外貿(mào)企業(yè)內(nèi)部控制存在的主要問題及優(yōu)化措施

凌 云

（上海松尾貿(mào)易有限公司，上海 200125）

一、外貿(mào)企業(yè)內(nèi)部控制概述

1.內(nèi)部控制定義

內(nèi)部控制主要是單位內(nèi)部就促進(jìn)各項(xiàng)業(yè)務(wù)活動之間聯(lián)系、相互制衡的手段，是現(xiàn)代經(jīng)濟(jì)發(fā)展下的產(chǎn)物，同時也是完善內(nèi)部治理結(jié)構(gòu)、科學(xué)構(gòu)建制度的必要措施。通過有效落實(shí)內(nèi)部控制，有助于企業(yè)拓展發(fā)展規(guī)模，提升實(shí)際效益，有效規(guī)避相關(guān)風(fēng)險的發(fā)生。

關(guān)于實(shí)施內(nèi)部控制的作用主要體現(xiàn)在以下幾點(diǎn)：有效保障企業(yè)資產(chǎn)的安全性，以及相關(guān)信息的完善性，從而保障其使用效益；確保企業(yè)既定的管理制度及措施都能有效落實(shí)，規(guī)避舞弊現(xiàn)象的發(fā)生；保障制定財(cái)務(wù)報告內(nèi)容的真實(shí)性及有效性；合理控制各項(xiàng)成本費(fèi)用，節(jié)約成本，實(shí)現(xiàn)經(jīng)濟(jì)效益最大化[1]。

2.企業(yè)實(shí)施內(nèi)部控制應(yīng)遵循的基本原則

第一，全面性原則。內(nèi)部控制需要貫徹于決策、實(shí)行及監(jiān)管的全過程，涉及企業(yè)各項(xiàng)業(yè)務(wù)活動。從業(yè)務(wù)活動的橫向及縱向角度進(jìn)行深入分析，同時注重業(yè)務(wù)閉環(huán)運(yùn)行，實(shí)現(xiàn)內(nèi)部控制工作貫徹于業(yè)務(wù)各環(huán)節(jié)中。

第二，重要性原則。所謂重要性原則，是以企業(yè)整體控制為基礎(chǔ)，對重要業(yè)務(wù)活動及風(fēng)險范疇給予一定的重視，根據(jù)審批流程從業(yè)務(wù)屬性及資金層面進(jìn)行明確區(qū)分，而對于這一原則的把控存在一定難度，實(shí)際進(jìn)行中需要借助公正客觀的判斷能力。

第三，制衡性原則。該原則的制定主要是為了確保企業(yè)經(jīng)營活動的決策、實(shí)行以及監(jiān)管工作實(shí)現(xiàn)有效分離，進(jìn)而構(gòu)建有效的牽制制度。內(nèi)部控制的實(shí)施還需要在治理結(jié)構(gòu)、部門設(shè)立以及職責(zé)分配等方面形成相互制衡的聯(lián)系，同時關(guān)注重要性原則，促進(jìn)交流溝通的順暢性，建立合理有效的聯(lián)動制度。

第四，成本效益原則。內(nèi)部控制需要有效權(quán)衡成本與預(yù)期效益兩者關(guān)系，利用合理成本實(shí)現(xiàn)控制。首先從企業(yè)實(shí)際利益著手，對內(nèi)部控制落實(shí)“收益預(yù)期”，但該收益除了定義定量收益以外，還需要考量風(fēng)險成本。

第五，適應(yīng)性原則。該原則主要是指內(nèi)部控制的實(shí)施應(yīng)當(dāng)與企業(yè)發(fā)展規(guī)模、業(yè)務(wù)活動、競爭力以及風(fēng)險水平等方面相互適應(yīng)，進(jìn)而有助于基于內(nèi)控體系開展評價工作，除了需要保障其匹配度以外，還需要形成前瞻意識，包含后續(xù)發(fā)展的適應(yīng)程度，識別存在的問題并改善，對控制手段也需要作出調(diào)整。

