淺談普通高校招生工作信息化

熊佳俊

（湖南大學(xué) 湖南·長(zhǎng)沙 410082）

早在20世紀(jì)70年代麻省理工學(xué)院就首先提出E-campus的計(jì)劃[1]，在我國(guó)2019年教育部關(guān)于印發(fā)《教育信息化2.0行動(dòng)計(jì)劃》的通知中也明確提出，“到2022年基本實(shí)現(xiàn)‘三全兩高一大’的發(fā)展目標(biāo)，即教學(xué)應(yīng)用覆蓋全體教師、學(xué)習(xí)應(yīng)用覆蓋全體適齡學(xué)生、數(shù)字校園建設(shè)覆蓋全體學(xué)校，信息化應(yīng)用水平和師生信息素養(yǎng)普遍提高，建成‘互聯(lián)網(wǎng)+教育’大平臺(tái)，推動(dòng)從教育專用資源向教育大資源轉(zhuǎn)變、從提升師生信息技術(shù)應(yīng)用能力向全面提升其信息素養(yǎng)轉(zhuǎn)變、從融合應(yīng)用向創(chuàng)新發(fā)展轉(zhuǎn)變，努力構(gòu)建‘互聯(lián)網(wǎng)+’條件下的人才培養(yǎng)新模式、發(fā)展基于互聯(lián)網(wǎng)的教育服務(wù)新模式、探索信息時(shí)代教育治理新模式?！盵2]21世紀(jì)以來(lái)我國(guó)高等教育事業(yè)改革不斷深入，各高校招生規(guī)模及類型也隨之?dāng)U大，大量的數(shù)據(jù)采集、統(tǒng)計(jì)、處理、分析及研判等實(shí)際需求也反逼各高校加快招生工作信息化。加上突發(fā)的公共衛(wèi)生事件、各省陸續(xù)開展的高考改革等因素影響，如何合理有效地利用計(jì)算機(jī)大數(shù)據(jù)技術(shù)及新媒體手段加強(qiáng)日常招生考試管理及招生宣傳工作已成為各高校必須進(jìn)行研究的課題。

1 招生工作信息化面臨的問(wèn)題

1.1 數(shù)據(jù)利用不夠充分，數(shù)據(jù)交互屏障重重

2000年起，教育部在全國(guó)高校招生工作中推行網(wǎng)上錄取工作。至2003年，全國(guó)普通高校招生全部實(shí)現(xiàn)網(wǎng)上錄取。網(wǎng)上錄取工作雖已實(shí)行近20年，但各高校從“院校子系統(tǒng)”所獲取的數(shù)據(jù)少說(shuō)也有幾十項(xiàng)數(shù)據(jù)文件，通過(guò)各高校自主處理才能勉強(qiáng)獲取考生的一些基本信息，同時(shí)還存在不同省份字段不統(tǒng)一、數(shù)據(jù)文件不完整、數(shù)據(jù)量龐大等各種問(wèn)題。高校費(fèi)了九牛二虎之力也僅能通過(guò)公式算出一些“第一志愿報(bào)考率”“第一志愿錄取率”“調(diào)劑率”等基本數(shù)據(jù)，而由于字段的不統(tǒng)一還極容易出現(xiàn)偏差。想要將這些數(shù)據(jù)與招生專業(yè)設(shè)置、招生計(jì)劃動(dòng)態(tài)調(diào)整、各專業(yè)就業(yè)率等進(jìn)行交叉分析更是難上加難。

高校的招生人數(shù)、專業(yè)設(shè)置、生源人數(shù)、學(xué)生成績(jī)等招生數(shù)據(jù)構(gòu)成數(shù)據(jù)子集，這些數(shù)據(jù)子集來(lái)源不同，數(shù)據(jù)口徑不一，模態(tài)千差萬(wàn)別，形成了海量異構(gòu)數(shù)據(jù)。[3]招生工作涉及的數(shù)據(jù)并不是扁平的，而是立體多維的，錄取的每一位考生都帶著身份、家庭、行為等多維度信息，每一個(gè)維度又包含了不計(jì)其數(shù)的具體信息。招生部門是高校學(xué)生信息采集的源頭，學(xué)校各部門、工作各環(huán)節(jié)的信息資源溝通成為又一大難題，各部門需要的數(shù)據(jù)往往需要通過(guò)若干個(gè)表格進(jìn)行轉(zhuǎn)換，才能進(jìn)行傳遞和流轉(zhuǎn)。招生信息化無(wú)意中形成“信息孤島”，同時(shí)加重了工作人員的負(fù)擔(dān)，如何破除各類屏障實(shí)現(xiàn)信息順暢的流動(dòng)，是做好招生工作信息化的關(guān)鍵一環(huán)。

