物業(yè)管理企業(yè)內(nèi)部控制存在的問(wèn)題及解決措施

梁景輝

（廣州市煤建有限公司，廣東 廣州 510630）

隨著對(duì)美好生活的追求，人們更加關(guān)注物業(yè)管理行業(yè)的發(fā)展，物業(yè)管理企業(yè)在新時(shí)代迎來(lái)了發(fā)展機(jī)遇。但是，在目前競(jìng)爭(zhēng)激烈的市場(chǎng)環(huán)境中，物業(yè)管理企業(yè)普遍存在現(xiàn)有的內(nèi)部控制管理水平無(wú)法滿足擴(kuò)大經(jīng)營(yíng)需求的問(wèn)題，導(dǎo)致企業(yè)發(fā)展空間受阻。面對(duì)新挑戰(zhàn)，物業(yè)管理企業(yè)需通過(guò)完善內(nèi)部控制管理體系、提高管理人員的專業(yè)素質(zhì)等方式改善經(jīng)營(yíng)狀況，實(shí)現(xiàn)企業(yè)的可持續(xù)發(fā)展。

一、物業(yè)管理企業(yè)加強(qiáng)內(nèi)部控制的必要性

1.物業(yè)管理企業(yè)內(nèi)部控制現(xiàn)狀

目前，部分物業(yè)管理企業(yè)仍沒(méi)有建立完善的內(nèi)部控制體系，從而導(dǎo)致內(nèi)部控制的效果不佳，經(jīng)營(yíng)管理出現(xiàn)漏洞，阻礙了企業(yè)的發(fā)展。另外，部分企業(yè)即使建立了內(nèi)部控制制度，但由于物業(yè)管理從業(yè)人員整體素質(zhì)不高，內(nèi)部控制管理意識(shí)不強(qiáng)，相關(guān)人員在執(zhí)行制度時(shí)熱情不高，往往只是流于形式，甚至刻意鉆制度的漏洞，內(nèi)部控制無(wú)法從根本上起到監(jiān)督的作用。

2.加強(qiáng)內(nèi)部控制的必要性

內(nèi)部控制對(duì)于企業(yè)而言，是防范經(jīng)營(yíng)風(fēng)險(xiǎn)的重要基礎(chǔ)。因此，物業(yè)管理企業(yè)加強(qiáng)內(nèi)部控制管理，在一定程度上可以提高抵抗市場(chǎng)風(fēng)險(xiǎn)的能力，降低出現(xiàn)損失的概率，從而有效保護(hù)企業(yè)的資產(chǎn)安全。與此同時(shí)，物業(yè)管理企業(yè)通過(guò)加強(qiáng)內(nèi)部控制管理可以提升自身管理水平和預(yù)見(jiàn)能力，更好地推進(jìn)公司戰(zhàn)略和經(jīng)營(yíng)計(jì)劃，最終實(shí)現(xiàn)可持續(xù)發(fā)展。由此可見(jiàn)，物業(yè)管理企業(yè)要想在激烈的競(jìng)爭(zhēng)中突圍而出，加強(qiáng)內(nèi)部控制管理是必不可少的。

二、物業(yè)管理企業(yè)在內(nèi)部控制中存在的主要問(wèn)題

1.企業(yè)管理層對(duì)內(nèi)部控制建設(shè)的重要性認(rèn)識(shí)不足

我國(guó)物業(yè)管理行業(yè)仍處于發(fā)展階段，該行業(yè)的從業(yè)人員普遍薪酬待遇不高，素質(zhì)參差不齊。部分企業(yè)管理者對(duì)內(nèi)部控制建設(shè)的重要性認(rèn)識(shí)不足，簡(jiǎn)單認(rèn)為物業(yè)管理行業(yè)的業(yè)務(wù)單一，相關(guān)收入與成本相對(duì)固定，只需要建立最基本的公司制度和設(shè)置工作崗位，企業(yè)就能運(yùn)作順暢。正是因?yàn)槠髽I(yè)管理層不重視內(nèi)部控制的建設(shè)，導(dǎo)致企業(yè)的內(nèi)部控制工作流于表面、形同虛設(shè)，企業(yè)內(nèi)部管理過(guò)于松散，缺乏必要的監(jiān)督，影響了企業(yè)的發(fā)展。

