董宇軒 趙 瑋
(湖北經(jīng)濟(jì)學(xué)院會(huì)計(jì)學(xué)院,湖北 武漢 430205)
現(xiàn)代信息技術(shù)的發(fā)展十分迅速,我國(guó)大小企業(yè)已經(jīng)廣泛地使用ERP軟件,在企業(yè)管理中已經(jīng)成為了不可替代的一項(xiàng)技術(shù)。ERP技術(shù)的應(yīng)用和推廣開(kāi)拓了企業(yè)管理的思路,為大部分企業(yè)都提供了科學(xué)并且高效的管理流程,同時(shí)還為管理者在如何做決策上提供了強(qiáng)大的支持,使管理的思維和模效率在這個(gè)系統(tǒng)的應(yīng)用中得到不斷的優(yōu)化和改善。其中最顯著的就是企業(yè)財(cái)務(wù)管理發(fā)生了一些根本的變化,系統(tǒng)不僅把財(cái)務(wù)和其他各行各業(yè)的環(huán)節(jié)連接起來(lái),通過(guò)統(tǒng)一的管理平臺(tái),已經(jīng)實(shí)現(xiàn)了企業(yè)很多內(nèi)外資源的共享,包括另一些方面庫(kù)存管理和成本管理等也得到了很大的提升。公司收入提高,成本降低,資源優(yōu)化,在目前國(guó)內(nèi)企業(yè)的情況下,由于大多數(shù)企業(yè)管理落后,受自身?xiàng)l件等諸多因素的制約,然而,ERP在實(shí)際應(yīng)用問(wèn)題還是層出不窮,特別是在對(duì)于財(cái)務(wù)管理的應(yīng)用中,依舊被問(wèn)題影響從而不能發(fā)揮最大的作用。我國(guó)對(duì)ERP系統(tǒng)的應(yīng)用還處在一種剛剛起步、很多不足的階段,所以在企業(yè)的實(shí)施過(guò)程中,如果存在著在軟件選擇了解不充分、盲目去選擇,所需要承擔(dān)的風(fēng)險(xiǎn)也認(rèn)識(shí)不足、忽視企業(yè)人員培訓(xùn)及素質(zhì)提高等諸多問(wèn)題,企業(yè)的成功實(shí)施還是遙不可及的。企業(yè)應(yīng)該提高對(duì)ERP精準(zhǔn)的認(rèn)識(shí),全面提高財(cái)務(wù)人員各方面的素質(zhì),并且根據(jù)自身企業(yè)的特點(diǎn)和存在的弱點(diǎn),明確自己適合什么樣的ERP產(chǎn)品才去合理選擇,從而適應(yīng)企業(yè)在財(cái)務(wù)管理中需要達(dá)到的水平。
(1)ERP的基本概念
ERP系統(tǒng)是企業(yè)資源計(jì)劃 (Enterprise Resource Planning) 的簡(jiǎn)稱(chēng),是指在現(xiàn)代信息技術(shù)基礎(chǔ)上,去結(jié)合信息技術(shù)和先進(jìn)的管理思想,用一種系統(tǒng)化的思想,為企業(yè)員工和管理者們?nèi)ヌ峁Q策的管理平臺(tái)。它是從MRP(物料需求計(jì)劃)進(jìn)一步發(fā)展來(lái)的新的集成化管理信息系統(tǒng),進(jìn)一步擴(kuò)展了MRP的功能,核心思想變成了供應(yīng)鏈管理。并且打破了傳統(tǒng)企業(yè)的規(guī)定,從供應(yīng)鏈的范圍方面入手對(duì)整個(gè)企業(yè)的資源和運(yùn)作模式等都進(jìn)行了一系列的有效優(yōu)化,良好的反映了在企業(yè)合理調(diào)配資源的市場(chǎng)上有哪些進(jìn)一步要求。對(duì)企業(yè)去完善業(yè)務(wù)流程和提高企業(yè)競(jìng)爭(zhēng)力等方面也發(fā)揮了不可或缺作用。ERP系統(tǒng)代表的不單單是一個(gè)普通的軟件,重中之重是它代表了企業(yè)一個(gè)先進(jìn)的、高度發(fā)展有效的一種管理思想,很多企業(yè)更好的讓本身?yè)碛械膬?nèi)部資源和相關(guān)的外部資源的得到完美結(jié)合。