數(shù)字化檔案規(guī)范管理方法研究

凌 俊

（上海大寧資產(chǎn)經(jīng)營（集團(tuán)）有限公司 上海 200000）

0 引言

大數(shù)據(jù)時(shí)代的到來，促進(jìn)了信息管理工作的進(jìn)一步完善，而檔案管理工作中需要將蘊(yùn)藏著海量信息數(shù)據(jù)的檔案進(jìn)行規(guī)范管理，管理工作的難度相較于以前的管理工作來說相對(duì)較大，新的管理方式的出現(xiàn)也需要檔案管理工作人員迎接新的挑戰(zhàn)。數(shù)字化檔案規(guī)范管理方法能夠在一定程度上減輕繁瑣的檔案管理工作，以一種較為便捷的管理方式，實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案數(shù)據(jù)的統(tǒng)計(jì)、分析與管理，實(shí)現(xiàn)檔案管理工作質(zhì)量的有效提升。

1 數(shù)字化檔案管理的意義

我國的數(shù)字化檔案管理工作始于21世紀(jì)初，相較于其他國家我國使用數(shù)字化檔案管理較為滯后。在數(shù)字化檔案管理工作剛剛開始在各行各業(yè)普及時(shí)，許多檔案管理工作人員對(duì)于如何使用數(shù)字化檔案管理儀器知之不多，在應(yīng)用數(shù)字化檔案管理方式進(jìn)行工作中遇到的一些問題也較難解決。信息技術(shù)的快速發(fā)展促進(jìn)了檔案管理工作的數(shù)字化，檔案管理工作中不僅只需要較為簡單的數(shù)據(jù)錄入就能完成，還需要對(duì)數(shù)字化檔案的材料掃描、鑒別、保管、統(tǒng)計(jì)等多方面工作做好基礎(chǔ)性學(xué)習(xí)，采用科技手段做好數(shù)字化檔案管理工作。大寧集團(tuán)在深刻認(rèn)識(shí)到數(shù)字化檔案管理工作的重要性下，對(duì)于應(yīng)用好數(shù)字化檔案管理應(yīng)用系統(tǒng)、提升檔案管理質(zhì)量和效率等方面都做出了工作部署。數(shù)字化檔案管理工作對(duì)于管理人員來說有以下幾點(diǎn)積極意義：

1.1 提升管理效率

數(shù)字化檔案管理工作的推進(jìn)，對(duì)于一些檔案數(shù)據(jù)龐大、管理內(nèi)容較多的企業(yè)來說，具有提升管理效率的積極作用。在過去的檔案管理工作中，如果想要找到一個(gè)時(shí)間較長的檔案時(shí)，檔案管理人員需要通過較長時(shí)間的翻閱紙質(zhì)檔案案卷目錄或卷內(nèi)目錄手冊，耗費(fèi)時(shí)間較長，工作效率較低?，F(xiàn)在，檔案管理工作人員查找檔案數(shù)據(jù)只需要通過數(shù)字化檔案管理應(yīng)用系統(tǒng)中的查詢功能，就可以一鍵查詢到檔案的具體情況，其中的內(nèi)容也會(huì)直接體現(xiàn)出來，在很大程度上提升了檔案管理工作的效率。

1.2 減少數(shù)據(jù)丟失

數(shù)字化檔案管理工作相較于傳統(tǒng)的檔案管理工作，具有較高的安全性。紙質(zhì)檔案和檔案管理記錄容易滅失，一旦檔案滅失，檔案中記錄的數(shù)據(jù)就會(huì)隨之消失，帶來較為嚴(yán)重的損失。數(shù)字化檔案管理工作中對(duì)檔案的記錄能夠保存的時(shí)間更長、資料出現(xiàn)滅失的可能性更小，能夠最大限度減少數(shù)據(jù)丟失的情況。

1.3 便于整理工作

當(dāng)一部分檔案超過檔案管理時(shí)間，失去其實(shí)際價(jià)值時(shí)，檔案管理工作人員需要將過期的檔案進(jìn)行整理后銷毀，這一過程需要耗費(fèi)較多的人力物力。數(shù)字化檔案管理工作中可以將檔案管理中需要整理的數(shù)據(jù)通過簡單的操作直接刪除，提升工作效率。

