開展電子簽約升級(jí)合同簽訂模式的建議

劉亞萍 范黎明

摘 要：新冠肺炎疫情發(fā)生后，電子簽約在確保應(yīng)急物資第一時(shí)間送達(dá)抗疫前線卻無(wú)法面對(duì)面簽訂合同時(shí)體現(xiàn)了極大的優(yōu)越性 。某油田公司目前采取紙質(zhì)文本簽訂和管理合同，效率較低，成本較高，還存在合同簽字蓋章時(shí)監(jiān)督與管理的風(fēng)險(xiǎn)，通過(guò)深入調(diào)研論證，建議建立公司自己的電子簽約平臺(tái)，將紙質(zhì)簽約模式升級(jí)為電子簽約模式，經(jīng)濟(jì)合同與勞動(dòng)合同通過(guò)平臺(tái)簽約和管理，實(shí)現(xiàn)控本、提速、增效，進(jìn)一步提升公司合同管理信息化水平。

一、背景現(xiàn)狀

某油田公司管理的合同平均每年1萬(wàn)份，現(xiàn)階段，公司采取紙質(zhì)文本簽訂和管理合同，每份合同從訂立到履行，還可能涉及變更、終止、解除等程序。合同文本、變更或解除協(xié)議需要公司負(fù)責(zé)人、法定代表人或者授權(quán)代理人簽字并蓋章，尤其年底集中簽章，工作量較大，影響工作效率。比如2019年公司合同共計(jì)9877份，每份合同一式八份，形成紙質(zhì)文本8萬(wàn)份，需要合同雙方簽字并蓋章之處32萬(wàn)次。

同時(shí)，在公司大力推行兩化融合的背景下，公司業(yè)務(wù)全流程中的預(yù)算、項(xiàng)目、采購(gòu)、招標(biāo)、財(cái)務(wù)正在逐步實(shí)現(xiàn)信息化，而合同管理還沒(méi)有完全實(shí)現(xiàn)信息化，比如紙質(zhì)簽約模式。

二、存在短板

（一）紙質(zhì)合同簽約效率較低、成本較高

紙質(zhì)合同面對(duì)面簽章、往返寄送、歸檔調(diào)閱等環(huán)節(jié)需要全程人為跟催，產(chǎn)生了不必要的時(shí)間和管理成本。2019年，油田公司合同平均審查時(shí)長(zhǎng)約12天，位于油氣田板塊的末位。傳統(tǒng)的紙質(zhì)合同再由雙方簽字蓋章又需要3-5個(gè)工作日;最后，人工存儲(chǔ)、歸檔、調(diào)閱紙質(zhì)合同還要消耗時(shí)間、空間、資金，比如每年消耗的紙張成本約10萬(wàn)元，紙質(zhì)合同歸檔調(diào)閱需要大量人力和物力，無(wú)法實(shí)現(xiàn)永久保存。

（二）存在簽訂文本與審批文本不一致的風(fēng)險(xiǎn)

簽字蓋章環(huán)節(jié)，基本是合同雙方承辦人員在交接合同，有的還要通過(guò)郵寄、郵箱傳送等方式實(shí)現(xiàn)，合同文本存在篡改風(fēng)險(xiǎn)。目前，通過(guò)人工反復(fù)核對(duì)并給合同加蓋騎縫章的方式不僅效率低，也很難從根本上防范這類風(fēng)險(xiǎn)。

（三）實(shí)體印章權(quán)限控制難以平衡

公司合同加蓋合同專用章經(jīng)歷了多次改革，由原來(lái)的各承辦單位送至公司企管法規(guī)處蓋章改為從2019年1月1日起，啟用38枚編號(hào)章，由各單位自行管理代表本單位的合同專用章，一定程度上解決了各單位蓋章難的問(wèn)題，但是還要重視放權(quán)如何監(jiān)督的問(wèn)題。

另一方面，公司采用紙質(zhì)臺(tái)帳記錄用印明細(xì)，容易出現(xiàn)信息不全、篡改、丟失的問(wèn)題，使實(shí)體印章的審計(jì)工作缺乏可靠依據(jù)。

三、電子簽約的優(yōu)勢(shì)

鑒于紙質(zhì)合同簽約模式的弊端，為實(shí)現(xiàn)合同和印章一體化管控，提高簽約質(zhì)量和效率，可以通過(guò)電子簽約取代紙質(zhì)合同。原因如下：

