中小型生產(chǎn)企業(yè)項(xiàng)目建設(shè)期間工程物資管控問題探討

賀雅麗

（山西陽煤豐喜泉稷能源有限公司，山西 運(yùn)城 043200）

工程項(xiàng)目的最終成本效益比，與材料成本和工程成本節(jié)約的降低是密切相關(guān)的。工程材料成本一般占總項(xiàng)目成本的50%-60%，有的甚至高達(dá)70%，因此，加強(qiáng)工程物資管理是提高工程項(xiàng)目經(jīng)濟(jì)效益的最重要途徑。目前，大部分中小型生產(chǎn)企業(yè)經(jīng)營(yíng)管理基礎(chǔ)比較薄弱，信息化系統(tǒng)建設(shè)不太完善，管理機(jī)制不夠健全，要想在日益激烈的市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)環(huán)境下站穩(wěn)腳跟，取得一定份額，就要在項(xiàng)目建設(shè)的施工初期將工程物資管控作為管理的重點(diǎn)，通過建立組織架構(gòu)明確權(quán)責(zé)，建設(shè)一套完善的信息化系統(tǒng)，制定出相關(guān)的管理制度和流程來加強(qiáng)工程物資的管控，從而使企業(yè)的效益得到全面的提高。

一、工程物資管控概述

1.工程物資管控的概念

工程物資管控是企業(yè)在項(xiàng)目建設(shè)過程中對(duì)所需材料物資的計(jì)劃編制、采購(gòu)、運(yùn)輸、庫存保管、領(lǐng)發(fā)、回收等各項(xiàng)管理工作的總稱，它以工程項(xiàng)目建設(shè)順利實(shí)施，確保施工質(zhì)量、安全及成本控制的各項(xiàng)目標(biāo)實(shí)現(xiàn)為根本目標(biāo)。

2.工程物資管控的意義

加強(qiáng)對(duì)中小型生產(chǎn)企業(yè)項(xiàng)目建設(shè)期間工程物資的管控，對(duì)企業(yè)的正常生產(chǎn)和長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展具有重大的意義，主要體現(xiàn)在以下三個(gè)方面：

（1）有效提升企業(yè)的經(jīng)濟(jì)效益。通過對(duì)工程物資的有效管控，可以加強(qiáng)工程物資和施工環(huán)節(jié)的緊密結(jié)合，充分利用企業(yè)物資，減少不必要的物資浪費(fèi)，使企業(yè)的經(jīng)濟(jì)效益得到有效提升。

（2）有效提高企業(yè)的工程施工效率。通過對(duì)工程物資的有效管控，可以及時(shí)跟進(jìn)工程施工進(jìn)度，有利于企業(yè)提前做好工程物資的采購(gòu)，減少項(xiàng)目建設(shè)時(shí)間，提高企業(yè)的工程施工效率。

（3）有效提升企業(yè)的工程施工質(zhì)量。通過對(duì)工程物的有效管控，可以加強(qiáng)各部門之間的溝通聯(lián)系，對(duì)工程物資的質(zhì)量以及保管進(jìn)行責(zé)任劃分，避免物資對(duì)接出錯(cuò)，從而提升企業(yè)工程施工質(zhì)量。

二、中小型生產(chǎn)企業(yè)項(xiàng)目建設(shè)期間工程物資管控的現(xiàn)狀

1.組織架構(gòu)不健全，權(quán)責(zé)劃分不明確

一方面，大部分中小型生產(chǎn)企業(yè)中，家族式企業(yè)比較多，經(jīng)營(yíng)權(quán)和所有權(quán)都掌控在一個(gè)人手中，經(jīng)營(yíng)管理基礎(chǔ)薄弱，停留在傳統(tǒng)的粗放型管理層次上，沒有健全的組織架構(gòu)，完善的內(nèi)部管理制度，崗位責(zé)權(quán)不明晰，責(zé)任劃分不明確，導(dǎo)致出現(xiàn)問題，互相推諉。另一方面，中小型生產(chǎn)企業(yè)為了節(jié)約成本，人員配備不齊全，往往是一人身兼數(shù)職，沒有相應(yīng)的制約和監(jiān)督機(jī)制。

