加強(qiáng)國有企業(yè)辦公室精細(xì)化管理的措施與策略探討

胡雪莉

（中鐵十七局集團(tuán)第三工程有限公司，河北 石家莊 050200）

國有企業(yè)創(chuàng)新發(fā)展必須走精細(xì)化管理之路。而國有企業(yè)精細(xì)化管理的探索可以從辦公室工作的改革入手。辦公室作為國有企業(yè)綜合性的工作部門，與其他部門溝通密切，工作事務(wù)繁雜。通過實(shí)施精細(xì)化管理，能夠帶來其工作效率的提升，工作流程的簡化，并為企業(yè)其他部門開展精細(xì)化管理提供借鑒，逐漸在國有企業(yè)內(nèi)部形成精細(xì)化管理的文化和風(fēng)氣，推動國有企業(yè)整體精細(xì)化管理水平的提升。

一、精細(xì)化管理概述

精細(xì)化管理既是一種管理理念，也是一種創(chuàng)新的管理模式。精細(xì)化管理建立在常規(guī)管理基礎(chǔ)上，是對常規(guī)管理不足的優(yōu)化，其追求的是最大限度地減少管理所占資源，獲得最佳的管理預(yù)期，追求管理目標(biāo)達(dá)成的最佳化。對于國有企業(yè)來說，精細(xì)化管理的執(zhí)行與落地具有現(xiàn)實(shí)必要性。以精細(xì)化管理理念統(tǒng)籌辦公室工作，更是國企內(nèi)部改革與辦公室管理高效化的現(xiàn)實(shí)要求。精細(xì)化管理的落地需要改變傳統(tǒng)的常規(guī)固化管理模式，也需要在精細(xì)化管理執(zhí)行中正視現(xiàn)存問題，積極解決問題。

二、國有企業(yè)辦公室實(shí)施精細(xì)化管理的意義

1.提高工作效率

辦公室作為國有企業(yè)職能服務(wù)的主要部門，其承擔(dān)著較為繁重的工作任務(wù)，很多事務(wù)處理起來往往沒有具體頭緒，這也導(dǎo)致工作沒有輕重，工作低效。從傳統(tǒng)常規(guī)的辦公模式中解放出來，走精細(xì)化管理之路，可以從紛繁的工作中快速地找到突破口，梳理好工作思路，按照既定思路高效地處理各項(xiàng)業(yè)務(wù)。依據(jù)精細(xì)化管理來指導(dǎo)辦公室工作，既能有效規(guī)避工作處理中的漏洞與失誤，也能潛移默化地對辦公室工作人員起到行為約束的積極作用，使得辦公室工作人員能關(guān)注工作效率和質(zhì)量，抓重點(diǎn)，抓關(guān)鍵，分清事務(wù)的輕重緩急，高效高質(zhì)地完成工作。而精細(xì)化管理配合績效考核，能帶來國有企業(yè)辦公室工作氛圍的優(yōu)化，調(diào)動起辦公室員工工作積極性。這些都將使國有企業(yè)辦公室的工作效率得到實(shí)實(shí)在在的提升。

2.簡化工作流程

國有企業(yè)規(guī)模較大，人員眾多，一項(xiàng)工作的開展可能需要多個(gè)環(huán)節(jié)的審批，而也在一定程度上導(dǎo)致辦公程序冗雜。精細(xì)化管理則是對冗長繁瑣的工作流程進(jìn)行重新梳理，基于辦公室工作開展的實(shí)際需求，建立高效運(yùn)作與精簡化的工作流程。辦公室的工作可能與各個(gè)部門都有關(guān)聯(lián)，因此其流程的精簡更為必要。人事考勤、財(cái)務(wù)報(bào)銷等都可以在精細(xì)化管理理念下得到流程的簡化。工作流程的簡化配合工作的細(xì)化分解，原本龐雜的工作被細(xì)分為小模塊，然后分配到人，避免了人浮于事，也實(shí)現(xiàn)了責(zé)任到人，更規(guī)避了工作人員相互推諉的現(xiàn)象。而工作流程的簡化也調(diào)動起員工工作的積極性，使得各項(xiàng)審批及時(shí)，帶來國有企業(yè)的高效運(yùn)營。

三、國有企業(yè)辦公室精細(xì)化管理存在的不足

1.缺乏明確有效的管理目標(biāo)

