“秘書事務(wù)所”助力高職文秘專業(yè)學(xué)生職業(yè)能力提升

魏秀萍　武廣紅

摘要：“秘書事務(wù)所”是在高職院校專業(yè)建設(shè)轉(zhuǎn)型改革過(guò)程中產(chǎn)生的，對(duì)文秘專業(yè)學(xué)生職業(yè)能力提升有很大的助推作用。本文結(jié)合地方經(jīng)濟(jì)發(fā)展?fàn)顩r和我校文秘專業(yè)發(fā)展情況，采取加大力度投入實(shí)訓(xùn)室建設(shè)，促進(jìn)秘書事務(wù)所生成的方式，不斷提升文秘學(xué)生的職業(yè)能力。

關(guān)鍵詞：秘書事務(wù)所;職業(yè)能力;提升

中圖分類號(hào)：C931文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A ? ?文章編號(hào)：1003-2177（2020）13-0117-02

1秘書事務(wù)所建設(shè)的必要性

由于市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)發(fā)展迅速，產(chǎn)業(yè)結(jié)構(gòu)不斷調(diào)整，新型勞動(dòng)崗位不斷涌現(xiàn)，各行各業(yè)也需要對(duì)傳統(tǒng)人才進(jìn)行更新?lián)Q代，企業(yè)秘書人才需求從量和質(zhì)上出現(xiàn)了顯著變化。國(guó)家一系列政策與措施的出臺(tái)，國(guó)家在教育領(lǐng)域的加大投入，正在引領(lǐng)文秘專業(yè)教育改革。當(dāng)前，我國(guó)的職業(yè)教育辦學(xué)方向開始向行業(yè)發(fā)展靠攏，高職院校紛紛利用校內(nèi)外實(shí)訓(xùn)基地實(shí)現(xiàn)訂單培養(yǎng)目標(biāo)，但是文秘專業(yè)由于同一企業(yè)需求數(shù)量少，學(xué)生就業(yè)需求分散，工作業(yè)務(wù)繁雜等原因，很難找到符合綜合實(shí)訓(xùn)需求的實(shí)訓(xùn)基地，只能依靠在校內(nèi)創(chuàng)建實(shí)訓(xùn)室來(lái)進(jìn)行職業(yè)體驗(yàn)。我校文秘專業(yè)同樣面臨著專業(yè)培養(yǎng)與職業(yè)能力提升不協(xié)調(diào)的危機(jī)[1]。

“秘書事務(wù)所”是在高職院校專業(yè)建設(shè)轉(zhuǎn)型改革過(guò)程中產(chǎn)生的，對(duì)文秘專業(yè)學(xué)生職業(yè)能力提升有很大的助推作用。其以學(xué)生為實(shí)際運(yùn)營(yíng)主體，學(xué)校提供場(chǎng)所與指導(dǎo)，企業(yè)提供技術(shù)與運(yùn)營(yíng)管理，政府提供政策、資金等支持，結(jié)合我校區(qū)域經(jīng)濟(jì)環(huán)境特點(diǎn)與市場(chǎng)人才崗位的實(shí)際需求，借助第三方企業(yè)的管理與運(yùn)營(yíng)經(jīng)驗(yàn)，以項(xiàng)目制承接工作任務(wù)，以實(shí)習(xí)實(shí)踐方式完成項(xiàng)目工作。

2秘書事務(wù)所項(xiàng)目建設(shè)的可行性分析

創(chuàng)建秘書事務(wù)所為學(xué)校師生提供真實(shí)的實(shí)習(xí)實(shí)訓(xùn)環(huán)境，不僅為文秘專任教師提供業(yè)務(wù)熟悉平臺(tái)，也為文秘學(xué)生搭建了良好的職業(yè)體驗(yàn)平臺(tái)。由于文秘人才崗位比較分散、業(yè)務(wù)范圍繁雜，專業(yè)特色不夠鮮明等特征造成了文秘專業(yè)工學(xué)結(jié)合實(shí)施的難度較高，文秘專業(yè)專任教師在教授理論知識(shí)的同時(shí)充分感受到學(xué)生學(xué)無(wú)用武之地。學(xué)習(xí)的理論知識(shí)不能夠落地生根，不能及時(shí)落到實(shí)踐中去。為此，立足校園建設(shè)一個(gè)系統(tǒng)性的文秘綜合實(shí)訓(xùn)室十分必要。這樣不僅給學(xué)生提供了一個(gè)仿真操作平臺(tái)，進(jìn)行秘書崗位職業(yè)體驗(yàn)，同時(shí)解決了秘書人才培養(yǎng)過(guò)程中難以集中頂崗實(shí)習(xí)的困難。通過(guò)實(shí)訓(xùn)學(xué)生可以掌握本專業(yè)的核心技能，了解專業(yè)業(yè)務(wù)，熟悉職業(yè)環(huán)境，同時(shí)能夠拓展新知，了解與專業(yè)相關(guān)的其他技能，助推文秘專業(yè)學(xué)生職業(yè)能力提升。