二、外貿(mào)企業(yè)內(nèi)部控制存在的主要問題

1.內(nèi)部控制環(huán)境存在缺陷

內(nèi)部控制環(huán)境作為企業(yè)構(gòu)建內(nèi)控制度及有效落實(shí)的基礎(chǔ)條件，對于外貿(mào)企業(yè)落實(shí)到位內(nèi)部控制工作、實(shí)現(xiàn)管理目標(biāo)以及戰(zhàn)略化目標(biāo)具有極為重要的作用，而企業(yè)內(nèi)部環(huán)境的構(gòu)成主要是內(nèi)部治理結(jié)構(gòu)、職責(zé)配置、內(nèi)部審計(jì)、資源以及文化氛圍等因素。目前，大多數(shù)外貿(mào)企業(yè)由于內(nèi)部治理結(jié)構(gòu)缺乏合理性，管理層定位不明確、職責(zé)分配不清晰，且管理層內(nèi)控意識淡薄，工作人員綜合素養(yǎng)較低，從而導(dǎo)致企業(yè)文化氛圍不足。此外，造成外貿(mào)企業(yè)中高級管理層與審計(jì)部門缺少專門的監(jiān)管，從而導(dǎo)致企業(yè)內(nèi)部管理層出現(xiàn)過于重視自身利益，忽視企業(yè)長期經(jīng)營及利益。

2.缺失風(fēng)險意識，風(fēng)險管控不到位

外貿(mào)企業(yè)在進(jìn)一步擴(kuò)展發(fā)展規(guī)模的過程中，多數(shù)企業(yè)并未正確意識到風(fēng)險防范管控的重要性，不能及時、精準(zhǔn)地獲得對企業(yè)經(jīng)營發(fā)展有利的相關(guān)數(shù)據(jù)信息。在進(jìn)行風(fēng)險評估工作中，或者風(fēng)險評估的流程缺失必要內(nèi)容，或者對風(fēng)險評估考慮缺乏完善性，進(jìn)而造成制定的風(fēng)險防范措施也缺乏完善性[2]。同時，外貿(mào)企業(yè)在進(jìn)出口的業(yè)務(wù)活動過程中，相繼存在一定的風(fēng)險問題。例如，在出口活動進(jìn)行中，從原材料采購、運(yùn)輸?shù)纫幌盗辛鞒讨卸即嬖谥煌潭鹊娘L(fēng)險，像匯率波動引發(fā)的風(fēng)險、相關(guān)政策變化引發(fā)的風(fēng)險]。

3.內(nèi)部審計(jì)薄弱

現(xiàn)階段，大多數(shù)外貿(mào)企業(yè)針對內(nèi)部審計(jì)工作的態(tài)度呈現(xiàn)“重視審計(jì)流程，忽視構(gòu)建內(nèi)部審計(jì)系統(tǒng)的重要意義”的態(tài)度，即使設(shè)立了內(nèi)部審計(jì)系統(tǒng)，但是在具體實(shí)行中導(dǎo)致部分內(nèi)容流于形式，進(jìn)而企業(yè)在經(jīng)營中多個工作環(huán)節(jié)都未真正落實(shí)監(jiān)管效用。然而，企業(yè)管理層對于內(nèi)部審計(jì)的內(nèi)容及重要意義也未真正認(rèn)識清楚，一般都是在出現(xiàn)問題后，才進(jìn)行改善解決。因此，強(qiáng)化內(nèi)部審計(jì)力度，才能確保充分發(fā)揮審計(jì)職能作用。

