電力工程企業(yè)檔案管理信息化建設(shè)問題及對(duì)策探討

高瑞琴

（中國(guó)電建集團(tuán)河北工程有限公司，河北 石家莊 050000）

一、前言

在電力工程企業(yè)中，檔案管理工作對(duì)企業(yè)的發(fā)展至關(guān)重要。檔案管理工作比較繁瑣而且工作量也很大，在實(shí)際工作中，如果可以有效地將檔案管理工作的效率提高，實(shí)現(xiàn)高效率以及高質(zhì)量的檔案管理功能，那么對(duì)電力工程企業(yè)的發(fā)展會(huì)有很大的幫助。目前，隨著信息化時(shí)代的來臨，對(duì)于電力工程企業(yè)來說，必須要加大對(duì)檔案管理信息化建設(shè)的重視度，創(chuàng)新電力工程企業(yè)原有的基礎(chǔ)管理，運(yùn)用現(xiàn)代化管理理念，以及信息化手段，對(duì)檔案工作實(shí)現(xiàn)規(guī)范化、科學(xué)化的管理，從而提高電力工程的工作效率。

二、電力工程檔案管理信息化建設(shè)的重要性

1.提升信息質(zhì)量

檔案信息化管理，能夠有效提高電力工程企業(yè)信息的質(zhì)量。在電力工程中，通過對(duì)檔案的信息化管理，使電力工程企業(yè)各部門建立起包含所有檔案資料的文檔庫(kù)，讓企業(yè)各部門能夠共享信息資源，從而使企業(yè)信息質(zhì)量有了更好地提升。

2.統(tǒng)一企業(yè)檔案管理

在電力工程中，檔案的信息化管理對(duì)于企業(yè)來說至關(guān)重要，檔案里記錄著電力工程從開始立項(xiàng)到設(shè)計(jì)，以及組織實(shí)施到最后的竣工，全過程中的所有信息都被記錄在檔案中，能夠?yàn)槠渌ぷ鞯拈_展提供一定的數(shù)據(jù)支撐和參考，所以檔案時(shí)常會(huì)被拿來查閱和取用，這種情況是不能避免的。當(dāng)前，電力工程企業(yè)的檔案信息大多數(shù)都是由各個(gè)部門獨(dú)立管理的，當(dāng)主管部門想要了解檔案信息的情況時(shí)，無法及時(shí)以及全面地獲取各部門的檔案信息。同時(shí)，由于各個(gè)部門所采用的系統(tǒng)不同，在信息提取與審閱上都有一定的難度。因?yàn)橄到y(tǒng)的不統(tǒng)一，導(dǎo)致企業(yè)員工無法對(duì)檔案信息及時(shí)有效的查詢和提取。為了解決這一問題，電力工程企業(yè)應(yīng)建立統(tǒng)一檔案管理系統(tǒng)，提高檔案管理的統(tǒng)一性，促進(jìn)電力工程企業(yè)管理水平的提升。

3.可永久保存檔案信息

電力工程企業(yè)檔案進(jìn)行信息化管理，可是實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案的永久保存。在檔案管理中紙質(zhì)的保存方式無法實(shí)現(xiàn)永久保存，特別是在遇到自然災(zāi)害時(shí)，很容易造成檔案丟失。而信息化的檔案管理，能夠?qū)n案更好地儲(chǔ)存，同時(shí)，在進(jìn)行檔案查詢時(shí)也更加的方便，從而使企業(yè)對(duì)檔案的利用率得到進(jìn)一步的提高。

4.提高檔案管理的效率

以前的電力工程檔案管理工作都是由人工來完成，它主要包括對(duì)工程檔案的收集、整理、錄入、裝訂、保管和后期的查閱等，近年來，因?yàn)殡娏こ唐髽I(yè)得到了快速的發(fā)展，使得檔案的內(nèi)容越來越豐富，并且使用范圍也越來越廣，單純依靠人工的方式，已經(jīng)無法滿足目前檔案管理要求，而且依靠人工的管理方式，總是會(huì)出現(xiàn)失誤以及疏漏的情況，導(dǎo)致檔案管理工作下降。通過電力工程企業(yè)檔案管理信息化建設(shè)，將電力工程檔案全部以數(shù)據(jù)信息的形式存入數(shù)據(jù)庫(kù)，不但可以提高電力工程檔案管理工作的效率，同時(shí)還可以減少人工出錯(cuò)幾率，從而使失誤以及疏漏的情況可以得到有效地避免。

