淺析建筑工程檔案資料管理問題及措施

彭海燕

摘 要：隨著城市化規(guī)模的不斷擴(kuò)大，城市建設(shè)也開始呈現(xiàn)迅速發(fā)展的趨勢，建筑行業(yè)是城市建設(shè)中不可分割的一部分，而建筑工程檔案關(guān)系到建設(shè)的各個環(huán)節(jié)，做好建筑工程檔案資料管理工作是促進(jìn)工程順利進(jìn)行的重要方式。因此，應(yīng)該做好相關(guān)管理工作，首先相關(guān)部門應(yīng)該完善這方面的制度規(guī)定，為工程檔案資料管理提供有效依據(jù)。其次加強(qiáng)對管理人員的培養(yǎng)，使檔案資料管理可以更盡職盡責(zé)，進(jìn)而建筑工程質(zhì)量的不斷提升。

關(guān)鍵詞：建筑工程;檔案資料管理;問題;措施

隨著建筑業(yè)的蓬勃發(fā)展，在整體項目建筑工程中，建筑工程檔案資料的相關(guān)管理至關(guān)重要，資料信息是整個企業(yè)對于建筑經(jīng)驗和技術(shù)的積累總結(jié)，資料的提供在整個工程的前中后期都有著重要的參考意義，因此建立起一個完善的工程檔案管理制度能夠?qū)こ藤|(zhì)量、工程進(jìn)度等進(jìn)行有效的監(jiān)督管理。

1建筑工程檔案資料管理的重要性

1.1建筑工程工序復(fù)雜，建筑面積較大且時間較長，在設(shè)計知識面較廣的長期工程施工中，會產(chǎn)生相當(dāng)大量的與建筑工程相關(guān)的檔案資料，而一般相關(guān)資料管理工作是對施工信息的保存，是保證施工質(zhì)量的基礎(chǔ)。因此，在專門的檔案保管制度建立過程中，有很多相關(guān)的問題需要注意，一個完整的檔案保管部門能夠通過完整的保管制度對檔案資料進(jìn)行總結(jié)，幫助企業(yè)提升運(yùn)行水平與管理質(zhì)量，從而提升工程質(zhì)量，最終達(dá)到創(chuàng)造經(jīng)濟(jì)效益、增強(qiáng)企業(yè)競爭力的目的。

2建筑工程檔案資料管理中的問題

2.1管理機(jī)制不夠完善

在進(jìn)行管理的過程中，企業(yè)由于思想上的懈怠，并沒有認(rèn)識到管理工作的重要性，以至于工作中呈現(xiàn)的效率不高，過于重視建設(shè)的進(jìn)度，忽視了管理內(nèi)容。工作人員也沒有意識到檔案管理的重要影響，在工作中的投入力度也不夠，以致于工作的順利展開存在一定困難。同時工程質(zhì)量和資料管理之間存在的緊密聯(lián)系也沒有引起管理者的充分重視，資料管理工作不能系統(tǒng)、科學(xué)的開展，在開展之后也缺乏強(qiáng)有力的監(jiān)督或者是監(jiān)管不到位，總體來說，管理環(huán)節(jié)存在較大的缺陷。

2.2管理理念存在問題

很多企業(yè)在高速發(fā)展階段只是忙著占領(lǐng)市場，并未意識到檔案資料管理對建筑工程的重要影響，管理理念欠缺，認(rèn)為檔案資料管理和建筑工作的正常展開沒有太大的關(guān)聯(lián)性，有些企業(yè)對檔案資料進(jìn)行了管理，但是在方法上存在著不夠科學(xué)、合理的問題。以至于管理工作無論在質(zhì)量還是在效率問題上都較低，雖然投入了較多的人力、財力和物力，但是并沒有起到有效輔助工程建設(shè)的作用。

2.3相關(guān)建設(shè)不到位

隨著科技的不斷發(fā)展，信息技術(shù)被應(yīng)用到各個產(chǎn)業(yè)信息資料的建立對于提升企業(yè)的競爭力而言有較大的促進(jìn)作用，同時也可以促進(jìn)行業(yè)的有效發(fā)展。但是在實際管理過程中，相關(guān)基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)不到位，硬件跟不上時代發(fā)展的需要，管理水平不能得到提升，進(jìn)而難以突出管理效果，而管理者的長期忽視，長此以往會產(chǎn)生惡性循環(huán)。

2.4檔案管理人員專業(yè)素質(zhì)不高

隨著工程的不斷推進(jìn)，檔案管理工作也在不斷發(fā)展，但是檔案管理人員專業(yè)素質(zhì)卻跟不上時代發(fā)展的需要，專業(yè)的管理人才缺乏，很多人也存在錯誤的思想認(rèn)識，同時企業(yè)對檔案資料管理工作也不夠重視，以至于這項工作一般都是由非專業(yè)人員擔(dān)任，而非專業(yè)人員對這方面的內(nèi)容在認(rèn)識上卻存在較大的欠缺，無法有效開展相關(guān)工作，隨著科技的不斷進(jìn)步，相關(guān)管理工作越來越多的運(yùn)用現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)，但是由于管理人員的能力有限，檔案資料管理工作的質(zhì)量和效率無法得到提升。

