庫(kù)存管理分析研究

周洪才 江蘇華昌化工股份有限公司

華昌化工目前配品配件庫(kù)存額（大宗原輔材料不在內(nèi)）近億元，其中3年內(nèi)沒(méi)有發(fā)生領(lǐng)用的物資超過(guò)2000萬(wàn)元，占用大量流動(dòng)資金，增加企業(yè)的物資成本與管理成本，減少盈利。此外，庫(kù)存管理不當(dāng)還掩蓋了企業(yè)眾多管理問(wèn)題，如計(jì)劃不周、采購(gòu)不力等情況。這些都反映了庫(kù)存管理對(duì)企業(yè)的重要性。良好的庫(kù)存管理能夠加快資金的周轉(zhuǎn)速度，提高資金的使用效率，增加投資的收益。

如何把庫(kù)存量控制到最佳數(shù)量，盡量少用人力、物力、財(cái)力把庫(kù)存管理好，是企業(yè)追求的目標(biāo)。要想解決庫(kù)存控制這個(gè)問(wèn)題，我們要從存在問(wèn)題的分析著手，有步驟的進(jìn)行庫(kù)存量控制與優(yōu)化。

一、存在問(wèn)題

現(xiàn)階段，企業(yè)在庫(kù)存管理過(guò)程中存在諸多問(wèn)題，主要有以下幾點(diǎn)：

1.流程缺陷。通用物資由物流報(bào)計(jì)劃，未經(jīng)職能部門(mén)審核，缺少有效的監(jiān)督機(jī)制。檢修物資、專用物資由職能部門(mén)報(bào)計(jì)劃，使用部門(mén)不清楚數(shù)量，急件采購(gòu)由使用部門(mén)報(bào)計(jì)劃，未經(jīng)物流部核查，缺少有效的溝通機(jī)制。

2.物資名稱不清。由于物資名稱叫法不一，相同的物資因起名不一，造成部分物資重復(fù)采購(gòu)，庫(kù)存量不斷增加（比如：變換用觸煤，物資學(xué)名叫***催化劑）。

3.庫(kù)存量沒(méi)有定期分析。庫(kù)存物資沒(méi)有定期清查，一些因生產(chǎn)改造項(xiàng)目不用的物資造成長(zhǎng)期的積壓。結(jié)果長(zhǎng)期不用的物資占用有效庫(kù)存，造成庫(kù)房容量縮小，不得再建五金倉(cāng)庫(kù)。

4.庫(kù)存量考核得不到落實(shí)。由于企業(yè)員工成分復(fù)雜，對(duì)ERP功能掌握參差不一，沒(méi)有針對(duì)員工的特點(diǎn)，編制即時(shí)查詢報(bào)表，庫(kù)存量信息沒(méi)有有效溝通，庫(kù)存量的考核得不到落實(shí)。

二、加強(qiáng)庫(kù)存管理對(duì)策

（一）工作流程設(shè)計(jì)

如圖1所示。

（二）庫(kù)存控制的途徑

1.物資分類

（1）分類是管理的前提。不同類別的物資有不同的規(guī)律，只有按其規(guī)律實(shí)施管理，才能達(dá)到提高管理績(jī)效的目的。對(duì)采購(gòu)和庫(kù)存控制的物資分類改變A、B、C分類法，根據(jù)其部門(mén)用途分為通用的和專用配件二種。專用配件指僅一個(gè)部門(mén)使用的備品配件。

（2）按物資屬性類別確定編碼分類。物資編碼8位數(shù)控制，前2位為大類如電器、閥門(mén)，第3至4位為小類，第5至第8位為明細(xì)。

（3）新增物資由申請(qǐng)部門(mén)提請(qǐng)專業(yè)總工確認(rèn)報(bào)物流主管賦予物資編碼。

2.職責(zé)明確

公司分管生產(chǎn)領(lǐng)導(dǎo)對(duì)庫(kù)存總額負(fù)總責(zé)。專業(yè)總工負(fù)責(zé)分管物資的總額管理，職能部門(mén)按分工負(fù)責(zé)計(jì)劃?rùn)z修的總額管理，計(jì)劃?rùn)z修定額剩余物資納入庫(kù)存總額管理。專業(yè)總工為分管物資庫(kù)存總額第一責(zé)任人，物流部為通用物資庫(kù)存總額第二責(zé)任人，使用部門(mén)為專用物資庫(kù)存物資第二責(zé)任人。

