紙質(zhì)檔案與電子檔案共存發(fā)展的探討

貴州風(fēng)雷航空軍械有限責(zé)任公司 施高燕

在信息技術(shù)發(fā)展的現(xiàn)如今，電子檔案的重要性逐漸的突顯出來，于是大量的“電子檔案”產(chǎn)生，甚至部分人認(rèn)為其可以完全替代紙質(zhì)檔案。筆者認(rèn)為，在實(shí)際學(xué)習(xí)與工作中．紙質(zhì)檔案自身有其不可替代的優(yōu)勢，其會(huì)與電子文件共同存在很長時(shí)間，而紙質(zhì)檔案記錄的內(nèi)容更為真實(shí)，屬于原始記錄，具有不可忽視的歷史價(jià)值，并且還具有憑證的作用。當(dāng)電子文件也具有原始記錄的特點(diǎn)，可以和紙質(zhì)文件一樣具有憑證性的作用，電子檔案才會(huì)得到更加廣泛的應(yīng)用。所以非常有必要探討紙質(zhì)文件與電子文件共存管理[1]。

一、紙質(zhì)檔案與電子檔案應(yīng)用的現(xiàn)狀

紙質(zhì)檔案是傳統(tǒng)的檔案形式。目前，紙質(zhì)檔案是在全世界范圍內(nèi)普遍認(rèn)同的最權(quán)威、最具有法律效用的檔案形式。在一些較小的單位或檔案材料不多的機(jī)構(gòu)，紙質(zhì)檔案仍然是唯一的檔案保管形式。即使是在一些檔案形成較多的單位，紙質(zhì)檔案也占據(jù)了絕對的多數(shù)。檔案管理的工作量較大，現(xiàn)在還實(shí)行目錄形式查詢，也有較少一部分有條件的單位，實(shí)行計(jì)算機(jī)管理，但是形式仍然比較落后，沒有充分地發(fā)揮出計(jì)算機(jī)管理檔案的作用。電子檔案與紙質(zhì)檔案并存，是檔案發(fā)展的必由之路。紙質(zhì)檔案有利于維護(hù)檔案的原始性、真實(shí)性；電子檔案更利于檔案的保存和利用[2]。

二、紙質(zhì)檔案與電子檔案的差異比較

（一）紙質(zhì)檔案的優(yōu)勢

1.原始性

記錄人類活動(dòng)的原始形式一般都是紙質(zhì)檔案，多數(shù)檔案未經(jīng)過加工和處理，均是將事實(shí)的真相原汁原味的反映出來，這些信息是可以經(jīng)得住歷史考證的，通過查閱這些信息，可以全面的了解當(dāng)時(shí)的情況。通過紙質(zhì)檔案記錄的內(nèi)容較為客觀、可靠，所以具有憑證性特點(diǎn)。

2.使用便捷，易于保管

紙質(zhì)檔案顧名思義就是在紙張上記錄事件，查詢紙質(zhì)檔案則需要直接在紙質(zhì)檔案中查找。紙質(zhì)檔案使用起來更加的簡單，并且對保管的要求較低，在管理紙質(zhì)檔案時(shí)，只需要分類保管便可。

3.載體更加穩(wěn)定，保管期限更長

紙質(zhì)檔案的載體為紙張，而紙張可以長時(shí)間的保存，同時(shí)對管理也沒有特殊的要求。

（二）電子檔案的優(yōu)勢

1.存儲(chǔ)占用空間小

與紙質(zhì)檔案相比，電子檔案不僅具有大容量的特點(diǎn)，同時(shí)還具有體積小的特點(diǎn)，電子檔案的儲(chǔ)存可以節(jié)省很多空間，能解決因?yàn)闄n案不斷增加而給存儲(chǔ)空間造成的矛盾。

2.檔案信息打破了域限制

信息時(shí)代，電子檔案可以實(shí)現(xiàn)遠(yuǎn)距離傳輸，即便是異地也可以高效的使用，極大地節(jié)省了檔案利用時(shí)間與精力。用戶足不出戶就可以通過計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)便捷的查閱檔案，檔案利用率得到明顯提高，并且檔案服務(wù)更加的便捷[3]。

