淺談大數據下智能商旅平臺建設

顏 婷

（兗州煤業(yè)股份有限公司共享中心，山東 鄒城 273500）

為實現集團發(fā)展戰(zhàn)略，實現數字化轉型，順應時代潮流，某集團公司積極謀劃改革發(fā)展，大力推進“大數據工程”項目建設，選擇ERP 作為核心運營管理平臺，依托公司已實現的“大數據工程”項目成果，開啟了智能商旅平臺服務項目的建設。

一、商旅平臺建設背景

集團公司員工目前商務出行主要是自行購票，個人墊付資金，行程結束后由財務報銷的傳統模式。面對“互聯網＋”和大數據背景下的現實狀況，商旅費用已無法滿足智能化管控要求，無法進行數據分析、采集、處理，具體表現為以下幾個方面。

1.未實現對集團商旅狀態(tài)的數據分析

商旅數據體量大，傳統差旅報銷模式下無法進行詳細數據采集、管理、處理，出行方式、出行地點、具體航空公司、酒店信息等分布廣、數據多、相關價格實時變動，這些數據在商旅管理過程中不斷產生，傳統的Excel 表格和線下人工操作方式已經無法完成這些數據的收集，更談不上分析利用。

2.缺乏統一的商旅費控管理

目前某集團公司雖有統一的差旅費管理辦法及費控標準，這些標準主要由財務人員事后人工核對管控，未進行線上統一控制，未做到事前員工出行費控標準的系統自動審核，造成大量事后人工投入，人為因素增多。

3.員工出行預定及報銷不暢

某集團公司員工商務出行雖有線下商旅支持，也僅部分覆蓋，未打通差旅業(yè)務流程各個環(huán)節(jié)，員工出行還是以自行預定為主，員工個人墊資，行程結束填列差旅報銷單，存在報銷繁瑣、報銷審批流程長、員工墊付資金、報銷到賬時間長等問題。

二、商旅平臺建設目標及需求

項目啟動前對市場上成熟商旅服務商進行了充分調研，分別從知名度、應用范圍、技術支持、產品資源、自開發(fā)功能、產品成本各方面進行對比分析，確定了5 家國內知名的服務商可滿足公司商旅平臺建設需求，邀請其參與智能商旅平臺項目的競爭性談判，約定了項目基本情況、服務商資格要求。

服務商資格要求：服務商須為在中華人民共和國境內依法注冊，經營范圍符合采購項目要求，具有軟件開發(fā)或研發(fā)資質，同時具有旅游或票務代理、票務服務等資質，具有獨立法人資格的服務商；須有滿足本項目要求的實施和服務能力；項目負責人應具有負責過大中型企業(yè)商旅項目的工作經歷不少于三年，項目咨詢和實施顧問應具有大中型企業(yè)相關項目的咨詢/業(yè)務實施經驗，熟悉企業(yè)相關業(yè)務流程梳理、業(yè)務解決方案設計、應用系統業(yè)務需求分析和管控體系設計等方面的經驗；項目團隊應熟悉ERP 及財務共享平臺及相關產品功能，具有較強的咨詢能力和豐富的實踐經驗；服務商經營正常，財務狀況良好，提供近三年經會計（審計）事務所審計并蓋章的企業(yè)財務報表及相關資料。

1.建設目標

根據商旅管理要求，擬引用外部企業(yè)集團商旅管理先進方法，設計出智能化、便捷化、科學化的商旅管理體系，打通商旅業(yè)務流程各個環(huán)節(jié)，實現智能化管控，提升商旅管理水平。從管理需求、業(yè)務需求、財務需求、信息化需求等方面分析了商旅平臺建設需求。明確了以業(yè)務需求為基礎、管理需求為核心，財務需求及信息化需求為支撐的商旅平臺建設總體目標，具體管理目標如下：

（1）構建信息化商旅平臺。搭建集成、統一的智能商旅系統平臺，通過與共享平臺緊密集成，對接HR、預算、資金等模塊將商旅業(yè)務流程各節(jié)點進行系統管控，做到無縫對接。

