基于業(yè)財結合的存貨及內(nèi)部控制研究

劉麗華

（臨汾愛爾眼科醫(yī)院有限公司，山西 臨汾 041000）

一、業(yè)財結合下存貨控制的重要性及管理方法

隨著新時代多元化經(jīng)濟的高速發(fā)展，經(jīng)濟項目的產(chǎn)生也使得經(jīng)濟環(huán)境日益復雜多樣，全球商業(yè)競爭逐步加劇的發(fā)展狀況，對財務部門也提出了新的要求，財務相關人員更加需要在企業(yè)相關業(yè)務中與時俱進，不斷更新自身的知識體系，豐富業(yè)務知識，融入業(yè)務的財務數(shù)據(jù)才可以切實為業(yè)務服務。從存貨項目來看，它在資產(chǎn)負債表上雖然屬于流動資產(chǎn)，但就存貨管理而言，它并非資產(chǎn)而是成本的積壓，需要通過實施正確的存貨管理控制方法，才能最終提高企業(yè)的經(jīng)濟效益。

1.關于存貨事前預測的注意事項

（1）負責存貨業(yè)務的相關人員應具備良好的職業(yè)道德和豐富的業(yè)務知識；

（3）應當根據(jù)庫存情況、年度資金計劃、生產(chǎn)規(guī)模預算、銷售產(chǎn)品計劃等制定采購計劃，對存貨的采購實行預算計劃管理，合理確定原材料、在產(chǎn)品、產(chǎn)成品等存貨的占比；

（4）確定合理采購時點、采購批量時，應當考慮企業(yè)業(yè)務需求、市場經(jīng)營狀況、行業(yè)經(jīng)營特征、相關實際情況等因素；

（5）切實嚴格執(zhí)行不相容崗位分離的內(nèi)部控制。比如，存貨的請購與審批，審批與執(zhí)行；存貨的采購與驗收、付款；存貨的保管與相關會計記錄；存貨發(fā)出的申請與審批，申請與會計記錄；存貨處置的申請與審批，申請與會計記錄等。

2.涉及存貨事中控制的相關內(nèi)容

（1）采購部門采購的存貨入庫，庫管要驗收與檢查，要保證存貨的名稱、質(zhì)量、數(shù)量、規(guī)格等信息與訂貨合同，隨貨同行單內(nèi)容保持一致，并經(jīng)由采購人和庫管雙方簽字確認；

（2）庫存存貨的領用與發(fā)出，直接涉及企業(yè)生產(chǎn)產(chǎn)品的成本和當期損益的計算，而存貨的處置和報損，會涉及企業(yè)非正常損益的確認與計量。只有做好存貨的發(fā)出與處置的管理控制，才能正確地衡量和反映企業(yè)的成本、費用；

（3）存貨的存放和管理應指定專人負責并進行分類擺放管理，嚴格限制無關人員接觸存貨，確保存貨的完整性；

（4）存貨管理要符合存貨適宜環(huán)境，要妥善保管，并做到防火、防盜。

3.嚴把存貨事后監(jiān)督關，總結經(jīng)驗教訓

（1）財務人員負責監(jiān)督物資采購驗收入庫，核對入庫單與隨貨同行單具體內(nèi)容是否一致，是否經(jīng)采購人及庫管共同確認；

（2）財務人員根據(jù)出庫單據(jù)核對領用人是否領用（核對領用人簽字及詢問部分領用人）；

我想看看爸爸媽媽小時候是什么樣子，想給媽媽送去一件漂亮的花衣服，想捎一碗紅燒豬蹄給吃不飽的爸爸，想陪著他一起上山去砍柴，在皎潔的月光中一人背著一小捆木柴唱著山歌走回家去。

（3）根據(jù)物資成本率波動情況，判斷與核實存貨領用及出庫的正確性及合理性；

（4）在財務環(huán)境允許的情況下，盡量做出各業(yè)務項目的標準成本；

（5）財務人員負責存貨的往來供應商核算，供應商對賬，并及時發(fā)現(xiàn)是否存在各環(huán)節(jié)舞弊現(xiàn)象；

（6）財務人員負責存貨的實物監(jiān)管、監(jiān)盤，對庫管人員提出要求，要做到賬實相符。

二、現(xiàn)階段存貨內(nèi)部控制存在的問題

1.財務人員意識相對保守，專業(yè)技能單一且傳統(tǒng)

