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    淺析建筑工程檔案資料管理問題及措施

    2020-12-21 03:52:03彭海燕
    科學(xué)與財富 2020年29期
    關(guān)鍵詞:建筑工程措施問題

    彭海燕

    摘 要:隨著城市化規(guī)模的不斷擴(kuò)大,城市建設(shè)也開始呈現(xiàn)迅速發(fā)展的趨勢,建筑行業(yè)是城市建設(shè)中不可分割的一部分,而建筑工程檔案關(guān)系到建設(shè)的各個環(huán)節(jié),做好建筑工程檔案資料管理工作是促進(jìn)工程順利進(jìn)行的重要方式。因此,應(yīng)該做好相關(guān)管理工作,首先相關(guān)部門應(yīng)該完善這方面的制度規(guī)定,為工程檔案資料管理提供有效依據(jù)。其次加強(qiáng)對管理人員的培養(yǎng),使檔案資料管理可以更盡職盡責(zé),進(jìn)而建筑工程質(zhì)量的不斷提升。

    關(guān)鍵詞:建筑工程;檔案資料管理;問題;措施

    隨著建筑業(yè)的蓬勃發(fā)展,在整體項目建筑工程中,建筑工程檔案資料的相關(guān)管理至關(guān)重要,資料信息是整個企業(yè)對于建筑經(jīng)驗和技術(shù)的積累總結(jié),資料的提供在整個工程的前中后期都有著重要的參考意義,因此建立起一個完善的工程檔案管理制度能夠?qū)こ藤|(zhì)量、工程進(jìn)度等進(jìn)行有效的監(jiān)督管理。

    1建筑工程檔案資料管理的重要性

    1.1建筑工程工序復(fù)雜,建筑面積較大且時間較長,在設(shè)計知識面較廣的長期工程施工中,會產(chǎn)生相當(dāng)大量的與建筑工程相關(guān)的檔案資料,而一般相關(guān)資料管理工作是對施工信息的保存,是保證施工質(zhì)量的基礎(chǔ)。因此,在專門的檔案保管制度建立過程中,有很多相關(guān)的問題需要注意,一個完整的檔案保管部門能夠通過完整的保管制度對檔案資料進(jìn)行總結(jié),幫助企業(yè)提升運(yùn)行水平與管理質(zhì)量,從而提升工程質(zhì)量,最終達(dá)到創(chuàng)造經(jīng)濟(jì)效益、增強(qiáng)企業(yè)競爭力的目的。

    2建筑工程檔案資料管理中的問題

    2.1管理機(jī)制不夠完善

    在進(jìn)行管理的過程中,企業(yè)由于思想上的懈怠,并沒有認(rèn)識到管理工作的重要性,以至于工作中呈現(xiàn)的效率不高,過于重視建設(shè)的進(jìn)度,忽視了管理內(nèi)容。工作人員也沒有意識到檔案管理的重要影響,在工作中的投入力度也不夠,以致于工作的順利展開存在一定困難。同時工程質(zhì)量和資料管理之間存在的緊密聯(lián)系也沒有引起管理者的充分重視,資料管理工作不能系統(tǒng)、科學(xué)的開展,在開展之后也缺乏強(qiáng)有力的監(jiān)督或者是監(jiān)管不到位,總體來說,管理環(huán)節(jié)存在較大的缺陷。

    2.2管理理念存在問題

    很多企業(yè)在高速發(fā)展階段只是忙著占領(lǐng)市場,并未意識到檔案資料管理對建筑工程的重要影響,管理理念欠缺,認(rèn)為檔案資料管理和建筑工作的正常展開沒有太大的關(guān)聯(lián)性,有些企業(yè)對檔案資料進(jìn)行了管理,但是在方法上存在著不夠科學(xué)、合理的問題。以至于管理工作無論在質(zhì)量還是在效率問題上都較低,雖然投入了較多的人力、財力和物力,但是并沒有起到有效輔助工程建設(shè)的作用。

