淺議企業(yè)印章管控工作中應(yīng)注意的問題

田素瑞

摘要：印章對(duì)企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)至關(guān)重要，如果管理不當(dāng)不僅會(huì)給企業(yè)造成損失，甚至可能會(huì)涉及企業(yè)的生存和發(fā)展。本文擬就企業(yè)印章管控中應(yīng)注意的問題淺談看法。

關(guān)鍵詞：企業(yè)印章;管控問題

印章指公章和具有法律效力的個(gè)人名章。特別是公章，它是各種社會(huì)組織的象征，法定性、權(quán)威性和效用性的特性致使社會(huì)組織在日常管理或經(jīng)營(yíng)活動(dòng)居于至關(guān)重要的地位，發(fā)揮著十分重要的作用。企業(yè)一旦加蓋印章，就界定了它作為法人在經(jīng)營(yíng)活動(dòng)中應(yīng)該享有的各種權(quán)利和必須履行的相應(yīng)義務(wù)，甚至直接關(guān)系到企業(yè)生存發(fā)展。在公章、財(cái)務(wù)專用章、合同專用章、發(fā)票專用章和法定代表人私章等諸多印章中，公章效力最高，是企業(yè)行使職權(quán)的標(biāo)志，是否蓋有法人公章早已成為判斷民事法律活動(dòng)是否成立和生效的重要標(biāo)準(zhǔn)，以企業(yè)名義發(fā)出的信函、公文、合同、介紹信、證明或其他材料均可使用公章。

隨著社會(huì)的進(jìn)步和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的迅猛發(fā)展，電子簽名應(yīng)運(yùn)而生，《電子簽名法》賦予了電子簽名與印章同等的法律效力，它也將被廣泛地運(yùn)用到市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)交往的各項(xiàng)活動(dòng)中。但是，我們應(yīng)該看到，印章如果管理或使用不當(dāng)會(huì)給企業(yè)帶來法律或經(jīng)營(yíng)風(fēng)險(xiǎn)，輕者給企業(yè)造成一定的損失，重者可能涉及到企業(yè)的長(zhǎng)遠(yuǎn)生存和發(fā)展問題。因此，各個(gè)企業(yè)應(yīng)加強(qiáng)對(duì)印章的管控力度。

建立健全印章管理制度，實(shí)施切實(shí)可行的內(nèi)部管控措施

企業(yè)應(yīng)根據(jù)《中華人民共和國(guó)印章管理辦法》，再結(jié)合本企業(yè)經(jīng)營(yíng)管理的具體要求，建立健全印章管理辦法和內(nèi)部控制制度，加強(qiáng)對(duì)印章的管理工作。

首先，應(yīng)指定專人管理印章。專管員應(yīng)具備良好的思想品德和較強(qiáng)的責(zé)任心，正確使用和妥善保管公章，杜絕“關(guān)系章”“人情章”，切忌擅自讓他人代管，如若專管員因事、病、休假等情況離崗，應(yīng)報(bào)經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，同時(shí)辦理交接手續(xù)。當(dāng)發(fā)現(xiàn)印章遺失、被盜、毀損等異常情況，應(yīng)及時(shí)向分管領(lǐng)導(dǎo)報(bào)告，同時(shí)采取向公章制發(fā)機(jī)關(guān)和公安部門報(bào)告、報(bào)案和申請(qǐng)補(bǔ)刻等補(bǔ)救措施，盡可能減少損失和由此帶來的負(fù)面影響。

其次，建立用印臺(tái)帳。用印時(shí)需登記用印申請(qǐng)人、印章名稱、加蓋文件涉及事項(xiàng)、批準(zhǔn)人及加蓋日期等，做到每次用印均有據(jù)可查，并將用印臺(tái)賬作為永久性的檔案進(jìn)行保管。

