辦公自動(dòng)化中的計(jì)算機(jī)技術(shù)應(yīng)用探討

（廣東省佛山市順德區(qū)勒流職業(yè)技術(shù)學(xué)校 廣東 528300）

隨著近年來(lái)計(jì)算機(jī)技術(shù)的飛速發(fā)展，它為社會(huì)各個(gè)領(lǐng)域的進(jìn)步提供了強(qiáng)有力的推動(dòng)力。辦公自動(dòng)化作為應(yīng)用最為普遍的一項(xiàng)企業(yè)辦公方式，為企業(yè)實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化的管理模式奠定了基礎(chǔ)，并在一定程度上提高了企業(yè)的經(jīng)濟(jì)效益，增強(qiáng)了企業(yè)的市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)力。本文將從計(jì)算機(jī)技術(shù)在辦公自動(dòng)化領(lǐng)域應(yīng)用的三個(gè)方向討論，并做具體分析。計(jì)算機(jī)技術(shù)進(jìn)入21 世紀(jì)以來(lái)，發(fā)展飛快，從以往簡(jiǎn)單的系統(tǒng)應(yīng)用、數(shù)據(jù)處理，逐漸延伸到了更廣泛的領(lǐng)域，其中，計(jì)算機(jī)硬件以及軟件方面都有長(zhǎng)足的進(jìn)步。硬件更加的輕薄化、便捷化、時(shí)尚化，軟件的種類增多、運(yùn)行速度加快、功能更加的齊全，因此，在近幾年來(lái)，計(jì)算機(jī)技術(shù)已經(jīng)成為了社會(huì)生產(chǎn)力發(fā)展不可或缺一部分。辦公自動(dòng)化的發(fā)展方向更加的寬泛，涵蓋的內(nèi)容更加豐富，如今，已經(jīng)是現(xiàn)代企業(yè)中處理日常事務(wù)、發(fā)展相關(guān)業(yè)務(wù)的必要方式，其不僅體現(xiàn)在平常簡(jiǎn)單的信息收發(fā)上，更重要的是將企業(yè)與員工的聯(lián)系進(jìn)一步地加深，真正實(shí)現(xiàn)了自動(dòng)化辦公。

1 辦公自動(dòng)化簡(jiǎn)述

1.1 辦公自動(dòng)化的定義

經(jīng)濟(jì)市場(chǎng)的高速進(jìn)步下，對(duì)辦公效率的追求越加明顯，辦公的自動(dòng)化，是必然的趨勢(shì)，通過(guò)計(jì)算機(jī)硬件設(shè)施與軟件技術(shù)的配備，使得企業(yè)內(nèi)部能夠形成一個(gè)能夠滿足整個(gè)企業(yè)之間的辦公需求的、高效運(yùn)行的處理系統(tǒng)，從而讓企業(yè)內(nèi)部員工能夠依靠系統(tǒng)達(dá)成辦公的一體化和自動(dòng)化，處理好辦公過(guò)程中產(chǎn)生的各種有關(guān)問(wèn)題，提高工作效率和效能。實(shí)現(xiàn)辦公自動(dòng)化，簡(jiǎn)單來(lái)說(shuō)就是依靠科技的幫助，將整個(gè)企業(yè)各個(gè)部門之間進(jìn)行“聯(lián)網(wǎng)”將日常工作中的數(shù)據(jù)進(jìn)行收集存儲(chǔ)分析和處理的，從而達(dá)到兩者結(jié)合，使得人力和企業(yè)資源得到最大化的應(yīng)用。

1.2 辦公自動(dòng)化的特點(diǎn)

要實(shí)現(xiàn)辦公自動(dòng)化，首先要考慮的就是計(jì)算機(jī)技術(shù)的高效應(yīng)用。其特點(diǎn)就是高效互聯(lián)，用科技手段實(shí)現(xiàn)企業(yè)內(nèi)部隊(duì)高效聯(lián)結(jié)的智能辦公模式，從而達(dá)成辦公自動(dòng)化。因應(yīng)企業(yè)辦公的需求，通過(guò)配置先進(jìn)的設(shè)備，安裝相關(guān)的系統(tǒng)軟件（信息系統(tǒng)、儲(chǔ)存系統(tǒng)、資源共享系統(tǒng)等相關(guān)的辦公系統(tǒng)及工作軟件）。辦公自動(dòng)化是通過(guò)計(jì)算機(jī)技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)通信技術(shù)的相互配合和應(yīng)用，形成企業(yè)內(nèi)由點(diǎn)到面的辦公系統(tǒng)智能及自動(dòng)化。辦公自動(dòng)化的最大優(yōu)勢(shì)，是人機(jī)結(jié)合。通過(guò)技術(shù)將企業(yè)內(nèi)部的信息資源得到安全而可靠的共享和利用，大大增加了共享資源的涵括面，有效地提高了工作效能。