    2.3相關(guān)建設(shè)不到位

    隨著科技的不斷發(fā)展,信息技術(shù)被應(yīng)用到各個產(chǎn)業(yè)信息資料的建立對于提升企業(yè)的競爭力而言有較大的促進(jìn)作用,同時也可以促進(jìn)行業(yè)的有效發(fā)展。但是在實際管理過程中,相關(guān)基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)不到位,硬件跟不上時代發(fā)展的需要,管理水平不能得到提升,進(jìn)而難以突出管理效果,而管理者的長期忽視,長此以往會產(chǎn)生惡性循環(huán)。

    2.4檔案管理人員專業(yè)素質(zhì)不高

    隨著工程的不斷推進(jìn),檔案管理工作也在不斷發(fā)展,但是檔案管理人員專業(yè)素質(zhì)卻跟不上時代發(fā)展的需要,專業(yè)的管理人才缺乏,很多人也存在錯誤的思想認(rèn)識,同時企業(yè)對檔案資料管理工作也不夠重視,以至于這項工作一般都是由非專業(yè)人員擔(dān)任,而非專業(yè)人員對這方面的內(nèi)容在認(rèn)識上卻存在較大的欠缺,無法有效開展相關(guān)工作,隨著科技的不斷進(jìn)步,相關(guān)管理工作越來越多的運(yùn)用現(xiàn)代科學(xué)技術(shù),但是由于管理人員的能力有限,檔案資料管理工作的質(zhì)量和效率無法得到提升。

    3提高建筑工程檔案管理質(zhì)量的措施

    3.1完善管理制度,引入精細(xì)化管理。

    由于業(yè)主和相關(guān)部門對于工程質(zhì)量安全越來越注重,檔案管理制度也應(yīng)該健全起來,一個完整的管理制度可以確保相關(guān)人員的工作規(guī)范性與嚴(yán)謹(jǐn)性,同時相關(guān)的標(biāo)準(zhǔn)能夠促使檔案管理相關(guān)工作的履行與落到實處,在此,筆者建議對檔案管理引入精細(xì)化管理制度。精細(xì)化管理:精細(xì)化管理由管理理念創(chuàng)新衍生而來,隨著社會工作分工越來越精細(xì)化和專業(yè)化的發(fā)展,該理念被廣泛采用,建立在常規(guī)管理基礎(chǔ)之上。精細(xì)化管理除了擁有常規(guī)管理的基本思想與管理模式之外,以大幅度減少管理所占用資源為目標(biāo),通過管理人員職責(zé)細(xì)分、推動管理創(chuàng)新等方式,將管理職責(zé)明細(xì)化、具體化,及時將自身負(fù)責(zé)工作進(jìn)行落實和檢查;除了對于管理人員職責(zé)的監(jiān)督要求,精細(xì)化管理對于工作的細(xì)節(jié)和全過程也擁有極高要求,以期有效推行相關(guān)管理活動,最終獲得好的管理結(jié)果。精細(xì)化管理在資料檔案管理中的實際應(yīng)用措施:1.人員精細(xì)化。將資料檔案管理工作的每一項細(xì)節(jié)工作都精細(xì)化到每一個相關(guān)人員身上,在實際工作中組成管理小組,設(shè)置組長、小組成員,分別負(fù)責(zé)工程數(shù)據(jù)記錄、原材料領(lǐng)用和歸還、實際施工記錄(例如地基厚度、場地建造長寬高)等。2.工作精細(xì)化。工作精細(xì)化要求相關(guān)人員細(xì)化資料檔案管理的每一項工作細(xì)節(jié)(例如資料收集、資料處理過濾、資料歸檔、資料存放與提取管理等),只有將工作過程精細(xì)化,例如出現(xiàn)設(shè)備使用天數(shù)和保養(yǎng)次數(shù)記錄數(shù)據(jù)的缺失,先從資料收集人員開始問責(zé),逐步確定,記入考核中,同時要求該人員對相關(guān)數(shù)據(jù)的修復(fù)進(jìn)行負(fù)責(zé)。

