企事業(yè)單位檔案信息化管理探究

王玉閣

摘 要 隨著信息技術(shù)的不斷進(jìn)步，信息技術(shù)與各項(xiàng)產(chǎn)業(yè)進(jìn)行了融合發(fā)展。在單位檔案管理過程中，通過信息技術(shù)的融合，改變了傳統(tǒng)檔案管理工作模式效率低及檔案資源利用率不足的問題。本文經(jīng)研究將從企事業(yè)單位檔案管理工作的信息化是發(fā)展的必然趨勢以及當(dāng)今社會(huì)的檔案信息發(fā)展趨勢入手并提出解決思路。

關(guān)鍵詞 企事業(yè)單位;檔案管理;信息化;策略

隨著全球經(jīng)濟(jì)的高速增長及現(xiàn)代信息技術(shù)的不斷進(jìn)步，越來越多的新一代信息技術(shù)逐步應(yīng)用到日常生活生產(chǎn)中。檔案信息化是信息技術(shù)與檔案管理工作 深度融合的成果，是新一代信息技術(shù)變革應(yīng)運(yùn)而生的產(chǎn)物，是檔案管理工作發(fā)展的必然趨勢。傳統(tǒng)企事業(yè)單位檔案管理是一種以紙質(zhì)載體檔案為主的人工管理模式，其收集、整理、歸檔及利用的效率低下，滿足不了日益增長的信息需求，而信息技術(shù)使檔案管理煥發(fā)了一股生機(jī)與活力。傳統(tǒng)檔案的載體主要是紙質(zhì)，易損毀、利用方式單一，且利用范圍受到限制;開展檔案信息化管理，可以在有限范圍內(nèi)最大化地利用信息資源。因此，提升企事業(yè)單位檔案工作的管理水平，改變傳統(tǒng)的檔案管理模式，實(shí)施檔案信息化管理已經(jīng)刻不容緩。

1企事業(yè)單位檔案管理工作的信息化是發(fā)展的必然趨勢

任何一家企事業(yè)單位的生產(chǎn)經(jīng)營活動(dòng)都會(huì)產(chǎn)生相應(yīng)的文件材料，這些文件材料是支撐企業(yè)生產(chǎn)活動(dòng)的重要憑證和依據(jù)，是企業(yè)不可缺失的無形資產(chǎn)，因此檔案管理工作在社會(huì)的各個(gè)領(lǐng)域都發(fā)揮著重要的作用。吸納相關(guān)人才，吸收先進(jìn)技術(shù)，加快檔案管理工作的信息化進(jìn)程，促進(jìn)檔案工作現(xiàn)代化、科學(xué)化發(fā)展，進(jìn)而保證了社會(huì)生產(chǎn)生活的高效、安全和便捷。

傳統(tǒng)的檔案管理工作由于對(duì)安全性缺乏必要的重視，同時(shí)由于檔案部門的自身防范手段和抵御手段較為落后，因此很容易被不法分子入侵，導(dǎo)致數(shù)據(jù)庫被偷盜，個(gè)人信息被販賣。信息化管理部門由于網(wǎng)絡(luò)安全防御措施做得不到位，同時(shí)不夠重視內(nèi)部人員的網(wǎng)絡(luò)安全和線下安全的防范意識(shí)導(dǎo)致信息失竊行為時(shí)常發(fā)生。例如2015年5月份某縣工作人員發(fā)現(xiàn)宣傳部一臺(tái)計(jì)算機(jī)非法違規(guī)存儲(chǔ)國家機(jī)密信息，經(jīng)調(diào)查，該計(jì)算機(jī)的使用人員是該部門的工作人員，此人在未告知領(lǐng)導(dǎo)的情況下私自將領(lǐng)導(dǎo)硬盤中的部分涉密文件拷貝到自己的計(jì)算機(jī)中，導(dǎo)致大量機(jī)密信息遭到失竊，造成了嚴(yán)重的社會(huì)隱患和安全。

完善好檔案管理工作的信息化流程也能夠大幅度減輕管理人員的工作壓力和工作量，減少員工在長時(shí)間工作后可能對(duì)文書檔案等關(guān)鍵信息的錄入錯(cuò)誤等不必要的失誤出現(xiàn)，讓管理人員在相對(duì)輕松的工作環(huán)境下辦公，這對(duì)于提升檔案管理工作效率具有重要意義[1]。

2當(dāng)今社會(huì)檔案信息的發(fā)展趨勢

2.1 檔案信息處理工作的復(fù)雜性大幅提升

隨著信息技術(shù)的不斷發(fā)展和普及，高速便捷的互聯(lián)網(wǎng)服務(wù)走進(jìn)了千家萬戶，同時(shí)人們也開始利用互聯(lián)網(wǎng)查詢和錄入檔案信息。因?yàn)榛ヂ?lián)網(wǎng)自身的便捷性導(dǎo)致檔案信息用戶也開始逐年遞增。這也增加了檔案信息化人員的工作量，同時(shí)互聯(lián)網(wǎng)對(duì)于檔案管理工作的也有相當(dāng)大的影響，另外網(wǎng)絡(luò)普及導(dǎo)致大量的無用和垃圾信息涌入，也增加了信息辨識(shí)的負(fù)擔(dān)，從而降低了檔案信息的精準(zhǔn)度，也讓歸檔工作變得更加的困難。很多用戶對(duì)于檔案的真實(shí)性和準(zhǔn)確性提出了質(zhì)疑，檔案管理工作的專業(yè)化與多元化無法得到有效的推進(jìn)。