（2）提升商旅服務水平。優(yōu)化差旅業(yè)務流程，為員工提供高效、便捷的商旅出行工具和統一、簡便的報銷結算服務。

（3）健全事前、事中、事后費用管控。事前預算、費控標準有校驗；事中行程變更、預算不足有審批；事后考核分析有報表。

（4）系統安全、易用、可擴展。系統運行要穩(wěn)定、系統操作要簡便、系統配置要靈活、系統接口可擴展。

2.建設需求

智能商旅平臺服務需求包括系統搭建、實施、培訓、運維，費控管理、交通工具預定、酒店預定、費用結算、報表分析等。服務需求詳細內容如下：

（1）實現線上交通及酒店價格查詢、比價、預定、出票、支付操作，預定訂單實時響應。

（2）建立商旅服務團隊，提供專人對接服務，提供7×24小時呼叫中心，建立專業(yè)的查詢、預訂、退訂、修改、處理、投訴及建議的渠道。

（3）支持PC 端及移動端（APP）申請、審批、預定等（支持Android 和IOS 系統）。

（4）提供差旅統計、導入、導出數據及分析報表。

（5）支持出行、酒店大客戶協議托管。

（6）負責商旅平臺培訓及公司范圍內推廣。

（7）提供員工個人因私預定渠道，并享受因公出行同等優(yōu)惠。

（8）服務過程中，建立互動平臺，通過電話、郵件或在線交互等方式與出差人員及差旅管理專項人員進行溝通，了解服務需求，解決差旅問題，不斷提升服務質量。

（9）建立緊急事件應急預案，提供現場解決方案。

（10）對企業(yè)端提供預定服務價格不得高于平臺對私預定服務價格。

（11）根據集團費控標準，對超標訂單進行拆分，超標準在系統中區(qū)分對公對私支付渠道，超標部分員工在系統自行支付，并在推送賬單時區(qū)分開員工個人支付和公司實際支付。

三、商旅平臺建設重點環(huán)節(jié)

2020 年年初通過專業(yè)的招標公司組織邀請5 家供應商進行競爭性談判，確定了成交候選人。受新冠疫情影響，項目尚未開工便進入停工狀態(tài)，新冠疫情緩解后，正式進入項目建設期，因時間緊迫，項目組倒排工期、掛圖作戰(zhàn)，對系統從整體上進行規(guī)劃，確定系統的每個組成部分，以及各組成部分之間的關系，和各組成部分之間建設的優(yōu)先級和先后順序，制定詳細工作計劃，細化工作任務，討論項目需求，設計實施方案，統籌組織商旅供應商、OA、ERP 等集成系統開發(fā)人員開展商旅平臺功能設計和系統開發(fā)工作，現場與遠程開發(fā)相結合，同時開展商務洽談，制定工作說明書。

項目實施團隊劃分為需求組、設計組、開發(fā)組、測試組、質量組，各司其職，互相配合，使系統建設有目的、有計劃的進行，最終整個系統才能夠有效的整合在一起，在企業(yè)業(yè)務系統集成整合的基礎上，實現商旅平臺應用接入。開發(fā)建設過程中的重點環(huán)節(jié)有如下幾點。

1.方案設計

商旅平臺能夠成功建設，方案設計是重中之重。經過與商旅供應商、財務共享系統業(yè)務顧問反復多次磋商，共同梳理業(yè)務流程，從出差第一步提交申請，申請單具體內容、申請單控制事項到申請單審批系統的確定，達到便捷審批的效果，再到訂票環(huán)節(jié)，實現差旅標準的控制、拆分超標準金額，最終到員工快速拿到差旅補助，智能化與商旅供應商進行批量結算，步步都深思熟慮，仔細策劃，環(huán)環(huán)相扣，每個環(huán)節(jié)認真設計，保證整個流程不會受阻。

經過對比分析、技術論證，在最初形成的三套設計方案里選擇了集可實現性、可管理性、便捷性、智能化為一體的最終方案。設計方案充分考慮了商旅申請、商旅審批、出行預訂、補助報銷和供應商結算等各個模塊。各個模塊的亮點如下。

（1）自開發(fā)移動端APP。按照公司具體需求設計人文化移動端APP,重點考慮員工方便使用、易操作、良好的體驗感。

（2）集成審批。集成OA 辦公系統，可以通過手機移動端、電腦端對商旅申請進行審批，簡單便捷。項目建設初期，探討方案流程時對于審批系統是有異議的，商旅APP 可以獨立設置審批流程，并且在一個系統審批，穩(wěn)定性更好，但需要根據不同單位情況設置不同審批流程，短時間內不支持多節(jié)點審批，并且需要審批涉及領導下載APP，便捷性不高；相反，OA 系統支持多級審批，并且OA 辦公審批系統是公司日常業(yè)務的審批系統，微信、釘釘可直接辦理審批，雖然面臨著集成系統可能存在的不穩(wěn)定性，但是綜合對比而言，OA 系統更常用、更便捷、更適合。

（3）預算控制。與公司全面預算相結合，提交申請時系統校驗部門預算，預算金額不足時系統進行強控，申請無法成功提交，真正做到無預算不申請，拒絕提前消費。申請?zhí)峤怀晒?，將在預算總額范圍內進行商旅產品預定，超出預算金額系統進行強控，提示預算不足，無法購買，申請人可以進行預算追加，這種有效的管控很大程度上節(jié)約了差旅費用。

（4）差標控制。申請審批通過后，員工在手機端進行出行預訂和住宿預訂，訂票過程中商旅平臺可以根據公司人員的職務、級別對乘坐交通工具等級、住宿標準進行差標控制。如果員工超標準預定，系統先給予超標準提示，如果同意繼續(xù)購買，系統可以拆分出超標部分，款項由個人支付，既滿足了系統管控，防止超標準消費，又人性化的滿足部分員工的出差體驗，還大大減輕了會計人員的審核工作量。

