事業(yè)單位改革時期檔案管理工作的思考

胡文娟

事業(yè)單位是國家為了社會公益目的，政府利用國有資產(chǎn)舉辦，從事教育、科技、文化、衛(wèi)生等活動的社會服務(wù)組織，為保障國家政治、經(jīng)濟(jì)、文化生活正常進(jìn)行而提供社會服務(wù)。對于事業(yè)單位來說涉及各個行業(yè)，隨著我國社會不斷發(fā)展，事業(yè)單位需要加強(qiáng)自身建設(shè)，提高自身的管理標(biāo)準(zhǔn)。檔案資料是事業(yè)單位歷史演進(jìn)和工作的記錄，當(dāng)前是事業(yè)單位改革關(guān)鍵時期，做好檔案管理工作對推進(jìn)事業(yè)單位改革具有深遠(yuǎn)意義。

一、當(dāng)前事業(yè)單位檔案管理工作中存在的不足

（一）重視程度不高，認(rèn)識不足。許多事業(yè)單位對檔案管理工作缺乏重視，認(rèn)為檔案管理工作就是資料的簡單存放和保管，體現(xiàn)不出政績，沒有意識到檔案資料是一個單位發(fā)展變革歷史的體現(xiàn)和記載，也沒有意識到檔案是真實反映一個單位發(fā)展意義的客觀寫照。

（二）資金投入不足。許多事業(yè)單位存放檔案資料的庫房陳舊，裝具、設(shè)備不足，缺乏必要的溫濕度監(jiān)控、防火和監(jiān)控設(shè)施等，甚至有的設(shè)備早已該報廢，尤其是電子產(chǎn)品老化和線路保養(yǎng)問題，極其容易發(fā)生火災(zāi)隱患。對檔案管理工作沒有長期規(guī)劃安排，沒有具體預(yù)算資金安排，檔案管理工作的資金投入嚴(yán)重不足。

（三）檔案管理人員專業(yè)知識不足。有的事業(yè)單位沒有專職的檔案管理人員，在開展檔案管理工作前也沒有經(jīng)過專業(yè)的培訓(xùn)和考核;兼職檔案管理人員流動性大，對檔案專業(yè)知識沒有進(jìn)行系統(tǒng)學(xué)習(xí)或者剛熟練相關(guān)工作就被調(diào)換崗位;每年沒有定期參加專業(yè)培訓(xùn)，對新時代下檔案管理工作欠缺專業(yè)知識更新和業(yè)務(wù)能力提升，致使單位的檔案管理工作水平無法提高。

（四）制度規(guī)范化建設(shè)不足。許多事業(yè)單位一直依據(jù)《中華人民共和國檔案法》《中華人民共和國檔案法實施辦法》《機(jī)關(guān)檔案管理規(guī)定》《機(jī)關(guān)文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限規(guī)定》和國家檔案局發(fā)布的行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)《歸檔文件整理規(guī)則》等要求開展檔案管理工作，沒有根據(jù)單位工作實際，制定本單位的檔案管理制度，使單位制度體系不夠健全，在執(zhí)行規(guī)章制度時配套細(xì)則不完善，在落實、規(guī)范上都存在一定問題。

二、對目前事業(yè)單位檔案管理工作的幾點改善建議

（一）加強(qiáng)重視程度。檔案是事業(yè)單位真實的歷史記錄，是領(lǐng)導(dǎo)決策的依據(jù)，是總結(jié)單位歷史、研究現(xiàn)狀、探索未來發(fā)展的重要參考依據(jù)，是衡量事業(yè)單位業(yè)績和管理水平的重要標(biāo)尺。做好檔案管理工作是一個事業(yè)單位健康發(fā)展的需要，是單位不可缺少的組成部分，是維護(hù)歷史真實面貌的一項極其重要的工作。加強(qiáng)事業(yè)單位檔案管理工作的重視程度，是提高工作質(zhì)量和工作效率的必要條件，是提升單位管理水平的重要組成部分，是單位發(fā)展決策的有力參考依據(jù)。

