基層事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)路徑

石艷秋

中圖分類(lèi)號(hào)：A 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A

隨著信息化時(shí)代的到來(lái)，各行各業(yè)的發(fā)展都離不開(kāi)信息化手段的推進(jìn)，而檔案管理信息化建設(shè)也是如此。促進(jìn)檔案管理信息化建設(shè)，不僅是提高檔案管理水平的一種手段，更是未來(lái)檔案管理的發(fā)展趨勢(shì)。在當(dāng)今社會(huì)，隨著互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)和信息化的快速發(fā)展，我國(guó)的基層事業(yè)單位也對(duì)檔案管理有了更高的要求，以前單一的紙質(zhì)化的檔案管理已經(jīng)滿(mǎn)足不了當(dāng)前的工作需要。所以，大量投入基層事業(yè)單位檔案管理信息化是非常有必要的。

1檔案管理信息化面臨的挑戰(zhàn)

1.1傳統(tǒng)檔案管理的挑戰(zhàn)

我國(guó)事業(yè)單位的檔案管理主要是傳統(tǒng)的檔案管理模式，這種模式跟現(xiàn)代的管理模式有著很大的差距，傳統(tǒng)模式是通過(guò)人工統(tǒng)計(jì)和整理進(jìn)行檔案的分類(lèi)和收集，為了以后的工作提供了便利。但是現(xiàn)代的管理模式是通過(guò)檔案管理的信息化對(duì)于人員的檔案收集、分類(lèi)和整理，相對(duì)于傳統(tǒng)來(lái)說(shuō)不管是前期整理還是后期查找都要更加便捷和高效。所以說(shuō)現(xiàn)在最重要的是對(duì)人員的技術(shù)培養(yǎng)，對(duì)以后的查詢(xún)和檔案的儲(chǔ)存，能夠更加順利，不僅僅節(jié)省空間而且還提高了工作與查詢(xún)效率。

1.2 檔案管理信息化的標(biāo)準(zhǔn)與要求

從目前信息管理的方式來(lái)看，現(xiàn)在信息化技術(shù)電子信息的儲(chǔ)存，已經(jīng)代替了紙質(zhì)檔案的管理。并實(shí)現(xiàn)了對(duì)文字圖片、音像的數(shù)字化媒體保存。檔案管理的信息化檔案管理已經(jīng)代替了傳統(tǒng)檔案管理模式。檔案管理的信息化檔案管理工作擁有很大的便利，并且對(duì)以后的查詢(xún)和檔案的儲(chǔ)存，能夠更加順利，不僅僅節(jié)省空間而且還提高了工作與查詢(xún)效率。

2事業(yè)單位檔案管理面臨的困境

2.1檔案信息資源開(kāi)發(fā)缺乏合理性

傳統(tǒng)的檔案管理模式和檔案管理的信息化檔案管理模式有很大的不同，這兩種模式各有各的優(yōu)勢(shì)，但是它們相同點(diǎn)是都是為了對(duì)信息資料進(jìn)行統(tǒng)計(jì)、分類(lèi)和管理，合理進(jìn)行分類(lèi)，方便人們進(jìn)行查找，為了以后的工作提供了便利。會(huì)對(duì)大數(shù)據(jù)管理模式發(fā)展產(chǎn)生很不好的影響，會(huì)影響檔案管理的發(fā)展。把檔案管理的信息化在檔案管理工作中運(yùn)用，使檔案管理信息化、現(xiàn)代化，實(shí)現(xiàn)這個(gè)事業(yè)單位的共享化，給檔案管理工作提供了一個(gè)良好的空間，實(shí)現(xiàn)檔案管理科學(xué)化。檔案管理的信息化對(duì)于日常的工作起到了很重要的作用，對(duì)于人員的統(tǒng)計(jì)、檔案的管理起到了很便捷的作用。總之來(lái)說(shuō)大數(shù)據(jù)成為我們的生活中不可或缺的一部分。簡(jiǎn)化了檔案管理的流程，不僅僅節(jié)省空間而且還提高了工作與查詢(xún)效率。

2.2檔案管理信息缺乏安全性

我國(guó)在檔案管理安全方面要求非常嚴(yán)格，因?yàn)樗４媪撕芏嗳说膫€(gè)人信息，如果被外人盜走會(huì)產(chǎn)生很大影響。事業(yè)單位在進(jìn)行信息管理工作時(shí)必須要重視，信息資料的管理安全，落實(shí)安全管理工作。而且在紙質(zhì)信息轉(zhuǎn)讓變?yōu)殡娮訖n案的過(guò)程中，因?yàn)楹芏嘣?，很容易?dǎo)致檔案信息泄露，造成嚴(yán)重的影響。如果事業(yè)單位的電腦被其他人入侵，也會(huì)使管理的信息大量泄露從而造成嚴(yán)重的影響。

2.3檔案管理的水平比較低

由于很多檔案管理的人員沒(méi)有經(jīng)過(guò)專(zhuān)業(yè)的培訓(xùn)，缺乏對(duì)檔案管理的基本認(rèn)識(shí)，自身水平也相對(duì)較低，直接致使了我國(guó)目前基層事業(yè)單位檔案管理的水平相對(duì)較低。與當(dāng)下要求的檔案管理信息化的發(fā)展不符，當(dāng)下很多基層事業(yè)單位很多還在用傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案在每日工作之中，很多檔案的檢索也以手工為主，這樣就導(dǎo)致了檔案管理的低效性，導(dǎo)致了日常工作量增大。

3改善基層事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)