1.2 個(gè)性化處理較煩瑣，精準(zhǔn)信息服務(wù)困難

招生工作涉及的信息化處理大多為招生考試、錄取、宣傳等其他日常工作產(chǎn)生的各類數(shù)據(jù)，主要以數(shù)字、文字和圖像為主。原始數(shù)據(jù)采集的工作量極大，例如招生考試中涉及報(bào)名信息、初審信息、考場(chǎng)信息、各類名單等，動(dòng)輒成百上千，同時(shí)須保證數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性和規(guī)范性。原始數(shù)據(jù)的采集仍然以人工錄入核對(duì)為主，除紙質(zhì)材料外多以EXCEL文件為載體，要想從中選取某個(gè)地區(qū)或者某個(gè)高中的數(shù)據(jù)僅能通過(guò)較低級(jí)的表格排序及篩選進(jìn)行，而往往在實(shí)際工作中，單個(gè)EXCEL表格并不能提供一項(xiàng)工作內(nèi)容所需的全部信息，跨表格進(jìn)行排序、篩選、粘貼、核對(duì)為招生工作帶來(lái)不小的麻煩。

在招生宣傳工作中，無(wú)論是對(duì)于高校精準(zhǔn)把控優(yōu)質(zhì)生源信息的還是社會(huì)對(duì)于深入了解高校和專業(yè)的需求，都需要大量的數(shù)據(jù)支持。雖然在突發(fā)公共衛(wèi)生事件的推動(dòng)下，各高校已非常重視此類數(shù)據(jù)的挖掘、整理及分析，但此類數(shù)據(jù)在利用的過(guò)程中暴露出各種問(wèn)題。例如，高校如需統(tǒng)計(jì)匯總?cè)珖?guó)各省優(yōu)質(zhì)生源高中相關(guān)信息就必須整理出考生信息、考生分?jǐn)?shù)、生源省份、生源高中、高中信息等若干關(guān)鍵字段，而這些字段往往不存在于一個(gè)EXCEL文件當(dāng)中，反復(fù)的篩選、匯總和比對(duì)讓招生人員苦不堪言。切換到考生及家長(zhǎng)的角度亦是如此，高校統(tǒng)計(jì)的對(duì)于各省份各專業(yè)的歷年錄取分?jǐn)?shù)、各專業(yè)的學(xué)科實(shí)力、歷年的升學(xué)及就業(yè)情況等重要數(shù)據(jù)都沒(méi)有可以方便快捷且直觀地傳遞到考生及家長(zhǎng)的信息途徑。

1.3 招生隊(duì)伍專業(yè)化難，人力物力難以保障

教育部曾發(fā)文對(duì)高校輔導(dǎo)員職業(yè)化、專業(yè)化、專家化作出明確要求，這也同樣適用于招生部門。招生部門雖為學(xué)校行政教輔崗位，但其與高校就業(yè)部門同守兩扇門，即“人才入口”與“人才出口”，對(duì)于高校采光剖璞和學(xué)生擇良而棲發(fā)揮著不可替代的作用。招生工作有著社會(huì)性、穩(wěn)定性、專業(yè)性、長(zhǎng)期性等特征，一位行政人員從接觸到熟悉招生全流程工作往往需要一到兩年時(shí)間，要做到心中有譜且“承上啟下”更是需要大量的實(shí)踐和積累。如果這一崗位的流動(dòng)性和臨時(shí)性過(guò)高則高校的招生工作難免出現(xiàn)紕漏，而需長(zhǎng)期推動(dòng)的工作也難以往前。

除了人以外，招生工作需用到的物也是底層地基，就拿招生工作信息化這一項(xiàng)來(lái)說(shuō)，一個(gè)完善的信息管理系統(tǒng)不可或缺。在大數(shù)據(jù)時(shí)代背景下，招生信息化在公共衛(wèi)生事件的催化下迅猛發(fā)展，各類科技公司及自媒體如雨后春筍，令各高校有喜有憂。一方面各類乙方為高校提供了五花八門的解決方案，招生系統(tǒng)、錄取系統(tǒng)、考試系統(tǒng)層出不窮，另一方面難以有一個(gè)完備的方案能一站式滿足高校的所有需求，而各高校原有的系統(tǒng)在新形勢(shì)下已難以適應(yīng)招生工作的開展。因此，建立一套符合高校自身實(shí)際同時(shí)可以與各類全國(guó)高校招生錄取、考試系統(tǒng)、網(wǎng)站無(wú)縫銜接；能夠?qū)崿F(xiàn)招生考試各項(xiàng)功能又能與校內(nèi)一網(wǎng)通辦進(jìn)行數(shù)據(jù)流轉(zhuǎn)并進(jìn)行各類數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)、匯總及分析的高校招生信息管理系統(tǒng)是高校的迫切需要。

