地質(zhì)工程地質(zhì)工作計(jì)劃（草案）》中查到“1959年建立了石家莊水文地質(zhì)站”，這條檔案信息，讓我們陷入困惑，第一個(gè)地下水監(jiān)測(cè)站是保定監(jiān)測(cè)站還是石家莊監(jiān)測(cè)站呢？抱著遲疑的心情查找，很快在另一份1959年4月的文件《水文地質(zhì)工程地質(zhì)工作總結(jié)及今后任務(wù)》中找到了答案：“在地下水動(dòng)態(tài)長期觀測(cè)方面：為了保證城市供水和農(nóng)田灌溉用水的供應(yīng)和掌握地下水的運(yùn)動(dòng)規(guī)律，在保定建成了我省第一座地下水動(dòng)態(tài)長期觀測(cè)站”。由于此份文件未對(duì)建站的時(shí)間、業(yè)務(wù)等進(jìn)行說明，因此我們繼續(xù)擴(kuò)大查找范圍，查閱1958年之前的檔案。

（四）擴(kuò)大檢索范圍，獲得精準(zhǔn)信息

水勘院1956年建立，索性查閱了1956和1957年的所有檔案。雖然仍未查到第一個(gè)地下水監(jiān)測(cè)站成立的一手檔案，但在1956年和1957年兩份年度工作總結(jié)中，將第一個(gè)地下水監(jiān)測(cè)站的歷史得以展現(xiàn)。1957年2月6日《河北隊(duì)1956年水文地質(zhì)工作總結(jié)》：“自11月份起，在一畝泉的井泉、鉆孔進(jìn)行水文地質(zhì)長期觀測(cè)工作，為了解一畝泉地區(qū)地下水的動(dòng)態(tài)、儲(chǔ)量來源及變化幅度，從而培養(yǎng)水文地質(zhì)長期觀測(cè)干部，為今后建站打下基礎(chǔ)?！?958年2月4日《地質(zhì)部水文地質(zhì)工程地質(zhì)局河北隊(duì)1957年度工作總結(jié)》：“繼保定工業(yè)供水水文地質(zhì)勘測(cè)，于1957年4月開始正式籌建保定水文地質(zhì)站。”

三、挖掘歷史檔案的啟示

經(jīng)歷半個(gè)多世紀(jì)的風(fēng)雨，找到河北省第一個(gè)地下水監(jiān)測(cè)站的珍貴檔案，原因何在，對(duì)于檔案工作者又有何啟示？

（一）簡析檔案得以找到的原因

水勘院在半個(gè)多世紀(jì)的歲月里，經(jīng)歷了多次搬遷，1956年水勘院在保定成立，1957年遷至石家莊，1959年遷至天津，1963年遷回石家莊。每一次搬遷，對(duì)于檔案都是一次大的風(fēng)險(xiǎn)，但得益于歷任領(lǐng)導(dǎo)、歷任檔案管理員對(duì)于檔案的重視，現(xiàn)今我們才得以揭開河北省第一個(gè)地下水監(jiān)測(cè)站的面紗。

（二）對(duì)于檔案工作者的啟示

1.尊重歷史，歷史盲點(diǎn)做好標(biāo)注

歷史是客觀存在的，不是推斷捏造的。在編史修志過程中，往往會(huì)遇到一些歷史斷層或盲點(diǎn)，要不斷探索挖掘歷史檔案的路徑。若有些問題無法找到文字佐證，在利用其他路徑如走訪離退休老同志得到一些補(bǔ)充后，建議注明來源，以備后續(xù)修正。

2.前端控制，規(guī)范歸檔

探索歷史檔案的過程也暴露了一些問題，檔案工作者在日常工作中，小至一份文件，大至一項(xiàng)基建工程，做好檔案前端控制，規(guī)范各類文件各環(huán)節(jié)的形成過程，相信會(huì)為后續(xù)的查檔工作提供多方線索。

3.不忘初心，多措并舉保護(hù)檔案

一是修復(fù)檔案，及時(shí)修復(fù)、復(fù)印薄脆或有破損的歷史檔案，延長歷史檔案的使用壽命;二是檔案編研，重視梳理編寫大事記、組織機(jī)構(gòu)沿革等總結(jié)性材料，降低紙質(zhì)檔案的利用頻次;三是數(shù)字檔案，落實(shí)國家檔案局提出的“存量數(shù)字化、增量電子化”的信息化戰(zhàn)略，在保護(hù)紙質(zhì)檔案的前提下，提升檔案的可利用性、便捷性。