財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)是指企業(yè)運(yùn)用各種各樣的方式方法從銀行或者發(fā)行債券、股票等方式從外部籌集大量的錢(qián),使得企業(yè)負(fù)債壓力大,如果管理者決策失誤,就會(huì)造成沒(méi)有資金還錢(qián)或者無(wú)法保證盈利,無(wú)法保障股東的利益分紅,和企業(yè)償債能力的大小也是息息相關(guān)的。
(2)ERP的基本原理
ERP與信息技術(shù)科技的飛速發(fā)展緊密連在一起。用戶(hù)對(duì)系統(tǒng)有了更強(qiáng)的主動(dòng)性。單單作為基于計(jì)算機(jī)的管理功能軟件來(lái)看,它早就已經(jīng)超越了MRP Ⅱ,與MRP Ⅱ相比較,ERP不僅延伸了管理等方面功能,而且還進(jìn)一步接受了最新的計(jì)算機(jī)技術(shù),例如像用戶(hù)自定義應(yīng)用領(lǐng)域方面的進(jìn)一步擴(kuò)展、人工智能、仿真技術(shù)等。
中國(guó)改革開(kāi)放以來(lái)通過(guò)不斷發(fā)展,國(guó)內(nèi)企業(yè)對(duì)信息技術(shù)的需求也逐漸深入,國(guó)外的ERP產(chǎn)品不斷進(jìn)入中國(guó)市場(chǎng),越來(lái)越多的企業(yè)開(kāi)始付諸實(shí)踐。沈陽(yáng)第一機(jī)床引進(jìn)了德國(guó)工程協(xié)會(huì)迄今為止的第一款MRP I軟件,中國(guó)ERP系統(tǒng)的發(fā)展已經(jīng)經(jīng)歷了30多年,不僅ERP產(chǎn)品得到了不斷發(fā)展,科技技術(shù)也進(jìn)一步成熟,很多制造企業(yè)、還有一些咨詢(xún)公司等的服務(wù)和能力也在快速發(fā)展和更新。ERP系統(tǒng)正逐步被越來(lái)越多的企業(yè)所采用,其中包括一些成功的案例:中國(guó)石油已經(jīng)走出國(guó)門(mén),在全球?qū)嵤┦褪こ坛邪?xiàng)目的綜合性專(zhuān)業(yè)公司將ERP財(cái)務(wù)管理系統(tǒng)正式推廣和實(shí)施,這個(gè)系統(tǒng)也成功投入運(yùn)行。在項(xiàng)目啟動(dòng)初期,已在國(guó)內(nèi)5家企業(yè)成功實(shí)施,并于2002年開(kāi)始在海外項(xiàng)目點(diǎn)融資,自2005年7月起,該項(xiàng)目已在16個(gè)國(guó)家進(jìn)行了調(diào)研,結(jié)果顯示,2007年國(guó)內(nèi)企業(yè)使用的ERP軟件品牌分布情況中,Oracle占22%,SAP占17.8%,用友和金蝶的市場(chǎng)份額分別為10%和7.1%。由此可見(jiàn),進(jìn)口知名的ERP品牌仍然處于非常領(lǐng)先的地位。我國(guó)企業(yè)資源計(jì)劃生產(chǎn)企業(yè)應(yīng)該更加注重如何去應(yīng)對(duì)國(guó)外產(chǎn)品的競(jìng)爭(zhēng),怎樣才能尋求一條長(zhǎng)期的發(fā)展道路,雖然ERP已逐漸被越來(lái)越多的企業(yè)和大眾所認(rèn)可,其在國(guó)內(nèi)企業(yè)的實(shí)施帶來(lái)總體影響并不是特別令人滿(mǎn)意。