圖1 庫(kù)存控制流程

3.物資定額的確定

采購(gòu)周期不超3天的物資，最高定額為半個(gè)月的使用量，例如：某軸承全年使用60只，庫(kù)存最高定量為3只；采購(gòu)周期超3天的物資，最高定額為壹個(gè)月的用量，例如某軸承全年使用60只，庫(kù)存最高定量為5只。3年沒(méi)有的用的物資統(tǒng)一為零庫(kù)存，一年沒(méi)有用的，最高定量1套，最低定量為0套。

4.定期評(píng)審定額

每季度由財(cái)務(wù)部召集各專業(yè)總工評(píng)審的倉(cāng)庫(kù)物資的庫(kù)存定量，經(jīng)評(píng)審的庫(kù)存定量由物流部負(fù)責(zé)輸入ERP系統(tǒng)。

5.要貨計(jì)劃的編制

（1）物資要貨計(jì)劃應(yīng)明確要貨物資名稱、數(shù)量、規(guī)格、型號(hào)、物資編碼、現(xiàn)存量。

（2）通用物資要貨計(jì)劃由物流部分管保管員根據(jù)定量、實(shí)際存量提出，特殊物資要貨計(jì)劃由使用部門(mén)根據(jù)定量、實(shí)際使用情況提出，要貨計(jì)劃要貨量不得超過(guò)最高定額。

（3）計(jì)劃?rùn)z修超定額要貨計(jì)劃由使用部門(mén)提出。

6.要貨計(jì)劃的審核

要貨計(jì)劃統(tǒng)一由申請(qǐng)者提交物流部主管審核，審核按如下要求進(jìn)行：

（1）要貨物資要貨量是否符合定量控制要求（專用物資還需使用部門(mén)協(xié)同倉(cāng)庫(kù)保管員到控制現(xiàn)場(chǎng)確認(rèn)）；

（2）根據(jù)要貨量與定量控制要求批核要貨量；

（3）同一物資的要貨計(jì)劃可一并審核。

7.要貨計(jì)劃的批準(zhǔn)

要貨計(jì)劃統(tǒng)一由物流主管提交分管專業(yè)總工批準(zhǔn)，批準(zhǔn)前應(yīng)按如下要求進(jìn)行批核：

（1）要貨物資要貨量是否符合定量控制要求；

（2）是否考慮檢修計(jì)劃定額要求；

（3）零定額物資是否考慮使用部門(mén)、職能部門(mén)意見(jiàn)。

8.采購(gòu)計(jì)劃的編制

（1）采購(gòu)部根據(jù)批準(zhǔn)的要貨計(jì)劃選擇合格供方編制采購(gòu)計(jì)劃；不在合格供方中采購(gòu)應(yīng)編制臨時(shí)采購(gòu)計(jì)劃。

（2）采購(gòu)計(jì)劃至少應(yīng)包含采購(gòu)物資名稱、規(guī)格、型號(hào)、采購(gòu)數(shù)量、供方名稱、交付日期、物資價(jià)格、質(zhì)量要求、物資編碼等。

（3）采購(gòu)計(jì)劃均需公司分管生產(chǎn)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。臨時(shí)采購(gòu)計(jì)劃由公司分管生產(chǎn)領(lǐng)導(dǎo)審核，報(bào)總經(jīng)理批準(zhǔn)。

