如何做好社會勞動保險業(yè)務檔案管理工作初探

文/吳春燕（偏關縣社會勞動保險服務中心）

近幾年，我國社會勞動保險事業(yè)得到良好發(fā)展，人們的參保意識越來越強烈，社會保險覆蓋面擴大，而社會勞動保險業(yè)務檔案作為真實記錄與業(yè)務辦理的重要依據，其重要性逐漸凸顯出來，經辦機構越來越關注社會勞動保險業(yè)務檔案管理工作。社會勞動保險業(yè)務檔案管理質量直接影響到社會勞動保險事業(yè)的發(fā)展，也直接影響到參保人員的權益。現(xiàn)階段，由于受到多種因素影響，社會勞動保險業(yè)務檔案管理工作還存在一些問題，嚴重影響到了社會勞動保險事業(yè)的發(fā)展?；诖耍趯嶋H工作中，相關人員需要轉變理念，認識到社會勞動保險業(yè)務檔案管理的重要性，并結合實際情況，深入分析當下存在的問題，以此為基礎，優(yōu)化和創(chuàng)新管理模式，從根本上保證管理效果。

一、社會勞動保險業(yè)務檔案管理意義

社會勞動保險，是社會化大生產的產物，其會隨著經濟發(fā)展而壯大。最近幾年，社會勞動保險事業(yè)越來越完善，社會勞動保險的業(yè)務量也越來越大，而社會勞動保險業(yè)務和其他行政性業(yè)務、實務性業(yè)務存在一些差異，社會勞動保險業(yè)務前后具有緊密聯(lián)系[1]。后一筆業(yè)務，是前一筆業(yè)務的繼續(xù)，而前一筆業(yè)務是后一筆業(yè)務的依據。前后連接形成完整的參保繳費記錄，如果社會勞動保險業(yè)務檔案量積累到一定程度，會發(fā)生質的改變。社會勞動保險業(yè)務的特殊性，直接決定了社會勞動保險業(yè)務要有法可依和有章可循，可以追溯和可以修改，且需要對改動軌跡進行保留，這就需要對社會勞動保險業(yè)務檔案管理工作進行規(guī)范。

二、社會勞動保險業(yè)務檔案管理問題

（一）缺乏統(tǒng)一的社會勞動保險業(yè)務檔案管理標準

現(xiàn)階段，社會勞動保險業(yè)務檔案歸檔時，存在范圍不明確、分類不清晰的問題，以至于時常發(fā)生社會勞動保險業(yè)務檔案資料收集不齊全情況[2]。究其原因，社會勞動保險業(yè)務檔案管理規(guī)范性誘導加強，檔案材料紙張形式多樣，裝訂不夠規(guī)范，這會給歸類、查閱等工作帶來較大的挑戰(zhàn)，甚至還會對社會勞動保險業(yè)務檔案管理的標準化、規(guī)范化造成不良影響，容易導致重要檔案遺失和歸納錯誤。

（二）社會勞動保險業(yè)務檔案管理軟硬件設施不足

根據相關調查顯示，由于受到經費、場地等因素的影響，社會勞動保險業(yè)務檔案管理還沒有被列入到社會勞動保險經辦機構的議事日程中，大部分社會勞動保險經辦機構還沒有設置專門的場所對檔案進行存放，常年累計的檔案都是由經辦人員進行保管。并且，檔案存放的環(huán)境較為潮濕，檔案管理安全性難以得到保障[3]。

（三）社會勞動保險業(yè)務檔案管理人員素質有待提升

近幾年，我國社會勞動保險行業(yè)得到良好發(fā)展，檔案數量也在不斷增加，沒有經過專業(yè)培訓的檔案人員常常業(yè)務水平相對較低，檔案專業(yè)人才較少，這在很大程度上影響到了檔案管理效果。加之，很多兼職檔案管理人員的檔案管理意識薄弱，在工作中無法高質量開展檔案管理工作，大幅度降低了檔案管理工作質量。

（四）社會勞動保險業(yè)務檔案管理模式有待創(chuàng)新

根據相關調查顯示，大部分社會勞動保險機構還沒有實施電子信息化管理檔案，人工操作的管理模式很難保證科學歸納、總結、分類，加之現(xiàn)如今社會勞動保險業(yè)務量不斷增加，傳統(tǒng)的檔案管理模式已經難以滿足參保單位、職工核對和查閱需求，以至于工作效率難以得到有效提升[4]。此外，部分社會勞動保險機構雖然利用電子化管理模式，但是因為軟硬件設施不夠完善，導致電子信息化管理模式沒有充分發(fā)揮出自身的效能。

