淺析會計憑證電子化管理新模式

周 昕

（四川省林業(yè)和草原調(diào)查規(guī)劃院，四川 成都 610000）

會計憑證在基層單位進行財務(wù)管理的會計核算中是重要的依據(jù)。會計憑證電子化的發(fā)展給會計在進行記賬、日清、月結(jié)等財務(wù)工作提供了便捷，也簡化了對應(yīng)工作的作業(yè)程序。會計憑證的電子化應(yīng)用也為財務(wù)管理工作提供了便捷，使繁瑣的線下憑證的整理與憑證審核等工作都放到線上，讓基層單位節(jié)約了時間的成本，也幫助基層單位節(jié)約了很多人力、設(shè)備、物料資源。并且，黨中央也對會計憑證電子化進行了大力的推行?；趪艺叩闹笇?dǎo)以及會計憑證電子化的優(yōu)點，基層單位在會計憑證電子化的發(fā)展中，大力發(fā)展電子化在財務(wù)管理平臺中的應(yīng)用，推進會計憑證電子化體系的建設(shè)，也推動本單位順應(yīng)信息化時代的發(fā)展。

一、會計憑證電子化管理新模式的發(fā)展背景

會計憑證是按照一定格式編制地用于登記會計賬簿的書面證明，其存在的作用是用于記錄業(yè)務(wù)的發(fā)生、執(zhí)行或者完成情況，并用于明確經(jīng)濟責(zé)任的人的書面文件。是基層單位財務(wù)管理工作開展中最重要的信息載體。會計憑證又分為原始憑證和記賬憑證。原始憑證是經(jīng)辦人員填制生成的，記賬憑證則是由會計人員填制的。隨著信息技術(shù)在各行各業(yè)，各個部門的應(yīng)用與發(fā)展，會計憑證電子化逐漸成為基層單位在財務(wù)管理工作開展中的關(guān)鍵點。隨著會計憑證電子化給財務(wù)管理工作帶來的諸多益處，國家也對會計憑證電子化的發(fā)展引起了重視。在國家的政策方面，由財政部部務(wù)會議、國家檔案局局務(wù)會議在2015年修訂通過后的《會計檔案管理辦法》中指出，在保證電子會計資料來源真實有效，能夠使用會計核算系統(tǒng)準確、完整、有效接收和讀取電子會計資料，能夠使電子檔案管理系統(tǒng)有效接收、管理、利用電子會計檔案以及其他必要條件下，單位從外部接收的電子會計資料附有符合《中華人民共和國電子簽名法》規(guī)定的電子簽名的，可僅以電子形式歸檔保存。在2020年由財政部和國家檔案局發(fā)布的《關(guān)于規(guī)范電子會計憑證報銷入賬歸檔的通知》中也指出，單位從外部接收的電子形式的各類會計憑證，在來源合法、真實的情況下，與紙質(zhì)的會計憑證具同等的法律效益。會計憑證電子化是生產(chǎn)力發(fā)展的產(chǎn)物，也是國家跟隨信息化時代發(fā)展的產(chǎn)物。

二、會計憑證電子化管理工作開展中存在的問題

1.會計憑證中的原始憑證的完整性、流通性問題

在基層單位現(xiàn)有的會計憑證中，原始憑證是財務(wù)管理中經(jīng)濟的重要信息來源，作為原始憑證的發(fā)票憑證已經(jīng)實現(xiàn)了電子化，但是其他類型的原始憑證例如收貨單、領(lǐng)料單、各種報銷單據(jù)等都還是以手工填制的形式，并且還是以紙質(zhì)作為信息載體呈現(xiàn)。原始憑證在財務(wù)管理工作中要經(jīng)過審核、歸檔等操作，對必要核算工作的查閱或是其他工作中的借閱操作，都要進行多次使用和流轉(zhuǎn)。那么在手動流轉(zhuǎn)和使用的過程中，不僅要經(jīng)多人的手，而且所使用的場地也會變更，而紙質(zhì)的憑證在此過程中就容易出現(xiàn)丟失或是損毀等情況。原始憑證的損壞或是丟失都會導(dǎo)致財務(wù)管理工作的停滯。而且，會計憑證的原始憑證按照填制手續(xù)和內(nèi)容的不同，對其保存的時長有一定的要求，例如在原始憑證上列出兩個以上的單位負擔(dān)人員的，在未能夠結(jié)清的債權(quán)債務(wù)問題的情況下，原始憑證是需要繼續(xù)保存的，不能銷毀處理。而作為紙質(zhì)的原始憑證本身就因其材質(zhì)的信息載體屬性就容易受環(huán)境或是其他不確定性外部因素導(dǎo)致其被損壞或損毀，從而致使原始憑證失去其法律效益。