2 計(jì)算機(jī)技術(shù)在辦公自動(dòng)化中的應(yīng)用價(jià)值

2.1 擴(kuò)大辦公區(qū)域范圍，改善辦公環(huán)境

與傳統(tǒng)的企業(yè)辦公室相比，引入計(jì)算機(jī)技術(shù)進(jìn)行辦公可以使企業(yè)發(fā)生很大的變化。辦公室工作人員可以使用計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)彼此進(jìn)行通信和協(xié)作，并形成人機(jī)信息系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)企業(yè)內(nèi)部辦公環(huán)境的全面改善。此外，計(jì)算機(jī)技術(shù)應(yīng)用并不單純局限于企業(yè)內(nèi)部，由于工作的需求，已經(jīng)從內(nèi)部延伸到企業(yè)與企業(yè)之間、合作伙伴間、行業(yè)與行業(yè)之間。隨著社會(huì)的進(jìn)步和信息技術(shù)的發(fā)展，越來(lái)越多的企業(yè)將不可避免地參與計(jì)算機(jī)技術(shù)的應(yīng)用，通過(guò)網(wǎng)絡(luò)通信系統(tǒng)的應(yīng)用，為企業(yè)的生存和發(fā)展帶來(lái)更多的可能，亦能夠更好地讓企業(yè)向高效的辦公自動(dòng)化管理方向去?？梢哉f(shuō)，辦公自動(dòng)化的應(yīng)用亦具備帶動(dòng)性，能使行業(yè)在良性環(huán)境中形成相互競(jìng)爭(zhēng)共同發(fā)展的局面。

2.2 降低管理成本

引進(jìn)先進(jìn)的計(jì)算機(jī)技術(shù)，實(shí)現(xiàn)自動(dòng)化辦公，一方面可以有效減少業(yè)務(wù)所需的材料，一方面可以節(jié)省辦公活動(dòng)煩瑣的流程步驟，另一方面，它還可以降低企業(yè)管理成本。在應(yīng)用計(jì)算機(jī)技術(shù)進(jìn)行辦公自動(dòng)化管理的過(guò)程中，還可以降低辦公成本，提高辦公效率。例如惠普（中國(guó)），使用計(jì)算機(jī)技術(shù)進(jìn)行辦公自動(dòng)化管理，與過(guò)去的辦公費(fèi)用相比，足足減少了三分之一?？梢?jiàn)，通過(guò)辦公自動(dòng)化能實(shí)現(xiàn)人力及企業(yè)辦公資源的更優(yōu)化利用，技術(shù)的提升能夠使得企業(yè)內(nèi)員工的辦事效率提高，人員之間通過(guò)技術(shù)的應(yīng)用減少不必要的環(huán)節(jié)，從而實(shí)現(xiàn)相同時(shí)間內(nèi)得到更大的產(chǎn)能效益，通過(guò)辦公自動(dòng)化有效地實(shí)現(xiàn)降低企業(yè)管理成本、辦公成本的目的。

2.3 調(diào)動(dòng)企業(yè)個(gè)體創(chuàng)造力，促進(jìn)企業(yè)發(fā)展

將計(jì)算機(jī)技術(shù)引入辦公自動(dòng)化管理，是實(shí)現(xiàn)自身管理規(guī)范的標(biāo)準(zhǔn)化，靈活自由化辦公協(xié)調(diào)和流程的交流，進(jìn)一步將辦公人員從枯燥的辦公環(huán)境和復(fù)雜的辦公事務(wù)中解放出來(lái)，動(dòng)員起來(lái)，從而提高企業(yè)員工的創(chuàng)造力。引入計(jì)算機(jī)技術(shù)進(jìn)行辦公自動(dòng)化管理，對(duì)辦公人員的專業(yè)素質(zhì)提出了嚴(yán)格要求。每個(gè)員工都應(yīng)該貢獻(xiàn)自己的創(chuàng)造力來(lái)進(jìn)行自動(dòng)化管理。否則，只會(huì)導(dǎo)致公司陷入市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)不利的狀態(tài)?？偟膩?lái)說(shuō)，在應(yīng)用計(jì)算機(jī)技術(shù)實(shí)現(xiàn)企業(yè)辦公自動(dòng)化管理的過(guò)程中，不僅要求辦公人員的創(chuàng)造力，還要求普通員工的創(chuàng)造力，促進(jìn)企業(yè)的有序健康發(fā)展。

