宜動(dòng)宜靜定員管理

劉燦

凡企業(yè)總要確定一個(gè)合理的用工總量標(biāo)準(zhǔn)——定員。定員管理既要滿足企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)需要，也要合理控制生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)成本，那么，企業(yè)定員究竟該如何“定”與“管”呢？

企業(yè)的生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)目標(biāo)是通過將工作落實(shí)到每位員工身上來實(shí)現(xiàn)的，一般意義上講，人多好辦事，人多力量大。然而，企業(yè)用人是需要付出成本的，用工總量越大，勞動(dòng)成本也就越高，可見人員數(shù)量并非是多多益善；反之，企業(yè)也不能因?yàn)橐刂瞥杀径^度精簡(jiǎn)人員規(guī)模，否則員工不堪重負(fù)，生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)任務(wù)將無法完成。

定：靜態(tài)測(cè)定，動(dòng)態(tài)調(diào)整

企業(yè)定員的確定并非憑空想象而來，而是要依據(jù)一定的標(biāo)準(zhǔn)測(cè)定，主要有以下兩個(gè)方面：

一是按任務(wù)量來測(cè)定。根據(jù)企業(yè)、部門、崗位在某一時(shí)段的任務(wù)量來測(cè)算定員，這一時(shí)段既可以是對(duì)過去某一時(shí)段工作任務(wù)量的統(tǒng)計(jì)，也可以是對(duì)當(dāng)前工作任務(wù)量的分析，還可以是對(duì)未來某一時(shí)段工作任務(wù)量的預(yù)測(cè)，主要有兩種方法：

（1）按設(shè)備或服務(wù)量來定。主要依據(jù)員工直接操作、維護(hù)、管理的設(shè)備數(shù)量，或者直接服務(wù)的客戶數(shù)量來定，一般適用于生產(chǎn)、營(yíng)銷人員的定員測(cè)算。值得一提的是，在按設(shè)備量測(cè)算定員的時(shí)候，不光要考慮數(shù)量，還要考慮設(shè)備質(zhì)量、工作環(huán)境、服務(wù)區(qū)域的遠(yuǎn)近等因素。同樣的設(shè)備數(shù)量，在不同的設(shè)備條件、工作環(huán)境、地理位置影響下，工作任務(wù)量也不盡相同。例如，輸電線路的維護(hù)，同樣長(zhǎng)度的線路在平原、山區(qū)、丘陵、沙漠、沼澤等地段的維護(hù)任務(wù)量是有差異的；就算同是平原地段，雷電發(fā)生頻率、河流湖泊分布等氣候、地理環(huán)境因素也會(huì)影響維護(hù)任務(wù)量。因此，在按設(shè)備量測(cè)算定員時(shí)，一定要綜合考慮數(shù)量、質(zhì)量、環(huán)境等各方面因素，精細(xì)化地分類確定不同狀態(tài)、環(huán)境下的設(shè)備定員水平，切勿一概而論。

（2）按工作量來定。主要依據(jù)員工職責(zé)的多少、工作任務(wù)量的大小，以及完成工作所耗費(fèi)時(shí)間的長(zhǎng)短來測(cè)算定員標(biāo)準(zhǔn)。值得注意的是，工作量并不總是恒定的，有時(shí)會(huì)受時(shí)間、季節(jié)、訂單等外部因素的影響呈現(xiàn)波動(dòng)，究竟是按峰值、谷值還是中間值來定員，就需要根據(jù)行業(yè)、專業(yè)、工作性質(zhì)及市場(chǎng)勞動(dòng)力供求的具體狀況來確定。

二是按相應(yīng)比例來測(cè)定。針對(duì)工作強(qiáng)度難以量化或者某些輔助類、管理類的崗位，定員測(cè)算可以按照企業(yè)、部門或某一專業(yè)類別占總定員的比例來確定，既避免了工作強(qiáng)度難以量化的問題，又便于動(dòng)態(tài)調(diào)整定員，例如企業(yè)管理人員定員標(biāo)準(zhǔn)。

