論大數(shù)據(jù)背景下人力資源檔案的信息化管理

郭冬野

摘 要：在當(dāng)今的大數(shù)據(jù)時(shí)代之中，檔案管理的工作實(shí)現(xiàn)了進(jìn)一步的轉(zhuǎn)變，在管理的理論以及管理的理念方面都實(shí)現(xiàn)了很大程度的變化。信息化的管理已經(jīng)成為當(dāng)今檔案管理的一種發(fā)展趨勢(shì)，隨著當(dāng)今檔案數(shù)據(jù)的進(jìn)一步加大，信息化管理在當(dāng)今大數(shù)據(jù)時(shí)代的檔案管理中越來越體現(xiàn)出應(yīng)用的價(jià)值。

關(guān)鍵詞：人力資源;檔案管理;信息化

前 言

隨著經(jīng)濟(jì)全球化進(jìn)程的不斷推進(jìn)，企事業(yè)單位必須高度重視人才的培養(yǎng)和管理，如何有效的甄別和搜集人才就顯得很重要。檔案管理是收集、整理和鑒定資料的重要環(huán)節(jié)，最終目的是提供有效的為社會(huì)服務(wù)的檔案人才信息，檔案管理工作復(fù)雜程度高，各個(gè)部門和科室都要分工明確。企事業(yè)單位中檔案管理工作已經(jīng)由傳統(tǒng)的手工記錄管理進(jìn)入了信息化管理狀態(tài)，但是當(dāng)前信息化管理中仍然存在著很多問題，制約著檔案工作的有效開展。筆者通過研究大數(shù)據(jù)背景下人力資源檔案管理工作存在的問題，指出解決方案，希望對(duì)檔案管理工作有所幫助。

一、人力資源檔案管理工作存在的問題

1、檔案管理工作機(jī)制落后

在當(dāng)前大數(shù)據(jù)背景之下，人力資源檔案管理由于在企業(yè)中作為一項(xiàng)服務(wù)性的工作，不直接產(chǎn)生經(jīng)濟(jì)價(jià)值，很多企事業(yè)單位不重視檔案的管理工作。很多單位人力資源的檔案并不是由專人負(fù)責(zé)，而是由行政人員進(jìn)行兼職管理，檔案管理在很多單位并沒有績(jī)效考核制度，管理體系不健全，檔案管理出現(xiàn)問題后習(xí)慣推卸責(zé)任，沒有設(shè)置專門管理的部門和系統(tǒng)對(duì)人力資源檔案進(jìn)行專業(yè)管理，這樣直接影響了檔案信息化管理工作的推進(jìn)。再者，由于檔案管理的疏忽，很多優(yōu)秀人才的履歷在檔案中并沒有得到體現(xiàn)，造成人才流動(dòng)性大，人才不能充分的挖掘，可以看出，檔案管理工作在企事業(yè)單位中非常重要。

2、檔案管理信息化程度不夠

檔案管理工作涉及到檔案收集、檔案整理、檔案編目和檢索等，每一項(xiàng)工作都必不可少，并且具有一定的程序性，相互之間組成一個(gè)統(tǒng)一的整體。在當(dāng)前檔案管理中，一些企事業(yè)單位并不重視檔案的信息化，仍然采用原始的手工統(tǒng)計(jì)方式來管理檔案，一些人才的檔案從進(jìn)入單位后就沒有再次更新過，時(shí)間長(zhǎng)了企業(yè)高層并不能直接的了解人才的具體能力。再有，由于信息化程度不夠，單位在搜集檔案信息時(shí)耗費(fèi)的時(shí)間就會(huì)很大，搜集到的信息也起不到很大的參考作用，企業(yè)單位的運(yùn)行效率就會(huì)變得很低下。因此，豐富信息化管理方式，從分類、整理和搜索各方面都需要一定的流程。由此看來，企業(yè)人力資源檔案管理信息化程度不夠，有待于進(jìn)一步提升。

3、信息化檔案管理風(fēng)險(xiǎn)比較大

檔案涉及到個(gè)人的養(yǎng)老保險(xiǎn)、培訓(xùn)和學(xué)習(xí)情況等，屬于需要保密的個(gè)人信息。大數(shù)據(jù)背景下，隨著信息化的發(fā)展，人力資源檔案管理工作變的更加開放，管理上也變得更加具有時(shí)效性。但是，隨著互聯(lián)網(wǎng)的發(fā)展，黑客和病毒等也給人力資源檔案管理帶來了巨大挑戰(zhàn)，檔案一旦被黑客攻擊，那么個(gè)人信息就會(huì)被盜取，特別是一些機(jī)密性的材料一旦丟失，就會(huì)對(duì)企業(yè)的社會(huì)帶來很大的損失。但是，由于企事業(yè)對(duì)檔案管理工作的不重視，很多電腦并沒有升級(jí)防護(hù)系統(tǒng)，造成檔案信息經(jīng)常泄漏。