實務中，脫離企業(yè)業(yè)務去單干的財務就像是沒有茁壯生長的樹木，顯得弱不禁風，財務人員不懂業(yè)務，沒有深入業(yè)務的系列流程，就無法準確進行成本核算及歸集，更有甚者會影響企業(yè)真實獲得的經(jīng)營利潤。在自身的專業(yè)領域里孤軍奮戰(zhàn)是無濟于事的，提供的最后數(shù)據(jù)是財務方面的數(shù)據(jù)，而非實際業(yè)務發(fā)生的真實數(shù)據(jù)，企業(yè)里不了解業(yè)務的財務人員如同戰(zhàn)場上不了解地形的將領，變得無頭緒。一是財務人員沒有找到在企業(yè)中的核心點，認為就是自己“拍腦袋”去記賬即可，思想意識傳統(tǒng)，僅認為存貨核算按照準則相關要求分配完成即可，沒有追求實際分配的正確性，業(yè)務耗用存貨的合理性，導致張冠李戴，使分類業(yè)務真實的成本收入不匹配，業(yè)務項目的分析誤導企業(yè)的經(jīng)營發(fā)展；二是財務人員未能身處提升業(yè)務意識的企業(yè)環(huán)境，按部就班已成為企業(yè)的傳統(tǒng)意識，不注重員工意識的培養(yǎng)，缺乏良好的企業(yè)發(fā)展戰(zhàn)略。

2.財務部門與其他部門之間缺乏有效溝通

在當今企業(yè)的管理中，“溝通”重外部輕內(nèi)部，內(nèi)部部門間溝通不順暢、不及時，體現(xiàn)為各部門以自身利益出發(fā)，忽視重要信息和數(shù)據(jù)的分享，使得生產(chǎn)產(chǎn)品庫存量與需求量存在嚴重不對稱的情況，缺乏有效數(shù)據(jù)支持，不能隨市場需求調(diào)整庫存量，由此出現(xiàn)存貨管理效率低下的問題。一是企業(yè)部門間共同目標不明確，各部門朝向自己的方向用力，沒有發(fā)揮協(xié)作能效的最大化，涉及存貨管理的相關部門，關起門來各干各的，追求著自己不犯錯誤就可以的最低要求；二是溝通“語言”欠缺，在部門間傳遞的信息斷流或者歪曲，不能正確表達部門人員意圖，使信息傳達受阻，庫管碰到問題，不用合理的“語言”傳達給財務或相關部門，而是自己悶頭干，留著問題等待被發(fā)現(xiàn)，財務人員和庫管人員缺乏“語言”交流，導致業(yè)務發(fā)展中存在滯留問題不能及時解決。

3.事前監(jiān)督流于形式，不能合理控制存貨存量

傳統(tǒng)的財務都是事后算賬，往往在經(jīng)濟中的滯后階段，對企業(yè)的發(fā)展沒有良好的事前預測與計劃能力。一是采購人員編制采購計劃表一刀切，欠缺考慮業(yè)務需求，不準確核實請購數(shù)據(jù)；二是部門領導不注重授權審批，往往接到計劃表格就簽字，未能有效控制表格數(shù)據(jù)，遇事不深究、不核實，導致存貨計劃量與實際需求量不符而未能得到及時有效控制；三是沒有相應的信息系統(tǒng)管控，缺少供應鏈意識。

