高校秘書專業(yè)成立秘書事務(wù)所的創(chuàng)新發(fā)展研究

宋夢瓊 溫 瑜

（南京曉莊學(xué)院文學(xué)院 江蘇·南京 211171）

隨著社會主義市場經(jīng)濟的進步，社會上對于秘書人員的需求也逐漸增加。無論是黨政機構(gòu)還是企事業(yè)單位，都會配備許多秘書人員，并且對秘書的職業(yè)道德素養(yǎng)以及專業(yè)實踐技能的要求都比較高。因此，近些年，許多高校都在強調(diào)培養(yǎng)秘書專業(yè)學(xué)生的綜合能力，成立秘書事務(wù)所作為秘書專業(yè)學(xué)生的實訓(xùn)平臺成為大多數(shù)高校的選擇。然而，由于學(xué)校職能的特殊性，大多數(shù)秘書事務(wù)所不可避免地成為了社團性質(zhì)的組織，不僅沒有推動秘書行業(yè)在市場的發(fā)展，也不能讓學(xué)生切實感受到真正的職場化訓(xùn)練。因此，高校秘書事務(wù)所需要尋找新的發(fā)展模式。

1 國內(nèi)高校秘書事務(wù)所的發(fā)展現(xiàn)狀及特點

中國秘書事務(wù)所是秘書商業(yè)化、市場化的主要表現(xiàn)形式和重要載體，然而目前中國的秘書事務(wù)所大多數(shù)局限于為從事秘書相關(guān)職業(yè)的學(xué)生提供實踐平臺，不僅沒有做大做強，也沒有促使中國秘書行業(yè)快速向前發(fā)展。為了推動高校秘書事務(wù)所的創(chuàng)新發(fā)展，我們成立了高校秘書事務(wù)所調(diào)查組，采用問卷調(diào)查、電話訪談等方式，對全國設(shè)有秘書事務(wù)所的溫州大學(xué)、常州工學(xué)院、烏魯木齊職業(yè)大學(xué)傳媒學(xué)院等50所高校進行了調(diào)查，以此來分析我國高校秘書事務(wù)所的發(fā)展現(xiàn)狀以及特點，調(diào)查分析結(jié)果如下：

1.1 缺少社會鏈接，情景培養(yǎng)學(xué)生

根據(jù)調(diào)查結(jié)果顯示，82%的高校秘書事務(wù)所未承接過任何業(yè)務(wù)，12%的高校秘書事務(wù)所會承接一些校內(nèi)的會議，6%的高校秘書事務(wù)所會承接一些社會上的業(yè)務(wù)，基本沒有高校秘書事務(wù)所與社會上的企業(yè)簽訂合作，促成業(yè)務(wù)往來，高校秘書事務(wù)所培養(yǎng)學(xué)生技能，更多的是依靠情景實演的方式。

1.2 人員構(gòu)成單薄，服務(wù)教學(xué)需求

83%的高校秘書事務(wù)所的人員構(gòu)成都是秘書專業(yè)的老師以及學(xué)生，老師主要擔(dān)任指導(dǎo)角色，且只在同學(xué)們有平時成績考核，參與實演時會對同學(xué)們進行指導(dǎo)，其他時間，基本不插手秘書事務(wù)所日常運營事務(wù)。幾乎所有高校秘書事務(wù)所的領(lǐng)導(dǎo)層以及執(zhí)行層都由學(xué)生擔(dān)任，秘書事務(wù)所除去教學(xué)任務(wù)需求，日?；咎幱谕顟B(tài)。

1.3 淪為普通社團，運營活力不足

由于高校功能的特殊性，高校秘書事務(wù)所不可避免地淪為了高校普通社團性質(zhì)的組織。在接受調(diào)查的高校中，我們驚訝的發(fā)現(xiàn)，88%的高校秘書事務(wù)所設(shè)置的部門缺少市場部、財務(wù)部，究其原因發(fā)現(xiàn)，由于沒有業(yè)務(wù)承接，能用到這兩個部門的高校秘書事務(wù)所極少。而且，在這50所高校秘書事務(wù)所中，每年舉辦活動在5場以上的只占36%，剩下的高校秘書事務(wù)所中甚至有12%一場活動都沒有辦過。

1.4 發(fā)展規(guī)模較小，缺少未來規(guī)劃

國內(nèi)高校秘書事務(wù)所的發(fā)展規(guī)模普遍比較小，據(jù)調(diào)查顯示，高校秘書事務(wù)所人數(shù)在200人以上的只占48%，而秘書專業(yè)學(xué)生在各大高校的平均人數(shù)是231，也就是說，大多數(shù)高校的秘書事務(wù)所并沒有納入所有的秘書專業(yè)學(xué)生。除此之外，我們還調(diào)查了制定了未來五年發(fā)展規(guī)劃的秘書事務(wù)所，占比只達到4%，這意味著，在50所高校秘書事務(wù)所中，只有兩所制定了未來發(fā)展規(guī)劃。

