基于互聯(lián)網(wǎng)時代下高校檔案信息化管理思路研究

摘要：互聯(lián)網(wǎng)時代，豐富的數(shù)字化信息技術(shù)成為高校革新檔案管理模式、內(nèi)容和方法的有力抓手，檔案管理也由紙質(zhì)化管理向信息化管理轉(zhuǎn)變。在這種背景下，必須要創(chuàng)新檔案管理的模式，提升檔案管理實效，發(fā)揮檔案資源的各種價值。文章就互聯(lián)網(wǎng)時代下高校檔案信息化管理的必要性進行分析，闡述當(dāng)下信息化管理中常見的不足，提出自己的思路，旨在進一步發(fā)揮數(shù)字化信息技術(shù)在檔案管理中的作用。

關(guān)鍵詞：信息化管理;檔案;高校;互聯(lián)網(wǎng);思路

一、互聯(lián)網(wǎng)時代下高校檔案信息化管理的必要性

（一）節(jié)約高校檔案管理成本的必然要求

一方面，高校對檔案進行信息化處理，將其儲存于硬盤、云儲存終端或者其他數(shù)字終端，有利于減少紙質(zhì)檔案對物理空間的占用，解決實踐中檔案室空間與高校檔案數(shù)量之間的矛盾問題，進而減少空間成本[1]。另一方面，互聯(lián)網(wǎng)時代，高校許多文件形式均以數(shù)字化的形式呈現(xiàn)出來。推動高校檔案信息化管理工作，可以縮減管理、利用環(huán)節(jié)，實現(xiàn)線上一站式管理與一站式服務(wù)目標(biāo)，節(jié)約人力資源成本。

（二）加快高校檔案利用的內(nèi)在要求

檔案資源作為一種重要的信息資源，對于高校具有重要的參考決策價值以及憑證價值。但是，隨著高校檔案資源不斷增多，檔案管理人員檢索壓力和查閱難度也隨之增加。為此，必須要加快高校檔案信息化建設(shè)，改進與完善高校檔案管理機制，確保檔案管理人員能夠?qū)n案進行線上檢索，能夠更好地服務(wù)于檔案需求主體。除此之外，通過信息化技術(shù)對檔案進行管理，能夠?qū)崿F(xiàn)檔案長期保存，避免檔案遭受物理、化學(xué)破壞，為后期的檔案利用工作創(chuàng)造條件。

二、互聯(lián)網(wǎng)時代下高校檔案信息化管理存在的不足

（一）信息基礎(chǔ)設(shè)施匱乏，導(dǎo)致信息化進程緩慢

檔案信息化設(shè)施是檔案信息化建設(shè)的基礎(chǔ)，是快速推進檔案管理工作的有力抓手。當(dāng)下，部分高校檔案信息化設(shè)施匱乏，軟硬件環(huán)境有待優(yōu)化[2]。從硬件設(shè)施角度來看，部分高校尚未配備大型光端設(shè)備、路由器、高速交換機、高性能計算機、高速掃描儀、微縮相機等硬件設(shè)備，既無法有效處理電子文件、電子圖文、電子影像、電子聲像，也無法對紙質(zhì)檔案進行數(shù)據(jù)化處理，阻礙了高校檔案數(shù)據(jù)庫建設(shè)的進程。從軟件設(shè)施角度來看，部分高校檔案管理系統(tǒng)的功能不完善，在檔案資源檢索、資源合并、格式轉(zhuǎn)化、數(shù)據(jù)關(guān)聯(lián)、數(shù)據(jù)共享等領(lǐng)域仍然存在不足，難以滿足新時期檔案信息化管理的要求。

（二）新型信息化技術(shù)利用率不高，檔案信息化管理實效性不足

當(dāng)前，部分高校對于大數(shù)據(jù)技術(shù)、云儲存技術(shù)、智能算法、新媒體技術(shù)的利用率不高，檔案管理模式缺乏創(chuàng)新。一是對大數(shù)據(jù)技術(shù)的應(yīng)用不足，檔案檢索效率緩慢;二是對云儲存技術(shù)的應(yīng)用不足，檔案資源仍然保存在硬盤中，保存期限、保存安全度都有待提升。三是對智能算法的應(yīng)用不足，無法對電子文件、電子圖文、電子影像、電子聲像進行自動識別，檔案智能化建設(shè)緩慢。四是對新媒體技術(shù)的應(yīng)用不足，檔案查詢平臺尚未同步至微信公眾號、高校官方網(wǎng)站。

（三）高校檔案安全管理難度大，缺乏安全管理意識

實踐中，部分高校雖然加快了檔案信息化建設(shè)的步伐，但缺乏安全管理意識，對信息化環(huán)境下的檔案威脅缺乏正確認識[3]。一是對勒索病毒、木馬程序、黑客程序、惡意插件等非法插件、非法程序的防治、查殺力度不足，網(wǎng)絡(luò)安全問題突出，存在檔案泄密、被篡改、被非法加密的風(fēng)險。二是尚未將區(qū)塊鏈、數(shù)字加密、數(shù)字簽名、云加密技術(shù)應(yīng)用到高校檔案管理的各個環(huán)節(jié)，安全管理能力有待提升，難以適應(yīng)互聯(lián)網(wǎng)時代檔案安全管理的新要求。