三、電力工程檔案管理信息化建設(shè)中存在的問題

1.信息化水平低

隨著信息時(shí)代的到來，信息化管理模式已成為檔案管理工作的一種新工作方式。但是，由于大多數(shù)企業(yè)不夠重視檔案信息化管理，使得檔案信息化水平較低，且管理手段落后，給檔案資源的共享以及使用造成了一定的影響。紙質(zhì)檔案與電子檔案并存是目前檔案管理的主要模式，檔案管理人員需要運(yùn)用先進(jìn)的管理軟件以及先進(jìn)的管理方法，實(shí)現(xiàn)一體化管理模式。但是在實(shí)際工作中，有些檔案管理員則把兩者進(jìn)行分開管理，這種方式容易造成信息丟失或損壞，從而降低檢索以及查閱和使用的效率。

2.對(duì)檔案管理工作重視度不夠

在電力工程企業(yè)中，首先是部分領(lǐng)導(dǎo)對(duì)檔案管理認(rèn)識(shí)不到位，對(duì)檔案管理工作重視不夠。其次是檔案信息化管理需要多個(gè)部門參與，每一個(gè)方面都需要專業(yè)的技術(shù)人才，需要企業(yè)內(nèi)各個(gè)部門的人員相互配合，特別是領(lǐng)導(dǎo)的整體協(xié)調(diào)，領(lǐng)導(dǎo)層在企業(yè)發(fā)展中發(fā)揮著主導(dǎo)作用，但目前部分電力企業(yè)的領(lǐng)導(dǎo)認(rèn)為企業(yè)的發(fā)展與檔案管理工作沒有直接的關(guān)聯(lián)，覺得檔案管理工作只是文字處理與記錄，對(duì)企業(yè)的經(jīng)濟(jì)效益沒有任何的作用，所以不重視檔案管理工作，更不愿意將大量的人力、物力和財(cái)力耗費(fèi)在檔案管理信息化建設(shè)中。由于對(duì)檔案信息化管理存在錯(cuò)誤的思想觀念，所以導(dǎo)致企業(yè)對(duì)檔案管理工作重視度不夠，從而制約了檔案管理的信息化建設(shè)。

3.檔案沒有發(fā)揮出應(yīng)有的價(jià)值

目前，在我國(guó)電力工程建設(shè)中，多數(shù)企業(yè)和工程單位仍然將部門的檔案資料進(jìn)行自主保存，對(duì)于檔案資料的使用也僅限于向部門內(nèi)部公開，無法實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)信息的共享。當(dāng)領(lǐng)導(dǎo)在做重大決策時(shí)，對(duì)于工程單位的檔案信息以及各部門的檔案信息都無法做到及時(shí)全面地掌握，難以進(jìn)行整體及有效的決策，這不僅給企業(yè)的決策帶來了影響，同時(shí)在一定程度上也制約了電力工程企業(yè)的發(fā)展，無法發(fā)揮檔案信息應(yīng)有的價(jià)值。

四、加強(qiáng)電力工程檔案管理信息化建設(shè)的措施

1.建立完善的檔案管理制度

在電力工程企業(yè)檔案管理工作中，要制定完善的檔案管理制度，規(guī)范各相關(guān)崗位以及部門工作的執(zhí)行效果，將檔案管理崗位的工作內(nèi)容、工作流程和工作標(biāo)準(zhǔn)做進(jìn)一步的完善。同時(shí)，要制定出用人標(biāo)準(zhǔn)，并且在員工的激勵(lì)機(jī)制以及培訓(xùn)體系和工作評(píng)價(jià)體系方面都要健全完善，通過對(duì)各項(xiàng)工作內(nèi)容的規(guī)范和優(yōu)化，使得相關(guān)工作人員能夠順利地開展此項(xiàng)工作，把制定完善的有關(guān)制度內(nèi)容落實(shí)到實(shí)際工作中，避免所制定的制度出現(xiàn)虛化和形式化問題。要加強(qiáng)制度的執(zhí)行力，提高制度的權(quán)威性以及人們對(duì)制度的敬畏心理。要全面落實(shí)責(zé)任制管理，把檔案管理工作的責(zé)任落實(shí)到每一位負(fù)責(zé)人身上。要提高相關(guān)工作人員的工作責(zé)任感，對(duì)于檔案資料的收集與整理、保存與使用要有著較強(qiáng)的規(guī)范操作意識(shí)，使制度化管理可以有效地實(shí)施，促進(jìn)檔案管理工作的順利進(jìn)行。

2.提高管理人員的綜合能力

就檔案信息化管理而言，要求檔案工作人員具有豐富的檔案管理經(jīng)驗(yàn)，同時(shí)還要熟練掌握計(jì)算機(jī)技術(shù)。因此，電力工程企業(yè)要重視檔案信息化管理，要讓每位檔案工作人員了解檔案信息化管理的重要性，幫助員工轉(zhuǎn)變管理觀念。企業(yè)可以把信息化管理的能力以及計(jì)算機(jī)操作的水平納入員工的考核中，使員工充分了解信息化管理技術(shù)的重要性，從而有效調(diào)動(dòng)員工學(xué)習(xí)新科技的積極性。同時(shí)，電力工程企業(yè)還要定期對(duì)員工進(jìn)行培訓(xùn)和學(xué)習(xí)，熟練掌握企業(yè)信息化建設(shè)中應(yīng)用的先進(jìn)技術(shù)，還可以參照其他企業(yè)的成功經(jīng)驗(yàn)，并有效地運(yùn)用到自己企業(yè)當(dāng)中。