我校文秘專業(yè)是一個(gè)老牌專業(yè)，有近三十年的專業(yè)建設(shè)經(jīng)驗(yàn)，每一屆學(xué)生人數(shù)保持在30人左右，班型比較穩(wěn)定，歷屆學(xué)生在學(xué)校學(xué)院學(xué)生會(huì)、團(tuán)委中擔(dān)任重要角色，工作能力都很強(qiáng)。這些良好的專業(yè)基礎(chǔ)為事務(wù)所的創(chuàng)建提供了必要的人力資源。秘書事務(wù)所將實(shí)行專業(yè)教師團(tuán)隊(duì)管理，按照公司章程實(shí)行管理，責(zé)任到人，最大限度地發(fā)揮老師學(xué)生的綜合能力。

秘書事務(wù)所要求學(xué)生以公司員工的身份進(jìn)行工作，充分體驗(yàn)秘書職業(yè)。事務(wù)所統(tǒng)一定制秘書職業(yè)服裝，在工作現(xiàn)場(chǎng)著統(tǒng)一的白襯衫、西裝褲（裙）、高跟鞋，懸掛工作牌，微笑服務(wù)，高效率工作。開會(huì)做記錄，按時(shí)記錄工作日志，在事務(wù)所的每一個(gè)瞬間都是全身心投入工作的狀態(tài)。學(xué)生不但體驗(yàn)到如實(shí)的崗位式工作環(huán)境，及時(shí)把課堂所學(xué)運(yùn)用到工作當(dāng)中，并且可能遇到教材上未曾涉及的實(shí)際工作問(wèn)題，有效促進(jìn)學(xué)生積極思考問(wèn)題、主動(dòng)重新回到教材汲取營(yíng)養(yǎng);更大的體驗(yàn)是學(xué)生獲得一種存在感與責(zé)任感，在事務(wù)所里工作，即使沒(méi)有接到具體業(yè)務(wù)項(xiàng)目，在處理日常工作中與客戶交流、與內(nèi)部工作人員交流、處理任務(wù)分工協(xié)作等都要注意維護(hù)事務(wù)所的組織形象，熟悉事務(wù)所的工作流程、規(guī)章制度等，這樣的職業(yè)體驗(yàn)使得學(xué)生充分感受到文秘的職業(yè)魅力與綜合實(shí)力，促進(jìn)職業(yè)理解，提升職業(yè)能力[2]。

3秘書事務(wù)所的建設(shè)基礎(chǔ)

實(shí)訓(xùn)室的完善建設(shè)是秘書事務(wù)所的建設(shè)基礎(chǔ)，為事務(wù)所提供場(chǎng)地支持，營(yíng)造真實(shí)的工作環(huán)境。過(guò)去的文秘實(shí)訓(xùn)教學(xué)中，情景模擬教學(xué)占主要地位，學(xué)生確實(shí)在角色扮演中體會(huì)到了秘書的工作場(chǎng)景。但是，長(zhǎng)期多次的情景模擬，形式過(guò)于單一，內(nèi)容未免單調(diào)，不能滿足文秘專業(yè)學(xué)生專業(yè)技能不斷提升的需要。綜合實(shí)訓(xùn)室的逐漸完善，給學(xué)生提供了可以動(dòng)手操作的平臺(tái)，職業(yè)體驗(yàn)進(jìn)一步加強(qiáng)，同時(shí)為事務(wù)所業(yè)務(wù)工作的具體落實(shí)提供了硬件支持，在實(shí)訓(xùn)室完整的業(yè)務(wù)操作流程，使得學(xué)生切實(shí)體會(huì)到真實(shí)的秘書工作[3]。

通過(guò)實(shí)訓(xùn)，學(xué)生不但熟練掌握文秘日常工作事務(wù)，促進(jìn)團(tuán)隊(duì)合作意識(shí)，培養(yǎng)學(xué)生的實(shí)際操作能力，為以后從事文秘類工作打下堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)，也會(huì)極大地改善目前我校文秘專業(yè)學(xué)生缺乏教學(xué)實(shí)踐環(huán)節(jié)的現(xiàn)狀，改善當(dāng)前教學(xué)過(guò)程中理論與實(shí)踐脫節(jié)、專業(yè)教學(xué)內(nèi)容與企業(yè)需求脫節(jié)的狀況，從而在提高教學(xué)效果的同時(shí)培養(yǎng)出更多高水平秘書人才，滿足社會(huì)所需。這是文秘實(shí)訓(xùn)室建設(shè)的必要所在，而秘書事務(wù)所的建設(shè)同樣需要一個(gè)身臨其境的工作場(chǎng)所。

