新公共管理視角下的高職院校教學(xué)秘書(shū)工作探究

杜俊創(chuàng)

（許昌電氣職業(yè)學(xué)院，河南許昌 461000）

教學(xué)秘書(shū)主要進(jìn)行的是一些教學(xué)計(jì)劃的制定以及一些文件的落實(shí)工作。以此來(lái)保證正常的教學(xué)計(jì)劃進(jìn)行以及輔助管理人員對(duì)一些事務(wù)進(jìn)行管理，但是目前教學(xué)秘書(shū)的工作進(jìn)展程度不容樂(lè)觀，涉及到的工作比較多、數(shù)量多、工作壓力大，相關(guān)管理人員也不夠重視，由此教學(xué)秘書(shū)工作積極性有所降低。針對(duì)現(xiàn)今實(shí)際情況，為了加強(qiáng)對(duì)于教學(xué)秘書(shū)的管理，提高其隊(duì)伍的整體素質(zhì)。是我們需要研究的問(wèn)題，本文根據(jù)新公共管理理論的一些基礎(chǔ)，提出了一些有利于教學(xué)秘書(shū)開(kāi)展工作的方法。

1 新公共管理理論

新公共管理理論出現(xiàn)于上世紀(jì)70年代。最初受到公共政策和公共管理兩個(gè)學(xué)科的影響。這個(gè)理論描述的是一些中小型企業(yè)的管理經(jīng)驗(yàn)。新公共理論的基礎(chǔ)是市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)理論和現(xiàn)代企業(yè)的管理理論。創(chuàng)造性的提出了新公共理論以公共服務(wù)中出現(xiàn)一些不能提供的服務(wù)的現(xiàn)象，公共管理理論的特點(diǎn)是公共適應(yīng)性以及效能性。公共性是指在與社會(huì)中的每一個(gè)成員以及提供的一些公共服務(wù)中的關(guān)系不可分割，公共事務(wù)有成員集體進(jìn)行管理，但是最終服從于公共利益，其被廣大民眾所監(jiān)督。效能指的是效率和功能，指的是對(duì)于一些公共管理問(wèn)題能夠有效切實(shí)的給出解決問(wèn)題的方法。而適應(yīng)性指的其內(nèi)部的管理系統(tǒng)必須與外部的環(huán)境相適應(yīng)，如此做法才能解決其公共管理方面存在的問(wèn)題。因此，公共管理主要有這幾個(gè)特點(diǎn)，有一些學(xué)者的想法已經(jīng)比較一致，第一根據(jù)其效率和功能性注重其投入與產(chǎn)出的變化及注重其服務(wù)效率。管理效果如何是評(píng)價(jià)中一個(gè)非常重要的指標(biāo)，第二，他們引入了競(jìng)爭(zhēng)機(jī)制。由于競(jìng)爭(zhēng)是限制市場(chǎng)運(yùn)作基本方式，能夠調(diào)動(dòng)人們的積極性，而提高其工作效率，提高企業(yè)投入和產(chǎn)出的比例。第二，他們采用的是激勵(lì)機(jī)制，這也是其重要內(nèi)容之一，設(shè)立激勵(lì)目標(biāo)，建立相應(yīng)的績(jī)效評(píng)價(jià)體系以及相應(yīng)的考核制度。這樣有助于提高工作人員的工作積極性。第四，有一些高素質(zhì)的隊(duì)伍建設(shè)，并且定期對(duì)員工進(jìn)行相應(yīng)的培訓(xùn)，提高其業(yè)務(wù)能力和管理水平。這種思想觀點(diǎn)被廣泛的運(yùn)用到我國(guó)的政府管理方式與手段方面，有助于政府組織體制的改革，新公共管理理論也為我國(guó)的政府建設(shè)中，在進(jìn)行實(shí)踐的過(guò)程中，提供了很多寶貴的經(jīng)驗(yàn)，逐漸被人們了解和接受。因?yàn)槿藗儚V泛利用，因此其被多方借鑒和宣傳。在高等院校中公共管理理論就是一個(gè)很好的例子。由于實(shí)際情況中，高職院校的教學(xué)秘書(shū)面向范圍較廣，涉及一些事宜較多，在教學(xué)工作中處于基礎(chǔ)位置，我們將新公共管理理論用于實(shí)際管理工作中能夠結(jié)合其工作的實(shí)際情況，建立相關(guān)的制度，也是深化及體制改革的一個(gè)重要方向。

