河北省農(nóng)林科學(xué)院“十二五” 以來(lái)檔案工作回顧

么敏江 李 婭

（河北省農(nóng)林科學(xué)院 河北 石家莊 050021）

河北省農(nóng)林科學(xué)院成立于1958年，是河北省唯一綜合性農(nóng)業(yè)科研機(jī)構(gòu)?，F(xiàn)轄12 個(gè)專業(yè)研究所，2 個(gè)院控股企業(yè)。院機(jī)關(guān)檔案室于1984年正式成立，積極開(kāi)展檔案目標(biāo)管理晉檔升級(jí)工作并取得較好成效。1996年院檔案管理工作晉升省一級(jí)行列，2001年榮獲科學(xué)事業(yè)單位國(guó)家一級(jí)獎(jiǎng)勵(lì)，2014年順利通過(guò)河北省省級(jí)檔案工作目標(biāo)管理“5A”級(jí)認(rèn)定?！笆濉币詠?lái)，河北省農(nóng)林科學(xué)院檔案工作緊緊圍繞中心工作和省檔案局工作部署，認(rèn)真貫徹落實(shí)《檔案法》，創(chuàng)新服務(wù)機(jī)制，狠抓檔案信息資源開(kāi)發(fā)和業(yè)務(wù)基礎(chǔ)建設(shè)，進(jìn)一步完善檔案管理制度，穩(wěn)步推進(jìn)信息化建設(shè)，不斷提高檔案管理水平，充分發(fā)揮資政惠民作用，為該院農(nóng)業(yè)科研事業(yè)發(fā)展提供優(yōu)質(zhì)高效服務(wù)。

1 完善制度規(guī)范管理

“十二五”以來(lái)，河北省農(nóng)林科學(xué)院堅(jiān)持把全院檔案工作納入整體發(fā)展規(guī)劃、年度計(jì)劃，納入管理制度和領(lǐng)導(dǎo)議事日程，納入工作人員崗位職責(zé)。明確由一名副院長(zhǎng)分管檔案工作，辦公室設(shè)主抓檔案工作的副主任和專職檔案人員，各處室都有一名兼職檔案員，實(shí)行檔案工作崗位責(zé)任制。成立了由分管辦公室的副院長(zhǎng)、辦公室主任和分管檔案工作的副主任及檔案室專職檔案人員組成檔案工作領(lǐng)導(dǎo)小組，從人、財(cái)、物等方面積極關(guān)心支持檔案工作，保障了檔案工作上水平、上檔次。

根據(jù)國(guó)家檔案局第8 號(hào)令《機(jī)關(guān)文件材料歸檔范圍和文書(shū)檔案保管期限規(guī)定》 等相關(guān)法規(guī)制度，河北省農(nóng)林科學(xué)院針對(duì)檔案工作中遇到的問(wèn)題和機(jī)構(gòu)職能調(diào)整變化等實(shí)際情況，先后在2017年和2020年對(duì)原制定的檔案管理制度進(jìn)行了全面修訂，形成了更加完善系統(tǒng)的檔案管理制度，對(duì)各種門(mén)類(lèi)、各種載體檔案材料的收集、整理、保管、鑒定、利用、統(tǒng)計(jì)和提供利用等都做了詳盡的規(guī)定，促進(jìn)了檔案管理工作的規(guī)范化、科學(xué)化。據(jù)統(tǒng)計(jì)，各類(lèi)文件材料歸檔率、完整率、準(zhǔn)確率達(dá)99%。

2 室藏豐富門(mén)類(lèi)齊全

河北省農(nóng)林科學(xué)院室藏各門(mén)類(lèi)檔案共計(jì)10554 卷(盒)，其中1995年以前的5222 卷檔案和51 冊(cè)檢索工具，已于2008年移交省檔案館；現(xiàn)存1996年以來(lái)檔案5332 卷。文件材料齊全完整，沒(méi)有積存文件，保管期限劃分準(zhǔn)確，分類(lèi)、編目科學(xué)規(guī)范。檔案整理全宗明確，編制有合理的檔案分類(lèi)方案。歸檔期限劃分準(zhǔn)確，文件排列有序，編號(hào)準(zhǔn)確，加蓋歸檔章，項(xiàng)目填寫(xiě)齊全、規(guī)范。根據(jù)需要，對(duì)應(yīng)的檔案設(shè)立互見(jiàn)號(hào)，文件裝訂結(jié)實(shí)、整齊、美觀，無(wú)金屬物。檔案盒封面、盒脊、備考表填寫(xiě)齊全、規(guī)范、清楚、整齊，符合國(guó)家和河北省檔案規(guī)范要求。按全宗、類(lèi)別、保管期限編制了各門(mén)類(lèi)、載體檔案文件級(jí)目錄、專題目錄。各門(mén)類(lèi)、各載體檔案均按國(guó)家有關(guān)標(biāo)準(zhǔn)整理上架，無(wú)積存零散文件。按照相關(guān)要求，該院機(jī)關(guān)成立有專門(mén)的檔案鑒定組織，對(duì)已超過(guò)保管期限的檔案進(jìn)行鑒定銷(xiāo)毀并按規(guī)定編制了銷(xiāo)毀清冊(cè)，銷(xiāo)毀檔案手續(xù)齊全。