（二）加大資金投入力度。檔案材料存放和管理對檔案室設(shè)施、房屋、安全、設(shè)備和裝備都有嚴(yán)格的要求，要有規(guī)劃地增加資金預(yù)算安排，適時調(diào)整不利于存儲檔案的房屋、定期更換老化設(shè)備、增加升級改造裝備，進(jìn)一步完善檔案室。事業(yè)單位檔案管理除滿足基本要求外，還要適應(yīng)時代發(fā)展要求，增加信息化建設(shè)相關(guān)資金投入，加快推進(jìn)檔案信息化建設(shè)，使檔案管理工作更科學(xué)、更智能。

（三）提高檔案管理人員專業(yè)素養(yǎng)。檔案管理效率和水平關(guān)系著事業(yè)單位實際工作效率和單位發(fā)展水平，提升檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì)和業(yè)務(wù)水平十分關(guān)鍵。由于檔案管理工作規(guī)章制度和具體工作種類繁多，對其崗位的人員綜合專業(yè)水平要求比較高，在上崗前必須安排專業(yè)培訓(xùn)，定期進(jìn)行繼續(xù)教育，不斷學(xué)習(xí)檔案知識，與時俱進(jìn);在事業(yè)單位人員招聘時可以招聘檔案學(xué)專業(yè)人才，專職于單位檔案管理工作，有助于提高檔案管理水平，有效開發(fā)利用檔案信息資源，為事業(yè)單位建設(shè)提供服務(wù)。

（四）完善單位規(guī)章制度體系。根據(jù)單位實際工作需求，制定更合理的檔案管理制度，不僅局限于檔案存放、保管等，還要涉及檔案管理分級管理制度、績效考核制度、監(jiān)督監(jiān)察制度等。更加全面地完善事業(yè)單位檔案管理制度體系，推動檔案管理事業(yè)科學(xué)發(fā)展。

三、對當(dāng)前事業(yè)單位檔案管理創(chuàng)新工作的探討

（一）開拓電子化辦公模式下檔案管理工作。在科技飛速發(fā)展、信息化建設(shè)步伐加快新的時期，新型網(wǎng)絡(luò)化辦公OA系統(tǒng)逐步在替代“紙質(zhì)化辦公”模式，方便、快捷的電子政務(wù)應(yīng)用越來越廣泛，這就對檔案管理工作提出新的要求。檔案管理工作應(yīng)該做好電子辦公軟件與檔案管理系統(tǒng)的數(shù)據(jù)對接工作，根據(jù)辦公軟件歸檔編號、編碼、分類等不同特點，開發(fā)檔案數(shù)據(jù)庫對接口，便于更加快速、高效進(jìn)行數(shù)據(jù)導(dǎo)入，無縫銜接存檔資料。

（二）運用信息化手段進(jìn)行檔案管理工作。事業(yè)單位改革時期需要查閱大量歷史資料，以往資料存在無電子存檔、編號分類不明確、歸檔資料不統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)等問題，因此，應(yīng)運用電子檔案管理系統(tǒng)進(jìn)行歷史檔案整理歸檔工作，用規(guī)范統(tǒng)一的分類編碼方式進(jìn)行存檔，便于靈活運用軟件進(jìn)行存檔資料查詢、打印，使查詢工作更加便捷，歷史資料運用更加靈活高效。

（三）提升檔案管理人員知識水平。事業(yè)單位涉及工作內(nèi)容繁雜，工作人員日常著重于自身專業(yè)知識學(xué)習(xí)，欠缺對檔案相關(guān)知識的儲備，而最原始的檔案材料都是各個工作人員提供的。事業(yè)單位應(yīng)不定期組織檔案整理、存放、借閱的知識培訓(xùn)，有利于保證檔案資料的完整性、安全性，提升使用價值;也有利于檔案管理人員更加準(zhǔn)確地分類存放，提升檔案管理工作效率。