事務(wù)所的建設(shè)離不開專業(yè)的辦公場(chǎng)所，需要有真實(shí)的工作環(huán)境才能夠完成相應(yīng)的業(yè)務(wù)操作。結(jié)合學(xué)?，F(xiàn)有的物資儲(chǔ)備，辦公場(chǎng)地受限等綜合因素，采取一室多用的方式，對(duì)資源進(jìn)行有效整合，節(jié)省資源，最大限度將現(xiàn)有資源為師生教學(xué)所用。

建設(shè)完善文秘綜合實(shí)訓(xùn)室，號(hào)召教師全員參與，在參與中共同提高對(duì)文秘專業(yè)實(shí)訓(xùn)重要性的認(rèn)識(shí)，同時(shí)，必須對(duì)學(xué)校財(cái)政能力、教師知識(shí)技能準(zhǔn)備情況進(jìn)行充分地考量。“麻雀雖小，五臟俱全”文秘綜合實(shí)訓(xùn)室不但滿足所有專業(yè)課程的教學(xué)實(shí)訓(xùn)需求，還要滿足秘書事務(wù)所正常運(yùn)營(yíng)的要求。對(duì)綜合實(shí)訓(xùn)室要實(shí)行專業(yè)教師團(tuán)隊(duì)管理，責(zé)任到人，保證機(jī)器設(shè)備的日常保養(yǎng)維修和良性運(yùn)行，對(duì)于學(xué)生使用實(shí)訓(xùn)室必須進(jìn)行全程指導(dǎo)。

4秘書事務(wù)所建設(shè)具體內(nèi)容

4.1場(chǎng)地

擬將學(xué)院某教室改建為“秘書事務(wù)所”的辦公室，面積約30平方米;將文秘實(shí)訓(xùn)室作為事務(wù)所的工作室。

4.2人員組織機(jī)構(gòu)

秘書事務(wù)所地點(diǎn)開設(shè)在校園內(nèi)，但完全按照公司模式來(lái)運(yùn)營(yíng)，組織機(jī)構(gòu)嚴(yán)謹(jǐn)規(guī)范。

所長(zhǎng)：1人（教師）

副所長(zhǎng)：2人（學(xué)生）

辦公室：2人（學(xué)生）

市場(chǎng)部：1人（學(xué)生）

會(huì)務(wù)部：1人（學(xué)生）

禮儀部：1人（學(xué)生）

統(tǒng)攝部：1人（學(xué)生）

專家指導(dǎo)委員會(huì)：學(xué)院領(lǐng)導(dǎo)、企業(yè)導(dǎo)師

秘書事務(wù)所有所長(zhǎng)、副所長(zhǎng)以及下設(shè)的辦公室、會(huì)務(wù)部、市場(chǎng)部、禮儀部、統(tǒng)攝部組成。所長(zhǎng)一般為文秘教研室專任老師擔(dān)任，副所長(zhǎng)由文秘專業(yè)大二學(xué)生擔(dān)任，下設(shè)五個(gè)部門的成員均為文秘專業(yè)學(xué)生通過(guò)競(jìng)選產(chǎn)生。市場(chǎng)部負(fù)責(zé)外聯(lián)、社會(huì)服務(wù)及相關(guān)策劃工作;會(huì)務(wù)部負(fù)責(zé)會(huì)務(wù)的組織管理與相關(guān)會(huì)務(wù)活動(dòng);禮儀部負(fù)責(zé)禮儀接待、禮儀培訓(xùn)等;統(tǒng)攝部負(fù)責(zé)專業(yè)活動(dòng)宣傳報(bào)道、樹立和維護(hù)事務(wù)所的形象;辦公室負(fù)責(zé)財(cái)務(wù)管理、物資采購(gòu)與管理、文書撰寫與檔案管理，上傳下達(dá)溝通工作。

另外，由學(xué)院領(lǐng)導(dǎo)和企業(yè)導(dǎo)師共同成立專家指導(dǎo)委員會(huì)，負(fù)責(zé)指導(dǎo)監(jiān)督秘書事務(wù)所日常工作。

4.3運(yùn)營(yíng)