3 基礎(chǔ)設(shè)施配備完善

河北省農(nóng)林科學(xué)院機(jī)關(guān)檔案室設(shè)施齊全、功能完備。庫(kù)房、辦公、閱覽三室分開(kāi)，布局合理。庫(kù)房面積達(dá)標(biāo)，符合《檔案館建筑設(shè)計(jì)規(guī)范》 要求，庫(kù)房門(mén)為防火防盜門(mén)，窗戶采用防光窗簾，開(kāi)啟窗有防盜密閉措施，有設(shè)備有措施，實(shí)現(xiàn)了“八防”。此外，庫(kù)房還配備了規(guī)范統(tǒng)一的檔案密集架、防磁柜、保險(xiǎn)柜及實(shí)物陳列展示柜，購(gòu)置了規(guī)格、式樣和質(zhì)量符合國(guó)家、河北省規(guī)范要求的各類(lèi)檔案盒，檔案工作所需設(shè)備同樣齊全，包括裝訂機(jī)、打印機(jī)、復(fù)印機(jī)、掃描儀、數(shù)碼照相機(jī)、計(jì)算機(jī)、服務(wù)器、光盤(pán)刻錄機(jī)等。檔案庫(kù)房干凈、整潔，無(wú)積塵，無(wú)雜物；溫、濕度符合標(biāo)準(zhǔn)，并有溫濕度記錄和分析。每年對(duì)室藏檔案資料清理核對(duì)，每年至少一次對(duì)檔案保管狀況進(jìn)行全面檢查，每半年至少一次抽查。檔案柜架排列整齊，編號(hào)規(guī)范，指引卡標(biāo)識(shí)清晰。編制各門(mén)類(lèi)檔案存放地點(diǎn)索引或圖表，檔案按類(lèi)分別集中排列，類(lèi)別內(nèi)按類(lèi)目條款順序依次排列，整齊、規(guī)范。

4 信息化工作有序開(kāi)展

隨著河北省農(nóng)林科學(xué)院機(jī)關(guān)信息化建設(shè)的發(fā)展，檔案信息化建設(shè)也得到了穩(wěn)步推進(jìn)。院機(jī)關(guān)檔案使用的管理軟件是《河北科怡綜合電子檔案管理系統(tǒng)》 (行業(yè)網(wǎng)絡(luò)版)升級(jí)改造的《河北農(nóng)林科學(xué)院綜合檔案電子信息管理系統(tǒng)》，符合《檔案管理軟件功能要求暫行規(guī)定》，具備數(shù)據(jù)管理、整理編目、檢索查詢、安全保密、系統(tǒng)維護(hù)等基本功能，并能輔助實(shí)體管理及根據(jù)用戶特殊需求增擴(kuò)其他相應(yīng)功能。目前，系統(tǒng)應(yīng)用良好，滿足檔案日常管理使用。完成了室藏全部文書(shū)檔案(定期10年除外)和主要業(yè)務(wù)檔案的掃描，文件級(jí)機(jī)讀目錄數(shù)據(jù)61986 條，建立了圖像數(shù)據(jù)庫(kù)，檔案全文數(shù)據(jù)46809 幅。紙質(zhì)檔案數(shù)字化符合《紙質(zhì)檔案數(shù)字化技術(shù)規(guī)范》 (DA/T31-2005)要求，全部實(shí)現(xiàn)了數(shù)字圖像與相關(guān)聯(lián)的目錄數(shù)據(jù)的掛接，能進(jìn)行全文檢索、瀏覽，數(shù)據(jù)庫(kù)定期自動(dòng)備份。

