規(guī)范化與標(biāo)準(zhǔn)化管理模式在電力基建工程檔案管理中的應(yīng)用

陳艷娟

摘 要：隨著社會(huì)時(shí)代的發(fā)展以及經(jīng)濟(jì)水平的不斷提高，在人們?nèi)粘Ｉ钆c工業(yè)生產(chǎn)中，對(duì)電力能源的需求量也不斷增加，因此近年來(lái)我國(guó)電力基建工程數(shù)量及規(guī)模均呈現(xiàn)出明顯提升趨勢(shì)。而在電力基建工程建設(shè)中，檔案管理工作不容忽視，作為為工程建設(shè)提供數(shù)據(jù)支持與經(jīng)驗(yàn)輔助的關(guān)鍵工作，一定要認(rèn)真審視當(dāng)前工作中存在的不足，并且積極采取規(guī)范化與標(biāo)準(zhǔn)化管理模式，助力電力企業(yè)的基建工程檔案管理工作朝著規(guī)范、合理、科學(xué)方向發(fā)展。

關(guān)鍵詞：電力基建工程;檔案管理;規(guī)范化與標(biāo)準(zhǔn)化

一、前言

電力基建檔案作為電力基建工程建設(shè)中所有資料的匯總，是整個(gè)工程的全貌縮影，能夠直接反映出電力基建工程的施工過(guò)程。對(duì)于基建檔案管理的主要工作內(nèi)容為資料形成、歸檔、積累、管理與利用等，并且在基建工程竣工之后需要以文字形式來(lái)呈現(xiàn)。然而從實(shí)際情況來(lái)看，電力基建工程檔案管理工作中涉及部門及人員眾多，管理內(nèi)容也錯(cuò)綜復(fù)雜，倘若管理不規(guī)范或不合理，勢(shì)必會(huì)影響管理效果?；诖?，本文將結(jié)合筆者工作經(jīng)驗(yàn)，對(duì)規(guī)范化與標(biāo)準(zhǔn)化管理模式在電力基建工程檔案管理中的應(yīng)用展開(kāi)分析，希望能夠有效助力電力基建工程檔案管理工作水平的提高。

二、現(xiàn)階段電力基建工程檔案管理中存在的不足

對(duì)檔案管理的規(guī)范化與標(biāo)準(zhǔn)化管理模式進(jìn)行探討，首先需要對(duì)現(xiàn)階段電力基建工程檔案管理工作現(xiàn)狀進(jìn)行分析，找出其中存在的不足，具體來(lái)講體現(xiàn)在以下幾點(diǎn)。

（一）管理規(guī)范性不足

當(dāng)前許多電力基建工程部門的檔案管理工作存在內(nèi)容不完整、不真實(shí)、不準(zhǔn)確等規(guī)范性缺失的情況。例如，項(xiàng)目施工中簽訂的各類合同并未詳細(xì)注明日期、規(guī)格等重要參數(shù)，或是出現(xiàn)前后矛盾;施工單位來(lái)函編號(hào)缺失或是存在重復(fù)編號(hào)情況等。

（二）管理缺乏統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)

現(xiàn)階段電力基建工程的檔案管理較為混亂，原因就在于缺乏統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，主要表現(xiàn)在業(yè)主、施工、監(jiān)理各個(gè)方面，而且即便是同一個(gè)項(xiàng)目，但是在設(shè)計(jì)變更單、技術(shù)交底文件、工程聯(lián)系單等各類表格中還存在格式差異問(wèn)題，許多人員工作責(zé)任心不強(qiáng)導(dǎo)致大量不健全的簽字蓋章文件出現(xiàn)，甚至許多文件毫無(wú)依據(jù)且缺乏真實(shí)性。

（三）資料不完整

電力基建工程檔案管理工作中常常會(huì)發(fā)生資料丟失、遺漏、受損等情況，這些資料包括各種條件清單、施工設(shè)計(jì)圖紙、設(shè)計(jì)變更簽證等，原因就在于檔案管理工作制度存在不完善之處，導(dǎo)致專職人員工作責(zé)任心不強(qiáng)，很多時(shí)候?yàn)榱朔奖憔蛻械盟菰?，所以出現(xiàn)各類檔案資料不完整的情況。

