醫(yī)院醫(yī)療設(shè)備檔案管理工作的探討

李玉琴

（新疆醫(yī)科大學(xué)第六附屬醫(yī)院 醫(yī)學(xué)工程科，新疆 烏魯木齊）

0 引言

隨著醫(yī)療衛(wèi)生改革體制化不斷深入，信息網(wǎng)絡(luò)技術(shù)也在不斷更新與發(fā)展，醫(yī)院用到的醫(yī)療設(shè)備種類也逐漸增多，使得醫(yī)療設(shè)備的檔案管理工作越來越復(fù)雜。但是，許多醫(yī)院對(duì)醫(yī)療設(shè)備檔案管理工作都不重視，導(dǎo)致管理過程中出現(xiàn)許多問題。作為醫(yī)院醫(yī)療設(shè)備檔案管理工作相關(guān)人員，應(yīng)當(dāng)提升專業(yè)綜合素養(yǎng)，必須提高管理效率，才能確保醫(yī)療器械使用的安全性，保障醫(yī)院和患者的利益。

1 醫(yī)院醫(yī)療設(shè)備檔案管理工作中存在的問題

1.1 缺乏醫(yī)療設(shè)備檔案管理意識(shí)

雖然醫(yī)療設(shè)備的使用頻率很高，在臨床治療中發(fā)揮著不可替代的作用，但很多醫(yī)院都只重視設(shè)備的使用，而不注重醫(yī)療設(shè)備檔案管理工作，使得檔案的價(jià)值沒能充分的發(fā)揮出來，也沒有實(shí)現(xiàn)各醫(yī)療設(shè)備價(jià)值的最大化。比如，有的醫(yī)院在購進(jìn)設(shè)備、將其安裝調(diào)試好并投入使用后，就將與設(shè)備有關(guān)的資料丟到一邊，簡單的存檔后就無人問津。在設(shè)備使用過程中形成的各種資料也沒有進(jìn)行系統(tǒng)性的整理，有的資料會(huì)歸檔，有的資料則隨處擺放，這些都會(huì)影響到醫(yī)療設(shè)備的利用效率。另外，還有些醫(yī)院的醫(yī)療設(shè)備管理人員是由行政人員兼任的，或者聘請(qǐng)的兼職人員，由于對(duì)醫(yī)療設(shè)備不夠了解，所以在對(duì)醫(yī)療設(shè)備檔案進(jìn)行管理時(shí)，就會(huì)出現(xiàn)不負(fù)責(zé)任的情況，從而影響醫(yī)療設(shè)備檔案管理質(zhì)量。

1.2 醫(yī)療設(shè)備檔案缺乏完整性

每一種醫(yī)療設(shè)備都會(huì)涉及到許多資料，包括設(shè)備的申購文件、購買合同、質(zhì)檢證書、安裝說明書、維修保養(yǎng)方法等。除這些固定的文件外，在設(shè)備的使用過程中還會(huì)形成一些動(dòng)態(tài)性的資料，需要不斷的更新到設(shè)備檔案中。比如，設(shè)備維護(hù)記錄、零件更換記錄、配件升級(jí)記錄、設(shè)備的調(diào)撥、報(bào)銷等文件。但是，設(shè)備管理人員對(duì)于這些資料的收集、整理往往不太重視，導(dǎo)致其中的一些文件內(nèi)容不完整，甚至有的資料缺失。在醫(yī)療設(shè)備日后的使用和維護(hù)中，要想查閱某些內(nèi)容就會(huì)十分困難。所以，在對(duì)醫(yī)療設(shè)備檔案進(jìn)行管理時(shí)，不僅要保證資料的準(zhǔn)確性，還要確保其完整性。