ERP系統(tǒng)的出現(xiàn)與符合計(jì)算機(jī)技術(shù)的飛速發(fā)展,還有經(jīng)濟(jì)全球化等因素是密不可分的。它是全球經(jīng)濟(jì)擴(kuò)張和高新技術(shù)快速發(fā)展的產(chǎn)物,是為了滿(mǎn)足跨國(guó)公司快速擴(kuò)張的需要。因?yàn)槲覈?guó)絕大多數(shù)企業(yè)并沒(méi)有建立完善統(tǒng)一的管理模式,管理方式也十分隨意,同時(shí)內(nèi)部規(guī)章制度也沒(méi)有完善,甚至連基本會(huì)計(jì)流程都不是很清楚,基礎(chǔ)財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)監(jiān)管不到位,業(yè)務(wù)流程處理也十分混亂,導(dǎo)致很多看似簡(jiǎn)單的財(cái)務(wù)管理數(shù)據(jù)在來(lái)源上的真實(shí)性、有效性、及時(shí)性上都不能被保證,不能滿(mǎn)足會(huì)計(jì)系統(tǒng)的基本原則。在多個(gè)方面沒(méi)有相對(duì)合理的管理,例如:財(cái)務(wù)分析、成本分析、資金流動(dòng)走向、庫(kù)存管理方式等多個(gè)方面都不夠完善。同時(shí)國(guó)內(nèi)很多中小企業(yè)由于沒(méi)有實(shí)施ERP的經(jīng)驗(yàn),更加不會(huì)有數(shù)據(jù)交換和財(cái)務(wù)等系統(tǒng)。盲目的認(rèn)為通過(guò)ERP系統(tǒng)就可以改變公司的現(xiàn)狀,但實(shí)際上他們也不知道公司是否會(huì)有這個(gè)條件和能力,不知道具體需要哪些問(wèn)題,并且如何去解決它。只是完全胡亂借鑒國(guó)外一些成功的小部分案例,不合理的引進(jìn)進(jìn)口軟件等一系列原因,瘋狂投入資金,缺乏有序的實(shí)施方案應(yīng)用于整個(gè)過(guò)程。如果ERP系統(tǒng)開(kāi)始運(yùn)作,一系列問(wèn)題就體現(xiàn)出來(lái)了。ERP系統(tǒng)無(wú)法控制并準(zhǔn)確實(shí)施最初的業(yè)務(wù)流程,與財(cái)務(wù)相關(guān)聯(lián)的業(yè)務(wù)活動(dòng)之間根本無(wú)法相互融合和協(xié)調(diào),從而導(dǎo)致ERP系統(tǒng)功能失效,無(wú)法發(fā)揮作用,也導(dǎo)致公司難以實(shí)現(xiàn)預(yù)期效果。相反,由于嚴(yán)格遵守一套軟件流程,企業(yè)管理處于更加混亂的局面。
在我們準(zhǔn)備引入ERP系統(tǒng)軟件時(shí),第一步要考慮的問(wèn)題是購(gòu)買(mǎi)什么軟件。國(guó)產(chǎn)軟件或者進(jìn)口軟件,市場(chǎng)上的ERP軟件數(shù)不勝數(shù),究竟是什么適合我們呢?目前國(guó)內(nèi)的企業(yè)開(kāi)發(fā)的ERP系統(tǒng)軟件在各個(gè)方面都不完善,缺乏有深入的調(diào)查和分析,所以運(yùn)用起來(lái)會(huì)覺(jué)得并不是那么的得心應(yīng)手。雖然國(guó)外的軟件在性能上比國(guó)內(nèi)的全面很多,但同時(shí)存在如何適應(yīng)中國(guó)企業(yè)的問(wèn)題,國(guó)內(nèi)外企業(yè)引進(jìn)的通用ERP并不能夠適應(yīng)企業(yè)實(shí)際工作情況,后續(xù)研發(fā)的范圍也很廣,工作量十分大,曾經(jīng)就有某化妝品行業(yè)著名公司和聯(lián)想集成簽訂了ERP合同。由于一系列原因最基礎(chǔ)的東西都沒(méi)有辦法運(yùn)作,然后可想而知失敗了。其實(shí)對(duì)企業(yè)來(lái)說(shuō)是十分得不償失的。
