大學(xué)院系行政機(jī)關(guān)辦公資源網(wǎng)絡(luò)共享研究

姚滿林，陳愛(ài)華

（清華大學(xué)，北京 100091）

0 引言

目前大學(xué)院系行政機(jī)關(guān)辦公室里，典型狀況是：1 個(gè)辦公室2～6 人或者更多，每人1 個(gè)工位，工位上1 臺(tái)計(jì)算機(jī)、1 臺(tái)打印機(jī)、1 部電話。辦公室里打印機(jī)數(shù)量多，擠占辦公面積；每個(gè)人購(gòu)買的打印機(jī)型號(hào)不一致，也給打印機(jī)技術(shù)支持維護(hù)造成極大負(fù)擔(dān)；同時(shí)不必要的打印機(jī)數(shù)量浪費(fèi)了國(guó)有資產(chǎn)經(jīng)費(fèi)。

1 研究目的

通過(guò)對(duì)大學(xué)院系行政機(jī)關(guān)等類似的辦公環(huán)境里打印機(jī)設(shè)備使用情況的調(diào)研、分析，找到一個(gè)既方便設(shè)備維護(hù)管理，又大幅度減少打印機(jī)數(shù)量的方案，實(shí)現(xiàn)打印業(yè)務(wù)的規(guī)范化管理，且大幅度節(jié)約辦公設(shè)備經(jīng)費(fèi)，節(jié)省設(shè)備存放的辦公空間。這個(gè)方案可以推廣到信息資料存儲(chǔ)等設(shè)備中，未來(lái)以此模式為基礎(chǔ)，建立一個(gè)新型的院系信息化資料室。

2 問(wèn)題研究

2.1 問(wèn)題來(lái)源

大約在1999 年，計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)開(kāi)始在國(guó)內(nèi)飛速發(fā)展，各種網(wǎng)絡(luò)應(yīng)用應(yīng)運(yùn)而生，網(wǎng)絡(luò)打印機(jī)技術(shù)在此時(shí)期孕育發(fā)展。到現(xiàn)在，網(wǎng)絡(luò)打印機(jī)產(chǎn)品已經(jīng)特別成熟，并在IT 公司里普遍應(yīng)用，這極大地減少了設(shè)備數(shù)量，節(jié)省了辦公面積，也減輕了設(shè)備維護(hù)的人力成本。但是在類似大學(xué)的院系行政機(jī)關(guān)這樣的辦公環(huán)境里，還是以每臺(tái)計(jì)算機(jī)各接1 臺(tái)本地打印機(jī)為主，網(wǎng)絡(luò)打印機(jī)使用比例很低。

2.2 研究方法

走訪考察學(xué)校里各院系、各部處行政機(jī)關(guān)打印機(jī)的使用情況，收集學(xué)校職員對(duì)打印機(jī)使用的意見(jiàn)、建議，參考IT 公司關(guān)于打印機(jī)設(shè)備的管理方法，依據(jù)現(xiàn)有的IT 技術(shù)，提出一個(gè)適應(yīng)學(xué)校辦公環(huán)境的打印機(jī)配備方案，并在行政機(jī)關(guān)實(shí)施運(yùn)行。

2.3 課題的研究意義

對(duì)比而言，IT 公司絕大部分使用網(wǎng)絡(luò)打印機(jī)，大學(xué)里則正好相反，以本地打印機(jī)為主，少量的網(wǎng)絡(luò)打印機(jī)。大學(xué)里打印機(jī)的這種使用狀況，弊端如下：設(shè)備經(jīng)費(fèi)浪費(fèi)，占用了辦公室面積，設(shè)備維護(hù)的工作量更大，設(shè)備維護(hù)的人力成本更高。優(yōu)點(diǎn)：打印數(shù)據(jù)保密性好，取得打印材料便捷。本課題提出的實(shí)施方案，要實(shí)現(xiàn)保持住原有的優(yōu)點(diǎn)，同時(shí)避免現(xiàn)有的缺點(diǎn)。本課題在6 個(gè)月內(nèi)，全面調(diào)研學(xué)校院系、部處等行政機(jī)關(guān)辦公環(huán)境里打印機(jī)的使用狀況，嘗試找出造成網(wǎng)絡(luò)打印機(jī)應(yīng)用比例不高的原因，提出能適應(yīng)學(xué)校辦公環(huán)境的網(wǎng)絡(luò)打印機(jī)共享方案，并將方案推廣到信息資料存儲(chǔ)等設(shè)備中，組建新型的院系資料室。

