數(shù)字化干部人事檔案管理的安全風(fēng)險與對策探討

高 艷

（中鐵物資集團有限公司，北京 100000）

隨著信息技術(shù)的迅速發(fā)展，國內(nèi)大部分行業(yè)逐漸開始引入數(shù)字化的信息管理技術(shù)。在干部人事的檔案管理方面加入數(shù)字化元素，能夠在一定程度上消除傳統(tǒng)檔案管理過程中存在的弊端，可以更為便捷地調(diào)動、查詢和整理干部人事信息，改善企事業(yè)單位人事檔案的管理條件，除此之外，管理層領(lǐng)導(dǎo)還能夠通過數(shù)字化平臺進(jìn)行更為清晰簡潔的人事情況調(diào)動查詢。然而，干部人事檔案的數(shù)字化管理是一把“雙刃劍”，同時存在著許多安全隱患。干部人事檔案數(shù)據(jù)不單是企事業(yè)單位的信息機密，而且也是每位干部的私人信息，保障干部人事檔案數(shù)據(jù)的安全，有利于企事業(yè)單位的健康發(fā)展，有利于干部隱私保護系統(tǒng)的逐步完善。

一、數(shù)字化干部人事檔案管理的作用

企事業(yè)單位進(jìn)行干部人事檔案管理系統(tǒng)數(shù)字化模式建設(shè)，是符合當(dāng)前時代發(fā)展需要的?，F(xiàn)階段，我國正處在網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)迅速發(fā)展的環(huán)境中，在這樣的背景下，穩(wěn)定地推動檔案管理的數(shù)字化發(fā)展，可以加強企事業(yè)單位對巨大信息數(shù)據(jù)的便捷處理，準(zhǔn)確地查找需要的數(shù)據(jù)信息，同時，能夠?qū)?shù)據(jù)信息進(jìn)行各種處理。利用互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)，能夠?qū)n案數(shù)據(jù)實現(xiàn)分類挖掘，歸納出隱藏的規(guī)律，為企事業(yè)單位的檔案處理提供最大程度的便利。人事干部的檔案管理并不僅僅是干部個人成長經(jīng)歷的記錄，同時也是對干部個人發(fā)展水平的判定依據(jù)，其中不止包含了干部的成長經(jīng)歷也包含了干部的能力水平的記錄。這對于企事業(yè)單位來說有著很強的現(xiàn)實引導(dǎo)意義，能夠科學(xué)合理地對干部群體進(jìn)行培養(yǎng)計劃安排與人事調(diào)動。對于企事業(yè)單位管理層來說，人事干部的檔案管理數(shù)字化能夠預(yù)防出現(xiàn)以往發(fā)生過的重復(fù)性決策失誤等問題，在一定程度上提高了企事業(yè)單位發(fā)展與前進(jìn)方向的合理性。企事業(yè)單位人事變化過程伴隨著巨大的檔案數(shù)據(jù)，尤其是在企事業(yè)單位高速發(fā)展的環(huán)境下，期間所涉及的數(shù)據(jù)更是不計其數(shù)，這時檔案管理部門如果仍然使用傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理模式將會導(dǎo)致檔案管理的程序性與企事業(yè)單位發(fā)展步調(diào)不一致，從而在一定程度上妨礙了企事業(yè)單位的健康發(fā)展。除此之外，傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案模式阻礙了部門之間的數(shù)據(jù)交換，降低了人事檔案的存在作用，同時，巨大的數(shù)據(jù)量會給檔案的存放空間以及管理者帶來很大的工作壓力。所以，新時代下發(fā)展人事干部檔案管理數(shù)字化模式是對落后的紙質(zhì)檔案管理方式的巨大沖擊，是促進(jìn)企事業(yè)單位穩(wěn)定良好發(fā)展的必然需求。