三、解決當前問題的對策建議

1.轉變財務人員管控意識

財務人員管控意識要逐步由單一傳統(tǒng)向熟悉業(yè)務、深入業(yè)務、抓住關鍵控制點轉變。在激烈的市場競爭中，每分每秒事物都在發(fā)生著變化，在環(huán)境的改變過程中，原地不動，就是退步。財務人員也應適應新時期市場的發(fā)展需求與進度，不斷提升自己，在自己的領域中與時俱進，創(chuàng)新求變，面對新需求，新環(huán)境，財務+業(yè)務模式已成為既定的發(fā)展趨勢，財務需要在業(yè)務中提升歸集數(shù)據(jù)的準確性和合理性，業(yè)務需要財務的支持以拓寬企業(yè)的發(fā)展道路。一是財務走進業(yè)務，學習業(yè)務活動中的應知應會，做半個“大夫”，能夠“診斷”出存貨和業(yè)務項目之間的勾稽關系；二是企業(yè)組織業(yè)務培訓，全員參與，樹立全員懂業(yè)務，學業(yè)務，參與業(yè)務一個也不能少的觀念，使存貨的核算管理數(shù)據(jù)歸集準確，合理；三是財務也要參與市場活動，從市場活動中要激勵，培養(yǎng)財務人員市場意識是企業(yè)業(yè)務發(fā)展的助推器；四是走到業(yè)務的范疇去考量存貨的核算，在核算中不能單純只有數(shù)字，還需要能支持數(shù)據(jù)的“根本”。

2.加強業(yè)財融合與信息溝通

財務部門與其他部門不能簡單地說“不”，而是要在控制風險的情況下，靈活應對，并適當給出解決方案。目前，已經(jīng)不是用簡單粗暴的方式就可以解決問題的時代，我們能用有效的溝通去處理工作中遇到的障礙。首先，部門間要樹立共同的核心目標。比如，我們都有一個目標“促進業(yè)務發(fā)展”，有了共同的目標才能在協(xié)作中前進，各業(yè)務科室、采購、倉儲、銷售、財務是存貨流轉所涉及的相關部門，做到多交流，在遇到問題時提出來，存在流程上的問題解決后，方便的就不止一個部門，要少監(jiān)督、多幫助，希望其他部門自身管理起來更便利。其次，企業(yè)可以組織員工團建活動，以此增進部門間溝通交流。再次，組織關于“溝通”的講座，讓所有部門了解“語言”的功能，使部門間減少交流中的個體障礙，講座不能停留在專業(yè)知識，還應結合企業(yè)當今的實際情況，舉例分析講解，使知識真正落實到基層。最后，各部門領導要起帶頭作用，他們是部門溝通的指南針，管好、用好庫存不單單是存貨管理部門的職責，它關系到各個部門，各個環(huán)節(jié)。

3.強化風險防范前置流程

事前監(jiān)督，用數(shù)據(jù)說話，利用信息系統(tǒng)實現(xiàn)供應鏈管理存貨的風險控制。在加速發(fā)展的新時期，存貨管理監(jiān)督從守舊的事后財務逐漸發(fā)展為重事前的新面貌。首先，建立存貨的信息系統(tǒng)，例如：醫(yī)院引進的HIS數(shù)據(jù)管理系統(tǒng)，將業(yè)務科室各部門與物資情況通過互聯(lián)信息數(shù)據(jù)的共享模式，在更大程度上使業(yè)務部門需求與庫存供應相連接，防止存貨供應量不足或者庫存材料不能合理利用，產(chǎn)生積壓和耗損成本的情況。其次，部門領導可以利用信息系統(tǒng)數(shù)據(jù)核實采購供應的計劃合理性，使職能管理真正起到事前監(jiān)督的作用。最后，制定并執(zhí)行在請購制度及采購制度中的不能合理預計采購批量所導致較嚴重損失的懲罰措施，起到強制監(jiān)督作用。

四、結語

企業(yè)的盈利看上去是市場部門的成績，實則是合理供應鏈管理控制的結果，供應鏈管理控制缺少部門間有效配合，會導致庫存、成本失控，要么企業(yè)業(yè)務量會越來越大，錢卻越賺越少；要么企業(yè)財務報表上盈利了，實則都賺進了庫存。企業(yè)存貨管理及內(nèi)部控制，有助于加強企業(yè)的成本控制，提高企業(yè)切實的經(jīng)濟效益，實現(xiàn)向管理要效益的目的，是實現(xiàn)企業(yè)經(jīng)營目標的重要保證。