以上無論采用哪種方式測(cè)算定員，都是依據(jù)企業(yè)過去、現(xiàn)在或?qū)砟骋粫r(shí)間點(diǎn)的設(shè)備量、工作任務(wù)量、工作效率來計(jì)算確定的，從時(shí)間、設(shè)備量、工作量，到對(duì)員工工作效率的統(tǒng)計(jì)、估算、預(yù)測(cè)，都是靜態(tài)的，因而最終測(cè)算出來的結(jié)果也是一個(gè)靜態(tài)的標(biāo)準(zhǔn)，而且這個(gè)標(biāo)準(zhǔn)一旦確定，將會(huì)在相當(dāng)長(zhǎng)一個(gè)周期內(nèi)發(fā)揮作用。

然而，企業(yè)經(jīng)營(yíng)環(huán)境在不斷變化，設(shè)備量、工作任務(wù)量也會(huì)隨之發(fā)生變化，企業(yè)的定員標(biāo)準(zhǔn)也不可能是一個(gè)恒定不變的靜態(tài)標(biāo)準(zhǔn)，而是要根據(jù)經(jīng)營(yíng)形勢(shì)和任務(wù)的變化動(dòng)態(tài)地調(diào)整。企業(yè)每年年底或年初應(yīng)根據(jù)經(jīng)營(yíng)形勢(shì)和任務(wù)的變化，在分析人力資源現(xiàn)狀的基礎(chǔ)上，預(yù)測(cè)下一年度人力資源需求狀況，動(dòng)態(tài)調(diào)整定員標(biāo)準(zhǔn)，并將其作為年度人力資源規(guī)劃的一個(gè)重要內(nèi)容。新定員標(biāo)準(zhǔn)確定的依據(jù)不僅要考慮工作任務(wù)量的變化，而且還要考慮到員工工作效率的變化。

因而，企業(yè)定員標(biāo)準(zhǔn)的確定是一個(gè)“靜態(tài)測(cè)定，動(dòng)態(tài)調(diào)整”的過程。但不論是靜態(tài)測(cè)定，還是動(dòng)態(tài)調(diào)整，企業(yè)都要認(rèn)識(shí)到完善的基礎(chǔ)信息是科學(xué)合理確定定員水平的重要依據(jù)，因而應(yīng)高度重視基礎(chǔ)信息的積累，從全面性、完整性、準(zhǔn)確性三個(gè)方面確保信息質(zhì)量，從而為定員測(cè)算提供支撐。

管：動(dòng)態(tài)配置，靜態(tài)約束

定員標(biāo)準(zhǔn)的確定只是為企業(yè)加強(qiáng)人工成本控制提供了一個(gè)硬約束，如何在這個(gè)硬約束的前提下有效完成企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)任務(wù)，則還需要加強(qiáng)定員的管理。在企業(yè)經(jīng)營(yíng)管理實(shí)踐中，經(jīng)營(yíng)形勢(shì)與任務(wù)的變化既有意料之中的，又有突如其來的。當(dāng)企業(yè)經(jīng)營(yíng)形勢(shì)與任務(wù)發(fā)生變化，原有的勞動(dòng)定員標(biāo)準(zhǔn)不能滿足現(xiàn)實(shí)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)管理的需要時(shí)，定員管理要如何進(jìn)行動(dòng)態(tài)調(diào)整，使其既控制定員增幅、又適應(yīng)現(xiàn)實(shí)變化要求呢？

通常，企業(yè)有三個(gè)選擇，一是控制定員總量不變，合理配置調(diào)劑企業(yè)內(nèi)部人力資源；二是控制工資總額不變，在工資總額控制范圍內(nèi)尋求人員工資水平與人員數(shù)量的平衡點(diǎn)；三是將業(yè)務(wù)外包給其他企業(yè)。然而，在工資總額范圍內(nèi)適當(dāng)提高定員水平固然可以有效控制成本，但是新進(jìn)人員不僅給企業(yè)帶來了從招聘、錄用、培訓(xùn)到正式上崗期間的費(fèi)用成本和時(shí)間成本，還造成了企業(yè)員工平均工資水平的下降，容易引起企業(yè)人才，尤其是核心員工的流失，給企業(yè)帶來更多的損失；而業(yè)務(wù)外包一般也只限于低端、低附加值的業(yè)務(wù)，外包范圍有限。因而，如何在企業(yè)內(nèi)部合理配置人力資源成為定員管理的首選。具體而言可以從以下四個(gè)方面努力：