1.5 學(xué)校知名度低，社會影響力小

除了對50所高校秘書事務(wù)所進行調(diào)查之外，我們還通過電子問卷的方式對這些學(xué)校的324名學(xué)生以及125名社會工作者做了調(diào)查。調(diào)查結(jié)果顯示，54.94%的同學(xué)沒有聽說過秘書事務(wù)所這種機構(gòu)，24.38%的同學(xué)表示聽過但不知道是做什么的。而在125名社會工作者中，只有18.4%的工作者表示聽說過這種機構(gòu)。從調(diào)查結(jié)果來看，高校秘書事務(wù)所在國內(nèi)的影響力以及知名度都不夠。

2 高校秘書專業(yè)創(chuàng)建秘書事務(wù)所的意義

通過對國內(nèi)高校秘書事務(wù)所發(fā)展的現(xiàn)狀及特點的分析研究，我們從學(xué)生以及學(xué)校角度、地區(qū)經(jīng)濟以及社會需求角度、秘書專業(yè)發(fā)展角度探尋了創(chuàng)建高校秘書事務(wù)所的意義，并以此進一步探尋高校秘書事務(wù)所創(chuàng)新發(fā)展的必要性?？偨Y(jié)歸納的意義如下：

2.1 為大學(xué)生提供實踐平臺，培養(yǎng)大學(xué)生綜合能力

秘書學(xué)專業(yè)學(xué)生應(yīng)具有廣博的基礎(chǔ)知識和精深的專業(yè)知識，系統(tǒng)掌握秘書學(xué)、文書學(xué)、邏輯學(xué)、應(yīng)用寫作、檔案管理、形象禮儀、現(xiàn)代辦公、企業(yè)和行政管理等方面的基本知識；熟悉現(xiàn)代辦公流程，全面掌握打印機、復(fù)印機、多功能一體機、掃描儀和傳真機等辦公設(shè)備的操作及維護；具有良好的職業(yè)精神、深厚的語言文化素養(yǎng)和較強的企業(yè)與行政管理能力；具備適合秘書要求的聽、說、寫、做的能力，能夠勝任行政機關(guān)、企事業(yè)單位、社會團體等部門。在學(xué)校要培養(yǎng)一批優(yōu)質(zhì)的秘書人才，不僅要注重理論的學(xué)習(xí)，更要注重實踐技能的培養(yǎng)，成立秘書事務(wù)所作為實踐平臺，能讓秘書學(xué)專業(yè)的學(xué)生走向社會就業(yè)時快速適應(yīng)職場需要。

2.2 服務(wù)區(qū)域經(jīng)濟的發(fā)展，為企業(yè)輸送秘書人才

2019年12月，大學(xué)生必備網(wǎng)對300家名企做了對秘書需求的調(diào)查。從需求數(shù)量上看，被調(diào)查的民企100%均表示需要秘書人才。在回答今后三年平均每年需要秘書專業(yè)畢業(yè)生人數(shù)時，90%以上的單位選1—2個，另有近10%的單位選了3—5個或更多。在秘書類型的選擇上，65%的單位選了復(fù)合型秘書，這表明，當(dāng)前復(fù)合型人才最受歡迎，其次為應(yīng)用型秘書15%、創(chuàng)新型秘書10%，另有5%的單位分別選了操作型秘書、技術(shù)型秘書。

上述調(diào)查表明，隨著近年來我國社會主義市場經(jīng)濟的快速進步和發(fā)展，各行業(yè)也開始逐漸走向市場化、規(guī)?；H化，對秘書服務(wù)的需求迅速擴大。不同企業(yè)對秘書的要求不同，但都非常注重實踐能力。高校秘書事務(wù)所可以根據(jù)不同企業(yè)的需求針對性地培養(yǎng)與之匹配的秘書，為企業(yè)輸送合適的秘書人才，能夠有效服務(wù)于區(qū)域經(jīng)濟的發(fā)展。

2.3 提高秘書專業(yè)知名度，推進秘書專業(yè)社會認可度

由于秘書學(xué)在2012年才升格為本科專業(yè)，目前國內(nèi)建立秘書學(xué)碩士及博士點的高校也寥寥無幾，所以秘書學(xué)在高校專業(yè)以及社會上的知名度并不高。在我們抽樣調(diào)查的324名學(xué)生中，48.15%的同學(xué)沒有聽說過秘書學(xué)專業(yè)，在抽樣調(diào)查的125名社會工作者中，24%的社會工作者表示不了解秘書專業(yè)，并且認為秘書僅僅是一個“伺候”人的職業(yè)。

