事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)

劉海霞

摘?要：在信息技術(shù)快速進(jìn)步當(dāng)下，事業(yè)單位的檔案管理也必須逐步信息化，才能適應(yīng)社會(huì)需求。當(dāng)前，我國(guó)的檔案管理正在進(jìn)行信息化研究，且獲得了一定的效果，利用信息手段能夠更好的對(duì)檔案進(jìn)行分類整理，便于對(duì)其管理，提高工作效率，在以后的檔案管理中，需要更進(jìn)一步推動(dòng)信息化進(jìn)程，完善相關(guān)措施，提高員工的能力，促進(jìn)檔案管理工作的進(jìn)一步提升。

關(guān)鍵詞：事業(yè)單位;檔案管理;信息化

引言：

事業(yè)單位的檔案管理是十分重要的，其中可能涉及到很多關(guān)系到人民切身利益的檔案，需要更加完善保存檔案文件。事業(yè)單位要合理利用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，運(yùn)用到實(shí)踐中，不斷完善檔案庫(kù)，及時(shí)更新數(shù)據(jù)，更好的為相關(guān)人員提供服務(wù)。在此過程中，也要把現(xiàn)代化手段和傳統(tǒng)方法結(jié)合，相互配合，共同發(fā)揮作用。

一、檔案管理信息化建設(shè)的必要性

檔案管理信息化，能夠形成檔案的電子數(shù)據(jù)庫(kù)，通過計(jì)算機(jī)，工作人員能夠方便快捷的查找數(shù)據(jù)，提高工作效率，提高檔案管理的效益。利用信息技術(shù)，可以形成電子檔案，更加便利，更加安全環(huán)保，更能夠適應(yīng)當(dāng)下快節(jié)奏的社會(huì)需求。采用信息化管理，使得檔案能夠更完整的保存下來，且能夠保存更久的時(shí)間，便于后續(xù)檔案資料的利用。通過信息化，工作人員對(duì)檔案進(jìn)行整理和分類更加便捷，出錯(cuò)概率也會(huì)降低。因此，事業(yè)單位要抓住時(shí)代的機(jī)遇，利用技術(shù)手段，推動(dòng)檔案管理的信息化，推動(dòng)高效辦公。

二、檔案管理信息化建設(shè)中的問題

事業(yè)單位已經(jīng)逐步開始向現(xiàn)代化方向邁進(jìn)，但是仍然有不足之處。

1.對(duì)檔案管理信息化的關(guān)注不夠

信息化建設(shè)是一個(gè)過程，對(duì)資金的需求量比較大，要得到各方的支持，也需要單位全體人員的共同努力，但是在事業(yè)單位中，很多人員沒有意識(shí)到其重要程度，對(duì)其重視程度比較低，因此在建設(shè)中，缺少相關(guān)的軟件等設(shè)備，影響了檔案管理的信息化。有一些事業(yè)單位已經(jīng)建立了檔案的信息系統(tǒng)，但是系統(tǒng)不健全，更新速度慢，系統(tǒng)和日常工作的匹配度不高，專用性不強(qiáng)，沒有很好的發(fā)揮其功能。大部分事業(yè)單位還沒有實(shí)施檔案管理的信息化，這樣對(duì)于檔案管理的難度比較高，因?yàn)榧堎|(zhì)的檔案受到外部環(huán)境的影響較大，比較容易受到損壞，對(duì)于檔案資料的查找也有諸多不便，同時(shí)這樣也會(huì)影響檔案更新，更新速度慢，檔案的優(yōu)化管理也比較難。

2.檔案管理人員專業(yè)性不夠

事業(yè)單位的相關(guān)工作人員，普遍專業(yè)性不強(qiáng)，大部分工作人員都是非專業(yè)，不能熟練操作計(jì)算機(jī)系統(tǒng)，對(duì)互聯(lián)網(wǎng)知識(shí)掌握不熟練，大多人都認(rèn)為這個(gè)崗位的工作簡(jiǎn)單，對(duì)工作內(nèi)容了解不夠透徹，但其實(shí)隨著社會(huì)發(fā)展，檔案管理工作的要求逐步細(xì)化，需要更加專業(yè)的人才才能勝任。大多事業(yè)單位不注重檔案管理崗位，缺乏專業(yè)的培訓(xùn)，導(dǎo)致這個(gè)崗位的大部分員工，跟不上時(shí)代的需求，職業(yè)素質(zhì)相對(duì)較差。且有些事業(yè)單位的相關(guān)制度不夠完善，使得相關(guān)人員在管理檔案時(shí)沒有相關(guān)制度約束，對(duì)其工作的監(jiān)督不能有效進(jìn)行。因此，為了推動(dòng)檔案管理工作的進(jìn)步，勢(shì)必要開展信息化，不斷深化改革。需要培養(yǎng)相關(guān)的專門人才，不斷提升相關(guān)員工素質(zhì)，推動(dòng)檔案管理工作的專業(yè)化。

3.缺乏檔案信息安全意識(shí)

事業(yè)單位的很多檔案都是機(jī)密，其中會(huì)有一些未公開資料，在信息化過程中尤其要注意安全問題。但是在實(shí)際工作中，這個(gè)問題沒有得到應(yīng)有的關(guān)注，造成信息泄露，嚴(yán)重影響到了信息安全。有些檔案管理人員在有機(jī)密信息的計(jì)算機(jī)上瀏覽網(wǎng)頁，導(dǎo)致一些不法分子盜取機(jī)密信息，因此事業(yè)單位要加強(qiáng)相關(guān)人員的信息安全意識(shí)，保證資料的安全，對(duì)相關(guān)檔案進(jìn)行嚴(yán)格的管理，對(duì)機(jī)密資料采取更為嚴(yán)密的管理措施。