3.多樣性

電子文件利用方式不止一種，具有多樣化的特點(diǎn)，用戶可以根據(jù)自身的需求，通過計(jì)算機(jī)處理和分析各種信息，所以，電子檔案的利用效率較高。并且電子檔案還具有較強(qiáng)的操作性，用戶的使用空間要加廣闊了。通常情況下，紙質(zhì)檔案中的內(nèi)容是不可以改變的，如文件的格式、文件的內(nèi)容。但是電子檔案對內(nèi)容和格式輕而易舉地就可以改變。電子檔案的使用可以快捷迅速的統(tǒng)計(jì)、分類、匯總、打印和復(fù)制信息，可以很好地滿足用戶的需求。在進(jìn)行檔案匯編時(shí)，與紙質(zhì)檔案相比電子檔案的匯編要更加的快捷[4]。

三、紙質(zhì)檔案與電子檔案的發(fā)展及融合

（一）紙質(zhì)檔案與電子檔案的互動(dòng)發(fā)展。

在當(dāng)前社會(huì)，我們既應(yīng)該鼓勵(lì)電子檔案的運(yùn)用與管理，利用其在信息處理、服務(wù)、利用等多個(gè)方面的優(yōu)勢。同時(shí)還應(yīng)該看到電子檔案在真實(shí)性、耐久性、安全性等方面存在的問題與缺陷，在充分認(rèn)知的同時(shí)，鼓勵(lì)并且推進(jìn)紙質(zhì)、電子檔案的互動(dòng)發(fā)展。為了實(shí)現(xiàn)這一目標(biāo)，應(yīng)該推動(dòng)電子檔案與紙質(zhì)檔案的開發(fā)與利用，積極做好管理等相關(guān)工作，盡力推動(dòng)電子檔案、紙質(zhì)檔案的共存與優(yōu)勢互補(bǔ)，這樣才能進(jìn)一步提高我國檔案事業(yè)發(fā)展的水平與檔案運(yùn)用的價(jià)值。共存管理紙質(zhì)檔案和電子檔案的設(shè)想，對于電子檔案和紙質(zhì)檔案來說，其各有各的優(yōu)勢和劣勢，因此，可以通過共存管理，發(fā)揮各自的優(yōu)勢，彌補(bǔ)各自的劣勢，以此實(shí)現(xiàn)共同發(fā)展。這樣更加有助于檔案事業(yè)的進(jìn)一步發(fā)展。電子檔案和紙質(zhì)檔案之所以可以互相融合在一起，就說明兩者之間存在一定的相關(guān)性或者共性，主要表現(xiàn)為：一方面，隨著事物的不斷發(fā)展，電子檔案是從紙質(zhì)檔案形式上發(fā)展起來的，兩者之間的區(qū)別在于電子檔案利用了先進(jìn)的科學(xué)技術(shù)，正因?yàn)榭茖W(xué)技術(shù)的融入，賦予了紙質(zhì)檔案獨(dú)有的特點(diǎn)，但也并不是完全的優(yōu)勢。例如：電子檔案雖然在查找和使用上變得更加便捷，但是信息的安全性卻得不到很好的保障。所以說，電子檔案不可以完全地替代紙質(zhì)檔案，紙質(zhì)檔案的自身的價(jià)值也不可以被忽視。另一方面，電子檔案因?yàn)橛?jì)算機(jī)技術(shù)的融入，變得更加的便捷、靈活和高效，可以達(dá)到事半功倍的效果，但是因?yàn)槠洳粔虬踩?，所以在使用時(shí)，要預(yù)防安全風(fēng)險(xiǎn)的出現(xiàn)，并且需要在關(guān)鍵節(jié)點(diǎn)結(jié)合紙質(zhì)檔案一同使用，以此避免重要消息遺失、泄密或者被惡意更改。

（二）融合應(yīng)用紙質(zhì)檔案與電子檔案

現(xiàn)如今各地區(qū)的發(fā)展存在一定的差異，并未實(shí)現(xiàn)同步發(fā)展，部分貧困山區(qū)尚未融入網(wǎng)絡(luò)信息中，經(jīng)濟(jì)發(fā)展較為落后，并且環(huán)境較為閉塞，其對網(wǎng)絡(luò)并不是很了解，更無從談及電子檔案的使用。在這樣的背景下，若想轉(zhuǎn)變以往保存檔案的形式，就需要從根源上改善貧困山區(qū)的落后狀況，也不是一蹴而就的。因此，對于這部分地區(qū)需要將紙質(zhì)檔案保留下來，以提供使用與查詢。電子檔案的管理具有比較復(fù)雜并且具有較強(qiáng)的技術(shù)性特點(diǎn)，同建立初期需要支付較高的成本費(fèi)用，因此一定要加強(qiáng)對相關(guān)人才的培養(yǎng)。因?yàn)榧堎|(zhì)檔案自身的價(jià)值是電子檔案無法替代的，所以在共存管理電子檔案和紙質(zhì)檔案時(shí)，一定要讓兩者互相作用、融合和共生，以此促使檔案管理工作朝著更好的方向發(fā)展。