2.會計憑證在流轉(zhuǎn)、保存等環(huán)節(jié)的信息的完整和安全性問題

原始憑證的紙質(zhì)憑證的填制和流轉(zhuǎn)過程是比較繁瑣的，憑證實物的流轉(zhuǎn)在會計部門或是其他部門間的傳遞，這使會計憑證信息的流通傳播速度較慢。在憑證生成前的信息整合中，像比較容易出錯的日期、數(shù)量、金額等有嚴格書寫填報格式的信息，難免存在由于經(jīng)手人較多而導(dǎo)致的信息傳遞有誤，致使會計工作人員在手工填制的過程中，由于手工填制的復(fù)雜性，而造成在會計匯總和填制中填制信息的錯誤，雖然此種錯誤不是會計人員或其他參與提供信息人員的故意行為，但是會帶來很大的危害。例如，原始憑證的計量單位或是金額有誤，就會導(dǎo)致多付或者是少付貨幣的問題，填制日期的錯誤會與業(yè)務(wù)實際發(fā)生的歸屬期相矛盾，印鑒有誤會使原始憑證失去的真實性和合法性。這不僅對填制原始憑證中信息完整性有影響，也會加重會計和其他參與的人員的工作量。且在多部門間不同人員間手中的傳遞，也會導(dǎo)致憑證信息的過度傳遞，這對財務(wù)信息的保密性工作有所阻礙。

3.影響會計檔案電子化管理工作的開展

國家在會計檔案管理的工作指導(dǎo)中，提倡會計檔案的電子化的建設(shè)。在電子化的會計檔案管理中，電子發(fā)票的應(yīng)用起到了很大的作用，但是除了發(fā)票電子化的應(yīng)用，其他的付款憑證、轉(zhuǎn)款憑證等款項收據(jù)憑證還未實現(xiàn)電子化。這就使得會計在進行憑證歸檔管理的時候增加了線下操作的工作量。且在進行紙質(zhì)憑證歸檔時，不僅因為各類憑證的大小、格式、分類的復(fù)雜性，就很容易產(chǎn)生歸檔誤差。如果基層單位的各項會計憑證隨著業(yè)務(wù)量的增多而增多，龐大憑證數(shù)量的分揀使得勞動力的投入加大，投入的時間也會隨之增多。這些問題都是目前會計檔案管理工作中實際發(fā)生的問題，這些問題的存在與實現(xiàn)會計檔案管理電子化工作的目的是相違背的。

三、會計憑證電子化管理是財務(wù)會計工作管理工作的發(fā)展的必然趨勢

會計憑證電子檔案的建立隨著信息技術(shù)的應(yīng)用也成為基層單位發(fā)展重點，對各個基層單位的可持續(xù)發(fā)展方面，會計憑證電子化的管理占有重要的地位。會計檔案的管理有利于為基層單位組織經(jīng)濟決策提供有力的依據(jù)。從宏觀的角度來看，會計檔案的管理有利于國家綜合研究會計儲備信息，通過對稅收以及其他的財務(wù)信息來預(yù)測國家經(jīng)濟總體的發(fā)展趨勢。所以國家對會計憑證的電子檔案建設(shè)也出臺了對應(yīng)的政策指導(dǎo)。在“十三五”的規(guī)劃中，將電子發(fā)票的推行上升到了國家戰(zhàn)略的高度。在2021年2月27日，由國家稅務(wù)總局在“便民辦稅春風(fēng)行動”的新聞發(fā)布會上表示，增值稅專用發(fā)票的電子發(fā)票試點在3月1日開始。在稅務(wù)管理的方面也將傳統(tǒng)的紙質(zhì)報稅方式轉(zhuǎn)向了信息管稅方式。