2 檔案數(shù)字化管理的利弊

檔案管理工作的數(shù)字化，有較多的優(yōu)點(diǎn)，例如能夠使信息管理內(nèi)容數(shù)字化、虛擬化的形式下便于管理人員管理工作效率的提升，對(duì)于需要查詢獲得數(shù)據(jù)的員工來說，也能較快的獲得電子數(shù)據(jù)，提升整體工作效率。但是電子檔案的缺點(diǎn)也需要我們重視。由于電子文件是存儲(chǔ)在電子介質(zhì)中，修改電子文件中的內(nèi)容較為容易，其法律證明力相較于傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案較差；在電子數(shù)據(jù)傳輸過程中，由于數(shù)據(jù)需要連接網(wǎng)絡(luò)，檔案中的重要數(shù)據(jù)就有可能泄露給企業(yè)同類競爭者，安全性相對(duì)較低；電子檔案在使用中需要依賴互聯(lián)網(wǎng)和計(jì)算機(jī)系統(tǒng)，一旦設(shè)備在沒有備份的情況下電子檔案中的文件丟失，就難以再找回。通過這些數(shù)字化檔案管理工作中容易出現(xiàn)的問題進(jìn)行上述分析，可以看出公司的數(shù)字化檔案管理工作也不能全部依賴數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)的應(yīng)用，還需要結(jié)合不同部門和不同文件的特點(diǎn)分析其是否能夠適用存儲(chǔ)于電子檔案的形式進(jìn)行管理。檔案管理工作人員需要發(fā)揮主觀能動(dòng)性找出數(shù)字化檔案規(guī)范性管理工作的方法，基于對(duì)電子檔案泳衣出現(xiàn)的問題分析后進(jìn)行有針對(duì)性的預(yù)防措施，提升數(shù)字化檔案規(guī)范管理工作的質(zhì)量。

3 數(shù)字化檔案管理工作的方式

數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)分為日常業(yè)務(wù)管理系統(tǒng)、檔案數(shù)字化采集系統(tǒng)和數(shù)字化檔案查詢系統(tǒng)。這三方面的檔案管理工作中需要注意的工作重點(diǎn)有所不同。在數(shù)字化檔案管理工作中，管理方式分為電子檔案的鑒定、電子文件的完善、電子檔案的維護(hù)、電子檔案安全性提升。同時(shí)，數(shù)字化檔案管理工作中還需要做好人才隊(duì)伍建設(shè)工作，配備專業(yè)人才進(jìn)行檔案管理。

3.1 電子檔案的鑒定

需要?dú)w檔的電子檔案在存入整體電子檔案時(shí)，需要對(duì)這一電子檔案進(jìn)行鑒定，電子檔案中相關(guān)文件的保管期限、無價(jià)值文件的刪除等工作都是電子檔案鑒定的重要部分。為了促進(jìn)電子檔案鑒定工作效率提升，在電子檔案鑒定工作中，檔案管理人員一般采用制定表格的形式將有效信息仔細(xì)的填寫在表格中，有關(guān)電子文件的保管期限的表格在必要的情形下可以單獨(dú)制定。電子檔案管理系統(tǒng)的設(shè)計(jì)過程中看，檔案管理人員應(yīng)當(dāng)確定電子文件的保管時(shí)間和保管期，在電子檔案保管期限表的正確使用下，電子檔案的管理系統(tǒng)可以自動(dòng)識(shí)別即將到期的電子檔案，減少重復(fù)審閱、無效保存的問題，提升電子檔案管理工作的管理質(zhì)量。檔案管理工作人員在制定電子表格之前，需要將未來可能需要填寫的信息內(nèi)容提前預(yù)留表格，盡量在制定表格時(shí)能夠?qū)⒏嘣敿?xì)信息填寫入表格中，減少電子表格的頻繁更新。

3.2 電子文件的完善

在電子檔案的錄入工作中，為了使電子文件更加完整，檔案管理工作人員可以制定著錄單，檔案著錄過程中分為檔案歸檔之前的文件著錄工作、檔案形成案卷時(shí)的文件著錄工作、檔案歸檔后的文件著錄工作。檔案管理工作人員在文件歸檔之前需要完成檔案涉及的信息情況分析工作，提前做好著錄單，再進(jìn)行接下來的電子文件錄入工作。檔案管理工作人員為了使數(shù)字化檔案管理工作更快推進(jìn)，根據(jù)公司的需求將公司需要的檔案錄入項(xiàng)目匯編成表格，在系統(tǒng)錄入過程中保證電子文件的完整性，完善錄入工作。

3.3 電子檔案的維護(hù)