4.內(nèi)部控制信息交流不順暢

保持信息交流溝通的順暢性是有效落實(shí)內(nèi)部控制的有利條件。但由于企業(yè)具備內(nèi)部控制流程繁雜、交易程序較長、所涉及部門較多等特征，不論是合同簽訂、審批，還是貨物檢驗(yàn)等一系列流程，都由各部門進(jìn)行落實(shí)。因此，可見企業(yè)各部門信息交流的重要性，一旦其中某一環(huán)節(jié)出現(xiàn)問題及缺失，則會對內(nèi)部控制的實(shí)施效果造成嚴(yán)重影響。目前，多數(shù)外貿(mào)企業(yè)內(nèi)普遍存在信息交流不暢的問題，繼而影響內(nèi)部控制實(shí)施。例如，外貿(mào)企業(yè)出口業(yè)務(wù)活動的一系列流程都需要相應(yīng)部門組織開展，而這些部門之間銜接的緊密型、交流溝通程度都對業(yè)務(wù)實(shí)施結(jié)果產(chǎn)生直接影響[3]。

三、加強(qiáng)外貿(mào)企業(yè)內(nèi)部控制的優(yōu)化措施

1.創(chuàng)建良好的內(nèi)控環(huán)境

（1）構(gòu)建有效合理的內(nèi)部治理結(jié)構(gòu)

關(guān)于內(nèi)部治理結(jié)構(gòu)的優(yōu)化加強(qiáng)，需要確保內(nèi)部治理結(jié)構(gòu)的科學(xué)性，合理分配職責(zé)職權(quán)，充分明確企業(yè)董事會、監(jiān)事會、經(jīng)理層各級的職權(quán)。同時，企業(yè)各職能部門在實(shí)施內(nèi)部控制過程中，需形成相互制衡的工作狀態(tài)。因此，只有合理設(shè)置內(nèi)部結(jié)構(gòu)，明確各部門職責(zé)職權(quán)，才能規(guī)避權(quán)責(zé)過于集中的現(xiàn)象，充分發(fā)揮其職能作用。

（2）設(shè)置合理規(guī)范的內(nèi)部控制結(jié)構(gòu)

外貿(mào)企業(yè)在實(shí)施內(nèi)部控制過程中，由于所涉及部門較多、流程較復(fù)雜，僅依賴于某一單獨(dú)部門是無法實(shí)現(xiàn)內(nèi)控理想化的。同時，面對日趨激烈的市場競爭環(huán)境，只有完善組織結(jié)構(gòu)，才能提升內(nèi)控實(shí)施效率，保障內(nèi)部控制在實(shí)施過程中，做到職責(zé)分配清晰、信息流動順暢。在內(nèi)部控制中，還需要成立外貿(mào)部門、銷售部門、采購部門、內(nèi)審部門等多個部門，才能促進(jìn)各部門的協(xié)作性，實(shí)行既定內(nèi)控管理目標(biāo)。此外，在企業(yè)實(shí)行內(nèi)部控制中，還應(yīng)充分明確各部門的職責(zé)；合理權(quán)衡成本與預(yù)定效益，進(jìn)而有利于實(shí)現(xiàn)成本合理管控。

2.強(qiáng)化風(fēng)險意識，進(jìn)一步完善風(fēng)險制度

由于我國外貿(mào)企業(yè)具有特殊環(huán)境及風(fēng)險的特征，加之整體經(jīng)濟(jì)發(fā)展的不斷變動，企業(yè)可能存在的風(fēng)險也逐漸增加，因此，需要根據(jù)潛在的風(fēng)險問題構(gòu)建相應(yīng)合理的管理制度。首先，要樹立正確的風(fēng)險防范意識，提升全體工作人員的綜合素養(yǎng)，構(gòu)建完善的內(nèi)部控制制度；其次，要建立業(yè)務(wù)交易檔案；最后，設(shè)立規(guī)范有效的風(fēng)險預(yù)警體系。只有落實(shí)到位信息調(diào)研工作，才能及時識別存在的風(fēng)險。此外，要強(qiáng)化企業(yè)信用管理風(fēng)險意識，對企業(yè)信用政策結(jié)合環(huán)境及需求做出調(diào)整，評價客戶信用等級，重視事前防范工作[4]。