財政部、國家檔案局令第79號發(fā)布修訂后的《會計檔案管理辦法》對于會計檔案管理中電子憑證的使用也做了規(guī)定和指導(dǎo)。在推進會計檔案管理電子化的工作中，會計憑證電子化的應(yīng)用是關(guān)鍵，原始憑證和記賬憑證都以電子化信息的形式存入到會計管理檔案中，從電子發(fā)票和其他憑證的生性周期上考慮，不僅能夠簡化管理歸檔的方式，還能加強會計憑證信息間、會計憑證信息與其他財務(wù)信息、會計憑證信息與他部門信息的關(guān)聯(lián)。會計憑證電子化有效地縮減了會計檔案管理的工作時間，簡化了會計檔案管理的操作，也精減了在進行會計檔案管理的地方空間占用。所以，會計憑證電子化推進了會計檔案管理電子化的推廣。

四、會計憑證電子化管理新模式實施的方法及建設(shè)方案

1.加強會計憑證電子化管理的安全保密措施

會計憑證電子化的應(yīng)用需要對應(yīng)系統(tǒng)的安全性保障。會計憑證信息是基層單位發(fā)展中的重要商業(yè)信息，這就需要有一個安全設(shè)施較強的環(huán)境來支撐。無論是系統(tǒng)在進行升級或是開發(fā)的環(huán)境，還是對應(yīng)財務(wù)管理系統(tǒng)的運行環(huán)境，無論是保證系統(tǒng)運行的軟件配置還是硬件配置都需要加大重視。在科技的發(fā)展中，各種網(wǎng)絡(luò)病毒也隨之產(chǎn)生，如果沒有對應(yīng)的系統(tǒng)防護措施，容易使系統(tǒng)中了惡意的病毒，并導(dǎo)致系統(tǒng)的癱瘓。系統(tǒng)癱瘓不僅中斷會計正在實際操作的工作，也存在數(shù)據(jù)銷毀或者缺失的問題，這對財務(wù)管理中的信息化管理有極大的負面影響。另一種危害基層單位在會計憑證電子化和會計信息網(wǎng)絡(luò)化方式的情況就是的黑客的違法侵入，無論是惡意地盜取基層單位的商業(yè)信息的入侵還是帶有其他目的地黑客入侵，都會給會計憑證信息數(shù)據(jù)造成安全隱患。因此，在會計憑證電子化的工作的開展中更要建立有效的防火墻。通過防火墻的建立，阻斷外部病毒和黑客對客戶端或是數(shù)據(jù)庫等信息端的入侵。

隨著信息技術(shù)的更新，會計憑證電子化的完善和優(yōu)化所應(yīng)用的技術(shù)也不斷更新，很多基層單位的會計辦公硬件設(shè)施以及軟件配置都因此逐漸跟不上需求。在硬件設(shè)計方面，電腦的配置也需要對應(yīng)的更新，以杜絕因為機器老化導(dǎo)致的系統(tǒng)運行中斷，因為電腦配置的低下導(dǎo)致的系統(tǒng)運行卡頓等問題。在服務(wù)器的數(shù)據(jù)處理方面的要求也越來越高，這就需要基層單位也升級支撐會計電子憑證應(yīng)用的服務(wù)器的CPU，同時為滿足海量電子會計憑證信息數(shù)據(jù)的保存需求，更要進行對應(yīng)硬盤的擴容。通過升級硬件和軟件，來提高會計憑證電子化在財務(wù)管理系統(tǒng)或是會計管理系統(tǒng)，又或者是基層單位中常用的ERP系統(tǒng)的系統(tǒng)本身運行中效率和安全性。

2.在會計憑證實現(xiàn)電子化的采集中納入多種采集方式

會計憑證中的原始憑證目前電子化和手工填制的兩種制證方式，并未全面實現(xiàn)電子化。那么在原始憑證的數(shù)據(jù)采集方面，不應(yīng)局限在手工填制方面，可通過高拍儀和掃描儀等外部輔助設(shè)備幫助進行原始憑證的采集。也可以通過本地文件的導(dǎo)入方式，導(dǎo)入的文件類型設(shè)置也不局限于電子文檔、表格等格式，將可導(dǎo)入的格式放寬到音頻、影像等。