3提高建筑工程檔案管理質(zhì)量的措施

3.1完善管理制度，引入精細(xì)化管理。

由于業(yè)主和相關(guān)部門對于工程質(zhì)量安全越來越注重，檔案管理制度也應(yīng)該健全起來，一個完整的管理制度可以確保相關(guān)人員的工作規(guī)范性與嚴(yán)謹(jǐn)性，同時相關(guān)的標(biāo)準(zhǔn)能夠促使檔案管理相關(guān)工作的履行與落到實處，在此，筆者建議對檔案管理引入精細(xì)化管理制度。精細(xì)化管理：精細(xì)化管理由管理理念創(chuàng)新衍生而來，隨著社會工作分工越來越精細(xì)化和專業(yè)化的發(fā)展，該理念被廣泛采用，建立在常規(guī)管理基礎(chǔ)之上。精細(xì)化管理除了擁有常規(guī)管理的基本思想與管理模式之外，以大幅度減少管理所占用資源為目標(biāo)，通過管理人員職責(zé)細(xì)分、推動管理創(chuàng)新等方式，將管理職責(zé)明細(xì)化、具體化，及時將自身負(fù)責(zé)工作進(jìn)行落實和檢查;除了對于管理人員職責(zé)的監(jiān)督要求，精細(xì)化管理對于工作的細(xì)節(jié)和全過程也擁有極高要求，以期有效推行相關(guān)管理活動，最終獲得好的管理結(jié)果。精細(xì)化管理在資料檔案管理中的實際應(yīng)用措施：1.人員精細(xì)化。將資料檔案管理工作的每一項細(xì)節(jié)工作都精細(xì)化到每一個相關(guān)人員身上，在實際工作中組成管理小組，設(shè)置組長、小組成員，分別負(fù)責(zé)工程數(shù)據(jù)記錄、原材料領(lǐng)用和歸還、實際施工記錄（例如地基厚度、場地建造長寬高）等。2.工作精細(xì)化。工作精細(xì)化要求相關(guān)人員細(xì)化資料檔案管理的每一項工作細(xì)節(jié)（例如資料收集、資料處理過濾、資料歸檔、資料存放與提取管理等），只有將工作過程精細(xì)化，例如出現(xiàn)設(shè)備使用天數(shù)和保養(yǎng)次數(shù)記錄數(shù)據(jù)的缺失，先從資料收集人員開始問責(zé)，逐步確定，記入考核中，同時要求該人員對相關(guān)數(shù)據(jù)的修復(fù)進(jìn)行負(fù)責(zé)。

3.2優(yōu)化管理人員配置。

管理人員是精細(xì)化管理的執(zhí)行者，因此管理人員的素質(zhì)十分重要，工程檔案資料管理具有一定特殊性，由于建筑市場競爭十分激烈，為防止商業(yè)間諜通過獲取公司資料達(dá)到項目獲得等目標(biāo)，首先，基于信息安全的前提下，對管理人員進(jìn)行第一道篩選，進(jìn)入公司時間較短的不在考慮范圍。企業(yè)應(yīng)該基于對員工信任度和工作方面的基礎(chǔ)上對員工進(jìn)行選擇。其次，因為檔案資料設(shè)計方面較廣，涉及時間較長，工作量較大，相關(guān)數(shù)據(jù)和文本內(nèi)容都十分復(fù)雜，因此需要在精細(xì)化管理的基礎(chǔ)管理之上對于相關(guān)工作進(jìn)行配置優(yōu)化，在內(nèi)部管理人員中以責(zé)任心和工作經(jīng)驗為前提進(jìn)行選拔，對于之前從事各種崗位的內(nèi)部人員（例如從事施工管理崗位），讓其留在施工崗位進(jìn)行進(jìn)行施工進(jìn)度相關(guān)數(shù)據(jù)的收集，同時可以定期外聘相關(guān)專業(yè)人才開展培訓(xùn)，提升管理人員的整體水平，并且進(jìn)行定期的多方面綜合考核，使其在相關(guān)管理工作過程中更加得心應(yīng)手。

3.3參數(shù)資料的編寫。

參數(shù)資料包括：施工材料質(zhì)量報告參數(shù)、工程建筑實際參數(shù)等，相關(guān)參數(shù)的編寫要求十分嚴(yán)謹(jǐn)，需要制定相關(guān)的表格，數(shù)值確定和具體項目，表格中的內(nèi)容應(yīng)該嚴(yán)格按照相關(guān)市場準(zhǔn)入部門和監(jiān)管部門的要求進(jìn)行編制，同時進(jìn)行嚴(yán)格的編制，防止數(shù)據(jù)出現(xiàn)錯誤，導(dǎo)致在后面的竣工驗收過程中出現(xiàn)相關(guān)失誤，造成返工和全過程再確認(rèn)等問題，加大工作量。

3.4發(fā)展趨勢

資料檔案的管理會朝著系統(tǒng)化發(fā)展，建設(shè)工程的資料檔案管理隨著企業(yè)自身發(fā)展需要，將會獨立出來，成為一個單獨運(yùn)行的部門，系統(tǒng)化的信息管理工作，能夠?qū)φ麄€施工過程起到“數(shù)據(jù)把控”的作用，通過對于各個過程的相關(guān)信息采集，綜合整理并提出相關(guān)意見，幫助企業(yè)在工程的施工進(jìn)度中不斷調(diào)整優(yōu)化。

結(jié)語

目前在建設(shè)施工工程當(dāng)中，相當(dāng)一部分企業(yè)對于資料檔案的管理不重視，相關(guān)管理人員專業(yè)素質(zhì)不足，在管理過程中不夠重視導(dǎo)致管理工作沒有落實，同時由于相關(guān)制度的不完善，導(dǎo)致整個資料檔案管理工作相比于其他管理工作處于一個尷尬的地位。本文通過對相關(guān)問題的探究，分析問題的原因并且提出了四項措施，同時引入了精細(xì)化管理的概念應(yīng)用于資料檔案的管理之中，以期從管理制度建立入手，對資料檔案管理工作起到促進(jìn)作用。

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