財(cái)務(wù)管理系統(tǒng)和傳統(tǒng)財(cái)務(wù)軟件最大的區(qū)別在于ERP是否能夠成功實(shí)現(xiàn)資金流與物流的同步,其中最基礎(chǔ)的核心管理思想就是集成為一體化管理。這種集成可以消除公司內(nèi)部各部門(mén)之間的信息鴻溝,防止信息孤島的形成,由于是一個(gè)非常全面綜合的管理平臺(tái),所以可以在各個(gè)業(yè)務(wù)領(lǐng)域之間自如進(jìn)行轉(zhuǎn)換和傳播信心,財(cái)務(wù)人員可以方便地交換業(yè)務(wù)信息,ERP系統(tǒng)將企業(yè)清晰地劃分為幾個(gè)業(yè)務(wù)流程,每個(gè)業(yè)務(wù)流程都明確地定義了自己的權(quán)利和責(zé)任,同時(shí)通過(guò)信息共享,形成了跨各個(gè)業(yè)務(wù)節(jié)點(diǎn)的無(wú)縫連接,軟件本身的成熟并不意味著它所包含的管理理論在實(shí)踐中得到了應(yīng)用,其思想和技術(shù)的完美結(jié)合帶來(lái)的優(yōu)勢(shì),無(wú)法在大多數(shù)企業(yè)的應(yīng)用中充分得到最大的發(fā)揮。
ERP是否取得成功,還有一點(diǎn)就是人為因素,在實(shí)施ERP系統(tǒng)時(shí),如果沒(méi)有經(jīng)驗(yàn)豐富的系統(tǒng)供應(yīng)商,還只是完全依靠公司內(nèi)部技術(shù)人員,只會(huì)給公司帶來(lái)巨大財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn),很多對(duì)系統(tǒng)的實(shí)施都缺乏經(jīng)驗(yàn),或者對(duì)公司的業(yè)務(wù)流程不是很了解,會(huì)給整個(gè)項(xiàng)目的進(jìn)展帶來(lái)困難。
在一個(gè)企業(yè)里,財(cái)務(wù)人員可以為企業(yè)的決策和戰(zhàn)略管理等提供很多重要信息,財(cái)務(wù)系統(tǒng)對(duì)實(shí)現(xiàn)管理決策的信息化起著十分關(guān)鍵的作用。從一方面來(lái)說(shuō),很多企業(yè)財(cái)務(wù)管理者只會(huì)簡(jiǎn)單的學(xué)習(xí)并了解如何操作網(wǎng)計(jì)算機(jī)系統(tǒng),而不是主動(dòng)地去使用網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)里存在的數(shù)據(jù)。從另一方面來(lái)看,技術(shù)人員根據(jù)公司既定的需求,設(shè)計(jì)、構(gòu)建和維護(hù)系統(tǒng),為公司提供技術(shù)服務(wù)也不能從動(dòng)態(tài)財(cái)務(wù)管理的需求變化中尋找。目前,許多信息技術(shù)水平很高的公司好像主要發(fā)展計(jì)算機(jī)員工,但在這樣的制度下,財(cái)務(wù)管理人員不會(huì)是真正的所有者,制度的實(shí)際效率和有效性也達(dá)不到要求。財(cái)務(wù)管理人員根本沒(méi)有參與到財(cái)務(wù)系統(tǒng)的工作,這個(gè)系統(tǒng)的存在也就沒(méi)了什么意義。因此,財(cái)務(wù)管理人員不應(yīng)該一味盲目依靠系統(tǒng)帶來(lái)的方便,而是應(yīng)該去意識(shí)到自己應(yīng)該是掌握主動(dòng)權(quán)成為領(lǐng)導(dǎo)者,去解決在網(wǎng)絡(luò)財(cái)務(wù)系統(tǒng)運(yùn)用過(guò)程中更好的開(kāi)發(fā)與維護(hù)企業(yè)的發(fā)展。