    3.2優(yōu)化管理人員配置。

    管理人員是精細(xì)化管理的執(zhí)行者,因此管理人員的素質(zhì)十分重要,工程檔案資料管理具有一定特殊性,由于建筑市場競爭十分激烈,為防止商業(yè)間諜通過獲取公司資料達(dá)到項目獲得等目標(biāo),首先,基于信息安全的前提下,對管理人員進(jìn)行第一道篩選,進(jìn)入公司時間較短的不在考慮范圍。企業(yè)應(yīng)該基于對員工信任度和工作方面的基礎(chǔ)上對員工進(jìn)行選擇。其次,因為檔案資料設(shè)計方面較廣,涉及時間較長,工作量較大,相關(guān)數(shù)據(jù)和文本內(nèi)容都十分復(fù)雜,因此需要在精細(xì)化管理的基礎(chǔ)管理之上對于相關(guān)工作進(jìn)行配置優(yōu)化,在內(nèi)部管理人員中以責(zé)任心和工作經(jīng)驗為前提進(jìn)行選拔,對于之前從事各種崗位的內(nèi)部人員(例如從事施工管理崗位),讓其留在施工崗位進(jìn)行進(jìn)行施工進(jìn)度相關(guān)數(shù)據(jù)的收集,同時可以定期外聘相關(guān)專業(yè)人才開展培訓(xùn),提升管理人員的整體水平,并且進(jìn)行定期的多方面綜合考核,使其在相關(guān)管理工作過程中更加得心應(yīng)手。

    3.3參數(shù)資料的編寫。

    參數(shù)資料包括:施工材料質(zhì)量報告參數(shù)、工程建筑實際參數(shù)等,相關(guān)參數(shù)的編寫要求十分嚴(yán)謹(jǐn),需要制定相關(guān)的表格,數(shù)值確定和具體項目,表格中的內(nèi)容應(yīng)該嚴(yán)格按照相關(guān)市場準(zhǔn)入部門和監(jiān)管部門的要求進(jìn)行編制,同時進(jìn)行嚴(yán)格的編制,防止數(shù)據(jù)出現(xiàn)錯誤,導(dǎo)致在后面的竣工驗收過程中出現(xiàn)相關(guān)失誤,造成返工和全過程再確認(rèn)等問題,加大工作量。

    3.4發(fā)展趨勢

    資料檔案的管理會朝著系統(tǒng)化發(fā)展,建設(shè)工程的資料檔案管理隨著企業(yè)自身發(fā)展需要,將會獨立出來,成為一個單獨運(yùn)行的部門,系統(tǒng)化的信息管理工作,能夠?qū)φ麄€施工過程起到“數(shù)據(jù)把控”的作用,通過對于各個過程的相關(guān)信息采集,綜合整理并提出相關(guān)意見,幫助企業(yè)在工程的施工進(jìn)度中不斷調(diào)整優(yōu)化。

    結(jié)語

    目前在建設(shè)施工工程當(dāng)中,相當(dāng)一部分企業(yè)對于資料檔案的管理不重視,相關(guān)管理人員專業(yè)素質(zhì)不足,在管理過程中不夠重視導(dǎo)致管理工作沒有落實,同時由于相關(guān)制度的不完善,導(dǎo)致整個資料檔案管理工作相比于其他管理工作處于一個尷尬的地位。本文通過對相關(guān)問題的探究,分析問題的原因并且提出了四項措施,同時引入了精細(xì)化管理的概念應(yīng)用于資料檔案的管理之中,以期從管理制度建立入手,對資料檔案管理工作起到促進(jìn)作用。

    參考文獻(xiàn):

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    [4]魯國濤.建筑工程檔案資料管理的問題解決措施[J].建筑工程技術(shù)與設(shè)計,2018(18):3870.

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