1.3 醫(yī)療設(shè)備檔案管理方式落后

醫(yī)療設(shè)備檔案管理涉及到的環(huán)節(jié)比較多，在將其收集、整理好以后，還要對(duì)其進(jìn)行編目，以方便以后的檢索工作能夠順利的進(jìn)行。但是，醫(yī)院的這些工作基本都是通過人工方式進(jìn)行的，不僅工作效率低，還很容易出錯(cuò)。以人工方式對(duì)醫(yī)療設(shè)備檔案進(jìn)行管理，會(huì)給以后的檢索工作帶來許多不便，難以將檔案的價(jià)值充分的發(fā)揮出來。雖然有的醫(yī)院已經(jīng)開始利用計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)管理醫(yī)療設(shè)備檔案，但卻沒有構(gòu)建系統(tǒng)性的檔案管理平臺(tái)，信息化水平比較低[1]。比如，將每一種醫(yī)療機(jī)械的檔案建一個(gè)文件夾，將與該設(shè)備有關(guān)的所有資料都放入文件夾中。將各種醫(yī)療設(shè)備形成一個(gè)電子檔的清單，通過超鏈接等方式，將對(duì)應(yīng)的文件夾鏈接到設(shè)備名稱下。這種管理方式雖然比手工方式效率更高，但管理過程還是比較繁瑣，容易出錯(cuò)，難以達(dá)到理想的管理效果。

1.4 醫(yī)療設(shè)備檔案管理人員專業(yè)性不足

目前大部分醫(yī)院醫(yī)療設(shè)備檔案管理人員在業(yè)務(wù)水平及綜合素養(yǎng)上均有待提高，不僅未牢牢掌握檔案管理理論，還存在現(xiàn)代科學(xué)技能不了解及思想落后等情況，而這些均會(huì)影響到醫(yī)院檔案事業(yè)管理工作的正常運(yùn)行。除此之外，大部分醫(yī)院還存在著由兼職人員對(duì)醫(yī)院設(shè)備檔案進(jìn)行管理，具有較大的人員流動(dòng)性，難以使得管理人員從工作中掌握牢固的管理知識(shí)，也難以形成豐厚的管理經(jīng)驗(yàn)，進(jìn)而阻礙到醫(yī)療設(shè)備檔案管理工作的良好運(yùn)行。

2 提高醫(yī)院醫(yī)療設(shè)備檔案管理工作效率的策略

2.1 強(qiáng)化醫(yī)院對(duì)醫(yī)療設(shè)備檔案管理意識(shí)

要提高醫(yī)院醫(yī)療設(shè)備檔案管理工作的效率，就必須要讓醫(yī)院及相關(guān)人員意識(shí)到醫(yī)療設(shè)備檔案管理工作的重要性，強(qiáng)化其檔案管理意識(shí)，使其能夠在醫(yī)療設(shè)備檔案管理工作中投入更多的精力和資金。比如，定期對(duì)與醫(yī)療設(shè)備有關(guān)的人員進(jìn)行培訓(xùn)，使設(shè)備使用者能夠正確的使用設(shè)備，提高設(shè)備的利用效率，并形成完整的設(shè)備使用資料；使設(shè)備維護(hù)、檢修人員能夠更加重視自己的工作，在每一次維護(hù)、故障處理之后，都要將相關(guān)的內(nèi)容詳細(xì)的記錄下來，形成記錄表。如處于保修期的零件出現(xiàn)故障，則要及時(shí)送回生產(chǎn)企業(yè)處理，這樣可為醫(yī)院節(jié)約一部分設(shè)備維護(hù)成本[2]。而醫(yī)療設(shè)備檔案管理人員則要第一時(shí)間將這些資料收集起來整理好，并對(duì)其進(jìn)行分析，為其他部門的工作提供參考依據(jù)，從而促使其他部門效率的提高。并且，強(qiáng)化醫(yī)院的醫(yī)療設(shè)備檔案管理意識(shí)，還能使醫(yī)院在檔案管理工作中投入更多的資金，使醫(yī)療設(shè)備檔案管理工作的人員和設(shè)備配置都能得到保障。

2.2 創(chuàng)建科學(xué)醫(yī)療設(shè)備檔案管理模式

在醫(yī)院、科室以及設(shè)備管理部門中建立三級(jí)管理環(huán)節(jié)，明確每位人員的工作職責(zé)與目標(biāo)，做到分散管理、權(quán)責(zé)劃分、歸檔集中及管理統(tǒng)一等標(biāo)準(zhǔn)，同時(shí)將設(shè)備檔案管理制度進(jìn)行改進(jìn)與完善，根據(jù)醫(yī)院實(shí)際情況及相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)制定醫(yī)療設(shè)備檔案管理方案以及設(shè)備檔案歸檔制度，詳細(xì)化醫(yī)療設(shè)備歸檔的范圍，通常情況需要在購買或按照醫(yī)療設(shè)備后有可行性論證報(bào)告，其中涵蓋材料有訂貨合同、調(diào)查資料、購買清單、安裝設(shè)備、使用說明書以及招標(biāo)記錄等。同時(shí)將設(shè)備檔案信息庫不斷完善，醫(yī)院購買設(shè)備中需要根據(jù)價(jià)格來實(shí)行等級(jí)劃分，對(duì)于貴重設(shè)備需要及時(shí)在電腦中錄入相關(guān)信息，方便后續(xù)使用的查閱，并根據(jù)購買階段制作文件資料，確保所有階段都有記錄，以此來為后續(xù)設(shè)備的購買提供相應(yīng)的數(shù)據(jù)保障與支持。