二、數(shù)字化干部人事檔案管理存在的安全風(fēng)險隱患

1.互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)隱患

互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的快速發(fā)展和進(jìn)步，為人們的日常生活帶來了許多好處，然而，同時也給很多不法分子創(chuàng)造了使用互聯(lián)網(wǎng)非法竊奪個人隱私的機會，為互聯(lián)網(wǎng)信息技術(shù)應(yīng)用安全帶來了很多困擾。在互聯(lián)網(wǎng)快速發(fā)展的過程中，人們更多地強調(diào)網(wǎng)絡(luò)的方便性和可用性，卻忽略了網(wǎng)絡(luò)的安全性。當(dāng)網(wǎng)絡(luò)僅僅用來傳送一般性信息的時候，安全問題并沒有突出地表現(xiàn)出來，但是，當(dāng)在網(wǎng)絡(luò)上運行關(guān)鍵性的任務(wù)時，當(dāng)企事業(yè)單位的人事干部檔案運行在網(wǎng)絡(luò)上時，計算機互聯(lián)網(wǎng)安全就成為一個不能忽視的問題。在干部人事檔案數(shù)字化管理過程中，假如碰到非法組織或個人的惡意竊取信息行為，互聯(lián)網(wǎng)設(shè)備很容易會受到病毒和木馬程序的攻擊，從而使得檔案數(shù)據(jù)管理系統(tǒng)崩潰，進(jìn)而導(dǎo)致干部人事的隱私信息出現(xiàn)丟失或者網(wǎng)上泄密的現(xiàn)象。

2.檔案管理系統(tǒng)完整性隱患

建立一個完整的檔案管理系統(tǒng)，不但是人事干部的個人需要，而且是檔案儲存工作的需要。因為檔案信息有著主客觀條件的差異以及有關(guān)的軟硬件支持方面存在缺陷，致使檔案管理數(shù)字化系統(tǒng)的完整性難以得到保證。電子數(shù)據(jù)在積累、利用以及交換等各個過程中都存在導(dǎo)致系統(tǒng)崩潰的安全風(fēng)險，進(jìn)而導(dǎo)致檔案數(shù)據(jù)信息丟失。此外，已有的管理體系仍不能充分保障檔案的完整性，數(shù)據(jù)在保存過程中有可能被非法分子進(jìn)行篡改，導(dǎo)致檔案出現(xiàn)順序混亂原始信息缺失等問題，進(jìn)而使得檔案的完整性受損。人事干部檔案作為企事業(yè)單位人事變動的重要記錄，也是企事業(yè)單位進(jìn)行未來人才培養(yǎng)規(guī)劃的重要依據(jù)。檔案管理工作是人事工作中的重要組成部分。但是，檔案管理作為人事管理中關(guān)鍵的一個環(huán)節(jié)，卻在很多時候容易被忽視，從而成為人事管理的一個薄弱環(huán)節(jié)，對人事管理質(zhì)量造成了直接或間接的影響。人事干部檔案管理最重要的就是檔案記錄的及時性、真實性和完整性，只有將已經(jīng)完成的相關(guān)檔案管理工作及時整理歸檔才能夠最大程度地避免出錯。

3.數(shù)據(jù)保密安全隱患

檔案管理系統(tǒng)與數(shù)據(jù)保密系統(tǒng)在本質(zhì)上是互相滲透、息息相關(guān)的。就檔案管理系統(tǒng)自身的安全性來說，其涵蓋了確保檔案安全和檔案保密兩個方面。檔案管理是與企事業(yè)單位文化密不可分的，它是企事業(yè)單位文化的關(guān)鍵組成部分，是企事業(yè)單位精神文化與價值觀的一種表現(xiàn)，也是干部、員工寶貴的人事經(jīng)歷記載工具，因此，它在企事業(yè)單位文化中有著無可取代的作用。如果只要檔案管理而不要保密管理，那么企事業(yè)單位人事干部秘密一旦被泄露，就會給企事業(yè)單位和員工個人帶來巨大的損失，直接影響企事業(yè)單位的生存與發(fā)展。只有將保密工作與檔案工作有機地結(jié)合起來，才能避免或減少給企事業(yè)單位造成不必要的損失。數(shù)字化的檔案管理系統(tǒng)通常會利用物理儲存設(shè)備，其存貯空間比較擁擠，在很大程度上給不法分子竊取信息創(chuàng)造了條件，不法分子可以利用檔案管理系統(tǒng)存儲空間小的弊端將干部人事檔案的全部數(shù)據(jù)拷貝到小型隨身儲存設(shè)備中，繼而隨意傳播到互聯(lián)網(wǎng)上。所以，其保密管理工作的難度很大。