3 辦公自動(dòng)化中的計(jì)算機(jī)技術(shù)應(yīng)用

3.1 為辦公自動(dòng)化提供來(lái)自軟硬件的全面支持

在企業(yè)的綜合工作流程中，辦公自動(dòng)化涉及的業(yè)務(wù)主要與信息有關(guān)。此部分工作均要對(duì)計(jì)算機(jī)展開(kāi)應(yīng)用，不管是計(jì)算機(jī)硬件方面的設(shè)備，還是計(jì)算機(jī)軟件方面的資源，它是辦公自動(dòng)化不可或缺的一部分。與紙質(zhì)辦公的方式對(duì)比，通過(guò)計(jì)算機(jī)設(shè)備的配置，處理文本的辦公軟件或者信息系統(tǒng)的使用，為企業(yè)的文件管理帶來(lái)了質(zhì)的飛躍。與紙質(zhì)辦公對(duì)比，不但時(shí)效得到明顯的提高，文本的使用和整理保存等都更為便捷清晰，使得企業(yè)實(shí)現(xiàn)自動(dòng)化的辦公文件管理。辦公人員可根據(jù)辦公室的實(shí)際情況調(diào)整辦公室步驟，并修改文件，可以保留操作時(shí)間和歷史痕跡。辦公室工作人員收到官方文件后，第一步是進(jìn)入文件管理系統(tǒng)，然后將文件轉(zhuǎn)移到辦公室、保存文件。歸檔完成后，可以通過(guò)文檔的不同級(jí)別進(jìn)行查詢，文檔管理系統(tǒng)的相關(guān)管理人員可以設(shè)置不同用戶的查詢權(quán)限。在此期間，計(jì)算機(jī)技術(shù)的引入可以實(shí)現(xiàn)發(fā)送和接收文件的自動(dòng)化，并根據(jù)不同的級(jí)別和權(quán)限共享一系列信息和文件的使用及保存。

3.2 引入計(jì)算機(jī)技術(shù)創(chuàng)建信息平臺(tái)

二十一世紀(jì)信息時(shí)代，企業(yè)加大自身信息宣傳、溝通非常必要。在此基礎(chǔ)上，許多公司引入先進(jìn)技術(shù)來(lái)創(chuàng)建自己獨(dú)特的信息平臺(tái)，在平臺(tái)上隨時(shí)發(fā)布企業(yè)方面的各種通知公告和對(duì)外信息，如電子公告，電子論壇發(fā)帖和電子雜志等，均可大大加強(qiáng)信息的時(shí)效性。

3.3 引入計(jì)算機(jī)技術(shù)以促進(jìn)辦公流程的自動(dòng)化

企業(yè)當(dāng)中，無(wú)論任何部門，都有其部門工作所特定的辦公流程。根據(jù)每個(gè)部門的不同需求，引入相關(guān)的計(jì)算機(jī)技術(shù)，為部門工作提供軟件技術(shù)的支持，通過(guò)辦公自動(dòng)化的實(shí)現(xiàn)，讓各部門各個(gè)人員崗位的工作內(nèi)容有更加系統(tǒng)的體現(xiàn)，用更多的自動(dòng)化辦公程序代替人工操作，能夠使工作時(shí)效得到提升，使企業(yè)的資源利用率提高，從而提高工作的整體效能。

4 結(jié)論

時(shí)至今日，中國(guó)企業(yè)的辦公自動(dòng)化已經(jīng)初具規(guī)模，但在現(xiàn)今階段，通過(guò)自動(dòng)化的辦公程序代替人工操作，是企業(yè)追求產(chǎn)能利益最大化的重要手段，計(jì)算機(jī)技術(shù)的應(yīng)用為實(shí)現(xiàn)辦公自動(dòng)化確實(shí)功不可沒(méi)。而不久的將來(lái)，要實(shí)現(xiàn)更加智能覆蓋面更廣的辦公自動(dòng)化，可能不僅局限于依靠計(jì)算機(jī)技術(shù)的應(yīng)用。