3.健全內(nèi)部審計(jì)、監(jiān)管制度

構(gòu)建完善的內(nèi)部審計(jì)制度，聘請具備專業(yè)能力的審計(jì)人員，進(jìn)一步強(qiáng)化企業(yè)各流程的管理力度。同時，注重對企業(yè)內(nèi)相關(guān)部門的監(jiān)管工作，提升企業(yè)內(nèi)部控制的實(shí)施效率及質(zhì)量。而內(nèi)部監(jiān)管作為有效落實(shí)內(nèi)部控制工作的重要保障，企業(yè)內(nèi)部控制各職能的充分發(fā)揮需樹立響應(yīng)有效的責(zé)任意識，對部門各職位及相應(yīng)職責(zé)實(shí)行分級管理模式，嚴(yán)格遵循不相容職位相互分離原則。例如，簽訂與審批合同；原材料采購與核查；確定與收回應(yīng)收賬款等業(yè)務(wù)活動需要有序進(jìn)行，保障其落實(shí)到位。因此，只有加強(qiáng)內(nèi)部審計(jì)、監(jiān)管制度，才能保障外貿(mào)企業(yè)內(nèi)控管理工作落實(shí)到位。

4.推進(jìn)企業(yè)各部門的信息化管理

首先，在合同簽訂前，企業(yè)需對客戶的信用資產(chǎn)等進(jìn)行實(shí)際調(diào)研和考察，充分從客戶的經(jīng)營情況、信用值、所在國家的外匯管制內(nèi)容以及政治因素等方面進(jìn)行了解。之后在簽訂合同過程中，同樣需要對合同條款、結(jié)算方式等內(nèi)容進(jìn)行合理科學(xué)的評估，進(jìn)而有效規(guī)避在后續(xù)交易環(huán)節(jié)中出現(xiàn)紕漏等弊端問題。

其次，外貿(mào)企業(yè)在簽訂合同之后，內(nèi)部控制管理的全過程由外貿(mào)部門、銷售部門、采購部門等共同組成，且充分發(fā)揮自身職能效用。出口產(chǎn)品的生產(chǎn)及備貨應(yīng)當(dāng)以交貨期限為基本依據(jù)，質(zhì)檢部門也應(yīng)當(dāng)就產(chǎn)品質(zhì)量是否合格進(jìn)行監(jiān)管，根據(jù)合同相關(guān)條件及規(guī)定嚴(yán)格檢驗(yàn)產(chǎn)品。近年來，隨著我國對環(huán)境保護(hù)的重視，對于貨物的環(huán)保水平也提出了更高標(biāo)準(zhǔn)。因此，質(zhì)檢部門對產(chǎn)品的把控需要從發(fā)運(yùn)環(huán)節(jié)著手，從而防止出口產(chǎn)品質(zhì)量不達(dá)標(biāo)的情況，最終引發(fā)壞賬風(fēng)險[5]。

最后，除了需要促進(jìn)企業(yè)各部門的交流溝通，還應(yīng)當(dāng)促進(jìn)與海關(guān)、質(zhì)檢部門以及外匯管理部門之間的協(xié)作性，從而有利于企業(yè)各部門獲取更為精確、有效的材料，確保出口產(chǎn)品通關(guān)、運(yùn)輸及收款結(jié)匯等工作落實(shí)到位。

四、結(jié)語

綜上所述，對于我國外貿(mào)企業(yè)的經(jīng)營發(fā)展環(huán)境而言，呈現(xiàn)復(fù)雜化趨勢，且承擔(dān)著更大的運(yùn)營壓力。因此，外貿(mào)企業(yè)只有不斷加強(qiáng)優(yōu)化內(nèi)部控制，才能促使企業(yè)在提升管理效率及質(zhì)量的同時，積極應(yīng)對各種風(fēng)險及挑戰(zhàn)，從而實(shí)現(xiàn)企業(yè)既定的運(yùn)營管理目標(biāo)，推進(jìn)企業(yè)的可持續(xù)發(fā)展。