三、互聯(lián)網(wǎng)時代下高校檔案信息化管理思路

（一）引進并更新信息化設(shè)施，創(chuàng)造信息化管理條件

事實證明，只有優(yōu)化檔案管理環(huán)境，引進并更新檔案管理軟硬件設(shè)施，才能為信息化建設(shè)創(chuàng)造良好的條件。為此，一是要結(jié)合高校信息化建設(shè)的要求與目標(biāo)，配備大型光端設(shè)備、路由器、高速交換機、高性能計算機、高速掃描儀、微縮相機等硬件設(shè)備，對現(xiàn)有的紙質(zhì)檔案以及電子類數(shù)據(jù)進行綜合處理，并進行立卷歸檔，形成高校檔案數(shù)據(jù)庫。二是要完善檔案管理系統(tǒng)的功能，提升檔案資源檢索效率，加快電子資源合并，做好電子文件格式轉(zhuǎn)化。同時，要打通高校檔案管理系統(tǒng)與人事管理系統(tǒng)、財務(wù)系統(tǒng)、OA辦公系統(tǒng)、合同管理系統(tǒng)等數(shù)據(jù)系統(tǒng)的數(shù)據(jù)壁壘，實現(xiàn)數(shù)據(jù)關(guān)聯(lián)與數(shù)據(jù)共享，避免數(shù)據(jù)重復(fù)上傳、重復(fù)處理，真正實現(xiàn)一站式管理的目標(biāo)。

（二）應(yīng)用新型信息技術(shù)，提升檔案信息化管理實效

一是要對大數(shù)據(jù)技術(shù)進行應(yīng)用。要進一步優(yōu)化深度檢索的條件，實現(xiàn)對檔案內(nèi)部字節(jié)、圖文的深度檢索，挖掘大數(shù)據(jù)技術(shù)在數(shù)據(jù)檢索中的優(yōu)勢。二是要充分應(yīng)用云儲存技術(shù)對檔案資源進行存儲，形成“云儲存終端—檔案管理系統(tǒng)—檔案應(yīng)用平臺”為體系的檔案管理利用體系。同時，也要應(yīng)用云儲存技術(shù)做好檔案備份工作。三是要加快智能算法應(yīng)用，通過強大的算法能力來對電子文件、電子圖文、電子影像、電子聲像進行自動識別，準(zhǔn)確將不同種類的檔案資源進行分類。四是要應(yīng)用新媒體技術(shù)，依托于微信公眾號、高校官方網(wǎng)站，延伸檔案服務(wù)領(lǐng)域和服務(wù)內(nèi)容，滿足檔案借閱主體與查閱主體的需求。

（三）注重高校檔案安全管理，樹立安全管理意識

高校既要堅持改革先行，充分革新檔案管理模式，也需要重視檔案安全管理，保障檔案資源的真實性、完整性以及原始性。一是要通過防火墻、病毒查殺來有效抵制各種病毒程序，并以部門為單位配備專門的加密U盤，更安全地對檔案資源進行復(fù)制、傳輸、管理與利用。二是要探索將區(qū)塊鏈、數(shù)字加密、數(shù)字簽名、云加密技術(shù)應(yīng)用至檔案管理領(lǐng)域，對檔案資源本身進行加密，明確檔案管理系統(tǒng)的訪問權(quán)限，留存訪問記錄，及時發(fā)現(xiàn)和整改安全問題。

四、結(jié)束語

互聯(lián)網(wǎng)時代，檔案管理模式、管理內(nèi)容發(fā)生變化，學(xué)界對于檔案信息化的研究也逐步推進。為此，高校緊跟時代發(fā)展趨勢，充分將信息技術(shù)應(yīng)用至檔案管理工作中，推動形成系統(tǒng)化、規(guī)范化、體系化的檔案管理模式，建立具有特色的檔案數(shù)據(jù)庫。具體而言，一是要引進并更新信息化設(shè)施，創(chuàng)造信息化管理條件;二是要應(yīng)用新型信息技術(shù)，提升檔案信息化管理實效;三是要注重高校檔案安全管理，樹立安全管理意識。只有不斷與時俱進，才能真正避免高校檔案管理工作邊緣化，充分挖掘并發(fā)揮檔案資源價值。

參考文獻

[1]高小麗.新時期在高校檔案信息化建設(shè)中的問題探討[J].云南檔案，2020（08）：57-58.

[2]周楊慧.高校檔案信息化管理創(chuàng)新發(fā)展[J].蘭臺內(nèi)外，2020（25）：10-12.

[3]閆麗俠.數(shù)字化時代構(gòu)建高校檔案管理的信息化[J].黑龍江科學(xué)，2020，11（15）：110-111.

作者簡介：

陳麗娟（1973年3月——），女，安徽桐城人，池州職業(yè)技術(shù)學(xué)院圖文信息中心館員，研究方向檔案學(xué)。