醫(yī)院檔案管理與數(shù)字化建設(shè)的相關(guān)研究

駐馬店市中醫(yī)院 河南 駐馬店 463000

醫(yī)院檔案管理作為醫(yī)院綜合管理工作中的一個(gè)重要組成部分，其管理質(zhì)量的高低反映著醫(yī)院的建設(shè)與發(fā)展，其也逐漸形了具有極其重要利用價(jià)值的檔案材料，而這些材料又對(duì)醫(yī)院的長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展具有不容忽視的重要作用。誠(chéng)然，在目前大部分的醫(yī)院中，檔案管理工作仍然以紙質(zhì)材料為主，經(jīng)過(guò)歲月的洗禮，這些紙質(zhì)性的材料就會(huì)出現(xiàn)字跡模糊、紙張破損等的情況。因此，為了使醫(yī)院中檔案的保管年限更長(zhǎng)，必須與時(shí)俱進(jìn)，全面推廣與應(yīng)用檔案管理的數(shù)字化工作，提升醫(yī)院檔案管理的效率和質(zhì)量。

1 醫(yī)院檔案管理的特征

（1）載體性特征。在傳統(tǒng)的醫(yī)院檔案管理工作中，由于主要以紙質(zhì)文件為主，僅可以向檔案信息需要者提供直接翻閱和查看的服務(wù)。而在數(shù)字化背景下，醫(yī)院檔案管理工作的形式與途徑更加豐富，數(shù)據(jù)庫(kù)、云空間以及移動(dòng)設(shè)備都成為檔案信息需要者的查詢(xún)載體。

（2）時(shí)效性特征。在數(shù)字化的建設(shè)過(guò)程中，醫(yī)院檔案管理工作借助了網(wǎng)絡(luò)的靈活性與便利性，相關(guān)檔案信息需求者可以不受任何時(shí)間與空間的限制隨時(shí)隨地地對(duì)檔案信息進(jìn)行查閱和調(diào)取，相關(guān)操作更是可以在短時(shí)間內(nèi)完成，大大地提高了醫(yī)院檔案管理的時(shí)效性[1]。

（3）共享性特征。數(shù)字化醫(yī)院檔案管理工作一舉打破了傳統(tǒng)管理工作中的諸多局限性，通過(guò)數(shù)字化平臺(tái)不僅實(shí)現(xiàn)了對(duì)檔案的傳輸與共享，還實(shí)現(xiàn)對(duì)原始檔案充分的保護(hù)。

2 醫(yī)院數(shù)字化檔案管理工作中存在的問(wèn)題

（1）檔案管理模式相對(duì)落后。當(dāng)前形勢(shì)下，在醫(yī)院檔案管理工作中，其檔案信息主要是單純地通過(guò)計(jì)算機(jī)進(jìn)行檔案資料的錄入，且查詢(xún)功能相對(duì)單一。比如：無(wú)法進(jìn)行人工智能搜索和大數(shù)據(jù)的篩選等，這些問(wèn)題的出現(xiàn)導(dǎo)致了檔案信息需要者在查詢(xún)相關(guān)信息的過(guò)程中，在以耗費(fèi)了大量時(shí)間的代價(jià)下才能獲得有價(jià)值的信息。除此之外，在對(duì)醫(yī)院檔案的收集和整理過(guò)程中，依然是以人工收集為主，使得醫(yī)院投入了大量的人力資源，而且還難以保證所收集的檔案資料是否具備準(zhǔn)確性和完整性，導(dǎo)致相關(guān)人員在查詢(xún)檔案的過(guò)程中還是難以及時(shí)地找到所需要的資料，阻礙了醫(yī)院檔案管理工作效率的提升。不僅如此，數(shù)字化檔案管理工作依然沒(méi)有對(duì)醫(yī)院各項(xiàng)工作的開(kāi)展產(chǎn)生直觀(guān)的效應(yīng)，但這一問(wèn)題的出現(xiàn)依然沒(méi)有引起醫(yī)院管理人員的重視，這種主觀(guān)意識(shí)上的忽略導(dǎo)致醫(yī)院檔案管理在不斷發(fā)展的過(guò)程中總是困難重重，從而使得醫(yī)院檔案管理工作出現(xiàn)了遺失、損壞等的現(xiàn)象，這些都是間接導(dǎo)致醫(yī)院在可持續(xù)發(fā)展過(guò)程中的不良因素。

（2）檔案管理人員意識(shí)低下。醫(yī)院檔案管理工作作為后勤保障類(lèi)工作，隨著醫(yī)療改革體制的不斷深入，醫(yī)院中的公益性質(zhì)逐漸被削弱，經(jīng)濟(jì)效益與社會(huì)效益的實(shí)現(xiàn)成為醫(yī)院在發(fā)展過(guò)中的主要方向，而醫(yī)院更是將一些重要的資源投入到了設(shè)施設(shè)備、醫(yī)療服務(wù)和吸引人才等的方面，使得檔案管理工作處于了靠后的尷尬境地中。此外，醫(yī)院中的管理人員也沒(méi)有充分認(rèn)識(shí)到數(shù)字化檔案管理工作對(duì)醫(yī)院長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展的重要性，導(dǎo)致數(shù)字化檔案管理工作的進(jìn)程十分緩慢，而在一少部分的醫(yī)院中依然是以紙質(zhì)管理模式為主，這一傳統(tǒng)的管理方式很顯然不能滿(mǎn)足時(shí)代發(fā)展的基本要求了。