2.企業(yè)內(nèi)部控制體系不健全

由于企業(yè)的管理層對(duì)內(nèi)部控制建設(shè)不夠重視，企業(yè)并沒(méi)有建立完善的內(nèi)部控制體系，造成日常經(jīng)營(yíng)管理出現(xiàn)漏洞，直接影響到企業(yè)的生存和發(fā)展。另外，部分企業(yè)的管理層簡(jiǎn)單認(rèn)為公司的內(nèi)部控制體系都是大同小異，便出現(xiàn)了直接照搬其他單位、其他行業(yè)內(nèi)部控制體系的不良現(xiàn)象，導(dǎo)致內(nèi)部控制體系偏離實(shí)際運(yùn)營(yíng)需要，在運(yùn)作時(shí)適應(yīng)性較差、應(yīng)用效果不佳。再有，由于目前內(nèi)部控制體系自動(dòng)化程度不高，大部分環(huán)節(jié)仍需要依靠人工操作。而且物業(yè)管理從業(yè)人員流動(dòng)性較強(qiáng)，容易造成內(nèi)部控制體系在某些時(shí)間段運(yùn)作脫節(jié)，為業(yè)務(wù)經(jīng)營(yíng)埋下隱患。

3.企業(yè)預(yù)算管理不完善

物業(yè)管理企業(yè)預(yù)算管理不完善，造成企業(yè)無(wú)法制定科學(xué)、合理的預(yù)算目標(biāo)，經(jīng)營(yíng)方向脫離公司發(fā)展戰(zhàn)略。其主要原因是：第一，管理層簡(jiǎn)單認(rèn)為物業(yè)管理行業(yè)業(yè)務(wù)單一，收入和成本相對(duì)固定，所以不需要編制預(yù)算；第二，預(yù)算編制沒(méi)有調(diào)動(dòng)全員參與，僅僅由財(cái)務(wù)部閉門(mén)造車，容易使預(yù)算目標(biāo)偏離實(shí)際經(jīng)營(yíng)情況，造成預(yù)算過(guò)高或預(yù)算松弛，達(dá)不到預(yù)算管理應(yīng)有的效果；第三，在執(zhí)行預(yù)算的過(guò)程中沒(méi)有及時(shí)進(jìn)行數(shù)據(jù)分析與業(yè)務(wù)監(jiān)控，預(yù)算管理人浮于事，最終預(yù)算目標(biāo)沒(méi)有得到落實(shí)；第四，每月、每季或每年年終時(shí)沒(méi)有對(duì)預(yù)算執(zhí)行情況進(jìn)行分析和考核，預(yù)算目標(biāo)的完成情況沒(méi)有得到合理的評(píng)價(jià)，獎(jiǎng)懲機(jī)制不明確。

4.企業(yè)內(nèi)部控制監(jiān)督機(jī)制缺失

目前，大部分物業(yè)管理企業(yè)都設(shè)置了基本的內(nèi)部控制體系，但往往忽略了內(nèi)部控制的監(jiān)督機(jī)制，從而導(dǎo)致企業(yè)日常的監(jiān)督和檢查流于形式、以偏概全，內(nèi)部控制監(jiān)督缺乏合理性和完整性。與此同時(shí)，企業(yè)的內(nèi)部審計(jì)工作得不到管理層的重視和支持，內(nèi)部審計(jì)人員嚴(yán)重不足，內(nèi)部審計(jì)制度缺失，導(dǎo)致必要的監(jiān)督工作無(wú)法正常開(kāi)展，企業(yè)容易出現(xiàn)徇私舞弊現(xiàn)象。

三、加強(qiáng)物業(yè)管理企業(yè)內(nèi)部控制的有效措施

1.提高全員內(nèi)部控制管理意識(shí)

內(nèi)部控制的執(zhí)行離不開(kāi)企業(yè)員工的了解和認(rèn)可，尤其是企業(yè)的管理層，更需要提高內(nèi)部控制管理意識(shí)。為此，物業(yè)管理企業(yè)可委托中介機(jī)構(gòu)定期對(duì)管理層員工進(jìn)行系統(tǒng)性的內(nèi)部控制管理培訓(xùn)，提升其綜合管理能力。同時(shí)，企業(yè)應(yīng)對(duì)各項(xiàng)內(nèi)部控制管理制度、操作流程做好宣傳和解釋，并建立與之相適應(yīng)的企業(yè)文化，讓基層員工認(rèn)可企業(yè)的管理行為并自覺(jué)執(zhí)行相關(guān)內(nèi)部控制制度，形成良好的工作氛圍。