三、數(shù)字化干部人事檔案管理中安全風(fēng)險的防范對策

1.強化數(shù)字化人事檔案的互聯(lián)網(wǎng)權(quán)限管理

隨著網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的發(fā)展，網(wǎng)絡(luò)正改變著我們工作和生活的方方面面。我們的工作和生活都越來越離不開網(wǎng)絡(luò)，但是互聯(lián)網(wǎng)是一把“雙刃劍”，缺乏管理的互聯(lián)網(wǎng)會帶來諸多問題，數(shù)字化干部人事檔案管理的互聯(lián)網(wǎng)安全既需要有內(nèi)網(wǎng)的保護，也需要對外網(wǎng)的行為進(jìn)行管控。內(nèi)網(wǎng)安全需要加強企事業(yè)單位員工的信息安全保密技術(shù)學(xué)習(xí)，外網(wǎng)安全需要及時地更新防火墻和殺毒軟件的版本等。通過強化數(shù)字化人事檔案的互聯(lián)網(wǎng)權(quán)限管理，不但可以在一定程度上預(yù)防木馬病毒、間諜軟件、僵尸網(wǎng)絡(luò)等惡意網(wǎng)絡(luò)攻擊行為，而且可以實行惡意網(wǎng)站過濾、防火墻加固等措施。

2.提升檔案管理人員的安全管理意識

在社會經(jīng)濟日益繁榮、信息技術(shù)迅猛發(fā)展的當(dāng)今社會，安全管理工作面臨著更加嚴(yán)峻、更加艱巨的新問題。檔案管理人員需要樹立正確的保密觀念，加強學(xué)習(xí)，不斷提高涉密工作人員的政治素質(zhì)、法制觀念，是做好保密工作的第一要務(wù)。干部人事檔案管理人員，掌握著影響所在單位、企業(yè)穩(wěn)定安全和持久發(fā)展的重要人事信息，其個人思想政治素質(zhì)、道德素質(zhì)和法紀(jì)觀念的強弱，直接關(guān)乎所在單位的發(fā)展存亡。因此，涉密人員必須充分認(rèn)識泄密的嚴(yán)重后果，強化保密觀念和法紀(jì)觀念，樹立真誠敬業(yè)、忠于職守、嚴(yán)守機密的政治職業(yè)素質(zhì)和真誠做人的高尚道德素質(zhì)。在具體的工作中，應(yīng)端正態(tài)度，注重細(xì)節(jié)，改變以往社會生活影響而形成的隨意散漫、信口開河等不良的生活習(xí)慣和工作習(xí)慣，時刻提高警惕，牢記自身的使命。

3.完善檔案管理人才培訓(xùn)體系

檔案管理人才培訓(xùn)過程中應(yīng)當(dāng)特別注意培養(yǎng)其自身的責(zé)任感和使命感，使其能夠認(rèn)真學(xué)習(xí)信息化條件下做好保密工作所必需的基本知識和技能，了解基本的防范手段和高技術(shù)竊密的基本知識，以免因為其自身的疏忽給所從事的事業(yè)造成泄密的嚴(yán)重?fù)p失和危害。企事業(yè)單位應(yīng)該充分認(rèn)識檔案管理人才的重要性，培養(yǎng)優(yōu)秀的管理人才，建立完善的人才保障機制以及完善人才激勵制度，從根本上保障人才的流動，全面發(fā)揮人才的最大效用，才能夠從根本上確保檔案管理體系的不斷完善。對于培養(yǎng)檔案管理人才，也應(yīng)與時俱進(jìn)，針對工作屬性以及工作需求，采取“精準(zhǔn)”培養(yǎng)的方式，做到因材施教，才能達(dá)到預(yù)期的效果。

四、總結(jié)

逐步推動數(shù)字化干部人事檔案管理系統(tǒng)的完善，是現(xiàn)階段企事業(yè)單位謀求自身發(fā)展的必經(jīng)之路。數(shù)字化的檔案管理系統(tǒng)有著十分重要的現(xiàn)實作用，企事業(yè)單位應(yīng)該摸清自身的現(xiàn)實情況，切實認(rèn)清檔案數(shù)字化發(fā)展過程中出現(xiàn)的問題，利用科學(xué)有效的處理措施，更為合理地進(jìn)行檔案數(shù)字化模式建設(shè)，充分發(fā)揮檔案資料在企事業(yè)單位穩(wěn)定發(fā)展中的作用。