（3）數(shù)字化建設(shè)制度滯后。醫(yī)院檔案管理工作是醫(yī)院工作人員在長(zhǎng)期的社會(huì)活動(dòng)中積累和保存下來(lái)的歷史資料，其中主要包括醫(yī)院的整體規(guī)劃與建設(shè)、各項(xiàng)財(cái)務(wù)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)以及各類(lèi)黨建工作等等。誠(chéng)然，由于傳統(tǒng)檔案管理工作中粗放型的管理模式，導(dǎo)致檔案管理工作數(shù)字化建設(shè)的制度并不完善，檔案信息錯(cuò)誤、遺失與損毀、私自篡改等地問(wèn)題屢見(jiàn)不鮮，而在出現(xiàn)問(wèn)題的時(shí)候更是推諉扯皮，難以將責(zé)任落實(shí)到人，大大的阻礙了醫(yī)院數(shù)字化檔案管理工作的建設(shè)[2]。

3 醫(yī)院檔案管理數(shù)字化建設(shè)的具體路徑

（1）摒棄傳統(tǒng)管理模式桎梏。在醫(yī)院檔案管理數(shù)字建設(shè)的路徑中，需要醫(yī)院將各部門(mén)工作環(huán)節(jié)產(chǎn)生的流程統(tǒng)一納入到檔案數(shù)字化檔案管理體系中，并能分類(lèi)對(duì)其進(jìn)行保管與存放，穩(wěn)步推進(jìn)醫(yī)院檔案管理工作的數(shù)字化建設(shè)。在這一過(guò)程中，要摒棄傳統(tǒng)管理模式桎梏，要及時(shí)更新計(jì)算機(jī)中的軟件與硬件設(shè)施，并能聘請(qǐng)專(zhuān)業(yè)的人員對(duì)出現(xiàn)的問(wèn)題予以?xún)?yōu)化和解決，以此來(lái)提高醫(yī)院數(shù)字化檔案管理工作的質(zhì)量和效率。

（2）增強(qiáng)管理工作人員意識(shí)。醫(yī)院數(shù)字化檔案管理工作的建設(shè)也存在著設(shè)備運(yùn)行安全和網(wǎng)絡(luò)運(yùn)行安全等方面的問(wèn)題，因此在醫(yī)院檔案管理數(shù)字化的建設(shè)過(guò)程中，應(yīng)綜合考慮病毒的侵入以及文件損壞等現(xiàn)象的產(chǎn)生，同時(shí)做好充足的備份工作也是同等重要的。在信息的共享方面，還應(yīng)當(dāng)建立起規(guī)范化的使用制度，根據(jù)信息需要者的級(jí)別劃定使用權(quán)限，保護(hù)檔案數(shù)據(jù)的安全性。而要想實(shí)現(xiàn)這一目的，還需要醫(yī)院檔案管理者不斷增強(qiáng)法律意識(shí)，進(jìn)而實(shí)現(xiàn)數(shù)字化檔案管理工作的長(zhǎng)效機(jī)制，提高檔案管理工作的利用效率，為數(shù)字化檔案管理工作的推動(dòng)提供有力依據(jù)。

（3）完善數(shù)字化管理工作制度。醫(yī)院檔案管理數(shù)字化建設(shè)離不開(kāi)制度的保障。①依據(jù)檔案管理工作的實(shí)際情況和管理水平靈活調(diào)整檔案管理制度，廢除一些傳統(tǒng)管理制度，增加一些與時(shí)俱進(jìn)的新規(guī)定。②加強(qiáng)檔案管理的安全監(jiān)督力度，嚴(yán)格按照相關(guān)要求審查檔案管理運(yùn)行環(huán)境，加強(qiáng)網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)保護(hù)，減少和降低由于網(wǎng)絡(luò)病毒導(dǎo)致的檔案數(shù)據(jù)丟失，保證檔案信息的安全性和完整性。③嚴(yán)格貫徹與落實(shí)數(shù)字化管理工作制度，防止人為因素導(dǎo)致的檔案信息泄露。

4 結(jié)束語(yǔ)

醫(yī)院檔案管理的數(shù)字化建設(shè)應(yīng)當(dāng)適應(yīng)時(shí)代發(fā)展的基本要求，并能結(jié)合檔案管理工作的實(shí)際情況對(duì)其做出相應(yīng)調(diào)整與改進(jìn)，摒棄傳統(tǒng)管理模式桎梏、增強(qiáng)管理工作人員意識(shí)、完善數(shù)字化管理工作制度，不斷提高醫(yī)院數(shù)字化管理的效率和質(zhì)量。