9.采購(gòu)訂單的編制

采購(gòu)部根據(jù)采購(gòu)計(jì)劃及實(shí)際控制需要，可分批編制采購(gòu)訂單，采購(gòu)訂單由采購(gòu)部負(fù)責(zé)輸入ERP系統(tǒng)。

10.采購(gòu)物資的交付與入庫(kù)

（1）采購(gòu)經(jīng)辦人員負(fù)責(zé)采購(gòu)物資入庫(kù)驗(yàn)收前的控制，按確認(rèn)的期限入庫(kù)。

（2）采購(gòu)物資的入庫(kù)按物資驗(yàn)收工作規(guī)范執(zhí)行。

（3）物流部ERP崗位員工對(duì)采購(gòu)訂單數(shù)量大于要貨數(shù)量或大于定量控制要求的有權(quán)通知倉(cāng)庫(kù)人員拒收；未經(jīng)專業(yè)總工、公司分管生產(chǎn)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，倉(cāng)庫(kù)保管員不得入庫(kù)。

11.閑置物資的盤(pán)查與處理

（1）閑置物資定義：職能部門(mén)或?qū)I(yè)總工確定已不使用或不能使用的物資。

（2）物流部每季度根據(jù)使用情況盤(pán)點(diǎn)閑置物資，提請(qǐng)?jiān)u審，評(píng)審由設(shè)備動(dòng)力處處長(zhǎng)為組長(zhǎng)，組織財(cái)務(wù)部、物流部、專業(yè)總工、采購(gòu)部、企管部等部門(mén)有關(guān)人員評(píng)審，確定評(píng)審意見(jiàn)。

（3）閑置物資的處理由采購(gòu)部根據(jù)評(píng)審意見(jiàn)在規(guī)定期限內(nèi)提出處理意見(jiàn)報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。

12.庫(kù)存定額數(shù)據(jù)信息的編制

財(cái)務(wù)部編制庫(kù)存定額數(shù)據(jù)信息提供如下報(bào)表：

（1）按物資按屬性編制庫(kù)存定額大類總表，ERP系統(tǒng)能即時(shí)查詢。

（2）按物資按屬性編制消耗大類總表，ERP系統(tǒng)能即時(shí)查詢。

（3）按物資屬性編超定額明細(xì)表，ERP系統(tǒng)能即時(shí)查詢。

（4）按物資屬性編制各專業(yè)總工分管的庫(kù)存定額小類總表，ERP系統(tǒng)能即時(shí)查詢。

（5）按物資屬性編制閑置物資大類、小類、明細(xì)類總表，ERP系統(tǒng)能即時(shí)查詢。

（6）按物資用途分類編制庫(kù)存定額總表，ERP系統(tǒng)能即時(shí)查詢。

13.庫(kù)存定額數(shù)據(jù)信息的管理

每月5-10日，由公司分管生產(chǎn)領(lǐng)導(dǎo)組織各專業(yè)總工、工藝處、設(shè)備處、物流部、財(cái)務(wù)部、采購(gòu)部、企管部召開(kāi)溝通會(huì)，分析上月定額控制情況、定量適宜性和各部門(mén)制度執(zhí)行情況進(jìn)行通報(bào)，企管部負(fù)責(zé)形成考核紀(jì)要報(bào)批后執(zhí)行。

三、結(jié)論

通過(guò)以上的舉措，公司11月份庫(kù)存額（配品配件類）下降約400萬(wàn)元?？傊瑤?kù)存管理不是簡(jiǎn)單地減少備品配件的定額和供給方面的資金投入，而是要在對(duì)未來(lái)所需備品配件和計(jì)劃維修需求進(jìn)行正確的預(yù)測(cè)之后，做出合理的庫(kù)存定量。通過(guò)加強(qiáng)企業(yè)庫(kù)存管理工作，不但體現(xiàn)企業(yè)的綜合管理實(shí)力，有效地保證企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)的連續(xù)正常進(jìn)行，而且必將對(duì)企業(yè)精細(xì)化管理起到示范推動(dòng)作用。