建立秘書事務(wù)所，承接學(xué)校業(yè)務(wù)，帶動學(xué)生兼職就業(yè)，加強與外部企業(yè)的交流合作，不僅能夠打響秘書學(xué)在學(xué)校的知名度，更能提升秘書學(xué)在社會上的知名度與認可度。

3 高校秘書事務(wù)所的創(chuàng)新發(fā)展設(shè)計

隨著國家改革開放的全面深化，社會對高端秘書人才的需求也隨之提速。市場對高端秘書人才的需求，是非常渴望的，高端秘書人才將會受到企業(yè)的重用。面對這樣的秘書人才市場趨勢，高校以社團形式存在的秘書事務(wù)所明顯不能夠滿足培養(yǎng)高端秘書人才的需求，因此，我們必須探尋高校秘書事務(wù)所的創(chuàng)新發(fā)展設(shè)計，尋找高校秘書事務(wù)所的最佳定位，設(shè)計出最適合的高校秘書事務(wù)所發(fā)展的人員構(gòu)成方式、組織架構(gòu)模型以及運營方式。

3.1 秘書事務(wù)所的定位

經(jīng)過調(diào)查分析，為了確保高校秘書事務(wù)所發(fā)揮其最大作用，我們團隊一致確定，高校秘書事務(wù)所的定位是具有雙重經(jīng)營性質(zhì)的組織機構(gòu)。第一重經(jīng)營性質(zhì)是作為校內(nèi)秘書學(xué)專業(yè)的實訓(xùn)基地，承擔(dān)對秘書學(xué)相關(guān)課程的構(gòu)建和秘書實訓(xùn)教學(xué)任務(wù)，與所有的秘書學(xué)班級及學(xué)生相互結(jié)合；第二重經(jīng)營性質(zhì)是作為一個對外運營的實體機構(gòu)，承接各種商務(wù)服務(wù)任務(wù)，借鑒已有的現(xiàn)代化商務(wù)服務(wù)企業(yè)模式，讓它成為一個符合市場化經(jīng)營運作的“教學(xué)企業(yè)”。高校秘書事務(wù)所根本上是立足于學(xué)校和學(xué)生，向社會拓展相關(guān)業(yè)務(wù)，讓大學(xué)生在實踐中了解到社會對企業(yè)秘書人員的真正要求，真實地感受和體會企業(yè)秘書人員的真正心態(tài)并讓秘書行業(yè)融入經(jīng)濟市場的發(fā)展。這種定位能夠有力地解決校內(nèi)實訓(xùn)與社會服務(wù)的矛盾。

3.2 秘書事務(wù)所的人員構(gòu)成

為了使秘書事務(wù)所更加專業(yè)化，分工更加合理，我們建議秘書事務(wù)所的主要組成人員由秘書專業(yè)的老師、同學(xué)以及聘請的社會行業(yè)專家構(gòu)成。秘書專業(yè)的老師主要擔(dān)任業(yè)務(wù)審核管理以及對秘書事務(wù)所成員的訓(xùn)練指導(dǎo)，秘書專業(yè)同學(xué)主要負責(zé)秘書事務(wù)所日常運營管理以及業(yè)務(wù)執(zhí)行，行業(yè)專家主要負責(zé)市場把控及未來發(fā)展規(guī)劃指導(dǎo)。要注意的是，學(xué)生一直是秘書事務(wù)所的工作者和主體，無論他們是日常的工作和管理活動還是具體任務(wù)的實施和承辦，都必須嚴(yán)格地要求他們以小組合作的方式來進行，教師和各個行業(yè)的專家只需要負責(zé)為他們保駕護航，盡可能地避免學(xué)生因為工作經(jīng)驗的欠缺而導(dǎo)致的工作上的失誤。

3.3 秘書事務(wù)所的組織架構(gòu)