2.4 課題研究的進(jìn)度安排

2020 年1—2 月，設(shè)計(jì)打印機(jī)使用情況調(diào)查問(wèn)卷。

2020 年3—4 月，發(fā)放調(diào)查問(wèn)卷，統(tǒng)計(jì)分析回收的問(wèn)卷結(jié)果。

2020 年5 月，在上述調(diào)研的基礎(chǔ)上，設(shè)計(jì)能動(dòng)系綜合辦公室的打印機(jī)布置方案并實(shí)施。

2020 年6 月，總結(jié)課題研究和方案實(shí)施的經(jīng)驗(yàn)，未來(lái)爭(zhēng)取擴(kuò)展到系內(nèi)各種業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)的存儲(chǔ)保管方面，為建設(shè)電子信息化的系資料室提供經(jīng)驗(yàn)借鑒，電子信息化的資料室也是無(wú)紙化辦公很重要的一個(gè)方面。

3 調(diào)卷問(wèn)卷結(jié)果分析

3.1 調(diào)查問(wèn)卷總體情況

一共有32 個(gè)院系、部處的行政機(jī)關(guān)填寫了調(diào)查問(wèn)卷，其中有15 個(gè)院系行政機(jī)關(guān)、17 個(gè)學(xué)校部處。

3.2 人員數(shù)量和打印機(jī)數(shù)量

32 份調(diào)查問(wèn)卷中，除1 人的辦公室里只有1 個(gè)工位，1 位人員之外，其他大部分都是2～14 個(gè)工位、2～14 位人員在1 間辦公室里，以5 人左右規(guī)模的居多，基本上房間里有1 個(gè)工位，就有1 位人員，個(gè)別辦公室里工位數(shù)大于現(xiàn)有人員數(shù)。打印機(jī)數(shù)量和人員數(shù)量基本持平的單位有17 個(gè)，打印機(jī)數(shù)量多余人員數(shù)量的單位有1 個(gè)，打印機(jī)數(shù)量略少于人員數(shù)量的單位有10 個(gè)，剩下4 個(gè)人員數(shù)量超過(guò)二三十人的單位，打印機(jī)數(shù)量遠(yuǎn)遠(yuǎn)少于人員數(shù)量，比如有單位有40 人的規(guī)模，但是打印機(jī)只有9 臺(tái)，而有單位有10 人的規(guī)模，反而有11 臺(tái)打印機(jī)。

3.3 網(wǎng)絡(luò)打印機(jī)的使用比例

網(wǎng)絡(luò)打印機(jī)的使用比例，從調(diào)查問(wèn)卷的結(jié)果可以看出，經(jīng)常使用網(wǎng)絡(luò)打印機(jī)的比例有59.38%（圖1）。如果有59.38%的單位使用網(wǎng)絡(luò)打印機(jī)，這和前面打印機(jī)數(shù)量和人員數(shù)量之間有矛盾。雖然單位里有網(wǎng)絡(luò)打印機(jī)，但是同時(shí)配備有本地打印機(jī)，這造成了打印機(jī)數(shù)量仍然居高不下。

3.4 對(duì)于網(wǎng)絡(luò)打印機(jī)優(yōu)勢(shì)的考慮

有87.5%的答卷人表示考慮過(guò)網(wǎng)絡(luò)打印機(jī)能節(jié)省辦公室空間的問(wèn)題，有81.25%的答卷人考慮過(guò)網(wǎng)絡(luò)打印機(jī)能節(jié)省設(shè)備經(jīng)費(fèi)的問(wèn)題，說(shuō)明絕大部分答卷人還是意識(shí)到網(wǎng)絡(luò)打印機(jī)節(jié)省空間、節(jié)省經(jīng)費(fèi)的兩個(gè)優(yōu)勢(shì)（圖2，圖3）。

圖2 節(jié)省辦公空間

圖3 節(jié)省辦公經(jīng)費(fèi)