其中高拍儀可以進行單張原始憑證的采集，掃描儀也可以通過掃描原始憑證生成對應(yīng)的原始憑證載體文件。通過外部設(shè)備與系統(tǒng)的匹配關(guān)聯(lián)，直接將通過高拍儀和掃描儀采集到的原始憑證信息上傳到系統(tǒng)中，這對于處理較多原始憑證業(yè)務(wù)有很大幫助，能夠有效地節(jié)省手動處理的時間從而提高工作效率。像是合同這種有很多頁的原始憑證，可采取合并采集的功能，通過合并采集將合同的多頁合并處理成一個文件，然后通過導(dǎo)入的功能將數(shù)據(jù)導(dǎo)入到會計憑證的管理系統(tǒng)內(nèi)。從本地導(dǎo)入的功能已在信息化的平臺中應(yīng)用的較為廣泛，像是已經(jīng)是電子憑證形式的電子發(fā)票或是其他憑證文件可通過本地導(dǎo)入的功能將電子形式的憑證信息上傳到系統(tǒng)內(nèi)，快速并及時地將會計憑證信息掛接至財務(wù)管理的業(yè)務(wù)中。

在拓展了原始憑證的采集設(shè)備和功能的基礎(chǔ)上，合理地規(guī)劃采集模式。采集模式可根據(jù)不同崗位中的會計憑證數(shù)量的多少、業(yè)務(wù)量大小、采集頻率的高低以及各部門和各崗位的工作特點來進行采集模式的制定。當采集工作量較大，并且此采集的業(yè)務(wù)也較為頻繁的時候，可以采用分散式采集。當影像采集業(yè)務(wù)較少時，可以采取集中采集的模式。第三種采集模式則是將分散采集和集中采集相結(jié)合的一種采集模式，設(shè)立轉(zhuǎn)崗并配備對應(yīng)采集設(shè)備，在其他崗位的普崗也可共用采集設(shè)備，將硬件采集設(shè)備的利用與實際的會計憑證采集需求相結(jié)合，從而達到一個業(yè)務(wù)需求與設(shè)備資源利用的最優(yōu)配置。

3.會計憑證平臺的功能完善與優(yōu)化

在會計憑證的管理平臺內(nèi)，建立對應(yīng)的安全體系。這就需要完善系統(tǒng)內(nèi)已有的權(quán)限控制機制。按照各個部門、崗位、業(yè)務(wù)需求、數(shù)據(jù)分類等特點制定對應(yīng)的權(quán)限。嚴格控制會計憑證的電子化信息數(shù)據(jù)的流通方向和途徑。同時，對于數(shù)據(jù)的不同設(shè)立不同的功能權(quán)限，規(guī)定哪些人員可以進行新增與保存電子憑證信息，哪些崗位人員可以對上傳的電子憑證信息進行修改，哪些崗位人員可以刪除信息，哪些崗位人員可以查看信息。在崗位人員和數(shù)據(jù)的增刪改查的功能對應(yīng)關(guān)系上做好合理的劃分與界定。在進行電子會計憑證的生成、中轉(zhuǎn)、保存的相關(guān)系統(tǒng)和流程中，都要在指定權(quán)限的安全校驗的基礎(chǔ)上進行數(shù)據(jù)的保存、傳遞和銷毀的操作，以提高電子會計憑證在信息傳遞過程中的安全系數(shù)。