2.信息化系統(tǒng)不完善，企業(yè)效益流失

中小型生產(chǎn)企業(yè)在項(xiàng)目建設(shè)期間，沒有建立完善的信息體系，無法整合數(shù)據(jù)，溝通存在障礙。

一方面，中小型生產(chǎn)企業(yè)在項(xiàng)目建設(shè)期間，往往太重視項(xiàng)目進(jìn)度，只要工程部門提出需求，采購(gòu)部門就采購(gòu)，不通過倉(cāng)庫管理員，不清楚庫房有沒有存貨，直接采購(gòu)，造成物資的浪費(fèi)，資金的占用。另一方面，企業(yè)處于項(xiàng)目建設(shè)初期，物資信息系統(tǒng)還沒有建立，物資信息不全面，或者傳達(dá)慢，所以購(gòu)買前的市場(chǎng)調(diào)查和分析都是虛構(gòu)的。另外，在采購(gòu)業(yè)務(wù)方面，由于采購(gòu)負(fù)責(zé)人的業(yè)務(wù)能力比較薄弱，總是依賴采購(gòu)長(zhǎng)期合作的供應(yīng)商提供商品信息，采購(gòu)物資時(shí)得到的信息是不對(duì)稱的，造成采購(gòu)工作的被動(dòng)開展。

3.物資管理不規(guī)范，增加企業(yè)經(jīng)營(yíng)風(fēng)險(xiǎn)

（1）采購(gòu)管理機(jī)制不健全

許多中小型生產(chǎn)企業(yè)還沒有制定標(biāo)準(zhǔn)化的物資采購(gòu)合同，沒有對(duì)工程物資的采購(gòu)進(jìn)行規(guī)范的要求，有時(shí)甚至直接從供應(yīng)商處獲得所需類型和規(guī)格的工程物資材料而不使用合同。此外，許多中小型生產(chǎn)企業(yè)在簽訂采購(gòu)合同方面沒有標(biāo)準(zhǔn)的管理機(jī)制，他們不對(duì)合同進(jìn)行審查，簽字或是蓋章都非常的隨意。還有許多中小型生產(chǎn)企業(yè)缺乏完整、科學(xué)的工程物資與成本管理理念，計(jì)劃外采購(gòu)和重復(fù)采購(gòu)的現(xiàn)象經(jīng)常發(fā)生。采購(gòu)計(jì)劃的編制并不嚴(yán)格，由于工程管理部對(duì)圖紙了解不足，只復(fù)制了圖紙，沒有確認(rèn)材料的技術(shù)用途。計(jì)劃與實(shí)際材料需求不一致，導(dǎo)致項(xiàng)目延期、材料浪費(fèi)和資金再投資，給企業(yè)造成經(jīng)濟(jì)損失。

（2）物資管理模式落后

由于中小型生產(chǎn)企業(yè)規(guī)模小，很難吸引到高素質(zhì)人才，大多數(shù)現(xiàn)場(chǎng)管理人員理論水平低，對(duì)工程物資管理缺乏了解，只是憑借自己僅有的業(yè)務(wù)認(rèn)知去進(jìn)行管理，導(dǎo)致在工程物資運(yùn)輸過程中經(jīng)常發(fā)生物資的損失和損壞；在倉(cāng)儲(chǔ)過程中，工程物資的輸入和輸出都只是簡(jiǎn)單的記錄，沒有形成準(zhǔn)確的倉(cāng)儲(chǔ)數(shù)據(jù)庫。

三、中小型生產(chǎn)企業(yè)項(xiàng)目建設(shè)期間物資管控問題的改善措施

1.改善企業(yè)組織結(jié)構(gòu)，明確權(quán)責(zé)分配

在中小型生產(chǎn)企業(yè)內(nèi)部設(shè)立包含有管理部門（主要包括人事、倉(cāng)管、財(cái)務(wù)）和作業(yè)部門（業(yè)務(wù)、采購(gòu)、開發(fā)、生產(chǎn)）的組織結(jié)構(gòu)。各部門之間實(shí)行執(zhí)行權(quán)、決策權(quán)、監(jiān)督權(quán)三權(quán)分立，明確劃分各部門、各崗位的隸屬關(guān)系，制定相關(guān)的崗位職責(zé)，使各部門之間權(quán)責(zé)明確，形成相互制約、相互監(jiān)督的機(jī)制。