（一）電子簽約與紙質(zhì)簽約具有同等法律效力

電子簽約涉及兩個(gè)主要內(nèi)容，一是電子合同，二是電子簽名。電子合同、電子簽名效力及相關(guān)證據(jù)的認(rèn)定是公司經(jīng)營(yíng)活動(dòng)順利進(jìn)行的重要基礎(chǔ)，所以需要關(guān)注二者的法律效力。通過(guò)梳理論證現(xiàn)行法律規(guī)定及司法實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)：依法使用電子簽名簽署的電子合同，對(duì)簽約的當(dāng)事人具有約束力并可以作為證據(jù)。聯(lián)合國(guó)《電子商務(wù)示范法》和我國(guó)的《電子合同在線訂立流程規(guī)范》、《電子簽名法》分別對(duì)電子合同、電子簽名的概念做出規(guī)定;我國(guó)《合同法》明確規(guī)定了數(shù)據(jù)電文是合同的書面形式之一，電子合同屬于數(shù)據(jù)電文范圍，所以是合同的書面形式，其成立和生效適用《合同法》的規(guī)定;同時(shí)，《電子簽名法》規(guī)定了可靠的電子簽名與手寫簽名或者蓋章具有同等的法律效力。因此，依法使用電子簽名簽署的電子合同，對(duì)相關(guān)交易的當(dāng)事人具有約束力;我國(guó)《民事訴訟法》和《刑事訴訟法》均將電子數(shù)據(jù)列為證據(jù)的一種，可作為司法人員分析、認(rèn)定案件事實(shí)的有效依據(jù)。因此，依法使用電子簽名簽署的電子合同就可以作為證據(jù)。另外，公司的合同均為經(jīng)濟(jì)類合同，不存在法律規(guī)定的涉及身份關(guān)系和公共事業(yè)服務(wù)等不能使用電子簽名的合同。

（二）目前技術(shù)可以保障電子合同成為真實(shí)有效的證據(jù)

無(wú)論是紙質(zhì)合同還是電子合同作為證據(jù)，都有被偽造和被認(rèn)定無(wú)效的風(fēng)險(xiǎn)，但是電子證據(jù)的特殊性能夠通過(guò)技術(shù)手段應(yīng)對(duì)風(fēng)險(xiǎn)。比如，由數(shù)字證書技術(shù)確保簽署身份有效性，區(qū)塊鏈技術(shù)加密存儲(chǔ)證據(jù)，時(shí)間戳技術(shù)對(duì)每個(gè)節(jié)點(diǎn)的真實(shí)狀態(tài)做出印記來(lái)固化證據(jù)，就可以保障電子證據(jù)符合法律規(guī)定的可靠電子簽名和證據(jù)原件形式要求，成為有效的證據(jù)。

（三）使用電子簽約更加安全可靠

在印章管控方面，電子印章申辦流程嚴(yán)格，簽約時(shí)可以查詢電子印章持有人及相關(guān)信息，每一次使用，都會(huì)記錄使用人姓名、使用時(shí)間、使用次數(shù)，自動(dòng)生成簽章信息以供隨時(shí)查詢，使電子印章的使用情況得到監(jiān)督。

在合同管控力度上，電子簽約可以保障合同簽署內(nèi)容不可篡改，文本加密傳輸，默認(rèn)修改留痕，強(qiáng)力控制審核文本的一致性，從而提升合同安全性。

四、下步建議

針對(duì)紙質(zhì)簽約的短板和電子簽約的優(yōu)勢(shì)，提出以下建議：

（一）建立大港油田公司電子簽約平臺(tái)

公司可以作為建立電子簽約平臺(tái)的主體，在PC端和手機(jī)移動(dòng)端實(shí)現(xiàn)合同的簽訂和管理;作為主導(dǎo)建設(shè)方和使用方，對(duì)簽約平臺(tái)軟件供應(yīng)商有一定資質(zhì)要求，需具備“商用密碼產(chǎn)品的生產(chǎn)定點(diǎn)單位、商用密碼產(chǎn)品銷售許可證、商用密碼產(chǎn)品型號(hào)證書”資質(zhì)。

（二）重新梳理業(yè)務(wù)流程，確保合同效力

一是保障電子合同相對(duì)方的法律權(quán)益。根據(jù)法律規(guī)定，擬制合同條款的一方需要保障相對(duì)方的知情權(quán)。要保障對(duì)方能夠隨時(shí)查看、調(diào)取已簽署的合同，否則合同會(huì)被司法認(rèn)定無(wú)效或部分無(wú)效。

二是在電子合同中添加對(duì)簽約人提示條款。建議添加在合同或附件中，以明確告知簽約相對(duì)方電子簽約的法律意義和效力：

1、本人同意以電子化的方式簽訂本協(xié)議，并同意該協(xié)議與傳統(tǒng)紙質(zhì)簽章的文件具有同等的法律效力;

2、本人同意貴公司或貴公司的電子簽名服務(wù)商為本人申請(qǐng)專屬的數(shù)字證書，并且授權(quán)其根據(jù)本人的意愿將數(shù)字證書應(yīng)用于文件的簽署;

3、除非本協(xié)議另有約定，本合同自各方電子簽名（含數(shù)字證書）應(yīng)用于合同文本之時(shí)起生效。

（三）采用制式文本試點(diǎn)運(yùn)行、逐步推廣

比如供用電、水、氣、熱力合同、物業(yè)服務(wù)合同的文本具有重復(fù)性使用及認(rèn)可度高的特點(diǎn)，需要介入的法律合規(guī)審查相對(duì)較少，可以試點(diǎn)入手、逐步推廣到其他類別的合同。

觸類旁通，公司的勞動(dòng)合同也可以通過(guò)電子簽約平臺(tái)與ERP人力資源系統(tǒng)打通，減少簽訂、變更、解除和存儲(chǔ)紙質(zhì)勞動(dòng)合同的負(fù)擔(dān)，提高合同管理效率。公司的勞動(dòng)合同是制式文本，需要填寫的是個(gè)性化條款，因簽訂、變更、解除、管理勞動(dòng)合同的工作量很大，原始的簽約模式可以升級(jí)為電子簽約，不僅能夠提速增效，還可以節(jié)約用工成本，緩解用工緊張。