三、檔案管理信息化建設(shè)的策略

1.提升對(duì)檔案管理信息化的重視

在事業(yè)單位中，領(lǐng)導(dǎo)者對(duì)信息化的重視程度對(duì)其進(jìn)程影響較大，領(lǐng)導(dǎo)者重視的單位，信息化的阻力較小，進(jìn)程較快。因此在事業(yè)單位中，領(lǐng)導(dǎo)者要與時(shí)俱進(jìn)，認(rèn)識(shí)到信息化的優(yōu)勢(shì)，為其提供適宜的環(huán)境，不能被傳統(tǒng)觀念束縛，要通過先進(jìn)的手段，更新管理方式，推動(dòng)管理工作符合社會(huì)需求。要明確檔案管理工作在事業(yè)單位的地位，提高相關(guān)人員對(duì)崗位責(zé)任的認(rèn)識(shí)，激發(fā)工作熱情，提升信息化建設(shè)的重要程度。

2.加快推動(dòng)檔案管理信息化進(jìn)程

每個(gè)事業(yè)單位都有自身特性，因此對(duì)檔案管理的具體要求也不一致。各個(gè)單位應(yīng)當(dāng)根據(jù)自身特點(diǎn)，制定合適的管理方案，同時(shí)根據(jù)國(guó)家要求推動(dòng)信息化建設(shè)，形成規(guī)范的體系。要加強(qiáng)信息技術(shù)在工作中的運(yùn)用，通過計(jì)算機(jī)互聯(lián)網(wǎng)等手段，推動(dòng)檔案管理的電子化，形成無紙化的檔案管理，節(jié)省成本，節(jié)約空間。通過使用先進(jìn)設(shè)備和技術(shù)，及時(shí)更新檔案內(nèi)容，從而更加長(zhǎng)久、完整的保存檔案資料。

3.提高檔案管理人員的素質(zhì)

在檔案管理信息化中，要配備專業(yè)的人員，不能想當(dāng)然的覺得是簡(jiǎn)單的工作，而忽視對(duì)員工的培養(yǎng)。信息化是一項(xiàng)龐大的工程，需要了解網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，能夠運(yùn)用計(jì)算機(jī)的專業(yè)人才。事業(yè)單位要重視這方面的人才，加以培養(yǎng)，提升其工作素質(zhì)，為信息化提供人才保障。首先要對(duì)人才進(jìn)行道德素質(zhì)培養(yǎng)，讓人才具備崗位所需要的一些素質(zhì)和知識(shí)。其次要針對(duì)人才進(jìn)行專業(yè)培訓(xùn)，補(bǔ)充崗位所需的知識(shí)，提高相關(guān)員工的管理能力和對(duì)資料信息的處理能力。

4.完善檔案管理工作制度

事業(yè)單位對(duì)檔案管理方面的制度大多都不夠完備，導(dǎo)致相關(guān)員工執(zhí)行事務(wù)時(shí)沒有相關(guān)條款提供參考，致使工作混亂，流程不清，發(fā)生失誤的概率增加。事業(yè)單位應(yīng)當(dāng)依據(jù)國(guó)家相關(guān)法律法規(guī)，根據(jù)本單位的具體情況，制定合理的檔案管理制度，讓檔案管理工作更加規(guī)范，使檔案管理工作有章可循。同時(shí)根據(jù)單位自身情況，不斷調(diào)整和更新制度，加強(qiáng)對(duì)內(nèi)部人員的監(jiān)督和管理，建立合理的監(jiān)督體系。由于事業(yè)單位的檔案和其他單位不同，容易有一些保密信息，在信息化過程中，需要特別注意安全問題。建立監(jiān)督體系可以加強(qiáng)對(duì)信息安全的保證，也可以讓工作人員意識(shí)到檔案資料安全的重要性，督促其認(rèn)真工作，提高其工作熱情。同時(shí)要做好信息安全工作，確保能夠及時(shí)發(fā)現(xiàn)信息化過程中的不安全因素，及時(shí)解決發(fā)現(xiàn)的問題，加強(qiáng)內(nèi)外部監(jiān)督，推動(dòng)信息化的安全有序進(jìn)行。

5.提高檔案管理信息化網(wǎng)站的實(shí)用性

事業(yè)單位為了給需要服務(wù)的人員提供檔案信息，可以建立相關(guān)的網(wǎng)頁進(jìn)行服務(wù)，通過網(wǎng)站為使用者提供檔案查找等服務(wù)。但是很多網(wǎng)站由于功能不全，更新不及時(shí)，導(dǎo)致形同虛設(shè)。事業(yè)單位應(yīng)當(dāng)對(duì)信息化網(wǎng)站加強(qiáng)管理，及時(shí)更新數(shù)據(jù)，開發(fā)更多功能，利用網(wǎng)絡(luò)資源更好的服務(wù)大眾，適應(yīng)社會(huì)需求。提高網(wǎng)站的運(yùn)作效率，讓更多服務(wù)能夠通過互聯(lián)網(wǎng)完成，推動(dòng)工作人員網(wǎng)上辦公，更好的服務(wù)相關(guān)人員，減少不必要的手續(xù)和流程。

四、結(jié)語

綜上所述，事業(yè)單位要加強(qiáng)對(duì)檔案管理的信息化研究，推動(dòng)其建設(shè)進(jìn)程，將高科技設(shè)備和技術(shù)應(yīng)用到實(shí)踐中去。不斷對(duì)員工開展專業(yè)化培訓(xùn)，提升管理能力，提高對(duì)檔案管理信息化的重視，完善監(jiān)督制度建設(shè)，保障檔案資料的安全，保證信息化的有序進(jìn)行，不斷發(fā)掘更多有效手段推動(dòng)其建設(shè)。

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