3.5 對(duì)使用網(wǎng)絡(luò)打印機(jī)的顧慮

因?yàn)榫W(wǎng)絡(luò)打印機(jī)放置在公共區(qū)域，打印的材料大家都可能看到，如果打印的材料有機(jī)密性，就增加使用人的顧慮。另外，網(wǎng)絡(luò)打印機(jī)往往不像本地打印機(jī)設(shè)在各人工位上，取打印材料的便利性不好（圖4）。

3.6 辦公環(huán)境的集中度

從調(diào)查問(wèn)卷里能看出，有81.25%的單位，辦公室是基本相連的房間（圖5）。這說(shuō)明大部分的單位，具備配備、使用網(wǎng)絡(luò)打印機(jī)的物理?xiàng)l件。

圖4 使用顧慮

圖5 辦公室分布

按照《中央行政單位通用辦公設(shè)備家具配置標(biāo)準(zhǔn)》，打印機(jī)的數(shù)量不能超過(guò)編制內(nèi)實(shí)有人員的80%，掃描儀數(shù)量上限為編制內(nèi)實(shí)有人員的5%。如果大學(xué)院系行政機(jī)關(guān)參照這個(gè)管理規(guī)定，大部分院系的打印機(jī)數(shù)量都超過(guò)標(biāo)準(zhǔn)了。結(jié)合調(diào)研問(wèn)卷的相關(guān)信息，在大學(xué)的院系、部處行政機(jī)關(guān)大力推行網(wǎng)絡(luò)打印機(jī)條件是可行的，也是很有必要的。目前打印機(jī)數(shù)量較高的原因還是設(shè)備使用人員主觀意識(shí)沒(méi)有轉(zhuǎn)變，想當(dāng)然地覺(jué)得應(yīng)該1 人1 臺(tái)計(jì)算機(jī)、1 臺(tái)打印機(jī)，而技術(shù)支撐人員沒(méi)有朝網(wǎng)絡(luò)打印機(jī)的方向引導(dǎo)，充足的經(jīng)費(fèi)也是打印機(jī)數(shù)量居高不下的原因之一。調(diào)查問(wèn)卷里有采集到年底經(jīng)費(fèi)花不完，只能購(gòu)置計(jì)算機(jī)、打印機(jī)的案例。

4 小范圍內(nèi)的方案實(shí)施

能動(dòng)系綜合行政辦公室，一共有5 名職工，原來(lái)有6 臺(tái)打印機(jī)。通過(guò)設(shè)置1 臺(tái)打印機(jī)為網(wǎng)絡(luò)打印機(jī)、網(wǎng)絡(luò)掃描儀，并調(diào)整打印機(jī)的位置，使辦公室人員方便取打印資料，并且能給前來(lái)辦事的師生提供復(fù)印服務(wù)。

圖6 辦公環(huán)境變化

打印機(jī)數(shù)量由6 臺(tái)減少到1 臺(tái)，辦公室的空間得到釋放，經(jīng)濟(jì)效益明顯。為了防止出現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)故障造成不能打印的情況發(fā)生，將網(wǎng)絡(luò)打印機(jī)同時(shí)連接在1 臺(tái)計(jì)算機(jī)上，要打印的材料也可以通過(guò)U 盤拷貝到這臺(tái)計(jì)算機(jī)打印。為了防止這臺(tái)打印機(jī)出故障，又有緊急需要打印的情況發(fā)生，在需要私密性的崗位上保留使用本地打印機(jī)，不會(huì)因?yàn)槿珯C(jī)關(guān)只有1 臺(tái)打印機(jī)且發(fā)生故障后導(dǎo)致所有人都不能打印。

5 后續(xù)展望

基于以上調(diào)研結(jié)果和實(shí)際實(shí)施的方案，希望未來(lái)可以拓展到院系資料室建設(shè)方面。紙質(zhì)資料檢索查找特別低效，未來(lái)應(yīng)該利用先進(jìn)的信息化技術(shù)，實(shí)現(xiàn)電子化、信息化，逐步改變目前落后的管理現(xiàn)狀，以此為契機(jī)，建立院系新型的、現(xiàn)代化、信息化的資料室，為建設(shè)一流大學(xué)提供科學(xué)的服務(wù)與管理支撐。