2.強(qiáng)化庫房管理和采購(gòu)管理信息化系統(tǒng)建設(shè)

借助現(xiàn)代化信息網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，結(jié)合企業(yè)的實(shí)際情況建立一套行之有效的信息化管理系統(tǒng)，利用先進(jìn)的信息網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)，對(duì)相關(guān)信息進(jìn)行采集獲取。

（1）建立采購(gòu)平臺(tái)，吸引高質(zhì)量的供應(yīng)商入駐平臺(tái)，降低采購(gòu)成本

中小型企業(yè)應(yīng)建立自己的采購(gòu)平臺(tái)，尋找穩(wěn)定可靠的供應(yīng)商，組織相關(guān)人員對(duì)供應(yīng)商的生產(chǎn)能力、供應(yīng)保障能力、物資樣品材質(zhì)、生產(chǎn)許可等方面進(jìn)行嚴(yán)格審查評(píng)價(jià)，在評(píng)價(jià)合格后，經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，采集錄入采購(gòu)平臺(tái)。對(duì)平臺(tái)供應(yīng)商實(shí)施動(dòng)態(tài)管理，定期組織各相關(guān)部門對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行打分評(píng)價(jià)，對(duì)打分評(píng)定低的供應(yīng)商及時(shí)進(jìn)行清理。在采購(gòu)工程物資時(shí)，應(yīng)在采購(gòu)平臺(tái)上發(fā)出購(gòu)貨需求，組織入選供應(yīng)商進(jìn)行招標(biāo)，從備選的供應(yīng)商中選擇性價(jià)比最優(yōu)的，從而保證工程物資的質(zhì)量最優(yōu)化，采購(gòu)成本最低化。

（2）建立實(shí)現(xiàn)倉(cāng)庫與各部門之間即刻溝通的信息網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)

工程物資數(shù)據(jù)復(fù)雜繁多，為避免人工操作的失誤性，應(yīng)建立工程物資管理信息化系統(tǒng)。該系統(tǒng)要有一套完整的物資數(shù)據(jù)庫，包含前期的市場(chǎng)調(diào)查報(bào)告，物資計(jì)劃管理、采購(gòu)管理、庫存管理、核算管理等。通過信息化系統(tǒng)把經(jīng)過統(tǒng)計(jì)分類后的需求計(jì)劃與庫存信息進(jìn)行比較分析形成采購(gòu)計(jì)劃。為避免采購(gòu)的隨意性，訂單的制定必須是建立在采購(gòu)計(jì)劃的基礎(chǔ)上。當(dāng)物資到貨后，需要根據(jù)采購(gòu)訂單對(duì)物資進(jìn)行核對(duì)，保證采購(gòu)訂單的嚴(yán)格執(zhí)行。通過信息化系統(tǒng)，將工程物資數(shù)據(jù)與工程進(jìn)度進(jìn)行結(jié)合，繪制出工程物資進(jìn)出圖表，便于工程物資管理分析的直觀性和清晰性。

3.規(guī)范企業(yè)工程物資管理流程，防范企業(yè)風(fēng)險(xiǎn)

（1）規(guī)范物資采購(gòu)流程，最大限度降低企業(yè)采購(gòu)成本

物資采購(gòu)是中小型生產(chǎn)企業(yè)項(xiàng)目建設(shè)期間工程物資管理工作中重要環(huán)節(jié)，建立高效、實(shí)用、完善的采購(gòu)流程是提高采購(gòu)效率，降低采購(gòu)成本的最有效辦法。中小型生產(chǎn)企業(yè)應(yīng)在項(xiàng)目建設(shè)初期，設(shè)立專門的物資采購(gòu)部門，結(jié)合信息化系統(tǒng)，制定一套行之有效的采購(gòu)管理流程，從采購(gòu)計(jì)劃的提報(bào)、審核，供應(yīng)商的選擇都做出詳細(xì)規(guī)定。