3.1引入信息化管理方案

要根據(jù)每個(gè)事業(yè)單位的具體需求，來(lái)構(gòu)建相對(duì)應(yīng)解決的管理化方案。每一個(gè)基層事業(yè)單位的基本情況都會(huì)有所不同，都會(huì)有自己獨(dú)特的需要。

首先需要對(duì)相應(yīng)的工作人員進(jìn)行宣傳教育，改變他們傳統(tǒng)的檔案管理的概念，使他們思想和當(dāng)今檔案信息化所同步。認(rèn)識(shí)到，現(xiàn)在已有的檔案不僅僅只有紙質(zhì)類(lèi)的，而是當(dāng)代科技、知識(shí)、信息所有效結(jié)合的信息化檔案，爭(zhēng)取能把檔案管理實(shí)現(xiàn)高效性。其次，我國(guó)應(yīng)對(duì)檔案管理信息化給足充足的資金，用來(lái)購(gòu)買(mǎi)相對(duì)應(yīng)的硬件設(shè)備和先進(jìn)的技術(shù)管理知識(shí)，確保檔案管理技術(shù)一直與時(shí)共進(jìn)，并且長(zhǎng)期都處于穩(wěn)定的狀態(tài)下。最后，檔案管理人員需要注意的就是信息化的安全性的問(wèn)題，因?yàn)楫?dāng)今檔案管理已經(jīng)很少有紙質(zhì)化的管理，隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)的發(fā)展，檔案管理的信息化的保密措施也應(yīng)得到增強(qiáng)，防止不良分子通過(guò)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)來(lái)竊取檔案，要做好相對(duì)應(yīng)的網(wǎng)絡(luò)防護(hù)的措施，確保檔案信息的安全性。也要消除一切的信息安全隱患。

3.2培養(yǎng)信息化檔案管理專(zhuān)業(yè)化人才

很多基層事業(yè)單位檔案管理引入信息化以后，都缺少相對(duì)應(yīng)的管理人員，很多基層都不能夠快速上手信息化。因?yàn)樾畔⒒芾碛懈叩囊蠛托枨螅芾砣藛T也得有更高的專(zhuān)業(yè)素養(yǎng)。每個(gè)基層單位可以根據(jù)實(shí)際情況，如果有相對(duì)應(yīng)的人才可以進(jìn)行內(nèi)部培養(yǎng)，如果沒(méi)有，可以對(duì)外進(jìn)行招聘相對(duì)應(yīng)的專(zhuān)業(yè)人才，都是符合要求的。對(duì)于培養(yǎng)或者招聘的檔案管理人員，有如下的要求，首先，要培養(yǎng)檔案管理人員相對(duì)應(yīng)的檔案管理的意識(shí)，讓他們明白，信息化的檔案管理不僅僅是紙質(zhì)化的整理，而是通過(guò)兩種方式進(jìn)行有機(jī)的融合，使工作人員能夠在以后的工作過(guò)程中操作更快捷，提高管理工作的效率和質(zhì)量。

3.3紙質(zhì)化檔案管理和信息化檔案管理有機(jī)的結(jié)合

在當(dāng)前事業(yè)單位檔案管理方面，傳統(tǒng)檔案管理模式和檔案管理的信息化檔案管理的模式都各有各的優(yōu)點(diǎn)和缺點(diǎn)，雖然傳統(tǒng)檔案管理的效率不高，但是相比檔案管理的信息化來(lái)說(shuō)安全性要更好，因?yàn)閭鹘y(tǒng)紙質(zhì)管理不用考慮被黑客侵入，使檔案信息泄露。而檔案管理的信息化在工作效率和工作便捷方面來(lái)說(shuō)又反高于傳統(tǒng)的檔案管理模式，所以必須將傳統(tǒng)檔案管理管理應(yīng)用中，把檔案管理的信息化在檔案管理工作中運(yùn)用，使檔案管理信息化、現(xiàn)代化，實(shí)現(xiàn)這個(gè)事業(yè)單位的共享化，給檔案管理工作提供了一個(gè)良好的空間，實(shí)現(xiàn)檔案管理科學(xué)化。簡(jiǎn)化了檔案管理的流程，不僅僅節(jié)省空間而且還提高了工作與查詢(xún)效率。傳統(tǒng)檔案管理模式和檔案管理的信息化檔案管理模式相結(jié)合，取長(zhǎng)補(bǔ)短，發(fā)揮各自的長(zhǎng)處，并且要跟隨科技的發(fā)展，對(duì)管理技術(shù)不斷改進(jìn)和學(xué)習(xí)，在實(shí)際檔案管理的應(yīng)用中，沒(méi)有辦法實(shí)現(xiàn)信息的快速整合，進(jìn)程比較緩慢。所以在開(kāi)展檔案管理工作時(shí)，要結(jié)合兩種模式，充分發(fā)揮兩種模式各自的優(yōu)勢(shì)，使兩種模式協(xié)調(diào)起來(lái)，對(duì)于后期查找工作有著很大的提高。

綜上所述，我們知道推進(jìn)檔案信息化建設(shè)是非常必要和重要的。因此，基層單位應(yīng)轉(zhuǎn)變檔案管理理念，正是當(dāng)前信息化建設(shè)中存在的問(wèn)題及忽視檔案信息化建設(shè)，檔案管理人員素質(zhì)不高，檔案信息化建設(shè)投入不足。檔案管理手段滯后等，并針對(duì)存在的問(wèn)題提出相應(yīng)的解決辦法。相信通過(guò)采取行之有效的措施，基層單位的檔案信息化建設(shè)將邁出新的步伐。使檔案管理信息化水平得到全面提高，更好地服務(wù)于經(jīng)濟(jì)、服務(wù)于社會(huì)、服務(wù)于民生。