二、大數(shù)據(jù)背景下人力資源檔案管理工作創(chuàng)新策略

1、建立良好的檔案管理機(jī)制

企事業(yè)單位首先要意識(shí)到檔案管理工作的重要性，在管理中要舍得投入，要建立一套完整的檔案管理模式。對(duì)于規(guī)模大，人員數(shù)量和部門比較多的企事業(yè)單位，應(yīng)該成立專門的檔案管理部門，檔案要安排專人進(jìn)行管理，管理者需要具備基本的檔案管理知識(shí)，最好是檔案學(xué)專業(yè)畢業(yè)，要定期對(duì)檔案管理進(jìn)行考核，納入年終考評(píng)中。檔案歸檔時(shí)要確保其完整性，手續(xù)如果不全，應(yīng)該退回補(bǔ)辦，檔案不僅要有原件，在信息化系統(tǒng)中應(yīng)該有詳細(xì)的備份。管理人員還要學(xué)會(huì)檔案信息開發(fā)和信息輸出功能，在檔案編制、統(tǒng)計(jì)和利用上各個(gè)環(huán)節(jié)都相輔相成，所有的子系統(tǒng)在進(jìn)行作用時(shí)都形成良好的反饋機(jī)制。

2、增加檔案管理信息化程度

在當(dāng)前大數(shù)據(jù)背景下，檔案信息化程度不高，在信息查找和檢索時(shí)就會(huì)遇到很大問題。檔案管理部門應(yīng)該進(jìn)行適當(dāng)?shù)男畔⒒嘤?xùn)，讓檔案管理自動(dòng)化程度更高，包括信息的自動(dòng)采集和檢索，在檔案分類方面按照內(nèi)容、組織機(jī)構(gòu)、業(yè)務(wù)項(xiàng)目等進(jìn)行信息化的大類和小類區(qū)分，并在每一個(gè)分類上設(shè)置關(guān)鍵詞，這樣在進(jìn)行查找時(shí)便會(huì)方便很多。再者，要學(xué)會(huì)利用信息庫技術(shù)、數(shù)據(jù)壓縮技術(shù)和掃描技術(shù)等，將檔案的紙質(zhì)原件、聲像材料等進(jìn)行電子歸檔，信息化過程要講求規(guī)范性和效益性，檔案信息化要符合每份檔案，企事業(yè)單位要建立一套完整的監(jiān)管制度，在信息化管理中對(duì)檔案活動(dòng)產(chǎn)生積極的引導(dǎo)，從而使檔案管理有效的推進(jìn)。

3、提高檔案管理者的防治風(fēng)險(xiǎn)意識(shí)

大數(shù)據(jù)背景下，人力資源檔案管理信息化逐漸加強(qiáng)，風(fēng)險(xiǎn)也同樣出現(xiàn)在檔案管理中，人力資源檔案管理者要從自身開始樹立安全管理意識(shí)，建立良好的道德觀念，重視檔案的重要性。檔案涉及到個(gè)人隱私和公司機(jī)密，檔案管理者除非工作需要，不能隨意更改檔案信息，也不能將電腦用作其它活動(dòng)，保存檔案的計(jì)算機(jī)防護(hù)等級(jí)要提高一個(gè)層次。采用檔案數(shù)字加密技術(shù)，可以實(shí)時(shí)更新資料檔案，并能保護(hù)信息的安全，需要大量采用，同時(shí)要對(duì)電腦加裝穩(wěn)固的防火墻系統(tǒng)和查殺病毒效果好的殺毒軟件，杜絕黑客和病毒的侵入。要充分評(píng)估檔案管理中的風(fēng)險(xiǎn)，在管理中有嚴(yán)格的防治風(fēng)險(xiǎn)發(fā)生的組織機(jī)構(gòu)，對(duì)于所有檔案信息要進(jìn)行備份管理，針對(duì)可能發(fā)生的風(fēng)險(xiǎn)，要有專門的應(yīng)急處理方法，保障每個(gè)人檔案信息的安全。

總 結(jié)

綜上所述，人力資源檔案管理工作復(fù)雜繁瑣，關(guān)系到個(gè)人的信息安全和企業(yè)的機(jī)密文件，檔案管理的好壞從側(cè)面反映了企事業(yè)單位各項(xiàng)工作的開展能力。在大數(shù)據(jù)背景下背景下，企業(yè)人力資源要?jiǎng)?chuàng)新檔案管理工作機(jī)制，成立專門的檔案管理部門，讓專業(yè)性強(qiáng)，綜合素質(zhì)高的專人負(fù)責(zé)檔案管理。要加強(qiáng)檔案信息化程度的建設(shè)力度，讓檔案信息自動(dòng)采集和檢索的程度更高，同時(shí)也要提高檔案管理防治風(fēng)險(xiǎn)的意識(shí)，加強(qiáng)檔案管理數(shù)字化加密技術(shù)的培訓(xùn)力度。

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