3.建設(shè)監(jiān)督考核機(jī)制

在電力工程企業(yè)檔案管理中為了加強(qiáng)信息化的建設(shè)，需要建立科學(xué)合理的考核獎(jiǎng)懲機(jī)制。為了有效地保護(hù)每個(gè)員工的切身利益，建立一個(gè)良好的管理人員考核體系，對(duì)表現(xiàn)優(yōu)秀的員工要給予獎(jiǎng)勵(lì)，對(duì)于工作不認(rèn)真，態(tài)度不端正，工作中總是出現(xiàn)失誤的員工要給予一定的批評(píng)和懲罰，要真正做到公正合理。科學(xué)化的考核體系能有效調(diào)動(dòng)每個(gè)員工的積極性，提高檔案管理效率。為此，有必要建立監(jiān)督考核制度，制定相應(yīng)的處罰制度，同時(shí)還要保證監(jiān)督考核真正做到公平公正，獎(jiǎng)罰分明。

4.完善檔案管理的系統(tǒng)性

在電力工程的檔案管理工作中的系統(tǒng)性主要指對(duì)檔案管理工作實(shí)施統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)。由于電力工程檔案在電力工程生產(chǎn)施工和運(yùn)行過程中具有很大的指導(dǎo)意義，所以要嚴(yán)格按照統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)執(zhí)行檔案管理，這對(duì)施工人員在查閱檔案時(shí)起到了有利作用，通過及時(shí)記錄和查詢檔案管理文件，可以及時(shí)發(fā)現(xiàn)管理及施工中存在的問題和缺陷，并且在后期評(píng)估和確定工程質(zhì)量時(shí)，可以通過有關(guān)檔案的記錄對(duì)此提出有效的改進(jìn)措施以及有針對(duì)性的建議，在查找檔案時(shí)因?yàn)闄n案的統(tǒng)一性能夠及時(shí)準(zhǔn)確地提取所需案卷。此外，標(biāo)準(zhǔn)化的檔案系統(tǒng)還可以存檔不同工程類型的檔案并對(duì)檔案分類，從而使電力工程檔案管理系統(tǒng)化程度有進(jìn)一步的提升。只有采用科學(xué)的方法對(duì)檔案進(jìn)行分類整理歸檔，才能保證對(duì)電力工程中復(fù)雜的檔案信息進(jìn)行有效的管理，才能更好地發(fā)揮其作用。

5.加快檔案信息化管理步伐

在電力工程企業(yè)檔案管理中實(shí)施信息化建設(shè)，可以提高工作的效率，并且可以更加方便、快捷地查詢檔案信息，利用網(wǎng)絡(luò)隨時(shí)可以對(duì)通過權(quán)限調(diào)閱檔案信息，突破了時(shí)間和空間的限制，使工程建設(shè)管理和決策更加高效。電力企業(yè)應(yīng)加快檔案信息化管理的步伐，只有這樣才能做到與時(shí)俱進(jìn)。在施工過程中，企業(yè)會(huì)產(chǎn)生大量的紙質(zhì)檔案和電子文件，且有關(guān)檔案管理人員要及時(shí)收集這些信息，并確保電子文檔的完整以準(zhǔn)確，根據(jù)有關(guān)規(guī)定對(duì)檔案實(shí)施分類歸檔，并且將紙質(zhì)的檔案進(jìn)行數(shù)字化或者掃描成電子文檔統(tǒng)一管理，既保證了檔案信息的完整性，又提高了檢索和利用效率，同時(shí)還實(shí)現(xiàn)了部門間檔案資源共享，促進(jìn)了部門間的合作，使企業(yè)各項(xiàng)工作都能夠順利開展。

五、結(jié)語(yǔ)

電力工程企業(yè)中的豐富科技資源以及知識(shí)信息都在檔案中記錄著，電網(wǎng)建設(shè)項(xiàng)目的建設(shè)狀況能從真實(shí)的檔案資料中反映出來。隨著信息時(shí)代的到來和電力體制的深化改革，檔案管理中所蘊(yùn)含的豐富而巨大的信息價(jià)值被人們認(rèn)識(shí)和發(fā)現(xiàn)，進(jìn)一步促進(jìn)檔案管理系統(tǒng)的不斷完善，也給檔案信息實(shí)現(xiàn)資源的共享和資源的交換提供了有力的支撐。對(duì)電力工程檔案管理信息化建設(shè)實(shí)施統(tǒng)一管理，使檔案管理工作更加規(guī)范化，從而從整體上提高了檔案信息化管理的水平。