2 招生工作信息化工作的建議

2.1 加強(qiáng)數(shù)據(jù)挖掘，構(gòu)建“招生記憶”

對(duì)于招生相關(guān)數(shù)據(jù)的深入挖掘，為的是建立一種“招生記憶”，相信從事招生工作的同仁在自己的電腦里或者外接設(shè)備中都有一個(gè)巨大的數(shù)據(jù)庫(kù)，里面存儲(chǔ)了歷年的招生工作相關(guān)數(shù)據(jù)。較其他崗位工作數(shù)據(jù)不同的是，不論這些數(shù)據(jù)的年份有多么久遠(yuǎn)，這些數(shù)據(jù)往往在日常工作中都會(huì)被重新翻出來(lái)進(jìn)行參考，這也體現(xiàn)了招生工作的延續(xù)性。然而面對(duì)這么龐大的數(shù)據(jù)庫(kù)，我們應(yīng)該做的就是“挖掘”。

首先，從目前的數(shù)據(jù)采集工作看來(lái)，高校招生工作數(shù)據(jù)大多是橫向的信息收集，縱向上的數(shù)據(jù)挖掘還有所欠缺。高校從全國(guó)統(tǒng)一的平臺(tái)上獲取數(shù)據(jù)后基本只做片面的數(shù)據(jù)分析，而沒(méi)有本著“以生為本”的原則就考生本身的特征進(jìn)行挖掘。例如，不同地域、不同招生類別的考生所具備的不同家庭背景、志愿構(gòu)成、考生特征、就業(yè)觀念、升學(xué)期望等，這些對(duì)于高校招生專業(yè)設(shè)置、在不同省份投放不同專業(yè)的招生計(jì)劃及提升生源質(zhì)量都有不可忽視的作用。

其次，想要達(dá)到預(yù)設(shè)的招生目標(biāo)，鑒于多種招生類別和考核形勢(shì)，招生工作人員務(wù)必做好大量的準(zhǔn)備工作，提前做好規(guī)劃，而規(guī)劃的依據(jù)就是招生部門在工作中搜集的各類數(shù)據(jù)。例如，每一年高校在編制分省分專業(yè)計(jì)劃的時(shí)候勢(shì)必會(huì)將往年的計(jì)劃編制情況拿出來(lái)進(jìn)行參考，“記憶”便在此重現(xiàn)。一般來(lái)說(shuō)，高校在編制招生計(jì)劃時(shí)，除了要考慮國(guó)家政策及文件要求，更要考慮前一年的招生情況，不斷將去年的招生結(jié)果進(jìn)行分析，除了各個(gè)省份不同的經(jīng)濟(jì)發(fā)展水平還有考生專業(yè)偏好，錄取考生就業(yè)前景等各類因素進(jìn)行綜合考慮。而高校的人才培養(yǎng)包括招生—培養(yǎng)—就業(yè)三個(gè)環(huán)節(jié)，就業(yè)市場(chǎng)數(shù)據(jù)的變化往往預(yù)示著社會(huì)對(duì)人才需求的變化，高校招生專業(yè)及計(jì)劃的具體設(shè)置則需要通過(guò)研究就業(yè)數(shù)據(jù)進(jìn)行優(yōu)化，通過(guò)數(shù)據(jù)挖掘，高?？梢愿咝А⒏茖W(xué)、更精準(zhǔn)地進(jìn)行計(jì)劃投放，從而獲得更優(yōu)質(zhì)的目標(biāo)生源。

2.2 優(yōu)化信息管理，服務(wù)精準(zhǔn)招生

很多高校在數(shù)據(jù)的存儲(chǔ)和管理上過(guò)于人工化、本地化，缺少智能化、信息化，相關(guān)數(shù)據(jù)及信息都存儲(chǔ)于本地文件而不在云端，無(wú)法做到隨用隨取。特別對(duì)于招生宣傳工作來(lái)說(shuō)，能夠隨時(shí)隨地獲取特定地域、高中、年份、類別的考生信息等招生數(shù)據(jù)無(wú)疑為加強(qiáng)宣傳效果進(jìn)行賦能。