物資采購(gòu)部門應(yīng)根據(jù)工程部門按設(shè)計(jì)圖紙及工程進(jìn)度編寫的技術(shù)要求，制定完整的物資需求計(jì)劃，利用采購(gòu)平臺(tái)篩選出符合條件的供應(yīng)商進(jìn)行公開招標(biāo)，對(duì)采購(gòu)物資的性價(jià)比進(jìn)行綜合分析，對(duì)入選供應(yīng)商物資質(zhì)量、信用水平、供應(yīng)能力等進(jìn)一步確認(rèn)后簽訂采購(gòu)合同。為避免急采、臨采、亂采狀況的發(fā)生，保證采購(gòu)計(jì)劃科學(xué)合理，采購(gòu)人員要保持與各部門的信息溝通，了解工程進(jìn)度，將成本預(yù)算管理與采購(gòu)計(jì)劃協(xié)調(diào)起來，作為進(jìn)一步評(píng)估材料成本的重要參考。

（2）改進(jìn)物資管理模式，合理安排物資的驗(yàn)收和發(fā)放

①工程物資驗(yàn)收管理

當(dāng)工程物資到場(chǎng)后，工程部門、質(zhì)檢部門、保管三方到場(chǎng)，根據(jù)相關(guān)技術(shù)圖紙和國(guó)家規(guī)范的要求，對(duì)現(xiàn)場(chǎng)工程物資的質(zhì)量和數(shù)量進(jìn)行檢驗(yàn)。在工程物資的儲(chǔ)存驗(yàn)收過程中，現(xiàn)場(chǎng)管理員負(fù)責(zé)以下工作：根據(jù)采購(gòu)部門的收貨通知單或供貨發(fā)票所列的品名、規(guī)格和數(shù)量，對(duì)照合同明細(xì)，根據(jù)不同的工程物資特點(diǎn)分別采取清點(diǎn)、過磅、檢尺等適當(dāng)?shù)挠?jì)量方法，準(zhǔn)確計(jì)算數(shù)量并一一核對(duì)，確保三者一致；檢查工程物資的外觀的完整性，包裝尺寸的大小，以確保工程物資沒有損壞或生銹；查驗(yàn)物資的合格證、說明書、銘牌等是否齊全，保證證物相符；通過使用專業(yè)檢測(cè)工具對(duì)物資進(jìn)行檢測(cè)并做好記錄；驗(yàn)收完成后，物資管理人員隨機(jī)選擇不同規(guī)格的材料和產(chǎn)品，送到檢驗(yàn)機(jī)構(gòu)復(fù)驗(yàn)，復(fù)檢合格后登記入庫。

②工程物資發(fā)放管理

工程物資的發(fā)放應(yīng)嚴(yán)格按照工程項(xiàng)目進(jìn)度交付，根據(jù)工程材料供應(yīng)和消耗分析圖，制定限額領(lǐng)料卡有序控制主要材料的消耗。量化的材料可以根據(jù)批準(zhǔn)的消耗量和數(shù)量限制進(jìn)行控制，非消耗品應(yīng)按批準(zhǔn)的數(shù)量限額進(jìn)行量化和控制。物資管理人員必須對(duì)工程物資進(jìn)行跟蹤管理，定期比較和分析計(jì)劃的數(shù)量和供應(yīng)的數(shù)量、預(yù)算總額和實(shí)際消耗總額，檢查消耗是否合理，超出正常范圍的必須仔細(xì)分析其中的原因，并對(duì)相關(guān)單位進(jìn)行考核。

四、結(jié)語

隨著社會(huì)主義市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的不斷完善和現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)的不斷發(fā)展，現(xiàn)代企業(yè)的工程物資管理理念和方法也發(fā)生了很大的變化。中小型生產(chǎn)企業(yè)也要徹底轉(zhuǎn)變管理理念，積極地選擇各種科學(xué)、有效的管理方法，加強(qiáng)對(duì)整個(gè)工程物資的管理，從而降低工程施工成本，保證中小型生產(chǎn)企業(yè)在日益激烈的市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)環(huán)境中能夠生存和發(fā)展。