對于國有企業(yè)來說，管理目標(biāo)越明確，其管理的導(dǎo)向性作用發(fā)揮就越徹底。當(dāng)前，國有企業(yè)對辦公室工作實(shí)施精細(xì)化管理的認(rèn)知還停留在淺層次階段，這也導(dǎo)致其精細(xì)化管理目標(biāo)不明確，使得精細(xì)化管理的貫徹阻力重重。主要表現(xiàn)為各項(xiàng)管理內(nèi)容模糊，管理實(shí)效發(fā)揮不足，管理方式轉(zhuǎn)變不到位，管理監(jiān)管缺失等。很多辦公室工作人員雖然認(rèn)可精細(xì)化管理，卻仍習(xí)慣于傳統(tǒng)的工作模式，思想與行動不匹配，導(dǎo)致精細(xì)化管理難以切實(shí)落實(shí)下去，更無法依據(jù)精細(xì)化管理理念將辦公室工作內(nèi)容做到精細(xì)化的梳理與分解。

2.缺乏完善的精細(xì)化管理制度

制度是精細(xì)化管理落地的保障，而制度的缺失或者不健全又是國有企業(yè)辦公室工作開展中存在的主要問題。辦公室本身就對應(yīng)復(fù)雜的行政工作，工作交叉，內(nèi)容多元，這更需要制度的保障與約束。建立完善的精細(xì)化管理制度，才能有效解決辦公室工作人員責(zé)任心不強(qiáng)、工作效率不高，個(gè)人意識較為渙散的問題。以制度為導(dǎo)向、為保障、為約束，防止有些工作人員責(zé)任推諉，工作怠慢，以完善的制度讓精細(xì)化管理更富動力。

3.部門溝通協(xié)調(diào)明顯不足

國有企業(yè)部門多，業(yè)務(wù)工作開展更需要各部門的配合、協(xié)調(diào)、合作等。就辦公室工作來說，其職責(zé)是上傳下達(dá)，因此對應(yīng)的業(yè)務(wù)口也最多。如果精細(xì)化管理中缺乏對職工的職責(zé)明確劃分，缺乏各部門的有效配合，那么精細(xì)化管理的效果也將大打折扣。當(dāng)前，很多辦公室工作人員對自身的崗位職責(zé)認(rèn)知不清楚，且部門之間的溝通明顯缺位，無法形成精細(xì)化管理的完善閉環(huán)系統(tǒng)，影響到辦公室總體乃至國有企業(yè)整體的辦公效率。合作溝通不及時(shí)，不到位，辦公室的工作開展都將舉步維艱，更談不上精細(xì)化管理帶來的高效運(yùn)作。

四、加強(qiáng)國有企業(yè)辦公室精細(xì)化管理的措施與策略

1.完善制度建設(shè)，讓精細(xì)化管理更有保障

對于辦公室工作精細(xì)化開展來說，必須提供完善的精細(xì)化運(yùn)行機(jī)制，以帶動辦公室各項(xiàng)工作的有效落實(shí)，借助制度的不斷完善，讓精細(xì)化管理內(nèi)容成為員工固化且認(rèn)可的工作習(xí)慣，一旦習(xí)慣養(yǎng)成，精細(xì)化工作的大格局就建構(gòu)完成。制度建設(shè)是多方面的，又是事無巨細(xì)的。具體來說要結(jié)合辦公室工作的實(shí)際制定相應(yīng)的管理制度和方法，在制度健全的同時(shí)，配合管理流程的優(yōu)化，帶來辦公室工作內(nèi)容的責(zé)任明確，進(jìn)而促進(jìn)工作效率和質(zhì)量的提升。制度的建立健全要著眼于員工精細(xì)化工作理念的強(qiáng)化，除了靠員工的自覺，更需要外在的約束。因此，制度建設(shè)也必須配合量化考核，以此提升員工對精細(xì)化理念的貫徹積極性，也讓精細(xì)化管理工作得以有效落實(shí)。制度建設(shè)不是形象工程，其是針對辦公室管理內(nèi)容、員工工作職責(zé)、精細(xì)化管理落地實(shí)施等的各項(xiàng)具體說明，通過個(gè)體的精細(xì)化管理，使得工作自覺性調(diào)動和主觀能動性發(fā)揮，帶來辦公室工作中精細(xì)化管理的落地。