2.2 檔案信息服務(wù)工作的優(yōu)質(zhì)化需求不斷提高

檔案管理工作中應(yīng)用信息技術(shù)的手段推動(dòng)檔案工作改革，可以更好地提高服務(wù)質(zhì)量和效率，對(duì)檔案管理工作中檢索和歸檔環(huán)節(jié)進(jìn)行應(yīng)用手段改革，在檔案的信息整理工作中采取實(shí)體檔案和電子檔案并舉的措施。對(duì)于實(shí)體檔案可減少相關(guān)信息的整理數(shù)量，將歸檔信息主要集中于重要的企業(yè)信息上;在電子檔案的歸檔過程中，運(yùn)用計(jì)算機(jī)強(qiáng)大的計(jì)算能力把復(fù)雜的信息進(jìn)行自動(dòng)整理和歸納，從而減輕信息管理部門人員的工作強(qiáng)度，同時(shí)也更好地利用了信息技術(shù)，從而實(shí)現(xiàn)檔案管理工作的信息化[2]。

3如何開展好企事業(yè)單位檔案信息化管理工作

3.1 依托企事業(yè)單位的局域網(wǎng)構(gòu)建檔案管理信息化系統(tǒng)

各企事業(yè)單位都擁有著自己的局域網(wǎng)，在局域網(wǎng)上構(gòu)建一套企業(yè)級(jí)檔案管理信息化系統(tǒng)，與OA 、ERP等業(yè)務(wù)應(yīng)用系統(tǒng)進(jìn)行集成，通過OA 、ERP等業(yè)務(wù)應(yīng)用系統(tǒng)對(duì)分散在各個(gè)部門的信息進(jìn)行自動(dòng)整合和收集，并通過資源互通和運(yùn)用信息技術(shù)實(shí)現(xiàn)元數(shù)據(jù)的采集和加工，對(duì)于不必要的信息予以剔除加以篩查，同時(shí)安排相關(guān)工作人員進(jìn)行嚴(yán)格的后期審查從而保證信息歸檔工作的完整性和準(zhǔn)確性，避免信息孤立化，保證信息的管理與應(yīng)用。

3.2 以PDM為管理平臺(tái)對(duì)產(chǎn)品設(shè)計(jì)等相關(guān)環(huán)節(jié)進(jìn)行電子檔案管理

利用PDM系統(tǒng)對(duì)產(chǎn)品數(shù)據(jù)進(jìn)行管理，能實(shí)時(shí)采集產(chǎn)品研制、生產(chǎn)文件的審批、更改、查閱、編輯等過程文件，也能實(shí)現(xiàn)對(duì)電子信息進(jìn)行實(shí)時(shí)歸檔和全文瀏覽以及數(shù)據(jù)傳發(fā)、二維碼自動(dòng)生成，對(duì)于產(chǎn)品信息也能夠?qū)崟r(shí)顯示三維數(shù)據(jù)，便于管理者和產(chǎn)品設(shè)計(jì)研發(fā)人員進(jìn)行審查與選擇。利用PDM軟件可以進(jìn)行項(xiàng)目圖紙?jiān)O(shè)計(jì)、產(chǎn)品模型設(shè)計(jì)、工程概覽、技術(shù)規(guī)范，并且能夠?qū)τ诋a(chǎn)品的工藝資料、原材料構(gòu)成以及設(shè)備、元部件、產(chǎn)品等信息進(jìn)行相關(guān)的整理以及顯示。

3.3 建立完善的檔案管理信息化系統(tǒng)并對(duì)企業(yè)內(nèi)部員工開放

檔案管理部門整理信息的首要目的就是便于為研發(fā)、管理等重要核心人員的決策提供支撐，擺脫以往查詢相關(guān)資料需要進(jìn)行一系列煩瑣的手續(xù)，調(diào)用相關(guān)實(shí)體資料，從而嚴(yán)重延緩決策時(shí)間以及研究效率的方式。檔案管理信息化系統(tǒng)對(duì)企業(yè)內(nèi)部人員提供免費(fèi)查詢服務(wù)，實(shí)現(xiàn)海量信息的精準(zhǔn)查找。通過登錄系統(tǒng)，用戶也可以通過首字母查詢、模糊字查詢、分類查詢等多種查詢方式找到想要的相關(guān)資源以及信息。對(duì)于檔案管理部門來說，系統(tǒng)能夠?qū)崟r(shí)查詢文件的瀏覽次數(shù)、借閱時(shí)間、借閱情況并且可以進(jìn)行更加靈活的更改，持續(xù)改進(jìn)檔案管理信息系統(tǒng)，縮短產(chǎn)品研制周期[3]。

4結(jié)束語

企事業(yè)單位檔案信息化管理水平的提升對(duì)于我國的企事業(yè)單位建設(shè)以及提升企業(yè)市場競爭力有著巨大的發(fā)展意義和發(fā)展前景，企事業(yè)單位檔案信息化管理一定要從實(shí)際入手，結(jié)合本單位的社會(huì)生產(chǎn)實(shí)踐與信息化系統(tǒng)有機(jī)結(jié)合，才能夠切實(shí)的提升企事業(yè)單位檔案信息化進(jìn)程，同時(shí)，在進(jìn)行檔案信息化建設(shè)的過程中也要加強(qiáng)檔案管理人員的素質(zhì)提升。

參考文獻(xiàn)

[1] 李新路.檔案管理信息化建設(shè)探究[J].黑龍江科學(xué)，2018，9（21）：146-147.

[2] 王法昌.企事業(yè)單位檔案管理信息化探究[J].赤子（上中旬），2015（24）：152.

[3] 方紅.企事業(yè)單位檔案信息化管理研究[J].中國檔案，2011（4）：38-39.