剖析人事檔案管理工作中的問題和改進(jìn)策略

楊 輝

（洮南市機(jī)關(guān)事務(wù)服務(wù)中心 吉林省白城市 137100）

人事檔案管理工作具有很強(qiáng)的專業(yè)性以及機(jī)密性，所以必須要注重檔案管理，迅速處理管理過程中碰到的問題。檔案是寶貴的資源，將所有的人的信息都承載，檔案管理也包括充分利用檔案資源。當(dāng)前，隨著社會的不斷發(fā)展，科技的日益進(jìn)步，人事檔案管理方法不能一成不變，必須要積極創(chuàng)新，這樣才可以明顯提高管理工作效率。

當(dāng)前人事檔案管理工作存在的主要問題

檔案管理總體工作水平不高，不利于人力資源科學(xué)配置。企業(yè)的檔案管理人員多數(shù)都未接受過專業(yè)的培訓(xùn)教育，幾乎不了解檔案管理的工作程序以及基本知識等等。有些企業(yè)沒有建立獨(dú)立的檔案管理室，更加沒有安排專門的檔案管理人員，有些企業(yè)缺乏豐富的人事檔案材料，內(nèi)容不全面，過于空泛，尤其是一些私企人事檔案管理長期處在混亂的狀態(tài)，認(rèn)為工作記錄就是人事檔案[1]。并且企業(yè)人事檔案管理利用依舊不集中，相對分散，常見的管理有職工檔案人力資源管理以及干部檔案組織部管理等等，以減少檔案管理工作水平。

檔案管理不能與電子信息技術(shù)全部對接，無法適應(yīng)現(xiàn)代企業(yè)發(fā)展形勢。現(xiàn)如今，多數(shù)企業(yè)在人事檔案管理還是普遍應(yīng)用傳統(tǒng)的檔案管理方法和管理模式，檔案管理室尚未配置最新的存儲設(shè)備，尚未構(gòu)建檔案電子信息臺賬，也尚未優(yōu)化電子檢索功能，更加沒有安排專門負(fù)責(zé)檔案管理工作的人員，造成檔案管理工作不先進(jìn)且無序。

檔案管理評估體系有待健全，管理效率和專業(yè)技能較低。對于階段性以及過程性總結(jié)檔案管理工作來說，其重點(diǎn)在于檔案管理評估工作，許多企業(yè)在制定檔案管理評估體系時都沒有充分考慮檔案管理工作流程以及工作特征，造成不利全面掌握和科學(xué)分析檔案管理工作實際狀況，很難合理制定出具有可行性的工作完善方案，在很大程度上勢必阻礙企業(yè)檔案管理工作進(jìn)一步發(fā)展。

企業(yè)人事檔案管理的有效改進(jìn)措施

提高人事檔案管理意識，加強(qiáng)管理人員的專業(yè)技能。要想高效強(qiáng)化人事檔案管理工作，必須要不斷提高人事檔案管理意識。首先，應(yīng)該從思想層面上對人事檔案管理工作引起足夠的重視，準(zhǔn)確意識到人事檔案管理工作專業(yè)性很強(qiáng)，內(nèi)容相當(dāng)復(fù)雜，只有從思想上真正重視，才可以促進(jìn)具體實施的改善。其次，就人事檔案管理工作來講，其要求管理人員必須要具備較強(qiáng)的專業(yè)技能，所以加強(qiáng)管理人員的專業(yè)技能是不可忽視的。對于檔案管理人員，需要積極開展有關(guān)的業(yè)務(wù)培訓(xùn)和法律培訓(xùn)，不斷學(xué)習(xí)豐富的檔案管理知識，對人事檔案管理工作做出正確的指導(dǎo)，進(jìn)而迅速適應(yīng)現(xiàn)代化社會對人事檔案管理提出的最新要求。

完善與規(guī)范原材料搜集，落實基礎(chǔ)工作。在人事檔案管理工作中首要步驟和基礎(chǔ)環(huán)節(jié)是搜集人事資源原始資料，必須要確保人事檔案管理的完整性和真實性，需要重視原始數(shù)據(jù)收集工作。首先，需要優(yōu)化人事檔案材料，如果發(fā)現(xiàn)檔案與規(guī)范要求不相符或者遺漏信息的情況，必須要在規(guī)定的時間內(nèi)進(jìn)行補(bǔ)充，及時搜集缺少的材料。其次，需要加大人事檔案管理重要性的宣傳力度，正確引導(dǎo)每個部門工作人員主動配合做好檔案管理工作，不斷優(yōu)化原始資料搜集工作，建立寬松的人事檔案管理環(huán)境，使信息收集途徑從單一變成多樣化，對信息真實性進(jìn)行科學(xué)把控，以構(gòu)建完善的原始資料搜集體系，為保證將來人事檔案管理工作順利實施提供有力的保障。

建立系統(tǒng)全面的檔案數(shù)據(jù)庫，朝著動態(tài)管理人事檔案信息方向發(fā)展。近年來，在網(wǎng)絡(luò)以及計算機(jī)信息技術(shù)迅速發(fā)展的背景下，當(dāng)前的人事檔案管理工作也必須要及時跟上時代的發(fā)展變化，努力適應(yīng)于現(xiàn)代化信息化管理要求，建立系統(tǒng)全面的人事檔案信息數(shù)據(jù)庫，借助先進(jìn)的網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)，真正實現(xiàn)人事檔案管理的合理化與信息化，減少工作時間，顯著提升認(rèn)識人事檔案管理水平[2]。因此，需要不斷創(chuàng)新和變革當(dāng)前的人事檔案管理工作方法以及工作模式，注重必要的資金投入，盡可能多研發(fā)運(yùn)用新的手段，通過完善的數(shù)據(jù)庫功能對人事檔案進(jìn)行分析且記錄，而且加強(qiáng)分析資源信息的能力，大幅度提升人事檔案管理效率與服務(wù)水平。

優(yōu)化人事檔案管理制度建設(shè)，全面發(fā)揮功能。人事制度變革直接關(guān)乎到人事檔案管理工作的開展。事實上，人事檔案管理屬于內(nèi)部管理事務(wù)，必須要合理制定相應(yīng)的工作制度以及工作職責(zé)，進(jìn)而科學(xué)指導(dǎo)人事檔案管理工作正常開展，首先，需要全面掌握和重視單位自身的總體建設(shè)情況以及人事檔案管理工作特征。比如：就黨校來講，其人事檔案管理工作傾向于保護(hù)人事檔案歷史痕跡信息[3]。因此。在制度制定過程中需要結(jié)合原來人事檔案管理的現(xiàn)狀，建立全面的制度，其中，制度內(nèi)容包括原始材料借閱以及搜集等等，而且在具體管理中積極實行，保證管理工作穩(wěn)定進(jìn)行，將其各項職能全面發(fā)揮出來。

總而言之，在時代不斷發(fā)展的背景下，人事檔案管理需要及時適應(yīng)現(xiàn)代管理化的有關(guān)要求，改變檔案管理觀念，不斷延伸服務(wù)職能，這樣才可以在人事檔案管理中發(fā)揮出至關(guān)重要的作用，企業(yè)對人事檔案管理的重要性有更加深刻認(rèn)識，人事檔案管理工作效率的高低直接關(guān)乎到企業(yè)今后的發(fā)展與人力資源配置。為了可以實現(xiàn)企業(yè)的蓬勃發(fā)展，必須要做好人事檔案管理工作。