2 教學(xué)秘書(shū)在進(jìn)行日常的教學(xué)管理工作中的工作職能

2.1 常規(guī)管理

正常管理是保證其正常教學(xué)活動(dòng)的順利開(kāi)展，例如安排平時(shí)的正常活動(dòng)，以及學(xué)習(xí)中一些老師上課的一些過(guò)程。還有組織對(duì)一些老師進(jìn)行培訓(xùn)，年終老師工作量的計(jì)算等等，這些正常的工作，都必須按時(shí)進(jìn)行才能保證其教學(xué)順利進(jìn)行。

2.2 組織協(xié)調(diào)

教學(xué)秘書(shū)發(fā)揮著各部門(mén)之間的協(xié)調(diào)作用，對(duì)于老師的教學(xué)時(shí)間以及學(xué)生的上課時(shí)間進(jìn)行一定的協(xié)調(diào)，并且對(duì)于不同部門(mén)事務(wù)之間的交叉工作進(jìn)行一定的協(xié)調(diào)，開(kāi)展一系列考試工作，這些事情也需要教學(xué)秘書(shū)進(jìn)行相應(yīng)的對(duì)待。

2.3 監(jiān)督檢查

教學(xué)秘書(shū)要對(duì)于教師日常的上課情況以及學(xué)生的聽(tīng)課情況進(jìn)行一定的考察，發(fā)現(xiàn)有學(xué)生聽(tīng)課存在問(wèn)題時(shí)，要給予一定的指正，保證教學(xué)質(zhì)量。及時(shí)對(duì)于教學(xué)情況進(jìn)行一定的反饋溝通，無(wú)論何時(shí)教學(xué)秘書(shū)工作是需要多方溝通的，例如教學(xué)秘書(shū)需要對(duì)于上級(jí)發(fā)下來(lái)的制度進(jìn)行一定的宣傳，對(duì)一些文件進(jìn)行一定的發(fā)送，以及聽(tīng)取老師學(xué)生和一些部門(mén)的意見(jiàn)反饋給教學(xué)的主管部門(mén)。

3 高校教學(xué)秘書(shū)工作現(xiàn)狀

3.1 工作繁瑣責(zé)任不明確，工作積極性不高

教學(xué)秘書(shū)工作范圍光廣，處理事項(xiàng)多。他們所接觸的對(duì)象不僅包括不同層次的學(xué)生，各種類(lèi)型的學(xué)生、各種類(lèi)型的老師。工作內(nèi)容從學(xué)生入學(xué)開(kāi)始招生，對(duì)學(xué)生注冊(cè)學(xué)籍以及安排學(xué)生的課表、到學(xué)生期末的測(cè)試以及畢業(yè)生等各種工作。除此之外，關(guān)于教師的上課時(shí)間檢查，對(duì)于老師的一些考核以及職稱的評(píng)定都離不開(kāi)教學(xué)秘書(shū)的工作。但是有些情況，例如某些高職院校工作的職責(zé)不明確，存在著亂分配、亂執(zhí)行的現(xiàn)象，并且其執(zhí)行效率不高。有些教學(xué)秘書(shū)有相應(yīng)的責(zé)任，但是沒(méi)有相應(yīng)的權(quán)利。在政策的執(zhí)行過(guò)程中缺乏自己應(yīng)有的權(quán)利，這使得教學(xué)秘書(shū)工作繁雜性較高。因此很多人不愿意從事教學(xué)秘書(shū)這個(gè)專(zhuān)業(yè)。

3.2 工作反復(fù)，存在心里落差，容易降低積極性

由于高校的教學(xué)秘書(shū)工作有很強(qiáng)的階段性，每一時(shí)期，執(zhí)行的工作內(nèi)容相同。在高職院校開(kāi)設(shè)前期，教學(xué)秘書(shū)主要負(fù)責(zé)對(duì)于新來(lái)到學(xué)校的學(xué)生進(jìn)行一些學(xué)習(xí)以及生活方面的指導(dǎo)，以及學(xué)生的考試等相關(guān)注意事項(xiàng)。在學(xué)期進(jìn)行過(guò)程中，組織一些教師、學(xué)生的培訓(xùn)。在學(xué)期末主要負(fù)責(zé)學(xué)生的考試成績(jī)錄入方面。每年都是相同的，每一個(gè)季度都是相同的。與其他院校相比較來(lái)說(shuō)，他們的工作沒(méi)有挑戰(zhàn)性，長(zhǎng)期以來(lái)從事重復(fù)性工作，喪失了工作積極性。除此之外，由于近些年大學(xué)生不斷增多，就業(yè)困難。有一些知識(shí)水平較高的人群也在從事類(lèi)似的工作，但是，經(jīng)過(guò)幾年之后，其工作積極性明顯下降，這是由于心理落差導(dǎo)致的。由此可以看出，教學(xué)秘書(shū)的工作存在一定的問(wèn)題。