（5）智能結算。商旅平臺按時推送訂票流水到財務系統，每個賬期結束后，財務系統關聯發(fā)票系統匯總商旅數據，進行報銷結算。

2.多系統集成

商旅平臺建設涉及多個應用系統，從獨立手機APP 發(fā)起申請、產品預訂，到領導使用OA 系統隨時隨地審批，再到財務共享系統實時傳輸各項數據，在線核算，每一個環(huán)節(jié)都相輔相成，缺一不可，涉及眾多集成接口，無數個應用場景，系統對接過程中問題重重。

通過召集項目業(yè)務顧問及開發(fā)人員，多次會議商討，溝通協調，共同梳理業(yè)務實質，細化分工，互相協作，同步開發(fā)，定時對接等方式，克服系統集成問題。

3.工期控制

由于新冠疫情影響，項目實施時間短暫，但所有環(huán)節(jié)一個都不能少，一個都不能簡化，僅僅三個月，項目組倒排工期，把計劃壓縮進每一天，協調商旅供應商增加人力，遠程支援，尤其是測試階段，模擬無數個訂票、退改簽場景，耗時耗力，雖然時間緊，任務重，但合作默契。

4.上線前測試

系統搭建完成并不代表著成功，距離上線前一個月，項目組就開始了流水線測試，開發(fā)機、測試機，單元測試，集成測試，一個也不放過。設想幾十種應用場景，賦予多個角色。申請單提交、審批、接口調用、流水推送規(guī)則，結算數據取數邏輯，車票預訂、退票、改簽等一系列數據一項項檢驗，夜以繼日，馬不停蹄，全程克服了近百條問題，測試效果是巨大的，是順利上線的最有力保障。

歷時三個月，商旅平臺項目從設計、啟動、實施到正式上線。商旅項目實施過程中，項目組成員深入調研、抓住重點、分秒必爭，精益求精，認真對待項目的每一個細節(jié)，認真研究每一個應用場景，每一次進展、每一項突破，都凝結著項目組眾人智慧的結晶、辛勞的碩果。在商旅供應商、財務共享系統、審批系統的多方配合下，在各項資源的有效調配下，按時完成了商旅平臺的各項功能需求開發(fā)建設，并與財務共享系統有效對接，完成了各單元測試及全流程集成測試，最終順利上線。

四、商旅平臺建設成效

商旅平臺上線后， 集團公司所有員工都可以通過統一的商旅平臺獨立APP 登錄，公司層面實現智能化剛性管控，包括預算金額、出行日期、出行城市管控，訂票環(huán)節(jié)個人差旅標準控制，大大提高了差旅費的合規(guī)性，降低了差旅費成本，約定賬期內無息免擔保墊資月結服務，緩解了企業(yè)短期資金周轉，商旅平臺能夠進行數據采集、統計、分析，出具可視化管理報表，可為財務部門以及管理層提供及時、準確的管理依據。

員工層面，商旅平臺對接12306 火車訂票系統，涵蓋了海航、山航等100 余家航司資源，以及近百萬家優(yōu)質酒店，并且省去了員工墊資，簡化了費用審核，使員工的商旅出行更加智能、方便、快捷，真正做到商旅出行全程無需墊付，回程報銷補助的真實體驗。

商旅平臺項目如期上線，正常運行。一站式、一體化的全流程管理把控各個環(huán)節(jié),實現整體差旅數據的匯總。

五、商旅平臺不足之處

1.個別情況審批不及時

按照系統規(guī)則以及差旅管理辦法，必須先申請，后出差，有個別時間緊迫的出差，碰巧領導審批不及時，會有制約影響，建議提前籌劃，與領導及時溝通；或者統籌考慮，根據各單位實際情況簡化審批流程。

2.報表功能有待強化

由于商旅平臺剛剛上線運行，數據量不大，對報表的要求還不是很高，但隨著公司下屬單位的推廣，使用量的增加，對報表的需求必然會愈加強烈，在現有報表功能的基礎上，進一步開拓可視化、直觀化報表，增加有針對性的報表，比如員工行為分析報表，各單位對比分析報表等。

3.火車票收集問題

機票、住宿費發(fā)票由供應商統一打印，但是火車票由12306 統管，只能憑借身份證自行打印，火車票收集有一定難度，容易發(fā)生保管不善或者不及時上交的情況。針對此種情況，已在系統中設置專人審批節(jié)點，業(yè)務單位可以根據自身情況使用，有效掌握票據上交情況；或者系統對出差人進行訂票資格限制；開通提醒交票消息提醒。希望12306 下一步能夠實行電子客票，無需自行打印，方便員工，方便差旅結算。

六、結語

商旅平臺的建設商旅平臺的搭建將分散的員工出行行為，通過平臺統一管理，既方便了員工出行，也完善了企業(yè)的差旅精益管理，大大節(jié)約了審批、結算的成本，切實防范了風險，更為集團提供了與各大航司、酒店議價的能力，自上線以來陸續(xù)在集團下屬單位得到推廣應用，展望未來，從多角度挖掘商旅平臺的紅利，對系統各方面進行優(yōu)化提升，讓出行更便捷，讓管理更智能。