數(shù)字化檔案管理工作隨著時(shí)代的發(fā)展也在發(fā)生著許多轉(zhuǎn)變，由于電子檔案對(duì)于網(wǎng)絡(luò)以及計(jì)算機(jī)系統(tǒng)的依賴性較高，為了使電子檔案能夠完整保存，在電子檔案需要讀取的情況下保證電子檔案的真實(shí)性，檔案管理工作人員還需要確保電子檔案存儲(chǔ)的環(huán)境質(zhì)量情況良好。對(duì)于電子檔案工作室的環(huán)境溫度和濕度需要管理人員時(shí)時(shí)關(guān)注，確保電子檔案的載體電腦不受外界環(huán)境影響，做好電腦的防塵和清潔。為了使電子文件中的信息更加完整，檔案管理工作人員在管理電子文件時(shí)，需要注重電子文件備份工作，對(duì)于重要的文件信息，檔案管理工作人員需要設(shè)置登錄密碼和文件閱讀密碼。加密電子文件在備份過程中，需要檔案管理工作人員先對(duì)檔案進(jìn)行解密工作，在保證文件中信息不被泄露后進(jìn)行拷貝備份。保證電子文件中的信息能夠安全存儲(chǔ)。

3.4 電子檔案安全性提升

為了使數(shù)字化檔案規(guī)范化管理，檔案管理工作人員在工作中需要保證電子檔案的安全性。電子檔案在打開和改動(dòng)過程中，需要檔案管理工作人員進(jìn)行身份認(rèn)證，在身份認(rèn)證后系統(tǒng)才允許經(jīng)過認(rèn)證的管理人員對(duì)文件進(jìn)行刪改，減少了由于普通工作人員對(duì)于系統(tǒng)應(yīng)用不熟或誤操作下刪除正在保管期的文件、竊取文件信息等情況的發(fā)生。電子檔案的管理人員需要注意電腦被病毒侵染的可能性，在使用電腦過程中需要仔細(xì)分析電腦中的各類信息和程序，對(duì)于與文件管理工作無關(guān)的軟件安裝包和程序，盡量在核對(duì)其安全性符合標(biāo)準(zhǔn)后再使用，保證電子檔案的真實(shí)性、完整性。電子檔案安全性的提升需要檔案管理工作人員注意現(xiàn)今流行的計(jì)算機(jī)病毒和惡意程序，在電腦管理中注意設(shè)置防火墻減少這些對(duì)電子檔案有危害性的軟件操控計(jì)算機(jī)系統(tǒng)，竊取計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)中與電子檔案有關(guān)的文件內(nèi)容或者破壞電子檔案的安全性。

部分電子檔案需要存儲(chǔ)在光盤或者硬盤中，檔案管理工作人員在管理這些電子光盤時(shí)，需要確認(rèn)每一個(gè)電子光盤中存儲(chǔ)的文件有哪些、存儲(chǔ)的文件大小、文件內(nèi)容主要有哪些、文件是否為加密文件等情況，根據(jù)這些電子光盤中存儲(chǔ)的文件內(nèi)容進(jìn)行分類管理。電子光盤等文件存放介質(zhì)在保存時(shí)需要注意保持清潔和養(yǎng)護(hù)，定期對(duì)光盤進(jìn)行清潔、保證其中存儲(chǔ)的重要文件信息內(nèi)容的完整性。

3.5 檔案干部人才隊(duì)伍建設(shè)

大寧集團(tuán)檔案管理工作中，為使檔案管理工作質(zhì)效提升，配備了五名具有合格資歷的檔案管理工作人員，依據(jù)集團(tuán)的檔案管理辦法、保密制度以及查借閱等方面的制度完善管理工作。檔案管理工作隊(duì)伍在充足的人員配備下，對(duì)檔案干部人才注重培養(yǎng)，通過線下線上等多種培訓(xùn)方式提升檔案管理工作人員素質(zhì)，在業(yè)務(wù)學(xué)習(xí)過程中促進(jìn)檔案干部人才隊(duì)伍的建設(shè)。

4 結(jié)束語

總而言之，數(shù)字化檔案規(guī)范管理工作與公司每一個(gè)部門的工作息息相關(guān)，只有在完善數(shù)字化檔案規(guī)范管理方法、注意數(shù)字化檔案規(guī)范管理工作中可能出現(xiàn)的問題并加以解決，就能在一定程度上提升整個(gè)公司運(yùn)轉(zhuǎn)的效率。在檔案管理數(shù)字化的時(shí)代下，檔案信息數(shù)字化建設(shè)工作中，檔案管理工作人員需要以強(qiáng)化數(shù)字化管理方式、增加電子檔案管理建設(shè)中對(duì)儀器設(shè)備及資金的投入、有效提升電子檔案管理的安全性為管理工作的主要抓手，精耕細(xì)作對(duì)于檔案管理工作的質(zhì)量進(jìn)行把關(guān)，依據(jù)大寧集團(tuán)有關(guān)于檔案管理中的管理制度進(jìn)行有效落實(shí)，全方位提升數(shù)字化檔案規(guī)范管理工作質(zhì)量，真正發(fā)揮數(shù)字化檔案管理的作用。