2.進(jìn)一步完善內(nèi)部控制體系

物業(yè)管理企業(yè)應(yīng)根據(jù)實(shí)際的經(jīng)營(yíng)情況，完善企業(yè)內(nèi)部控制體系，科學(xué)、合理設(shè)置組織架構(gòu)，嚴(yán)格按照不相容的崗位和職務(wù)相分離原則進(jìn)行定員定崗，避免出現(xiàn)徇私舞弊等違法現(xiàn)象。以收款管理為例，收款崗與記賬崗的設(shè)置應(yīng)嚴(yán)格遵守不相容的崗位和職務(wù)相分離原則，內(nèi)部監(jiān)督部門(mén)應(yīng)不定期進(jìn)行實(shí)地查賬，避免出現(xiàn)資金被私自截留的現(xiàn)象；同時(shí)，企業(yè)應(yīng)建立應(yīng)收款管理臺(tái)賬，合理制定催收方案，提高物業(yè)管理費(fèi)收繳效率，保障企業(yè)正常運(yùn)營(yíng)的現(xiàn)金流。

此外，物業(yè)管理企業(yè)可以借助信息化物業(yè)管理系統(tǒng)來(lái)完善內(nèi)部控制體系。通過(guò)信息化系統(tǒng)設(shè)定各項(xiàng)工作業(yè)務(wù)流程，企業(yè)可以清晰地掌握日常運(yùn)營(yíng)情況和相關(guān)數(shù)據(jù)并對(duì)此進(jìn)行分析，以實(shí)現(xiàn)對(duì)業(yè)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)的實(shí)時(shí)監(jiān)控。

3.完善預(yù)算管理

首先，物業(yè)管理企業(yè)應(yīng)建立科學(xué)、高效的預(yù)算管理組織架構(gòu)。預(yù)算管理組織架構(gòu)主要包括三個(gè)層面。第一，預(yù)算管理決策機(jī)構(gòu)。該機(jī)構(gòu)是實(shí)施預(yù)算管理的法定決策機(jī)構(gòu)，負(fù)責(zé)對(duì)預(yù)算管理過(guò)程中涉及的重大事項(xiàng)作出決定，包括股東會(huì)、董事會(huì)、預(yù)算管理委員會(huì)和企業(yè)經(jīng)理層。第二，預(yù)算管理工作機(jī)構(gòu)。該機(jī)構(gòu)是預(yù)算管理的日常工作機(jī)構(gòu)，具體負(fù)責(zé)預(yù)算管理的組織領(lǐng)導(dǎo)和日常工作，主要包括預(yù)算的編制、審核、控制、分析、調(diào)整、考核等，一般由財(cái)務(wù)部擔(dān)任該角色。第三，預(yù)算管理執(zhí)行機(jī)構(gòu)。該機(jī)構(gòu)主要由具體編制和執(zhí)行預(yù)算管理的公司、部室組成，根據(jù)權(quán)責(zé)范圍，可分為投資中心、利潤(rùn)中心、成本中心、費(fèi)用中心和收入中心。

其次，物業(yè)管理企業(yè)應(yīng)重視預(yù)算編制。財(cái)務(wù)部作為預(yù)算管理的工作機(jī)構(gòu)，應(yīng)組織、指導(dǎo)各業(yè)務(wù)部門(mén)開(kāi)展預(yù)算編制工作。同時(shí)，財(cái)務(wù)部可實(shí)地了解每個(gè)項(xiàng)目的具體情況，選取“增量預(yù)算法”“項(xiàng)目預(yù)算法”等方法編制財(cái)務(wù)預(yù)算，以此提高預(yù)算編制的合理性和可操作性。