2.3 提高醫(yī)療設(shè)備檔案管理信息化水平

傳統(tǒng)的醫(yī)療設(shè)備檔案管理工作是通過人工方式進(jìn)行的，不僅工作效率低下，還很容易出現(xiàn)錯(cuò)誤。將信息化管理技術(shù)運(yùn)用到醫(yī)療設(shè)備檔案管理工作中，可有效的提高醫(yī)療設(shè)備檔案管理工作效率和準(zhǔn)確性，還能提高其信息化水平。比如，建立專門的醫(yī)療設(shè)備檔案管理平臺(tái)，并將平臺(tái)分為多個(gè)模塊，分別用于醫(yī)療設(shè)備檔案管理的收集、整理、分析、檢索等工作[4]。如果需要使用檔案中的信息，可直接通過平臺(tái)查詢、借閱相關(guān)的資料文件，通過電子借閱減少設(shè)備檔案管理人員的工作量，實(shí)現(xiàn)遠(yuǎn)程智能借閱。在管理人員對(duì)檔案進(jìn)行管理的過程中，還可隨時(shí)將新的資料信息更新到對(duì)應(yīng)的設(shè)備中，使醫(yī)療設(shè)備檔案更加完善。所以，在醫(yī)院醫(yī)療設(shè)備檔案管理中，通過信息化手段對(duì)其進(jìn)行管理是其未來的主要發(fā)展趨勢。

2.4 提高醫(yī)療設(shè)備檔案管理人員素質(zhì)

醫(yī)療設(shè)備檔案管理人員的素質(zhì)決定著檔案管理工作質(zhì)量，所以提高醫(yī)療設(shè)備檔案管理人員的素質(zhì)非常必要。醫(yī)療設(shè)備檔案不僅僅是將與醫(yī)療設(shè)備相關(guān)的資料儲(chǔ)存起來，其中的信息還具有非常重要的價(jià)值，通過對(duì)資料信息進(jìn)行分析，可讓醫(yī)院全面了解醫(yī)療設(shè)備的使用情況，從而針對(duì)性的調(diào)整設(shè)備使用方案，將設(shè)備的價(jià)值充分的發(fā)揮出來，降低企業(yè)的運(yùn)營成本[3]。因此，必須要提高醫(yī)療設(shè)備檔案管理工作質(zhì)量。比如，醫(yī)療設(shè)備檔案管理人員要經(jīng)常與設(shè)備使用部門、設(shè)備管理部門溝通，了解設(shè)備的使用情況，對(duì)各部門提供的相關(guān)資料進(jìn)行核實(shí)，以確保設(shè)備檔案信息的真實(shí)性和完整性。同時(shí)，要加強(qiáng)對(duì)設(shè)備檔案管理人員的培訓(xùn)，為其提供進(jìn)一步學(xué)習(xí)的機(jī)會(huì)，使管理人員能夠掌握先進(jìn)的檔案管理知識(shí)，提高其管理技能[5]。在日常管理工作中，要按時(shí)對(duì)檔案進(jìn)行清查，對(duì)于信息不完整的檔案應(yīng)及時(shí)將其補(bǔ)充完整，信息有誤的檔案則應(yīng)及時(shí)更正，從而保證醫(yī)療設(shè)備檔案質(zhì)量。

3 結(jié)束語

在醫(yī)院醫(yī)療設(shè)備檔案管理工作中，需要強(qiáng)化醫(yī)院對(duì)醫(yī)療設(shè)備檔案管理意識(shí)、提高醫(yī)療設(shè)備檔案管理人員素質(zhì)，并提高醫(yī)療設(shè)備檔案管理信息化水平，以確保醫(yī)療設(shè)備檔案的準(zhǔn)確性和完整性，提高醫(yī)療設(shè)備的利用效率，促進(jìn)醫(yī)療設(shè)備檔案管理工作效率的提升。