基層農機檔案管理問題及其對策淺析

白雷雨

（大同市農業(yè)機械化生態(tài)項目實驗管理站，山西 大同 037000）

隨著社會和經濟的發(fā)展，我國農業(yè)機械化的前進步伐也在不斷加快，極大地提高了農業(yè)生產的效率，農機信息也越來越重要。農機檔案是對農業(yè)機械相關工作的記錄，包括文字、圖像、聲音及其他多種形式，主要包括農機監(jiān)理檔案、農機監(jiān)督檔案、農機購置補貼檔案等，對于農機日常管理工作具有重要的作用。農機檔案管理是農機安全管理工作的重要組成部分，提高農機檔案管理的規(guī)范化、信息化對保存農機數(shù)據(jù)、提高農機工作效率，全面體現(xiàn)我國農機發(fā)展情況，制定農機發(fā)展規(guī)劃等諸多方面都具有不可忽視的作用。

隨著國家對農業(yè)生產的重視及科學技術的發(fā)展，對農機檔案管理提出了新的要求。我國農機化工作較國外而言起步較晚，盡管農機檔案管理工作取得了一定的成績，但仍然存在著許多不足，基層農機檔案管理工作更是存在著很多問題，這些問題如果不能得到及時的解決，將對農機部門工作的開展以及農業(yè)機械化發(fā)展的大局都造成影響。因此，提高農機檔案管理水平、規(guī)范農機檔案管理工作迫在眉睫。

1 基層農機檔案管理工作中存在的問題

1.1 基層部門對農機檔案管理工作不夠重視

在農機檔案管理方面，國家制定了明確的規(guī)章制度，新時期下，也提出了新的要求。但在實際工作中，基層職能部門并沒有充分意識到此項工作的重要性，認為農機檔案可有可無、無關緊要，認為只要抓好農業(yè)機械具體工作，滿足農民對農業(yè)機械的需求就可以了，進而沒有依據(jù)政策做好本職工作。然而，農機檔案管理工作是農業(yè)現(xiàn)代化發(fā)展的有力支撐，是制定農機政策時可參考的有利依據(jù)。忽視對農機檔案的管理，短期可能覺得沒有什么影響，但是長期來看，其無法及時提供有關農機檔案的高價值信息，進而成為農機部門工作開展的阻礙。

基層職能部門忽視農機檔案管理工作的具體表現(xiàn)有：對檔案室工作設備投入不足，沒有建立符合檔案儲存條件的辦公室；檔案管理制度不健全、日常管理不規(guī)范；沒有專門的檔案管理人員等。這些問題都嚴重影響了檔案管理的質量。

1.2 農機檔案管理信息化水平程度較低

在科技發(fā)展日新月異的今天，信息技術已經融入到人們生活的方方面面。同樣，農業(yè)的發(fā)展也離不開信息技術的支撐。由于農機檔案具有形式多樣、信息量大、內容復雜等特點，利用信息技術進行農機檔案管理有利于擴展服務功能，使保存的農機信息更加精準、全面、實現(xiàn)不同區(qū)域間的資源共享；有利于減少紙質檔案資料的空間占用，將文字、圖像、聲音等轉化為數(shù)字信息，進而提升農機檔案數(shù)據(jù)的儲存量；有利于提高農機檔案的抗風險能力，有效地解決了傳統(tǒng)紙質檔案儲藏條件要求較高，抵抗潮濕、火災等自然災害的能力弱的問題，也防止了紙質檔案在轉移過程中出現(xiàn)磨損現(xiàn)象的發(fā)生。這些都促進了農機檔案管理效率的有力提升。然而，由于不同區(qū)域間的經濟水平差異較大，農機檔案信息化管理程度也存在著一定的差距，尤其是基層的農機管理工作，由于客觀、主觀等多方面的限制，使得信息化管理發(fā)展不足。

1.3 農機檔案管理人員水平不足

由于基層職能部門對農機檔案管理工作的不重視，基層檔案管理人才嚴重缺乏?，F(xiàn)有管理人員大都年齡偏大、責任心不強、管理能力較弱；在進行農機檔案管理工作時不積極、不熱情、不主動學習農機檔案管理新知識、新技能；且現(xiàn)有管理人員大都并不是專門負責農機檔案管理工作，往往身兼數(shù)職，無法將全部精力放在農機檔案管理上面，進而嚴重影響了農機檔案管理工作的專業(yè)化和規(guī)范化。另外，在上文中也提到，對農機檔案進行信息化管理是目前著力發(fā)展的方向，但是由于基層管理人員的專業(yè)基礎較差，年齡偏高，無法快速學習、應用信息技術，嚴重影響了農機檔案管理工作的發(fā)展。因此，相關部門必須及時調整農機檔案管理人員結構，提高其職業(yè)素養(yǎng)，跟上檔案管理整體發(fā)展的步伐，只有這樣才能保證農機檔案管理工作效率的提升。