（三）分類應(yīng)用紙質(zhì)檔案和電子檔案

在共存管理電子檔案和紙質(zhì)檔案時(shí)，首要完成的任務(wù)就是將其進(jìn)行分類處理，針對不同類型的檔案構(gòu)建兩個(gè)不存在相互交融的區(qū)域。電子檔案儲(chǔ)存于計(jì)算機(jī)或者網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)中，用戶可以隨時(shí)隨地的使用和管理。在管理紙質(zhì)檔案時(shí)，需要先將其合理的分類，將不同類別的檔案分別標(biāo)號(hào)，并粘貼條形碼標(biāo)簽，同時(shí)在計(jì)算機(jī)中錄入這些號(hào)碼，以此達(dá)到實(shí)時(shí)管理的效果，用戶使用時(shí)，只需要掃碼便可以隨取隨用。并且，在計(jì)算機(jī)上會(huì)記錄用戶的使用痕跡，像學(xué)校內(nèi)圖書館的管理系統(tǒng)。這也對檔案管理人員提出了更高的要求，其需要具備較高的綜合素質(zhì)，只有這樣才能夠更好地將紙質(zhì)檔案和電子檔案結(jié)合起來管理[5]。

四、共存管理紙質(zhì)、電子檔案的有效策略

電子檔案可以為用戶提供更加便捷、靈活和精準(zhǔn)的信息服務(wù)，用戶的一般需求都可以得到很好的滿足。但是以電子檔案方式存儲(chǔ)的信息，比較容易丟失，并且載體的耐久性也無法保障，如果長時(shí)間僅通過電子檔案這一種方式存儲(chǔ)信息，不可避免地會(huì)出現(xiàn)問題。紙質(zhì)檔案其相對來說具有更強(qiáng)的耐久性，并且可以保存很長時(shí)間。但是紙質(zhì)檔案也存在一些劣勢之處，那就是檢索速度較慢、存儲(chǔ)的空間需求也比較大，如果長時(shí)間通過紙質(zhì)檔案的方式存儲(chǔ)信息，將給相關(guān)人員帶來較大的負(fù)擔(dān)。因此，在管理檔案時(shí)，一定要共存管理這兩種不同的檔案形式，以此更好地滿足用戶的需求。如何共存管理這兩種檔案呢？筆者提出了以下建議：

（一）實(shí)行“雙軌制”共存管理

紙質(zhì)檔案和電子檔案需要共同存在，在管理檔案的過程中，應(yīng)該大力實(shí)行“雙軌制”共存管理。雙軌制指的是在管理檔案時(shí)，除了要存儲(chǔ)電子檔案和紙質(zhì)檔案，還需要在歸檔紙質(zhì)檔案和電子檔案在歸檔時(shí)，明確兩者相對應(yīng)的關(guān)系。對于當(dāng)前的檔案管理工作來說，對于一些需要長時(shí)間保存，并具有一定價(jià)值的紙質(zhì)檔案，可以利用掃描和拍照等技術(shù)將其轉(zhuǎn)變成為電子檔案，以此對其進(jìn)行“雙軌制”管理。對于電子檔案來說，應(yīng)用利用“雙軌制”的方式進(jìn)行歸檔，以此保證所有電子文檔在形成時(shí)，就存在有與之相應(yīng)的紙質(zhì)檔案。并且在歸檔時(shí)還需要利用不同的方法進(jìn)行編目和存貯，檔案管理工作人員需要備注標(biāo)明紙質(zhì)檔案和電子檔案中的相對應(yīng)的文件和存址，這樣在使用時(shí)便可以迅速找到自己想要的紙質(zhì)檔案或者電子檔案。