3.3 工作人員流動(dòng)性高，整體業(yè)務(wù)有待提高

高職院校的教學(xué)秘書(shū)雖然工作較為簡(jiǎn)單，但是其工作繁瑣，有眾多的工作量，除此之外，還容易被別人忽視。教學(xué)秘書(shū)在學(xué)校內(nèi)部主要從事的工作是對(duì)于教師以及學(xué)生上課的課程進(jìn)行一定的調(diào)配，對(duì)于一些文件進(jìn)行處理，雖然任務(wù)量大，但是容易被人忽視。對(duì)于學(xué)生、老師來(lái)說(shuō)，他們的工作擁有不可缺少的作用。但是這個(gè)崗位缺乏一定的工作成就感，由此會(huì)對(duì)于秘書(shū)的工作積極性有所打擊，由此造成人員流失。除此以外，由于很多教學(xué)秘書(shū)雖然學(xué)歷比較高，但是都沒(méi)有經(jīng)過(guò)相應(yīng)的培訓(xùn)。在相應(yīng)的工作中由于壓力比較大事情比較多，會(huì)導(dǎo)致教學(xué)秘書(shū)分散自己的一部分精力，難以抽出時(shí)間來(lái)對(duì)自己工作進(jìn)行管理反思與提高，更有無(wú)法對(duì)其教學(xué)工作開(kāi)展細(xì)致的研究提高其工作效率，因此大多數(shù)秘書(shū)的做方法比較單一。沒(méi)有進(jìn)行相應(yīng)的探索。

4 新公共管理理論對(duì)高職院校教學(xué)秘書(shū)工作改進(jìn)的借鑒意義

4.1 建立激勵(lì)機(jī)制，融入人文關(guān)懷

由于高職院校教學(xué)秘書(shū)工作不受人重視，其工作很少受到人表?yè)P(yáng)，這會(huì)損傷教學(xué)秘書(shū)工作積極性，缺乏創(chuàng)新性。在這種情況下，高屬院校領(lǐng)導(dǎo)要重視其教學(xué)秘書(shū)工作，建立相應(yīng)的激勵(lì)機(jī)制，調(diào)整好人員和薪資待遇，進(jìn)行獎(jiǎng)懲制度的建立，以此激發(fā)其秘書(shū)的工作積極性。首先從高職院校的管理者來(lái)說(shuō)，要注意其教學(xué)秘書(shū)的重要性，明確其工作內(nèi)容，尊重其勞動(dòng)效果。在其從事事務(wù)方面，要進(jìn)行合理明確的分工。第二，要給他們一定的權(quán)利，由于秘書(shū)加工作中需要有一定的權(quán)利，如果權(quán)利沒(méi)有，會(huì)導(dǎo)致其工作出現(xiàn)一定的障礙。因此給予他們一定的權(quán)利，由此能夠增強(qiáng)其工作積極性。第三，還要關(guān)注他們發(fā)展前景，給予他們一些機(jī)會(huì)，外出培訓(xùn)以及實(shí)習(xí)提升，自己的綜合素質(zhì)。除此以外，還要注意提升教學(xué)秘書(shū)的薪資待遇進(jìn)行一些獎(jiǎng)勵(lì)制度，對(duì)有一些突出貢獻(xiàn)的人，給予一定的物質(zhì)獎(jiǎng)勵(lì)，提高工作人員的積極性。

4.2 建立健全管理體制，提高教學(xué)秘書(shū)的競(jìng)爭(zhēng)意識(shí)

