檔案管理工作創(chuàng)新對策研究

摘要：隨著科學(xué)技術(shù)的發(fā)展，科學(xué)技術(shù)得到了廣泛的應(yīng)用，借助于科學(xué)技術(shù)手段組織和開展檔案管理工作，可謂極為方便和快捷?？茖W(xué)技術(shù)的發(fā)展和應(yīng)用在一定程度上解決了檔案管理中的一些難題，大大提高了檔案管理人員的工作效率。但是，在檔案管理方面，由于信息技術(shù)的應(yīng)用還處于起步階段，在應(yīng)用過程中還會(huì)遇到各種問題。

關(guān)鍵詞：檔案管理;創(chuàng)新;對策

創(chuàng)新是新時(shí)期檔案管理工作的必然要求。隨著我國各項(xiàng)事業(yè)的發(fā)展，檔案管理面臨著各種新的形勢和問題。作為檔案工作者，要在文化發(fā)展的大環(huán)境下，積極更新工作觀念，創(chuàng)新工作方法，堅(jiān)持解放思想，與時(shí)俱進(jìn)，提高檔案工作效率。

一、檔案管理的重要性

提高檔案管理水平，可以大大提高檔案資料開發(fā)利用的效率。檔案包含著許多有價(jià)值的信息內(nèi)容，對國家和社會(huì)都起著非常重要的作用。如果我們不充分利用這部分資源，那將是極大的浪費(fèi)。在科學(xué)管理檔案的基礎(chǔ)上，使檔案材料具有“鮮活”、“新”的特點(diǎn)，有效地保證了檔案材料價(jià)值的發(fā)揮。檔案管理就是利用科學(xué)、合理的方法，把從外部收集到的文件和資料整理起來，根據(jù)實(shí)際需要提取出來。檔案管理是項(xiàng)目結(jié)束后的最后一個(gè)環(huán)節(jié)。保持?jǐn)?shù)據(jù)的完整性和恢復(fù)活動(dòng)的真實(shí)情況是一項(xiàng)關(guān)鍵工作。有效地開展檔案管理活動(dòng)，一方面可以使管理者首次掌握檔案管理單位的整體運(yùn)行情況，為科學(xué)決策提供準(zhǔn)確依據(jù);另一方面，也可以使社會(huì)媒體了解檔案管理單位的具體工作，發(fā)揮宣傳、教育和檔案管理的作用。

二、當(dāng)前檔案管理方面存在的問題

1.管理軟件不統(tǒng)一

在我國，在區(qū)域經(jīng)濟(jì)發(fā)展的水平不平衡等因素的影響和制約下，檔案管理部門使用的檔案管理軟件存在一些差異，使得檔案管理部門無法進(jìn)行一鍵式作業(yè)。此外，由于各檔案管理部門管理軟件不統(tǒng)一，增加了檔案管理部門的管理難度，難以實(shí)現(xiàn)檔案管理軟件的通用性。

2.檔案管理網(wǎng)站不統(tǒng)一

對于各地檔案管理部門來說，在建立檔案信息網(wǎng)站時(shí)，沒有實(shí)行網(wǎng)站建設(shè)形式的統(tǒng)一、標(biāo)準(zhǔn)化管理，各檔案管理部門一般按照自己的標(biāo)準(zhǔn)、理念建立檔案信息數(shù)據(jù)庫，導(dǎo)致后期檔案管理工作難以進(jìn)行統(tǒng)一管理，增加了整個(gè)檔案管理的難度。

3.檔案信息被入侵

在計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)時(shí)代，計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)雖然提高了文件管理的方便性，但網(wǎng)絡(luò)黑客和病毒的出現(xiàn)增加了文件信息的隱蔽性，使文件信息容易受到入侵、重要的文件信息泄露和丟失，并在一定程度上降低了文件信息的安全性。

4.工作人員的素質(zhì)低

信息時(shí)代，信息技術(shù)在檔案管理工作中的應(yīng)用，顛覆了傳統(tǒng)的檔案管理方式，同時(shí)要求檔案管理人員提高自身素質(zhì)，熟練掌握和靈活運(yùn)用計(jì)算機(jī)，能夠解決一些較為困難的技術(shù)問題。但是，從實(shí)際情況看，許多檔案工作者并不具備這些技能，不愿改變自己的狀態(tài)，缺乏學(xué)習(xí)意識，這種行為會(huì)在一定程度上制約檔案管理的進(jìn)步，也容易使檔案管理工作中出現(xiàn)一些問題。