一是節(jié)省員工的勞力。當(dāng)工作任務(wù)量增加時(shí)，企業(yè)可對(duì)作業(yè)管理流程進(jìn)行重新梳理，從流程重塑、業(yè)務(wù)集中、技術(shù)創(chuàng)新三個(gè)方面尋求減輕工作任務(wù)量的突破口，節(jié)省員工勞力，降低增加用工數(shù)量的必要性。

（1）精簡(jiǎn)管理業(yè)務(wù)流程。在經(jīng)營(yíng)管理中，按流程辦事是必要的，但流程手續(xù)過于繁瑣就會(huì)導(dǎo)致員工事務(wù)繁多，管理效率低下。所以，要對(duì)業(yè)務(wù)流程進(jìn)行重新審視，合理判斷業(yè)務(wù)流程中的增值流與非增值流，剔除非增值流，適當(dāng)精簡(jiǎn)業(yè)務(wù)流程，將員工從低效的工作狀態(tài)中解放出來。

（2）集約化管理。將原本分散于各個(gè)部門、單位的一項(xiàng)或幾項(xiàng)相近的職能集中到某一特定部門或崗位進(jìn)行管理，通過專業(yè)化的管理提高熟練程度和管理水平，同時(shí)釋放其他部門原從事該工作員工的壓力，使之可以轉(zhuǎn)崗承擔(dān)其它工作。

（3）應(yīng)用開發(fā)新的技術(shù)手段。通過技術(shù)改造、升級(jí)、創(chuàng)新，提高單位員工工作效率，大幅度減輕員工完成某項(xiàng)工作任務(wù)的工作量，使員工擁有更多的時(shí)間與精力來承擔(dān)其他工作。

二是激發(fā)員工的活力。通過績(jī)效考核及與其配套的激勵(lì)機(jī)制，在企業(yè)內(nèi)部形成能上能下、能進(jìn)能出的良性競(jìng)爭(zhēng)氛圍，提升企業(yè)整體績(jī)效，從而減少企業(yè)用工總量。激發(fā)員工活力，激勵(lì)機(jī)制是關(guān)鍵。有效激勵(lì)的手段主要源自兩個(gè)方面：一方面是物質(zhì)激勵(lì)，要讓業(yè)績(jī)優(yōu)秀的員工獲得匹配的回報(bào)。薪酬水平不僅關(guān)系著員工的物質(zhì)生活，更是員工本人價(jià)值的體現(xiàn)。在支付方式上，要根據(jù)員工的崗位性質(zhì)、工作內(nèi)容、工作表現(xiàn)等選擇短、中、長(zhǎng)期激勵(lì)方式。另一方面是職業(yè)發(fā)展，要讓業(yè)績(jī)優(yōu)秀的員工擁有更多的機(jī)會(huì)獲得向上發(fā)展的職業(yè)通道。

三是提升員工的能力。提升員工能力，培訓(xùn)開發(fā)是關(guān)鍵。主要體現(xiàn)在兩個(gè)方面，一方面從深度上提高員工技能的熟練程度、專業(yè)化水平，使員工在單位時(shí)間內(nèi)更多更好地完成工作任務(wù)，從而降低用工總量水平；另一方面從廣度上拓展員工知識(shí)技能覆蓋面，如通過轉(zhuǎn)崗培訓(xùn)等方式，使員工具備原本不具備的專業(yè)知識(shí)或相關(guān)技能，從而為企業(yè)內(nèi)部合理調(diào)劑余缺爭(zhēng)取更大的空間，降低新增用工的必要性。

四是調(diào)劑員工的余力。從企業(yè)發(fā)展的角度來講，員工工作時(shí)間與能力的閑置是一種巨大的資源浪費(fèi)，因而有必要對(duì)員工工作飽滿度進(jìn)行細(xì)致分析研究，從有效工作時(shí)間、技能素質(zhì)、績(jī)效水平等方面查看員工是否還存在未有效利用的余力。一般意義上講，有三類員工存在著未有效利用的余力：