首先，原始數(shù)據(jù)采集后需進(jìn)行核對(duì)、分類、關(guān)聯(lián)并匯總，原本扁平的數(shù)據(jù)表應(yīng)根據(jù)預(yù)設(shè)的具體工作需要進(jìn)行劃分和切割，將大而全的數(shù)據(jù)進(jìn)行模塊化。例如，根據(jù)日常工作較頻繁涉及到的生源地、計(jì)劃類別、錄取專業(yè)、考生特征等字段，進(jìn)行預(yù)處理，將龐大的數(shù)據(jù)庫(kù)分割成含有若干字段的小型數(shù)據(jù)表。而建有招生管理系統(tǒng)的高校則應(yīng)將數(shù)據(jù)所含字段與本校系統(tǒng)內(nèi)字段一一對(duì)應(yīng)，方便隨時(shí)從數(shù)據(jù)庫(kù)中調(diào)取。

其次，著眼于考生個(gè)性化報(bào)考需求，高校可利用數(shù)據(jù)挖掘的結(jié)果對(duì)目標(biāo)人群及目標(biāo)內(nèi)容進(jìn)行精準(zhǔn)管理。通過(guò)高校招生宣傳信息化及大數(shù)據(jù)的廣泛應(yīng)用，高?？梢愿泳珳?zhǔn)地通過(guò)官方網(wǎng)站、微信公眾號(hào)、報(bào)考指南、新媒體等途徑進(jìn)行數(shù)據(jù)傳輸。對(duì)于考生及家長(zhǎng)關(guān)注度高的內(nèi)容進(jìn)行重點(diǎn)優(yōu)化及完善，對(duì)于關(guān)注度相對(duì)較低的內(nèi)容進(jìn)行創(chuàng)新和提升，而對(duì)于受眾迫于了解而高校缺少的內(nèi)容進(jìn)行及時(shí)補(bǔ)充和更新。

2.3 提升隊(duì)伍水平，建全招生系統(tǒng)

招生工作的延續(xù)性、科學(xué)性、嚴(yán)謹(jǐn)性決定了從事招生工作需要具備較高的專業(yè)素養(yǎng)和業(yè)務(wù)能力，隊(duì)伍建設(shè)從一定程度上決定了招生工作是否能夠安置按量完成。而硬件建設(shè)和人才建設(shè)一樣是做好招生工作信息化的決定性因素，高校能否按照自身實(shí)際需求建設(shè)一個(gè)全覆蓋的招生管理系統(tǒng)是決定招生工作信息化的成敗之關(guān)鍵。

首先，隊(duì)伍建設(shè)是重中之重，一個(gè)勇于挑戰(zhàn)，善于學(xué)習(xí)的招生工作隊(duì)伍是做好招生工作信息化的基本條件，如果畏于新設(shè)備、新技術(shù)，信息化的進(jìn)程將無(wú)法推進(jìn)。高校要建立和招生工作信息化相關(guān)的培訓(xùn)、考核和管理制度，堅(jiān)持用專業(yè)的人做專業(yè)的事，保證招生工作隊(duì)伍的職業(yè)化、專業(yè)化和專家化。

其次，做好本校招生管理系統(tǒng)建設(shè)和開發(fā)。猶如世界上沒(méi)有兩片一模一樣的葉子，各高校招生工作的實(shí)際也不盡相同，盡管市面上同類型的管理系統(tǒng)層出不窮，唯有貼合高校招生實(shí)際才能最大程度實(shí)現(xiàn)招生工作信息化。一是要貼合高校實(shí)際招生工作需求，分析數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)，設(shè)計(jì)萬(wàn)能導(dǎo)入模板，目標(biāo)是為了簡(jiǎn)化繁雜的人工數(shù)據(jù)處理。將不同平臺(tái)、系統(tǒng)的數(shù)據(jù)簡(jiǎn)單化、一致化才能破除數(shù)據(jù)流轉(zhuǎn)之屏障，做到數(shù)據(jù)模塊化、條目化才能服務(wù)于精準(zhǔn)招生之目標(biāo)。二是要符合國(guó)家及高校的招生政策及文件要求，全流程、全方位服務(wù)于高校招生工作。將系統(tǒng)劃分為業(yè)務(wù)板塊和數(shù)據(jù)板塊，既能實(shí)現(xiàn)新形勢(shì)下高校招生考試需求又具備高效的數(shù)據(jù)分析能力，通過(guò)各類招生模型為招生專業(yè)設(shè)置、招生計(jì)劃調(diào)整乃至于招生政策制定服務(wù)。

3 總結(jié)

在當(dāng)前，高校的招生工作信息化還存在許多方面的問(wèn)題，如何破除數(shù)據(jù)壁壘，開展精準(zhǔn)信息服務(wù)以及建立健全招生信息化工作體系值得我們繼續(xù)研究，高校應(yīng)繼續(xù)探索招生工作信息化模式，積極推進(jìn)招生信息管理系統(tǒng)建設(shè)，提高信息化水平，進(jìn)而實(shí)現(xiàn)高校招生工作信息化全覆蓋。