三、加強(qiáng)檔案管理的具體措施

1.開展檔案管理信息化建設(shè)

信息時(shí)代，檔案管理部門檔案管理工作的組織與發(fā)展需要加強(qiáng)檔案管理工作的信息化建設(shè)，最終實(shí)現(xiàn)檔案信息共享，實(shí)現(xiàn)檔案信息的統(tǒng)一管理，最大限度地發(fā)掘檔案信息的價(jià)值。實(shí)現(xiàn)檔案管理信息化，一方面需要借助先進(jìn)技術(shù)手段實(shí)現(xiàn)檔案資源的自動(dòng)化管理，對檔案信息進(jìn)行分類和整理，實(shí)現(xiàn)檔案信息的自動(dòng)識別。另一方面，充分利用互聯(lián)網(wǎng)平臺實(shí)現(xiàn)檔案信息共享，挖掘檔案信息的價(jià)值。

2.促進(jìn)建立檔案信息數(shù)據(jù)庫問題的信息

在開展檔案信息化建設(shè)時(shí)，必須對檔案數(shù)據(jù)庫制定統(tǒng)一的規(guī)章制度。一方面，統(tǒng)一檔案管理系統(tǒng)的格式，包括字段數(shù)量、字段格式、數(shù)的原則應(yīng)該統(tǒng)一，這樣才能做好檔案管理信息工作，才能適應(yīng)各級檔案管理人員的工作。一方面，它是檔案管理思想的統(tǒng)一。在建立檔案數(shù)據(jù)庫時(shí)，必須分析檔案的實(shí)際情況，對檔案管理作出前瞻性判斷，確保數(shù)據(jù)庫適應(yīng)檔案的發(fā)展，提高數(shù)據(jù)庫的可靠性，提高檔案信息的質(zhì)量，并將高質(zhì)量的檔案信息資源納入檔案數(shù)據(jù)庫。通過開展上述工作，可以保證檔案信息的統(tǒng)一性和合理性，提高檔案數(shù)據(jù)庫的質(zhì)量，提高檔案管理質(zhì)量，促進(jìn)信息共享。

3.提高檔案管理的安全性

要保證檔案信息的安全，一方面要提高檔案信息存儲的安全性，防止非法進(jìn)入數(shù)據(jù)庫。在這種情況下，我們需要技術(shù)人員加強(qiáng)安全工作，打破外部因素的干擾，確保檔案存儲的安全。另一方面，應(yīng)加強(qiáng)檔案使用過程中的安全性，采取識別、實(shí)名記錄、跟蹤、讀取等安全措施，分析檔案信息用戶及其檢索信息，嚴(yán)格把關(guān)，最大限度地保證檔案信函和信息使用的安全性和可靠性。

4.培養(yǎng)檔案管理人才

在組織和實(shí)施檔案管理時(shí)，職能部門要加強(qiáng)日常培訓(xùn)，幫助檔案工作者提高職業(yè)培訓(xùn)和檔案管理技能，積極鼓勵(lì)檔案管理人員（包括兼職管理人員）學(xué)習(xí)信息技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)安全知識，并采取措施（提高入庫門檻、報(bào)酬、有償培訓(xùn)、免費(fèi)培訓(xùn)等）激發(fā)檔案管理人員學(xué)習(xí)的積極性和主動(dòng)性。在信息化時(shí)代，加強(qiáng)檔案管理信息化，實(shí)現(xiàn)檔案信息共享，人才是基礎(chǔ)，人才也是檔案管理信息化的關(guān)鍵。

四、結(jié)語

綜上所述，檔案管理的創(chuàng)新屬于現(xiàn)代管理理念和手段的應(yīng)用，其主要目的是使檔案材料發(fā)揮更大的價(jià)值，產(chǎn)生更大的社會(huì)效益。因此，檔案工作者作為檔案創(chuàng)新的主體，應(yīng)進(jìn)一步更新自己的觀念，不斷的對檔案管理創(chuàng)新方式進(jìn)行研究，提高檔案管理效果，以確保檔案管理的持續(xù)健康發(fā)展。

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作者簡介：臧芬芬（1983—），女，山東濟(jì)寧人，濟(jì)寧市任城區(qū)計(jì)劃生育協(xié)會(huì)，研究方向：檔案管理。