三、規(guī)范化與標(biāo)準(zhǔn)化管理模式在電力基建工程檔案管理中的應(yīng)用策略

通過(guò)上述對(duì)現(xiàn)階段電力基建工程檔案管理中存在的不足進(jìn)行分析可知，要想提高基建工程中檔案管理工作水平，一定要保證其規(guī)范性、合理性與科學(xué)性，才能契合電力基建工程的建設(shè)需求。所以，可嘗試應(yīng)用規(guī)范化與標(biāo)準(zhǔn)化管理模式，認(rèn)識(shí)到該檔案管理工作模式是未來(lái)電力基建工程的發(fā)展趨勢(shì)。具體來(lái)講，規(guī)范化與標(biāo)準(zhǔn)化管理模式在電力基建工程檔案管理工作中的應(yīng)用體現(xiàn)主要集中在以下幾方面。

（一）項(xiàng)目前期文件檔案

電力基建工程項(xiàng)目的施工建設(shè)前期文件非常關(guān)鍵，這部分檔案資料主要是證明該工程項(xiàng)目的合法性，作為證據(jù)性文件，在收集與管理過(guò)程中有著一定的難度，所以應(yīng)當(dāng)采取規(guī)范化與標(biāo)準(zhǔn)化的管理模式予以管理，同時(shí)要配備專職人員進(jìn)行檔案收集，對(duì)電力基建工程的調(diào)研、申報(bào)、審批的前期全過(guò)程資料進(jìn)行匯總。項(xiàng)目前期文件有著時(shí)間周期長(zhǎng)、經(jīng)手人員多等特點(diǎn)，作為檔案管理專職人員一定要保證各類資料的完整性，做到完整收集、及時(shí)歸檔。與此同時(shí)，檔案管理人員還需要對(duì)基建工程項(xiàng)目的實(shí)時(shí)進(jìn)展充分了解，對(duì)各階段生成的各類文件資料進(jìn)行保管，同時(shí)在歸檔過(guò)程中要按照一定標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行劃分，比如按照時(shí)間、部門等去分檔。待前期工作完全結(jié)束中，要立足全局按照標(biāo)準(zhǔn)劃分歸檔，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題要趕在正式開(kāi)工前糾正，保證項(xiàng)目前期文件檔案的規(guī)范化與標(biāo)準(zhǔn)化。

（二）招投標(biāo)文件檔案

電力基建工程項(xiàng)目招投標(biāo)工作牽涉到大量企業(yè)且需要開(kāi)展復(fù)雜、系統(tǒng)的工作，所以該階段的檔案管理也需要高度重視，確保規(guī)范與標(biāo)準(zhǔn)。電力基建工程招投標(biāo)階段需要?dú)w檔的文件資料種類繁多，主要由招標(biāo)文件、投標(biāo)文件、澄清文件、評(píng)分文件、中標(biāo)文件等，倘若檔案管理工作人員沒(méi)有按照標(biāo)準(zhǔn)對(duì)文件資料進(jìn)行合理類別劃分，則很有可能造成簽字不規(guī)范、資料收集不完整等情況，進(jìn)而直接影響后續(xù)電力基建工程的開(kāi)展。所以，在電力基建工程招投標(biāo)階段便要做好檔案保存與管理。作為檔案管理專職人員，要全程參與項(xiàng)目招投標(biāo)工作，對(duì)具體基建工程項(xiàng)目情況深入了解，一切與該項(xiàng)目相關(guān)的資料要做到心里有底，特別是招投標(biāo)中的細(xì)節(jié)部分，如文件簽字、功能表等，更要有序管理，并且要格外關(guān)注簽字、功能表等操作規(guī)范。倘若檔案管理工作人員因?yàn)樘厥庠蚨鵁o(wú)法全程參與招投標(biāo)，則需要在招投標(biāo)結(jié)束后第一時(shí)間與相關(guān)部門取得聯(lián)系，去獲取第一手文件資料，及時(shí)做好登記、分類與歸檔工作。

（三）施工設(shè)備文件資料

電力基建工程項(xiàng)目施工中需要用到大量設(shè)備，對(duì)于這部分設(shè)備的文件資料同樣需要檔案管理工作者加強(qiáng)管理。首先，專職人員需要與施工設(shè)備廠商保持密切溝通，對(duì)于工程項(xiàng)目采用的相關(guān)設(shè)備參數(shù)、規(guī)格、使用注意事項(xiàng)等信息充分了解，編制出規(guī)范化的設(shè)備采購(gòu)臺(tái)賬，并且對(duì)機(jī)械設(shè)備訂購(gòu)合同妥善保管;其次，電力基建工程施工設(shè)備進(jìn)場(chǎng)之前要先進(jìn)行檢測(cè)，此時(shí)檔案管理人員也要全程參與，將進(jìn)場(chǎng)前的設(shè)備檢測(cè)信息進(jìn)行收集，隨后對(duì)文件資料進(jìn)行類別、等級(jí)的劃分，及時(shí)歸檔。如此一來(lái)，保證施工設(shè)備在采購(gòu)與進(jìn)場(chǎng)施工檢測(cè)中生成的各類文件資料實(shí)現(xiàn)規(guī)范化與標(biāo)準(zhǔn)化的管理。