再次，明確印章加蓋要求。一般應(yīng)在落款處加蓋印章：上距正文2—4mm、端正、居中下壓成文時(shí)間;對(duì)于多頁(yè)文件，應(yīng)在簽章頁(yè)加蓋印章同時(shí)加蓋騎縫章;嚴(yán)禁在空白信箋、介紹信、合同和票據(jù)上加蓋印章，一旦發(fā)現(xiàn)應(yīng)嚴(yán)肅處理。

另外，企業(yè)應(yīng)對(duì)用印情況進(jìn)行定期或不定期的檢查，一旦發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)糾正，特別是對(duì)擅自刻制、謀取私利及私用公章等現(xiàn)象，要嚴(yán)格追究當(dāng)事人的責(zé)任。

嚴(yán)格按照法定程序和要求刻制公章

不論是新辦企業(yè)還是因公章毀損、遺失而進(jìn)行補(bǔ)刻公章，都必須嚴(yán)格履行法定程序。

1.新刻公章

新成立公司的企業(yè)法人應(yīng)在取得社會(huì)信用證后刻制公章。即持《社會(huì)信用證》副本原件和復(fù)印件、法人代表和經(jīng)辦人身份證及復(fù)印件一份、法人代表授權(quán)刻章委托書等到公安機(jī)關(guān)申請(qǐng)刻章，然后，持公安機(jī)關(guān)出具并簽章的《刻制印章申請(qǐng)表》，到公安機(jī)關(guān)指定的刻字社辦理刻制手續(xù)，嚴(yán)禁私自刻制印章。

2.重新刻制或補(bǔ)刻公章

因企業(yè)變更名稱或印章?lián)p壞等原因，需要重新刻制公章和其他業(yè)務(wù)專用章的情況，應(yīng)憑社會(huì)信用證和企業(yè)公函到公安機(jī)關(guān)辦理準(zhǔn)刻手續(xù)，將企業(yè)的舊印章送公安機(jī)關(guān)指定的刻字社銷毀后，方可啟用新的印章。因企業(yè)丟失需要重新刻制公章或業(yè)務(wù)專用章的，首先應(yīng)在公開發(fā)行的報(bào)刊上刊登印章丟失作廢公告，公告刊載后，專管員持公告及社會(huì)信用證，到原批準(zhǔn)刻制的公安機(jī)關(guān)辦理印章丟失備案登記和補(bǔ)刻印章的手續(xù)。這種情況應(yīng)特別注意以下三點(diǎn)。

一是重新刻制的印章在式樣等方面應(yīng)當(dāng)與丟失的印章有所區(qū)別。二是鑒于企業(yè)地址的變動(dòng)、更名或其他原因停止使用或破損的印章和印鑒無法使用時(shí)，應(yīng)由專管員報(bào)單位領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，對(duì)其按照規(guī)定進(jìn)行封存或銷毀，經(jīng)授權(quán)后再辦理新章刻制的相關(guān)事宜，重新刻制的公章應(yīng)當(dāng)在工商行政管理機(jī)關(guān)和公安機(jī)關(guān)重新備案。三是如果企業(yè)注銷或依法被吊銷營(yíng)業(yè)執(zhí)照，其公章、財(cái)務(wù)專用章、合同專用章等應(yīng)交與企業(yè)清算組或負(fù)責(zé)清算的上級(jí)主管部門負(fù)責(zé)保管。

按照《印章管理辦法》啟用、使用與保管印章

印章的啟用和使用是印章管理的重中之重，應(yīng)特別注意以下幾個(gè)關(guān)鍵環(huán)節(jié)。

1.關(guān)于新印章的啟用

啟用新印章（包括更換新印章）需經(jīng)企業(yè)發(fā)文報(bào)登和完成相關(guān)備案才能啟用。啟用前應(yīng)發(fā)布《關(guān)于新印章啟用的通知》，告知啟用日期及注意事項(xiàng);新印章啟用后原印章同時(shí)作廢，其中屬于上級(jí)單位刻制的印章應(yīng)該交回上級(jí)單位封存或銷毀;屬于自行刻制的，應(yīng)移交檔案部門封存或銷毀。