建立健全效率的管理體制，對(duì)于一個(gè)企業(yè)來(lái)說(shuō)是其正常運(yùn)營(yíng)發(fā)展的基礎(chǔ)。與此同時(shí)，在對(duì)高職院校進(jìn)行日常管理工作的時(shí)候，要有完善的管理體制，這也是院校能否正常以及高效運(yùn)轉(zhuǎn)的關(guān)鍵所在。所以，其不同的崗位要有其符合實(shí)際的工作方法，以此能夠提高其工作積極性和競(jìng)爭(zhēng)意識(shí)，提高其工作水平以及工作時(shí)效。因此，一方面要建立教學(xué)秘書(shū)相應(yīng)的崗位制度，有了其崗位制度，工作可以按照一定的規(guī)章制度來(lái)執(zhí)行，有法律法規(guī)可以依照。秘書(shū)可以對(duì)自己需要具備的責(zé)任意識(shí)有一定更加的明確，能夠按照規(guī)章制度來(lái)執(zhí)行，另一方面來(lái)說(shuō)要建立科學(xué)的評(píng)價(jià)考核體系，對(duì)于其工作效果進(jìn)行評(píng)價(jià)。教學(xué)秘書(shū)也作為教學(xué)工作的人，也可以根據(jù)學(xué)生、教師上課的表現(xiàn)，進(jìn)行一定的考核方法在其中還要融入一些領(lǐng)導(dǎo)者的觀點(diǎn)，這樣有利于發(fā)現(xiàn)老師教學(xué)工作中存在的問(wèn)題以及對(duì)此做出合理的解決措施。

4.3 重視教學(xué)秘書(shū)隊(duì)伍建設(shè)，加強(qiáng)業(yè)務(wù)學(xué)習(xí)的培訓(xùn)

新公共管理理論強(qiáng)調(diào)了專(zhuān)業(yè)的管理能力和管理水平，運(yùn)用到高效的管理工作中，要注意一些工作隊(duì)伍的整體建設(shè)，提高工作人員的能力。其專(zhuān)業(yè)知識(shí)儲(chǔ)備知識(shí)，從而提高其整體素質(zhì)。而且工作隊(duì)伍是否專(zhuān)業(yè)與每一位工作人員的關(guān)系不可分割，我們可以從兩方面來(lái)進(jìn)行去教學(xué)秘書(shū)素質(zhì)提高，第一在對(duì)于教學(xué)秘書(shū)的選拔過(guò)程中，要嚴(yán)格執(zhí)行相關(guān)的選拔制度，選取一些水平高、工作效率高，知識(shí)充分的人員來(lái)進(jìn)入到秘書(shū)隊(duì)伍當(dāng)中。但是不應(yīng)該只注重秘書(shū)實(shí)際的學(xué)歷，還要注重其實(shí)際的能力，以及工作積極性。我們之所以選用嚴(yán)格的人才選聘制度，這也是由于現(xiàn)今的發(fā)展趨勢(shì)所決定。第二，要加強(qiáng)對(duì)于秘書(shū)人員的培訓(xùn)，開(kāi)展相應(yīng)的小組討論、工作報(bào)告，外出學(xué)習(xí)交流。充實(shí)自身的知識(shí)，借鑒一些優(yōu)秀的經(jīng)驗(yàn)，使秘書(shū)有交流學(xué)習(xí)的機(jī)會(huì)，由于能夠使得秘書(shū)針對(duì)自身工作存在不足的地方加以反思，以此更能提高其工作水平以及整體的教學(xué)秘書(shū)水平/

5 結(jié)束語(yǔ)

在上文中，我們對(duì)新公共管理理論進(jìn)行一定了介紹，說(shuō)明了教學(xué)秘書(shū)平時(shí)的日常工作內(nèi)容，之指出了教學(xué)秘書(shū)在工作過(guò)程中，存在的一些問(wèn)題，例如積極性不高、薪資待遇不合理以及工作形勢(shì)單一等等。并提出了一些手段來(lái)進(jìn)行教學(xué)秘書(shū)工作的改革方法。從上文可以得知新公共管理理念對(duì)高職院校的工作內(nèi)容有一定的借鑒意義。我們可以依照新公共管理人通過(guò)健全管理體制，建立相應(yīng)的競(jìng)爭(zhēng)和激勵(lì)機(jī)制。以此提高秘書(shū)隊(duì)伍的綜合素質(zhì)，加強(qiáng)其體制機(jī)制的改革，從而提高其教學(xué)秘書(shū)工作管理水平，提高秘書(shū)工作積極性，更有利于高職院校的發(fā)展。