5 學(xué)習(xí)培訓(xùn)常抓不懈

河北省農(nóng)林科學(xué)院高度重視對(duì)檔案人員的業(yè)務(wù)培訓(xùn)，針對(duì)檔案管理人員更換頻繁、新手多、經(jīng)驗(yàn)少、業(yè)務(wù)不熟等問(wèn)題，采取了派出去、請(qǐng)進(jìn)來(lái)的方法，共組織全院負(fù)責(zé)檔案工作的專職和兼職人員進(jìn)行了8 期檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)，努力提高業(yè)務(wù)素質(zhì)。通過(guò)學(xué)習(xí)培訓(xùn)、觀摩交流等多種方式，既掌握了基本知識(shí)，又提高了操作技能。

6 深入挖掘提供服務(wù)

檔案工作的根本目的在于應(yīng)用。河北省農(nóng)林科學(xué)院堅(jiān)持把檔案信息資源的開(kāi)發(fā)利用作為一項(xiàng)重點(diǎn)工作來(lái)抓，多角度、深層次、全方位地開(kāi)發(fā)檔案信息資源，充分發(fā)揮檔案資源的服務(wù)功能，做好檔案的挖掘編研工作。編寫(xiě)了 《河北省農(nóng)林科學(xué)院50年大事記》、 歷年的《河北省農(nóng)林科學(xué)院年鑒》；2018年是該院建院60 周年，院工作人員利用檔案資源制作了《河北省農(nóng)林科學(xué)院簡(jiǎn)介》 宣傳冊(cè)、 《為了大地的豐收》 光盤(pán)和《河北省農(nóng)林科學(xué)院科技人物志》。

在檔案查詢、咨詢和利用工作中，創(chuàng)新服務(wù)形式，徹底改變了過(guò)去那種“坐等上門(mén)服務(wù)、要用才去查找、需要才提供利用”的被動(dòng)服務(wù)方式，采取電話調(diào)卷、傳真、信函等方式提供檔案信息服務(wù)，積極主動(dòng)、熱情接待來(lái)訪者和查檔者。“十二五”以來(lái)，共接待查閱1025 人次，利用檔案1914 卷次、968 件次，為各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)科學(xué)決策、編史修志、工作查考、學(xué)術(shù)研究、經(jīng)濟(jì)建設(shè)和宣傳教育等提供了翔實(shí)可靠的檔案資料和政策依據(jù)。

7 加強(qiáng)指導(dǎo)提升水平

2012 年，按照學(xué)習(xí)實(shí)踐科學(xué)發(fā)展觀活動(dòng)安排部署，對(duì)院控股的農(nóng)機(jī)所公司、一獸藥業(yè)公司和科苑公司進(jìn)行了以《企業(yè)檔案管理工作存在的問(wèn)題及對(duì)策》為主題的調(diào)研活動(dòng)。調(diào)研中發(fā)現(xiàn)企業(yè)檔案管理中存在檔案發(fā)展不平衡、檔案人員業(yè)務(wù)素質(zhì)不高和檔案歸檔不及時(shí)、資料不完整的問(wèn)題，并及時(shí)提出整改措施、整改時(shí)限和對(duì)策，不斷提高院所控股企業(yè)檔案管理水平，促進(jìn)檔案工作與其它各項(xiàng)工作協(xié)調(diào)發(fā)展。為了進(jìn)一步規(guī)范所屬單位的檔案管理工作，每年定期對(duì)所屬單位的檔案工作有針對(duì)性的進(jìn)行一次檢查指導(dǎo)，每半年組織駐石家莊的8 個(gè)研究所召開(kāi)一次檔案工作交流會(huì)，由檔案管理工作好的單位介紹經(jīng)驗(yàn)，并全面分析檔案管理工作中遇到的各種問(wèn)題和面臨的困難，共同探討解決的辦法和途徑。目前，該院12 個(gè)研究所正在按照省檔案局制定新的目標(biāo)管理標(biāo)準(zhǔn)要求進(jìn)行準(zhǔn)備工作。

“十二五”以來(lái)，河北省農(nóng)林科學(xué)院檔案工作取得了長(zhǎng)足進(jìn)步，檔案管理水平得到全面提升，但還存在一些不足，在今后的工作中還將認(rèn)真調(diào)查研究，尋求有效手段，采取得力措施，逐步加以解決，促進(jìn)全院檔案事業(yè)實(shí)現(xiàn)又好又快發(fā)展。