三、社會勞動保險業(yè)務檔案管理優(yōu)化措施

（一）完善制度，規(guī)范程序

在新時代背景下，想要對社會勞動保險業(yè)務檔案管理工作進行規(guī)范，想要保證檔案完整、安全、使用有效，主要在于檔案管理的標準化和統(tǒng)一性。因此，在實際工作中，可以根據相關法規(guī)政策，對檔案管理制度進行完善和優(yōu)化，制定檔案室建設標準，對整檔標準進行規(guī)范，確立檔案分類大綱、保管期限，創(chuàng)建完善的制度體系，進而實現(xiàn)有章可循和照章辦事，依法進行建檔[5]。此外，針對檔案收集、整理、保管、移交、存檔等工作，需要對程序進行明確規(guī)定，在保證工程進度的同時，滿足檔案管理要求，進而有效提升檔案管理集中性和標準性。社會勞動保險業(yè)務檔案管理程序如下：

第一，嚴格把控建檔關。在建立社會勞動保險業(yè)務檔案時，需要堅持高標準、嚴要求原則。針對人事檔案，需要注重把控好參保人年齡關、參保時間關、繳費金額關。錄入每筆信息，需要以原始資料作為依據，針對必要的證件需要進行掃描備份，并且參保人事檔案的格式需要保證地區(qū)內統(tǒng)一。針對歷年繳費數據，需要保證紙質檔案和電子檔案齊全，并且需要創(chuàng)建檔案定期入庫制度，如果封存入庫不允許輕易進行改動[6]。針對財務到賬檔案，需要堅持財務圍繞業(yè)務運轉原則，通過業(yè)務票據和銀行進賬清單，對到賬信息進行確認。針對審計復核檔案，需要保證處理程序統(tǒng)一、規(guī)范，做到審計結果有回聲，審計結果和落實情況一同入檔，審計結果落實情況要有文字說明和處理過程，必要的票據需要做好掃描工作。針對日常來往文件和信函歸檔，需要歸檔接收的文件，需要歸檔發(fā)出的文件。并且，歸檔原則需要根據發(fā)生時間先后順序，建立索引，注明責任人。第二，嚴格把控閱檔關。閱讀檔案時無法避免的一項工作，怎樣閱讀檔案，應注意以下幾點內容：在全程電子監(jiān)控下閱讀檔案，且需要做好全程錄音錄像，不允許修改電子程序。專門設立閱檔室，檔案管理人員需要做好監(jiān)控工作，保證閱檔人在監(jiān)控范圍內進行借閱。原則上檔案是不允許外借的，如果需要外借，需要在借出前對檔案進行掃描，歸還時需要做好比對工作[7]。此外，還需要創(chuàng)建完善的閱檔登記制度。第三，嚴格把控管理關。檔案是活證據，因此在實際工作中，需要加強檔案日常管理工作。檔案管理需要保證有序性、科學性，需要根據業(yè)務類別、不同年份，進行科學擺放；建立檔案編號制度，保證紙質檔案和電子檔案同步，查找時以電子檔案為先，利用電子檔案引導紙質檔案的查找。在建設檔案室時需要結合檔案法要求，對硬件進行統(tǒng)一規(guī)范，配齊必要的基礎設施，保證在保存期內檔案不會被損毀。檔案室需要有專人進行管理，主要負責檔案管理日常工作，及早發(fā)現(xiàn)和匯報以及消除各種隱患。第四，嚴格把控銷檔關。社會勞動保險業(yè)務檔案是只進不出的，若不銷毀，再大的檔案室也無法承受檔案管理工作。因此，在實際工作中，需要根據檔案法要求，利用永久保管、一定年限保管這兩種形式完成檔案管理工作[8]。針對永久保管檔案，需要定期進行檢查與電子維護工作；針對一定年限保管檔案，在達到年限后需要做好銷毀工作，在銷毀時應根據銷毀制度開展，不允許匆忙銷毀，以防發(fā)生誤毀情況。

（二）注重軟硬件設施建設

在實際工作中，相關部門要注重檔案管理基礎設施建設工作，保證檔案庫房、辦公、檔案查閱分開，且結合檔案數量，配置相應數量的專用設備，其中包括滅火器、檔案柜、溫濕度計、計算機、空調等，進而構建具備八防功能的檔案室，這里的八防主要是防火、防塵、防光、防盜、防潮、防污染、防高溫、防有害生物等，進而保證檔案管理安全性、系統(tǒng)性、科學性[9]。此外，相關部門可以結合自身實際情況，對檔案管理信息系統(tǒng)進行開發(fā)和使用，且把該系統(tǒng)和業(yè)務信息系統(tǒng)進行連接，對數據格式進行統(tǒng)一，進而實現(xiàn)全程式管理檔案資料。