（二）深入挖掘“雙軌制”管理的價(jià)值

在共存管理紙質(zhì)檔案與電子檔案時(shí)，一定要深入挖掘兩者各自的價(jià)值，不可一味地摒棄傳統(tǒng)管理手段，而是應(yīng)該將其與現(xiàn)代管理手段有機(jī)結(jié)合在一起，合理的選擇恰當(dāng)?shù)姆椒ê褪侄?。逐步?gòu)建一個(gè)以電子檔案為主、紙質(zhì)檔案為輔的共存管理方式，這樣不單單可以促使整理和分裂紙質(zhì)檔案的工作更加的簡單化。同時(shí)還可以節(jié)約一部分人力資源。因?yàn)樵诠芾砑堎|(zhì)檔案時(shí)，還需要進(jìn)行組卷、歸檔等，這就需要很多的人力資源來支撐，并且還會(huì)增加管理成本；但是在收集、整理電子檔案時(shí)，只需要一臺(tái)計(jì)算機(jī)就可以高效的完成檔案信息的處理，不僅操作便捷，同時(shí)還可以節(jié)省時(shí)間和人才資源。電子檔案具有較強(qiáng)的可操作性，用戶可以靈活的獲取檔案信息，可以滿足用戶各種個(gè)性化服務(wù)需求，用戶也可以通過計(jì)算機(jī)分類、匯總、打印、復(fù)制電子檔案中的信息，以此將電子檔案轉(zhuǎn)換成自己所需求的內(nèi)容。因此在共存管理中一定要深入挖掘電子檔案的價(jià)值，可以很好地緩解檔案管理工作人員的工作壓力，讓其擺脫以往單調(diào)、枯燥的檔案管理工作。

（三）對檔案保管的設(shè)施進(jìn)行全面改進(jìn)與調(diào)整

在紙質(zhì)、電子檔案保存、管理的過程中，保存管理?xiàng)l件與設(shè)施的優(yōu)化會(huì)直接影響到兩種檔案在管理上的完整性、安全性。由于紙質(zhì)檔案、電子檔案的載體、特點(diǎn)等多個(gè)方面的性質(zhì)都有著明顯的差異，因此應(yīng)該對原有的設(shè)施進(jìn)行全方位的優(yōu)化與改進(jìn)，這樣才能保證共存、互動(dòng)發(fā)展的整體水平。例如對于紙質(zhì)檔案的管理，應(yīng)該將“件”作為基礎(chǔ)管理單位，認(rèn)識(shí)到其在信息量上、總體數(shù)量等方面的特點(diǎn)，重點(diǎn)解決紙質(zhì)檔案在管理空間不足、管理工作繁瑣上的情況；對于電子檔案的管理則應(yīng)該認(rèn)識(shí)到其一般是由光盤、云空間、U 盤等介質(zhì)為主，需要存放的空間較小，但是需要保證設(shè)備的安全性，強(qiáng)化技術(shù)力量。

（四）電子檔案較為依賴電子設(shè)備，需要專門的檔案儲(chǔ)存設(shè)備支撐檔案管理工作的開展。

檔案存儲(chǔ)設(shè)備的采購?fù)ǔＰ枰ㄙM(fèi)較多的費(fèi)用，部分檔案館由于資金較為有限，其不愿意將資金過多地投入到相關(guān)設(shè)備的采購上。因此，檔案館一定要積極的轉(zhuǎn)變以往的觀念，更新落后的檔案管理設(shè)備，以此更好的保障檔案的安全，通過紙質(zhì)和電子檔案兩種方式保存檔案。

五、結(jié)論

信息時(shí)代，一定要認(rèn)識(shí)到電子和紙質(zhì)檔案各自的優(yōu)勢和劣勢，兩者相輔相成，缺一不可，在今后相當(dāng)長的一段時(shí)間之內(nèi)，紙質(zhì)檔案與電子檔案將會(huì)長期共存、互動(dòng)發(fā)展，這是由兩種檔案的特點(diǎn)與優(yōu)劣勢決定的。必須要針對性地開展管理工作，在構(gòu)建機(jī)制、確定模式的基礎(chǔ)上實(shí)現(xiàn)兩種檔案的長期共存與有效運(yùn)用[6]。紙質(zhì)檔案、電子檔案都是極為重要的物質(zhì)與精神文化財(cái)富，只有兩者共存發(fā)展，才能達(dá)到全面提高檔案管理水平和檔案運(yùn)用的價(jià)值，更好地推進(jìn)我國檔案工作的開展。