在原始憑證的采集工作中，也會出現(xiàn)假的憑證使用或者是重復(fù)使用憑證的情況，這就需要對采集完成后的原始憑證內(nèi)的信息有一定的真?zhèn)涡ｒ灒@項工作的完成就需要利用信息技術(shù)進行研發(fā)校驗原始憑證真?zhèn)蔚恼J證功能的開發(fā)。像是作為原始憑證的電子發(fā)票的格式基本統(tǒng)一，此類的發(fā)票的安全性校驗可通過與國家稅務(wù)總局的稅控系統(tǒng)間打通系統(tǒng)間的信息數(shù)據(jù)數(shù)據(jù)接口進行對接。通過掃描獲得并解析出電子發(fā)票內(nèi)的主要信息，并與國家稅務(wù)總局的稅控系統(tǒng)內(nèi)的數(shù)據(jù)做數(shù)據(jù)真?zhèn)蔚男ｒ?，以保證電子發(fā)票的真?zhèn)涡?。像是其他還沒有制定格式的原始憑證，這就需要根據(jù)實際的需求和內(nèi)容定制真?zhèn)巫R別的校驗方案，在系統(tǒng)內(nèi)開發(fā)一定的校驗邏輯，用來保證會計憑證的來源真實性和內(nèi)容的真實性。在系統(tǒng)內(nèi)部的憑證信息也需要進行系統(tǒng)內(nèi)部信息間的去重校驗，避免憑證地重復(fù)使用而造成的重復(fù)報銷、信息篡改的財務(wù)造假問題。

4.建立全流程信息流轉(zhuǎn)的日志，定時進行數(shù)據(jù)備份

會計憑證是需要留檔保存的。在會計憑證實現(xiàn)電子化后，不僅要按照其保存的生命周期的長短進行數(shù)據(jù)保存的需求，也要重視憑證信息在各部門、崗位、人員間傳遞的可追溯性。建立全面、全流程的日志記錄功能。從原始憑證的采集、記賬憑證的生成、會計憑證在對應(yīng)審核流程的傳遞、會計憑證的歸檔管理等節(jié)點上都進行日志記錄。將什么人在什么時間做的什么操作都生成日志信息并保存。會計憑證的傳遞可追溯性可以輔助基層單位在財務(wù)管理中的工作過失的追責(zé)，這樣能夠有效地督促參與到憑證提供、憑證制作、憑證流轉(zhuǎn)、憑證保存環(huán)節(jié)中的人的工作的認真態(tài)度，也能提高參與人的工作的嚴謹性。

在會計憑證電子化的保存的安全性方面，縱然在支持系統(tǒng)運營的內(nèi)外的硬件和軟件設(shè)施上已做到最優(yōu)化的配置，為進一步確保數(shù)據(jù)的安全性，就需要定期對會計檔案管理所用的數(shù)據(jù)庫內(nèi)的信息進行備份。對于數(shù)據(jù)庫所部署的服務(wù)器方面也有所要求，要做到應(yīng)用數(shù)據(jù)庫服務(wù)器和備份數(shù)據(jù)庫服務(wù)器分開部署，進行分散風(fēng)險。同時，由于財務(wù)日志的增加，在進行數(shù)據(jù)存儲方面也需要增加數(shù)據(jù)庫的使用。基層單位可以根據(jù)自己的實際業(yè)務(wù)量制定對應(yīng)的解決方案，如定期清理日志數(shù)據(jù)，以免非服務(wù)器的運行造成過大的負擔(dān)。

五、結(jié)語

綜上所述，隨著我國的經(jīng)濟發(fā)展和信息化發(fā)展的相融合，新形勢下會計憑證電子化管理的發(fā)展是信息化時代的必然走向，無論在是時代的發(fā)展的推動下，還是在國家政策的支持下，會計憑證電子化的發(fā)展已經(jīng)成了必然的趨勢。想要會計憑證電子化管理新模式發(fā)展，以實現(xiàn)可持續(xù)發(fā)展的目標，就需要基層單位不斷的實踐，并在實踐中發(fā)現(xiàn)問題、解決問題。將實踐與理論相結(jié)合，提出并找到與實踐工作相符的解決方案。同時，也需要國家在對應(yīng)的政策和法律法規(guī)上做到盡可能地完備。讓基層單位在會計憑證電子化的發(fā)展中更有政策支持和指導(dǎo)，有法可依。通過基層單位和政府的共同努力，推進、完善和優(yōu)化會計憑證電子化體系的建設(shè)，從而提升財務(wù)管理的效益，為基層單位的經(jīng)濟發(fā)展在信息化的大環(huán)境下的健康、可持續(xù)化發(fā)展打下基礎(chǔ)。