再次，物業(yè)管理企業(yè)應(yīng)通過(guò)預(yù)算分解、成本管控等方式加強(qiáng)預(yù)算執(zhí)行管理，確保日常經(jīng)營(yíng)不偏離預(yù)算標(biāo)準(zhǔn)管理。比如，在預(yù)算分解方面，財(cái)務(wù)部可按照各板塊的組成情況將財(cái)務(wù)指標(biāo)分解為各項(xiàng)收入指標(biāo)、費(fèi)用指標(biāo)以及利潤(rùn)指標(biāo)等，經(jīng)公司經(jīng)營(yíng)班子審定后由人事部向各部門(mén)、公司下達(dá)年度考核指標(biāo)，達(dá)到層層落實(shí)、強(qiáng)化預(yù)算管理體系的效果；在成本管控方面，針對(duì)運(yùn)營(yíng)成本繁、雜、多的特點(diǎn)，物業(yè)管理企業(yè)可運(yùn)用作業(yè)成本法對(duì)各類業(yè)務(wù)活動(dòng)進(jìn)行資源動(dòng)因和作業(yè)動(dòng)因分析，找出耗費(fèi)成本的源頭，并制定有效的措施對(duì)運(yùn)營(yíng)成本進(jìn)行控制，具體操作如下：①首先對(duì)物業(yè)管理過(guò)程中涉及的資源能耗進(jìn)行分類，例如：可以分類為水電費(fèi)、辦公費(fèi)、維修費(fèi)、保潔費(fèi)等。②結(jié)合企業(yè)機(jī)構(gòu)設(shè)置劃分作業(yè)中心，例如：可以劃分為行政管理作業(yè)、公共設(shè)施維護(hù)作業(yè)、衛(wèi)生保潔作業(yè)、安全管理作業(yè)等，并對(duì)應(yīng)確定資源動(dòng)因。③確定成本對(duì)象，一般可以選擇按項(xiàng)目或部門(mén)作為對(duì)象進(jìn)行成本對(duì)比，并可以從中找出差異、分析原因以及落實(shí)責(zé)任。④根據(jù)不同的項(xiàng)目、部門(mén)對(duì)間接成本的進(jìn)行歸集，加上直接成本后即可計(jì)算出總成本。⑤通過(guò)分析各項(xiàng)作業(yè)活動(dòng)，企業(yè)可以區(qū)分出增值作業(yè)和非增值作業(yè)。對(duì)于沒(méi)有價(jià)值增值的作業(yè)，企業(yè)可以采用諸如外包、戰(zhàn)略聯(lián)盟等方式，使各項(xiàng)作業(yè)活動(dòng)達(dá)到價(jià)值增值的最大化。

最后，物業(yè)管理企業(yè)應(yīng)完善績(jī)效考核機(jī)制，于月度、季度或年度終了后，重點(diǎn)對(duì)預(yù)算完成情況做階段性考核。結(jié)合物業(yè)管理服務(wù)的行業(yè)特點(diǎn)，企業(yè)可以將各項(xiàng)預(yù)算成本節(jié)約額或節(jié)約率作為各部門(mén)的考核指標(biāo)，相關(guān)成本項(xiàng)目的占比可根據(jù)具體業(yè)務(wù)做相應(yīng)的調(diào)整。通過(guò)建立績(jī)效考核機(jī)制，員工的服務(wù)意識(shí)、責(zé)任意識(shí)都會(huì)有所提高，企業(yè)的經(jīng)營(yíng)效益也隨之增加。

4.健全內(nèi)部控制監(jiān)督機(jī)制

隨著部分物業(yè)管理企業(yè)開(kāi)始向集團(tuán)化方向發(fā)展，企業(yè)的所有權(quán)與經(jīng)營(yíng)權(quán)相互分離，因此，健全內(nèi)部控制監(jiān)督機(jī)制就顯得尤為重要。物業(yè)管理企業(yè)可以圍繞以下幾個(gè)方面開(kāi)展內(nèi)部控制監(jiān)督工作：首先，企業(yè)的組織架構(gòu)應(yīng)當(dāng)設(shè)置內(nèi)部審計(jì)部門(mén)，明確內(nèi)部審計(jì)部門(mén)的職能和權(quán)利，并維護(hù)其開(kāi)展內(nèi)部審計(jì)工作的獨(dú)立性。其次，根據(jù)企業(yè)的業(yè)務(wù)規(guī)模及成本效益原則合理配備專業(yè)的審計(jì)人員，并可針對(duì)具體內(nèi)部審計(jì)工作制定相應(yīng)的績(jī)效考核指標(biāo)。最后，完善企業(yè)內(nèi)部審計(jì)制度、行為準(zhǔn)則等，明確內(nèi)部審計(jì)人員的工作權(quán)限和工作流程等，使內(nèi)部審計(jì)人員在開(kāi)展工作時(shí)有章可循。

四、結(jié)束語(yǔ)

物業(yè)管理行業(yè)未來(lái)的發(fā)展前景十分廣闊，但同時(shí)也面臨著一系列的挑戰(zhàn)。因此，物業(yè)管理企業(yè)要想實(shí)現(xiàn)可持續(xù)發(fā)展，除了繼續(xù)提高服務(wù)質(zhì)量外，還需要做好內(nèi)部控制管理、降低運(yùn)營(yíng)成本、完善績(jī)效考核及內(nèi)部監(jiān)督機(jī)制，為企業(yè)的飛速發(fā)展創(chuàng)造有利的條件。