（四）施工材料合同文件

在電力基建工程項(xiàng)目中，施工材料會(huì)對(duì)施工質(zhì)量形成直接影響，所以檔案管理人員在收集與保管相關(guān)文件資料時(shí)，還要與材料采購(gòu)部門做好溝通，對(duì)施工所用材料的采購(gòu)、運(yùn)輸、現(xiàn)場(chǎng)檢測(cè)等相關(guān)信息全面掌握，主要收集的文件資料有材料采購(gòu)合同、運(yùn)輸物流清單、檢驗(yàn)報(bào)告文件等，對(duì)這些文件進(jìn)行細(xì)致核對(duì)與分類。同時(shí)，在收集過(guò)程中還要對(duì)所有合同文件中的簽字蓋章做好確認(rèn)，驗(yàn)證蓋章是否與規(guī)范相符以及合同內(nèi)容中是否存在紕漏、錯(cuò)誤信息，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題要第一時(shí)間進(jìn)行修正。唯有加強(qiáng)對(duì)施工材料合同文件檔案的規(guī)范化與標(biāo)準(zhǔn)化管理，才能全面提高電力基建工程項(xiàng)目的施工質(zhì)量，實(shí)現(xiàn)施工成本的縮減，助力項(xiàng)目經(jīng)濟(jì)效益與社會(huì)效益的提升。

（五）項(xiàng)目施工與安裝文件

為保證電力基建工程在竣工之后能夠順利交接，一定要對(duì)項(xiàng)目施工過(guò)程與各種設(shè)備安裝文件資料妥善保管，對(duì)于這部分文件資料同樣需要采取規(guī)范化與標(biāo)準(zhǔn)化管理模式，保證分檔合理性與完整性，做好日常檔案資料積累工作。在檔案收集、記錄等工作開(kāi)展中，專職人員需要與相關(guān)部門協(xié)調(diào)配合，共同制定科學(xué)合理的管理制度。此外，檔案管理工作人員還需要在項(xiàng)目施工與設(shè)備安裝中扮演監(jiān)理角色，發(fā)揮監(jiān)管職能，對(duì)施工材料管理、質(zhì)量管控等環(huán)節(jié)做好監(jiān)督，一旦察覺(jué)有質(zhì)量不過(guò)關(guān)的情況要及時(shí)要求整改，保證所有施工檔案文件信息的規(guī)范化與標(biāo)準(zhǔn)化。

（六）竣工文件檔案

電力基建工程的竣工文件檔案同樣需要做好規(guī)范化與標(biāo)準(zhǔn)化管理，嚴(yán)格管理檔案的歸檔與移交上級(jí)工作，確保與電力基建工程項(xiàng)目進(jìn)展保持同步，如此才能確保項(xiàng)目施工中所收集的資料檔案的完整性，避免出現(xiàn)檔案受損、遺失等情況，保證所有檔案資料齊全。待項(xiàng)目竣工之后，檔案管理人員還要協(xié)助相關(guān)單位一同編制竣工資料，以標(biāo)準(zhǔn)化的檔案資料為手續(xù)移交、監(jiān)理審查提供助力。

四、結(jié)語(yǔ)

綜上所述，在電力基建工程建設(shè)過(guò)程中，檔案管理工作質(zhì)量與效率會(huì)對(duì)工程質(zhì)量形成一定的影響，所以在具體檔案管理中需要想辦法提高其規(guī)范性、合理性與科學(xué)性。因此，筆者建議嘗試在項(xiàng)目施工前期、招投標(biāo)、設(shè)備材料采購(gòu)、合同管理、竣工文件管理等各個(gè)階段推行規(guī)范化與標(biāo)準(zhǔn)化管理模式，以此去提高檔案管理工作水平，保證電力基建工程項(xiàng)目圓滿竣工。筆者相信在規(guī)范化與標(biāo)準(zhǔn)化管理模式的加持下，不管是基建工程檔案管理工作水平還是電力企業(yè)的整體管理能力，均能實(shí)現(xiàn)跨越式提升，從而為人們帶來(lái)更優(yōu)質(zhì)的電力服務(wù)。

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