2.關(guān)于印章的使用

首先，印章使用前應(yīng)建立《用印登記簿》，用印章時(shí)需履行登記手續(xù)，以便備查。即相關(guān)人員使用印章時(shí)，應(yīng)填寫用印申請(qǐng)，注明理由、申請(qǐng)人、用印時(shí)間等內(nèi)容。用印申請(qǐng)及需要使用印章的文件一并交由專管員蓋章。專管員用印前應(yīng)認(rèn)真核對(duì)用印材料，查明用印的內(nèi)容和目的，確認(rèn)符合用印要求后方可蓋章;若不符合規(guī)定則應(yīng)拒絕蓋章。專管員不可隨意委托他人代取、代用印章，如因特殊原因需由其他人員代用印章的，必須指定專人在場(chǎng)監(jiān)督。

其次，印章的使用應(yīng)在企業(yè)內(nèi)部進(jìn)行，任何人未經(jīng)批準(zhǔn)不得攜帶印章或印模外出用印。因特殊原因確需外出用印的，需經(jīng)單位負(fù)責(zé)人同意，用印后即刻收回印章。

再次，任何人不得在空白票據(jù)上用印，確因工作需要加蓋印章的，必須在空白憑證上注明“僅供（某具體事項(xiàng)）使用”等限制性字樣，并經(jīng)單位負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后在備查簿中詳細(xì)登記，但當(dāng)事人必須在事后交回該憑證的原件或復(fù)印件，其中未用的票據(jù)要全部收回。另外，對(duì)于經(jīng)授權(quán)人審批的印章使用申請(qǐng)應(yīng)由專管員保管，月底匯總后交檔案管理部門存檔。

需要特別強(qiáng)調(diào)的是，印章專管員應(yīng)認(rèn)真履行職責(zé)，秉公辦事，如若發(fā)生因保管不善造成印章丟失，或者因把關(guān)不嚴(yán)用印后造成嚴(yán)重錯(cuò)誤和損失等不良后果，以及私自留存印章、使用應(yīng)予以銷毀或上交的印章、非法使用印章等違法違規(guī)行為，企業(yè)應(yīng)將視情節(jié)輕重給予相應(yīng)處分，觸犯刑律的移交司法機(jī)關(guān)依法處理。

3.關(guān)于印章的保管

第一，企業(yè)內(nèi)部控制制度要求所有印章不得只由一人保管，其中財(cái)務(wù)印章需由會(huì)計(jì)機(jī)構(gòu)指定專人保管，且嚴(yán)禁一人保管支付款項(xiàng)所需的全部印章。

第二，未經(jīng)授權(quán)的人員一律不得接觸、使用印章，更不能將印章轉(zhuǎn)借他人，其中出納不得管理印章。如果印章不慎丟失、被盜或毀損，除及時(shí)上報(bào)財(cái)務(wù)部門外，按照規(guī)定相繼履行向轄區(qū)派出所報(bào)案、在市級(jí)以上主流媒體登報(bào)聲明公章作廢、申請(qǐng)重新刻章等法定程序。另外會(huì)計(jì)人員調(diào)動(dòng)時(shí)，必須將所保管的印章及相關(guān)文件辦理交接手續(xù)，否則不允許調(diào)動(dòng)。同時(shí)，應(yīng)加強(qiáng)對(duì)印章的保養(yǎng)，定期清理印泥及污物，確保用印清晰。

結(jié)束語

綜上，印章對(duì)企業(yè)發(fā)展至關(guān)重要，由于各種印章的作用不同，用印時(shí)應(yīng)分別在不同情況下使用印章。印章的妥善保管和正確使用是企業(yè)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)的重要保障，因此，企業(yè)應(yīng)采取切實(shí)可行的措施加強(qiáng)對(duì)印章的管理。

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