ERP系統(tǒng)在企業(yè)的運(yùn)用中,遇到的問(wèn)題和本身就存在許多復(fù)雜的因素,導(dǎo)致企業(yè)實(shí)施并不是特別輕松,但其中最主要的原因是普遍對(duì)ERP系統(tǒng)存在著很大誤區(qū),或者說(shuō)是不了解,不清楚這個(gè)系統(tǒng)到底能干什么,也不注重研究不同方面之間到底有什么特點(diǎn),僅僅去生搬硬套別人企業(yè)總結(jié)出來(lái)的經(jīng)驗(yàn)和教訓(xùn),這是十分不理智的。據(jù)前面的分析我們可以知道,不存在對(duì)于所有行業(yè)、無(wú)論大小規(guī)模的企業(yè)都能適用并且運(yùn)用的ERP軟件,所有的實(shí)施企業(yè)必須明確自己需要什么、適合什么才可以,并選擇與之相應(yīng)的ERP軟件產(chǎn)品。
在企業(yè)內(nèi)部,實(shí)際的工作中更加需要投入大量的耐力和精力。企業(yè)相關(guān)的領(lǐng)導(dǎo)更加不能放松警惕,要把ERP當(dāng)做企業(yè)的一大項(xiàng)重點(diǎn)工程來(lái)抓。
由于ERP系統(tǒng)的運(yùn)行離不開(kāi)計(jì)算機(jī)技術(shù)的支持,十分依賴(lài)計(jì)算機(jī)技術(shù)。所以企業(yè)的會(huì)計(jì)人員等在系統(tǒng)運(yùn)作前必須要有相關(guān)的理論知識(shí)和實(shí)操能力,不僅在財(cái)務(wù)信息方面不斷提高自己的水平和知識(shí),計(jì)算機(jī)水平也需要跟上,這樣才能很好的結(jié)合,發(fā)揮出這個(gè)系統(tǒng)存在的意義和價(jià)值。在此期間,會(huì)計(jì)不僅應(yīng)管理會(huì)計(jì)原則,還應(yīng)了解為此目的而整合的工作流程,在實(shí)施ERP的過(guò)程中,我們可以結(jié)合企業(yè)學(xué)習(xí)和個(gè)人創(chuàng)新活動(dòng)學(xué)習(xí),建立各級(jí)學(xué)習(xí)培訓(xùn)體系,營(yíng)造加強(qiáng)對(duì)正常員工學(xué)習(xí)管理、營(yíng)造企業(yè)工作的良好氛圍和環(huán)境,在ERP理論技術(shù)上多多學(xué)習(xí),接受計(jì)算機(jī)使用操作指南、ERP軟件和如何更好的去實(shí)施企業(yè)業(yè)務(wù)管理等多方面的學(xué)習(xí)和培訓(xùn)。企業(yè)資源計(jì)劃可以免除審計(jì)人員復(fù)雜的會(huì)計(jì)核算和費(fèi)用報(bào)銷(xiāo),其職能也可以從會(huì)計(jì)監(jiān)督轉(zhuǎn)向預(yù)測(cè)決策服務(wù);實(shí)施會(huì)計(jì)電算化的關(guān)鍵之一就是提高財(cái)務(wù)人員素質(zhì)完善會(huì)計(jì)人員相關(guān)培訓(xùn)和不斷學(xué)習(xí)的程序,從而能夠更好地為公司帶來(lái)經(jīng)濟(jì)效益。由于歷史和管理體制的原因,人才在企業(yè)中流失嚴(yán)重,因此,在實(shí)施ERP系統(tǒng)時(shí),企業(yè)更應(yīng)當(dāng)保持公司擁有專(zhuān)業(yè)技術(shù)化的團(tuán)隊(duì)和以人為本發(fā)展信念。