（1）工作強(qiáng)度呈現(xiàn)周期性變化的員工。高強(qiáng)度工作主要集中在某一階段或者某幾個(gè)階段，其余階段工作強(qiáng)度不高。對(duì)于這類員工，可有計(jì)劃地組織開展培訓(xùn)或者其它輔助性、臨時(shí)性、籌備性工作，通過有效利用空閑時(shí)間，減少企業(yè)因臨時(shí)性、周期性工作任務(wù)增加而帶來的提升用工總量的需求。

（2）工作內(nèi)容不飽滿的員工。對(duì)這類員工，可適當(dāng)增加相應(yīng)工作量，或者通過轉(zhuǎn)崗培訓(xùn)，調(diào)整到其他缺員部門或空缺崗位，從而控制企業(yè)用工總量。

（3）業(yè)務(wù)素質(zhì)高的核心員工。此類員工是企業(yè)發(fā)展的中堅(jiān)與骨干力量，由于受到崗位職責(zé)限制，現(xiàn)有崗位要求不能完全展現(xiàn)其業(yè)務(wù)素質(zhì)水平，猶如“大馬拉小車”。對(duì)于這類員工，企業(yè)要本著“塑造人才，留住人才，依賴人才”的原則，有計(jì)劃地賦予其更多的任務(wù)，提供更多的展示平臺(tái)，使之承擔(dān)更大的責(zé)任，從而減少企業(yè)用工總量。

雖然動(dòng)態(tài)配置人力資源可以減少企業(yè)用工總量水平，但這并不意味著動(dòng)態(tài)配置可以不受約束。從人力資源管理的專業(yè)角度來講，企業(yè)用工應(yīng)堅(jiān)持“規(guī)范、合理、高效”的原則，因而企業(yè)定員管理還要受一些靜態(tài)條件的約束。

一是遵循規(guī)范。企業(yè)的經(jīng)營(yíng)管理活動(dòng)必須以制度規(guī)范為準(zhǔn)繩，定員管理也不例外。在用人管理過程中，對(duì)工作崗位、工作職責(zé)、工作內(nèi)容、任職資格、績(jī)效指標(biāo)以及薪酬待遇等都應(yīng)有明確的規(guī)定，人員的調(diào)動(dòng)也應(yīng)遵循相關(guān)的規(guī)程辦理相關(guān)的手續(xù)，動(dòng)態(tài)配置只能是在制度原則范圍內(nèi)彈性執(zhí)行。例如，特種作業(yè)車輛的駕駛員，就必須要求取得相應(yīng)駕駛資格，而不能隨意選用。

二是配置合理。動(dòng)態(tài)配置人力資源不僅制度上要合法，而且內(nèi)容上也要合理；不僅要從經(jīng)濟(jì)角度考慮，也要從內(nèi)部團(tuán)結(jié)、隊(duì)伍穩(wěn)定等角度考慮。企業(yè)用工實(shí)質(zhì)上是企業(yè)與員工在友好協(xié)商、自愿平等基礎(chǔ)上簽訂的一種契約，企業(yè)不僅要從企業(yè)經(jīng)濟(jì)效益出發(fā)，也要尊重員工意愿，顧及員工感受。因而，在動(dòng)態(tài)配置人力資源過程中，應(yīng)堅(jiān)持“雙向選擇”的前提，合理調(diào)配。

三是倡導(dǎo)高效。動(dòng)態(tài)配置人力資源的目的在于控制成本，提高效益，然而動(dòng)態(tài)配置過程中，人員的調(diào)動(dòng)、培訓(xùn)、上崗也是需要支付成本的。如果人員調(diào)整不當(dāng)引起“水土不服”，反而會(huì)給企業(yè)造成更大的成本浪費(fèi)。因而，在動(dòng)態(tài)配置前，要對(duì)調(diào)整人員的學(xué)歷教育、專業(yè)技能、年齡結(jié)構(gòu)、性別比例等因素進(jìn)行分析研究，將其調(diào)整到與其“專業(yè)相似度高、培訓(xùn)難度小，上手速度快”的崗位。