（三）實施動態(tài)化管理檔案

在辦理參保手續(xù)，到離退休和中間失業(yè)等享受社會保險待遇時，需要經歷多個環(huán)節(jié)。這些環(huán)節(jié)會對個人檔案進行詳細記載，為日后支付社會保險待遇提供重要依據。因此，在實際工作中，相關部門要堅持對參保人負責的原則，及時調查核實保障對象的變動情況，以此為基礎及時對檔案信息內容進行變動，不斷完善個人社保檔案內容，進而有效發(fā)揮檔案證據作用，實現(xiàn)記錄、跟蹤、服務一生。

（四）注重培養(yǎng)檔案管理人才

社會勞動保險檔案管理工作具有較強的業(yè)務性、政策性，相關人員需要具備相關法律法規(guī)和業(yè)務知識，還要具備較強的計算機操作能力。因此，在實際工作中，相關部門可以結合實際情況，考慮組建專門的業(yè)務檔案管理部門，并配備專職檔案管理人員，對法律、計算機方面人才進行吸納，且積極主動和檔案行政管理部門溝通和交流，定期進行業(yè)務培訓、檔案法制教育、上崗培訓等活動，促使檔案管理人員可以對社會保險政策有一個更加深刻的理解，促使檔案管理人員可以對社會勞動保險管理程序、操作辦法進行準確把握。相關部門要重視對檔案管理人員進行作風、思想等層面的建設，穩(wěn)定檔案管理人員隊伍，組建一支具有精湛業(yè)務水平的管理隊伍，進而滿足專業(yè)化、科學化、電子化檔案管理工作要求，有效保證檔案管理效果。此外，相關部門可以對人才聘用制度進行優(yōu)化和完善，可以與高校進行合作，對優(yōu)秀的畢業(yè)生進行引進，進而提升檔案管理人員整體水平。

（五）注重檔案管理保密工作

社會勞動保險業(yè)務檔案中涉及到參保人履行繳費義務、享受社保待遇等真實情況，如果信息外泄，有可能會影響到當事人的名譽和財產安全，尤其是在信息時代背景下。因此，在實際工作中，需要做好檔案管理保密工作。具體來講，檔案管理人員需要具備信息安全意識、規(guī)范檔案管理意識，在根本上減少信息泄漏隱患。與此同時，需要對個人信息的知悉范圍進行嚴格限制；在利用個人信息時需要嚴格進行審批，需要做好登記工作；不允許非法復制等。通過這些管理措施，保障參保人的合法權益。

四、結束語

總而言之，在新時代背景下，做好社會勞動保險業(yè)務檔案管理工作是非常重要的，不僅可以有效提升管理質量和效果，還可以促進社會勞動保險事業(yè)更好地發(fā)展?，F(xiàn)階段，因為受到多方面因素影響，社會勞動保險業(yè)務檔案管理效果不夠理想，究其原因相關人員沒有明確該項工作的意義和價值，加之我國社保檔案庫龐大，給檔案管理工作帶來了較大的挑戰(zhàn)。因此，在實際工作中，相關人員需要結合實際情況，從多個層面入手，不斷優(yōu)化和完善管理方案，有效提升管理水平，給我國社會勞動保險業(yè)務工作的開展提供可靠依據。

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社會勞動保險指國家以保險形式對社會成員在年老退休、疾病、傷殘或喪失勞動能力以及發(fā)生其他生活困難時，從國家、社會或有關部門獲得物質幫助的一種經濟保障制度。不同國家的社會保險的性質和具體內容各有區(qū)別。我國國家機關、事業(yè)單位對工作人員實行公費醫(yī)療、退職、退休、離休辦法和死亡后喪莽費，遺屬生活困難補助費等;對國營企業(yè)工人職員，實行勞動保險等，均屬社會保險。我國和蘇聯(lián)、古巴等國家社會保險的特點是，保險基金由國家機關、事業(yè)單位、國營企業(yè)提供，不向被保險人收取保險費。

深圳對合同制工人的社會勞動保險制訂了具體投保辦法，規(guī)定“三資”企業(yè)，由用工單位按月以企業(yè)支付勞務費的25%作為社會勞動保險基金，上交市社會勞動保險公司。國營企業(yè)單位團體、區(qū)縣以上集體所有制單位招用的合同制工，按當月工資總額的20%提取社會勞動保險基金，按月上交市社會勞動保險公司，此款在企業(yè)生產成本中攤銷，機關、事業(yè)單位則由地方財政撥款。解決了合同制工人的后顧之憂。