高校秘書事務(wù)所的組織架構(gòu)要參考現(xiàn)代商業(yè)服務(wù)型企業(yè)來設(shè)置，盡量做到規(guī)范化與專業(yè)化，這不僅能夠讓同學(xué)們切實感受職場工作氛圍，也能夠推進秘書事務(wù)所的市場化發(fā)展。事務(wù)所設(shè)置一個所長，三個副所長，下設(shè)六個部門，分別為市場部、策劃部、宣傳部、財務(wù)部、人力資源部、業(yè)務(wù)部，所長由老師擔(dān)任，三個副所長以及各部門經(jīng)理由學(xué)生擔(dān)任，各部門再設(shè)副經(jīng)理兩名以及助理若干。除此之外，聘請相關(guān)行業(yè)專家成立單獨的法務(wù)部以及發(fā)展規(guī)劃部指導(dǎo)秘書事務(wù)所的運營。為了能夠保證業(yè)務(wù)工作的質(zhì)量和效率，也為了讓所有秘書學(xué)專業(yè)的同學(xué)都能夠得到鍛煉和實踐的機會，業(yè)務(wù)部門下設(shè)若干個小組，將秘書專業(yè)同學(xué)按照班級分入不同的業(yè)務(wù)小組，簡單的業(yè)務(wù)承辦可以輪流由業(yè)務(wù)小組負責(zé)，復(fù)雜的業(yè)務(wù)承辦則挑選高素質(zhì)的業(yè)務(wù)人員來完成。

3.4 秘書事務(wù)所的運營模式

3.4.1 完成事務(wù)所登記注冊程序

為了保證秘書事務(wù)所的獨立運營，完成登記和注冊程序必不可缺。登記注冊成為合法企業(yè)，按照股份制企業(yè)的模式進行運營，不僅能推動秘書學(xué)專業(yè)人才的培養(yǎng)，更能促進我國秘書事務(wù)所的市場化與商業(yè)化發(fā)展。

3.4.2 充分利用"互聯(lián)網(wǎng)+"時代的技術(shù)資源

在這個互聯(lián)網(wǎng)飛速發(fā)展的時代，秘書事務(wù)所想要蓬勃發(fā)展必須緊跟互聯(lián)網(wǎng)的腳步。當(dāng)然，“互聯(lián)網(wǎng)+”的時代也賦予了秘書事務(wù)所新的發(fā)展機遇。研發(fā)屬于秘書事務(wù)所的APP，提供短視頻或直播教學(xué)；建立各大平臺官方賬號，通過互聯(lián)網(wǎng)宣傳公司、承接業(yè)務(wù)，提供線上咨詢服務(wù)；建立信息資料庫，共享教學(xué)資源庫、學(xué)術(shù)資料庫等。結(jié)合互聯(lián)網(wǎng)，利用科學(xué)技術(shù)，將秘書事務(wù)所打造為無邊界的多元化商務(wù)服務(wù)中心，探索人才培養(yǎng)、課程教學(xué)、科研、職業(yè)培訓(xùn)、社會服務(wù)等新模式，創(chuàng)新秘書事務(wù)所的服務(wù)手段，拓寬秘書事務(wù)所在社會的服務(wù)領(lǐng)域。

3.4.3 利用秘書事務(wù)所增強秘書專業(yè)輻射影響力

通過研究分析總結(jié)秘書事務(wù)所的經(jīng)營管理實踐，加強基于秘書專業(yè)的工學(xué)相結(jié)合模型的功能內(nèi)涵構(gòu)建，探索秘書商務(wù)服務(wù)的創(chuàng)新模型。各大高校的秘書事務(wù)所增加交流合作，分享經(jīng)驗，聯(lián)合舉辦專業(yè)比賽，擴展社會知名度。除此之外，各高校秘書事務(wù)所可承接本校的各類講座、晚會、節(jié)慶活動等，擴展在本校的知名度，推動校企進一步合作。讓秘書專業(yè)同學(xué)的能力得到快速提升的同時，推動秘書事務(wù)所走向大眾視野。

4 結(jié)語

高校秘書專業(yè)成立秘書事務(wù)所不僅能為大學(xué)生提供實踐平臺，培養(yǎng)大學(xué)生綜合能力，也能服務(wù)區(qū)域經(jīng)濟的發(fā)展，為企業(yè)輸送合適的秘書人才，提高秘書專業(yè)知名度，推進秘書專業(yè)的社會認可度。在市場經(jīng)濟浪潮下，高校秘書事務(wù)所定位為有雙重經(jīng)營性質(zhì)的組織機構(gòu)是其創(chuàng)新發(fā)展的基礎(chǔ)，合理的人員構(gòu)成分工、商業(yè)化的組織架構(gòu)、專業(yè)化與數(shù)字化的運營模式是其創(chuàng)新發(fā)展的保障，充分發(fā)揮高校秘書事務(wù)所的價值，推動中國秘書行業(yè)的向前發(fā)展則是高校秘書事務(wù)所創(chuàng)新的意義。我們需要不斷地探索與研究秘書事務(wù)所創(chuàng)新發(fā)展的模式，跟隨時代的腳步，為秘書行業(yè)謀求新的發(fā)展契機。