以秘書事務(wù)所為學(xué)生實(shí)訓(xùn)平臺(tái)，現(xiàn)場(chǎng)教學(xué)，為學(xué)生提供職業(yè)體驗(yàn)機(jī)會(huì)和實(shí)訓(xùn)環(huán)境。結(jié)合學(xué)校情況將“秘書事務(wù)所”建成營(yíng)利性實(shí)訓(xùn)室，對(duì)校內(nèi)和校外承接業(yè)務(wù)，學(xué)生是事務(wù)所的員工，在事務(wù)所認(rèn)真工作，熟悉業(yè)務(wù)，進(jìn)行課堂大練兵，同時(shí)也為學(xué)校內(nèi)和附近社區(qū)提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)?！懊貢聞?wù)所”業(yè)務(wù)包括會(huì)務(wù)禮儀服務(wù)、攝影攝像、打字復(fù)印、編輯排版等文字處理、文件整理、廣告文案、公關(guān)策劃、市場(chǎng)調(diào)研等方面的業(yè)務(wù)。

在具體運(yùn)作過(guò)程中，以學(xué)生為中心，教師監(jiān)督指導(dǎo)學(xué)生分組輪流排班上崗操作。通過(guò)具體項(xiàng)目實(shí)施過(guò)程，學(xué)生真實(shí)體驗(yàn)秘書工作，打卡簽到、晨會(huì)記錄、業(yè)務(wù)操作、請(qǐng)假申請(qǐng)、績(jī)效考核等，每一項(xiàng)都要嚴(yán)格遵守執(zhí)行，獎(jiǎng)懲規(guī)范，紀(jì)律嚴(yán)明。在這樣的職業(yè)體驗(yàn)中，學(xué)生通過(guò)事務(wù)所的業(yè)務(wù)操作不斷熟悉掌握專業(yè)技能知識(shí)，把握技能操作要領(lǐng)，提升團(tuán)隊(duì)協(xié)作能力。秘書事務(wù)所為學(xué)生提供了一個(gè)安全、真實(shí)的、完善的工作環(huán)境，完成秘書綜合辦公、檔案管理、秘書寫作、攝影攝像、文字處理、會(huì)務(wù)管理等文秘專業(yè)技能課程的教學(xué)實(shí)踐內(nèi)容，達(dá)到培養(yǎng)高素質(zhì)復(fù)合型文秘人才的培養(yǎng)目標(biāo)。

由學(xué)院領(lǐng)導(dǎo)監(jiān)督管理、專業(yè)教師同步指導(dǎo)，學(xué)生運(yùn)營(yíng)服務(wù)三者并行的秘書事務(wù)所，面向校內(nèi)外提供“辦文、辦事、辦會(huì)”秘書綜合事務(wù)服務(wù)，將解決文秘專業(yè)實(shí)踐教學(xué)與創(chuàng)新創(chuàng)業(yè)困境。同時(shí)秘書事務(wù)所的建設(shè)和運(yùn)營(yíng)為我校雙創(chuàng)項(xiàng)目孵化、頂崗實(shí)習(xí)、學(xué)生就業(yè)提供資源平臺(tái)與良好環(huán)境，為秘書專業(yè)人才培養(yǎng)定位，職業(yè)能力提升、專業(yè)教學(xué)改革和教學(xué)質(zhì)量提升提供有力支撐。

5秘書事務(wù)所建設(shè)進(jìn)一步思考

我校秘書事務(wù)所的建設(shè)還處在一個(gè)初級(jí)階段，在建設(shè)過(guò)程中會(huì)遇到不同的發(fā)展問(wèn)題，我們會(huì)努力依托秘書事務(wù)所聯(lián)盟，獲取團(tuán)隊(duì)的力量支持，不斷學(xué)習(xí)創(chuàng)新，逐步提升遼北地區(qū)文秘專業(yè)學(xué)生的職業(yè)能力。

參考文獻(xiàn)

[1]余紅平.高校秘書專業(yè)創(chuàng)辦秘書事務(wù)所的探索[J].秘書，2005（9）：17-18.

[2]周楊莉.湖南省高職文秘專業(yè)秘書事務(wù)所校企聯(lián)合現(xiàn)狀的調(diào)研報(bào)告[J].中小企業(yè)管理與科技，2011（6）：151.

[3]宋湘綺.創(chuàng)辦公關(guān)公司、突破高職文科實(shí)訓(xùn)困境[J].長(zhǎng)沙民政職業(yè)技術(shù)學(xué)院學(xué)報(bào)，2008（2）：74-77.

（責(zé)編：陳靜姝）

作者簡(jiǎn)介：魏秀萍（1968—），女，遼寧鐵嶺人，本科，三級(jí)教授（中文），研究方向：漢語(yǔ)言文學(xué)、秘書學(xué)。