1.4 農機檔案管理資金投入不足

基層職能部門財政資金有限，加上對農機檔案管理工作的重視力度較弱，基層部門檔案管理工作資金投入嚴重不足，所需設施不完善，這嚴重阻礙了農機檔案管理水平的提高以及信息化發(fā)展趨勢。

2 提高農機檔案管理水平的措施

2.1 建設完善的農機檔案管理制度

基層職能部門首先要加大對農機檔案管理工作的重視程度，將農機檔案管理放在與農業(yè)機械化工作同等重要的位置上，跟進工作進程，委任專門的人員負責檔案管理工作并分配人員進行監(jiān)督。其次，為了保證農機檔案管理工作的有效性，農機部門領導要根據(jù)本地實際情況制定完善的管理制度，規(guī)范相關人員的管理工作，使其在工作過程中能夠按照規(guī)定進行，從而避免工作的隨意性，減少工作的出錯率。最后，要完善農機檔案的日常管理工作。如：加強檔案建設。進行檔案歸檔時，要嚴格遵循相關規(guī)章步驟進行，詳細檢查檔案是否滿足收集要求；定期對已經歸檔的農機檔案進行檢查，退回不滿足規(guī)定的檔案；規(guī)范農機檔案的保管工作程序，規(guī)定保管環(huán)境要求；明確各方責任，落實責任制；定期組織會議，提高管理人員的覺悟和工作積極性等。只有這樣才能保證農機檔案管理工作的科學性、全面性以及高效性。

2.2 加強工作人員的專業(yè)化培養(yǎng)與農機檔案管理人才的引進

農機檔案管理工作的有效開展離不開專業(yè)的管理人員、計算機人員和農機技術人員之間的良好配合，離不開高素質人才的支撐。為此，農機檔案管理人員的選用要考慮多個方面，不僅要具有一定的管理能力，還要了解計算機技術和農機技術。因此，農機部門要聘用高素質、全面型人才負責具體的檔案管理工作。

針對沒有專業(yè)檔案管理人員的現(xiàn)象，農機部門領導應該委派專業(yè)的農機檔案管理人員開展培訓課堂，對現(xiàn)有的管理人員進行培訓，端正其工作態(tài)度、教授其先進的專業(yè)技能、提高其管理能力，在日常的管理實踐中提升工作水平。同時還要幫助管理人員掌握先進的信息技術，促進基層農機檔案的信息化管理工作有效開展。

另外，為了避免部分管理人員在實際工作中責任心不強，不按照相關規(guī)章制度完成工作，還要制定具體的獎懲制度，定期對農機檔案管理人員進行考核。如：定期檢查基層農機檔案的記錄、保管工作，及時指出其中存在的問題并督促其改正。

2.3 增加資金投入，改善農機檔案的管理環(huán)境

農機檔案的保管是農機檔案管理工作的重要一部分，因此，農機部門領導要注重改善農機檔案的保管條件。農機檔案的保管工作要求細致，需要具備完善的配套設施，如：檔案保管辦公室、檔案柜、檔案盒以及檔案管理信息化所需的計算機、系統(tǒng)軟件等設施。防止因為不良的保管環(huán)境，而導致檔案資料受到損害；同時要加快基層農機檔案管理信息化的發(fā)展，購買先進的管理系統(tǒng)軟件，及時更新系統(tǒng)軟件參數(shù)、定期檢查系統(tǒng)軟件的安全性和可靠性。

但是，由于基層農機部門財政資金有限，在農機檔案管理信息化建設方面，容易出現(xiàn)“心有余而力不足”的現(xiàn)象。因此，農機管理部門應主動向上級主管部門說明農機檔案管理的重要性，爭取更多資金支持，并尋求多種方式來拓寬資金的引進渠道，從而提升管理設施建設水平，實現(xiàn)農機檔案管理工作的快速發(fā)展。

3 結語

長期以來，我國都十分重視農業(yè)現(xiàn)代化的發(fā)展，并將切實推進農機社會化服務放在極其重要的位置上。因此，農機檔案管理工作也越發(fā)重要。雖然基層農機檔案管理工作取得了一定的成果，但是仍然存在著很多問題。作為農機檔案管理人員，要提高責任意識，主動學習先進管理方法，為農機部門及用戶提供更好的信息和服務。相信在農機部門領導的重視和大力推動下，基層農機檔案管理工作一定會不斷向前穩(wěn)步發(fā)展，為農業(yè)現(xiàn)代化進程提供強大的助力。