由于業(yè)務(wù)流程、管理模型、管理級(jí)別不同的管理系統(tǒng)、行業(yè)、業(yè)務(wù)規(guī)模的不同,信息級(jí)別、人員質(zhì)量等也不同,應(yīng)用ERP軟件的目標(biāo)也可能不同。企業(yè)實(shí)施引進(jìn)ERP系統(tǒng)想要的究竟是什么,能為企業(yè)帶來(lái)什么,在實(shí)施前包括以后的過(guò)程中,時(shí)刻保持警惕,不斷尋找最適合企業(yè)的調(diào)整方法。通常,客戶(hù)化的轉(zhuǎn)換傾向于削弱ERP的獨(dú)特特征。因此,最好合理的挑選更適合企業(yè)發(fā)展和管理所需的ERP軟件,不是盲目追求知名度和大品牌。假如沒(méi)有非常適合自身的ERP系統(tǒng)產(chǎn)品,在沒(méi)有得到有效解決方案之前,一定不要急于引進(jìn)。不同的目標(biāo),不同的實(shí)施方法必須具備相對(duì)應(yīng)的企業(yè)內(nèi)外部環(huán)境。必須有選擇地執(zhí)行企業(yè)管理所需的功能,分階段執(zhí)行,分階段擴(kuò)展功能,在實(shí)施過(guò)程中根據(jù)企業(yè)對(duì)于ERP系統(tǒng)的需要,去不斷優(yōu)化業(yè)務(wù)流程和系統(tǒng)板塊,更加要完善和改進(jìn)傳統(tǒng)統(tǒng)一的管理思想和老方法,進(jìn)一步擴(kuò)展且降低成本和存在的不必要風(fēng)險(xiǎn),從而使企業(yè)真正達(dá)到最佳的應(yīng)用效果。
操作階段必須采取有利措施,即輸入系統(tǒng)的所有數(shù)據(jù)必須經(jīng)過(guò)嚴(yán)格的核算檢查,保持財(cái)務(wù)上所需要的嚴(yán)謹(jǐn)性、輸入準(zhǔn)確性、及時(shí)性等。輸出的磁介質(zhì)材料和印刷材料必須經(jīng)主管批準(zhǔn)后報(bào)告,并由保管人、登記日期、姓名、份數(shù)、服務(wù)部門(mén)或員工申報(bào)。ERP系統(tǒng)在發(fā)展環(huán)境中存在諸多文件,含有各種賬本、資產(chǎn)負(fù)債表等重要的數(shù)據(jù)文件,包括軟件技術(shù)和相關(guān)法律文檔都必須按照相關(guān)方法,嚴(yán)格進(jìn)行管理和執(zhí)行,并且將應(yīng)用文件存檔、使用、復(fù)制、修改、處置系統(tǒng)的構(gòu)建和改進(jìn),實(shí)行專(zhuān)人管理。經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)同意,借來(lái)的文件資料要嚴(yán)格履行返還程序。
ERP不僅僅是一個(gè)系統(tǒng)或者是一個(gè)社會(huì)發(fā)展需要的產(chǎn)品,它更像是一個(gè)結(jié)構(gòu),需要人們準(zhǔn)確了解并合理的應(yīng)用。如果忽視了自身并不適合的條件,盲目追求的ERP軟件的理念相統(tǒng)一,不僅會(huì)造成相關(guān)重要的功能沒(méi)辦法合理地實(shí)施,還會(huì)對(duì)企業(yè)整個(gè)ERP的實(shí)施財(cái)務(wù)管理的效果也會(huì)有很大的影響。所以,必須非常清楚的了解自己本身的缺點(diǎn)在哪里,發(fā)現(xiàn)并找到原因,然后量力而行。更加值得一提的是,ERP在企業(yè)財(cái)務(wù)管理上的展現(xiàn)需要一個(gè)漫長(zhǎng)的過(guò)程,并不能一蹴而就的。ERP的應(yīng)用成功發(fā)展不僅僅把現(xiàn)代信息技術(shù)與財(cái)務(wù)管理相互制衡、發(fā)揮作用的一種先進(jìn)思想和管理理念,并且對(duì)企業(yè)發(fā)展中產(chǎn)生的影響也是別的東西沒(méi)有辦法替代和取代的??傊灰蔷邆淞藢?shí)施條件的企業(yè)都可以抓住這個(gè)機(jī)會(huì),隨著信息技術(shù)水平的不斷提高,進(jìn)一步把ERP在企業(yè)財(cái)務(wù)管理中發(fā)揮的作用體現(xiàn)得淋漓盡致,使我們的工作變得簡(jiǎn)單輕松化,還可以在現(xiàn)實(shí)工作中不斷積累和總結(jié)經(jīng)驗(yàn),為企業(yè)良好發(fā)展打下前提和基礎(chǔ)。