2.獎懲同行，做好辦公室工作的綜合性統(tǒng)籌

對于國有企業(yè)來說，辦公室扮演著綜合協(xié)調(diào)者的角色，這意味著其工作多具綜合協(xié)調(diào)性，因此在精細(xì)化管理執(zhí)行的過程中更要加強(qiáng)對辦公室行政工作的綜合性管理。對細(xì)節(jié)性問題要做好記錄，方便后期的查閱、參考與檢查。例如，出勤制度、請假制度、崗位說明書的更新等，都要準(zhǔn)確記錄在案，事無巨細(xì)，讓一切工作都有源頭可查，有資料可參考。綜合性統(tǒng)籌的重中之重應(yīng)該是每個(gè)工作人員工作內(nèi)容的明確、工作職責(zé)的履行到位。需要及時(shí)引入個(gè)人績效考核評價(jià)機(jī)制，端正辦公室員工的工作態(tài)度，自覺履行好個(gè)人職責(zé)，以精細(xì)化管理理念統(tǒng)籌個(gè)體工作，保持高昂的工作積極性，在辦公室內(nèi)部營造精細(xì)化、高效化工作的氛圍?？梢砸约緸閱挝?，進(jìn)行工作人員工作態(tài)度、工作效率、工作貢獻(xiàn)度等的考察，對于表現(xiàn)突出的員工給予相應(yīng)的表彰和獎勵；對于工作馬虎，工作效率低的員工進(jìn)行處罰，以考核與激勵機(jī)制讓精細(xì)化管理成為員工自覺性的行為，也真正統(tǒng)籌于國有企業(yè)辦公室工作的方方面面。

3.構(gòu)建良好的國有企業(yè)文化，提升員工素質(zhì)

國有企業(yè)文化是國有企業(yè)價(jià)值觀的呈現(xiàn)，而良好的國有企業(yè)文化能傳遞正確的價(jià)值觀念，使得國有企業(yè)內(nèi)部充滿正能量。精細(xì)化管理理念本身就是正向的國有企業(yè)文化和價(jià)值觀，其與文化建設(shè)同行，在國有企業(yè)內(nèi)部形成提效率，重質(zhì)量的良好風(fēng)氣，也讓精細(xì)化管理更好地實(shí)施。辦公室的精細(xì)化管理推行與國有企業(yè)文化緊密結(jié)合，打造精細(xì)化的特色國有企業(yè)文化，讓辦公室員工樹立精細(xì)化管理意識，創(chuàng)新精細(xì)化工作思維，自覺主動地用精細(xì)化的管理方法帶來工作實(shí)效的提升。當(dāng)員工處于精細(xì)化的工作文化氛圍中，其也會自覺地審視自身工作的不足，自覺地學(xué)先進(jìn)，爭先進(jìn)。文化建設(shè)的核心是技能交流和素質(zhì)培養(yǎng)。技能側(cè)重能力，而素質(zhì)側(cè)重工作責(zé)任心，這些都是辦公室精細(xì)化管理實(shí)施的基礎(chǔ)。國有企業(yè)應(yīng)盡可能地為員工創(chuàng)設(shè)交流分享的機(jī)會，實(shí)現(xiàn)高效工作思路、技巧的共享。同時(shí)，也要強(qiáng)化責(zé)任心教育，借助講座、培訓(xùn)等，讓員工認(rèn)識到工作的責(zé)任要求，保持較強(qiáng)的責(zé)任心，高質(zhì)高效地完成工作，這本質(zhì)上就是精細(xì)化管理貫徹的體現(xiàn)。而當(dāng)部門具備了責(zé)任心強(qiáng)，技能突出的優(yōu)秀員工隊(duì)伍，其必然帶來辦公室精細(xì)化管理實(shí)效的發(fā)揮，也在國有企業(yè)內(nèi)部形成精心化管理的良好風(fēng)氣，對其他員工產(chǎn)生巨大的感染力，帶動國有企業(yè)的整體精細(xì)化管理。

五、結(jié)束語

國有企業(yè)作為社會主義市場經(jīng)濟(jì)的主要構(gòu)成，在新時(shí)期，其正處于轉(zhuǎn)型發(fā)展的關(guān)鍵階段，而轉(zhuǎn)型發(fā)展更需要其輕裝上陣，因此精細(xì)化管理理念的滲透和精細(xì)化管理模式的實(shí)施勢在必行。辦公室作為國有企業(yè)形象的窗口，也作為國有企業(yè)發(fā)展中起綜合協(xié)調(diào)作用的主要部門，其任務(wù)繁雜，精細(xì)化管理的落地更為迫切。立足于國有企業(yè)發(fā)展實(shí)際，認(rèn)識到精細(xì)化管理的價(jià)值，調(diào)動起國有企業(yè)精細(xì)化管理的自覺性，將帶來國有企業(yè)內(nèi)部風(fēng)氣的改善和內(nèi)部凝聚力的強(qiáng)化，更好地推動國有企業(yè)的轉(zhuǎn)型發(fā)展。