信息化檔案在電網(wǎng)運(yùn)行管理中的應(yīng)用

張紅燕

摘要：電力運(yùn)行檢修檔案管理是電網(wǎng)運(yùn)行管理中的重要一環(huán)，具有重要的歷史憑證價值和信息利用參考價值，是企業(yè)可持續(xù)發(fā)展戰(zhàn)略的有效抓手，促進(jìn)了企業(yè)精細(xì)化管理，提高核心競爭力。而積極推進(jìn)信息化建設(shè)，將先進(jìn)的信息化手段與檔案管理相融合，能夠極大釋放檔案信息價值，提高檔案管理水平，更好地為電網(wǎng)運(yùn)行服務(wù)。

關(guān)鍵詞：信息化檔案;電網(wǎng)運(yùn)行;應(yīng)用

引言

現(xiàn)如今，檔案信息化管理為各行各業(yè)提供了快捷的服務(wù)。在大數(shù)據(jù)視角下，檔案信息化管理推翻了傳統(tǒng)管理模式的局限性，管理系統(tǒng)越來越完整，滿足了當(dāng)前檔案管理的需求。但在這一發(fā)展過程中，也存在很多問題有待解決，就此我們展開討論，以實現(xiàn)檔案信息化管理更加高效與精確。

1、電力檔案管理中存在的問題

1.1、檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化程度低

隨著電力工程項目的增多、部門分工的細(xì)化、大量新技術(shù)的應(yīng)用，檔案管理難度也在不斷加大，然而檔案管理仍沿用傳統(tǒng)模式，規(guī)章制度滯后于電力企業(yè)的業(yè)務(wù)發(fā)展，檔案服務(wù)難以適應(yīng)業(yè)務(wù)需要，尤其是疏于標(biāo)準(zhǔn)化管理，保管隨意，調(diào)用困難，監(jiān)督不嚴(yán)。而且檔案管理理論研究與電力實務(wù)脫節(jié)，使得電力企業(yè)檔案管理效率低下，跟不上電力工程業(yè)務(wù)發(fā)展速度。

1.2、檔案管理網(wǎng)絡(luò)未落實到位

隨著電力事業(yè)的發(fā)展，電網(wǎng)企業(yè)對檔案管理也提出了新的更高的要求，制定了相關(guān)的管理制度，例如《電網(wǎng)公司檔案工作評估辦法》《電網(wǎng)公司檔案管理辦法》《電網(wǎng)公司檔案管理工作規(guī)定》等。檔案管理的地位也有所提高，建立了以企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)為主管、檔案管理部門負(fù)責(zé)人分管、檔案員具體負(fù)責(zé)、兼職檔案員協(xié)助管理的四級檔案管理網(wǎng)絡(luò)，然而這些并未落實到位。與主營業(yè)務(wù)相比，檔案設(shè)施建設(shè)的投入依然較少，難以充分滿足檔案管理需要;并且企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)對檔案管理工作的重視程度不夠，兼職檔案員積極性不高、工作效率低等，反映出企業(yè)的檔案管理意識不強(qiáng)，思想上不夠重視[1]。

2、借助信息化技術(shù)提升檔案管理水平

2.1、強(qiáng)化檔案信息化建設(shè)

建立以檔案部門為主導(dǎo)、各部門特別是生產(chǎn)管理部門密切配合的集中統(tǒng)一管理的檔案資源管理架構(gòu)。公司積極開展設(shè)備檢修管理系統(tǒng)平臺和檔案工作系統(tǒng)融合管理的實踐工作，創(chuàng)新設(shè)備檔案的管理方式，運(yùn)用先進(jìn)科技技術(shù)對超特高壓電網(wǎng)的重要設(shè)備檔案進(jìn)行全過程管控，設(shè)備檢修管理人員負(fù)責(zé)現(xiàn)場收集更新的設(shè)備檢修記錄、圖紙、設(shè)備出廠資料、檢測試驗報告、技術(shù)臺賬、巡視報告、隱患和缺陷等設(shè)備信息，確保設(shè)備資料齊全完整。公司檔案管理人員對設(shè)備檢修檔案進(jìn)行數(shù)據(jù)采集、元數(shù)據(jù)錄入及儲存。借助先進(jìn)的科技手段，實現(xiàn)設(shè)備檢修檔案的分類儲存、快速檢索和調(diào)取。實現(xiàn)設(shè)備檢修檔案從基建到運(yùn)維檢修全過程管理的要求。

2.2、優(yōu)化語義的轉(zhuǎn)化與排序

語義轉(zhuǎn)換功能是信息技術(shù)發(fā)展背景下生成的先進(jìn)的數(shù)據(jù)處理方式，優(yōu)化語義轉(zhuǎn)換功能是保證檔案能夠被有效利用的前提，它的主要功能具體體現(xiàn)在如下幾個方面： 一是拓展檢索。在查閱檔案時，輸入查找的詞匯后，引入歧義消除技術(shù)可以判斷其含義，延伸到相關(guān)聯(lián)的詞匯; 二是完善檢索。能夠正確篩選出檢索信息，避免查到的信息偏離主旨，從而保證工作效率;三是總結(jié)評價。通過對所查詢到的結(jié)果進(jìn)行分析，總結(jié)其與輸入詞匯的關(guān)聯(lián)度，考核所查詢結(jié)果是否可靠準(zhǔn)確，實現(xiàn)系統(tǒng)實時更新。由于檔案信息量龐大，實時優(yōu)化語義轉(zhuǎn)換功能，能夠?qū)z索質(zhì)量做出保障，也能夠提高工作效率，這樣一來，只要輸入簡單的詞匯就能查找到想要的信息，使服務(wù)更人性化。優(yōu)化排序過程也同樣是實現(xiàn)檔案智能化管理的重要條件，在引入語義功能的基礎(chǔ)上，不僅能從系統(tǒng)中找到檢索內(nèi)容，也同樣能搜索到與它意義相近或相關(guān)聯(lián)的詞匯，系統(tǒng)的優(yōu)化使檢索信息更加全面[2]。

2.3、全面構(gòu)建檔案數(shù)字化管理標(biāo)準(zhǔn)，保障檔案歸檔高效性

對于電力設(shè)計檔案而言，檔案形式的差異決定了標(biāo)準(zhǔn)的不同。針對數(shù)字化檔案，在管理過程中，要以國家以及國際標(biāo)準(zhǔn)為依托，結(jié)合行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，保障數(shù)字化檔案科學(xué)管理的實現(xiàn)。具體講，主要包含數(shù)字檔案的編碼標(biāo)準(zhǔn)、數(shù)字檔案文件管理標(biāo)準(zhǔn)、歸檔完成的電子文件的整理原則、格式轉(zhuǎn)換機(jī)制以及電子文件歸檔技術(shù)要求與規(guī)范等。從本質(zhì)上講，數(shù)字檔案管理標(biāo)準(zhǔn)使得檔案數(shù)字化工作獲得了根本依據(jù)[3]。

2.4、立足全程控制，強(qiáng)化早期介入

傳統(tǒng)檔案管理把工作重點放在檔案資料形成以后，由于沒有早期介入，僅靠末端管理，難以保證檔案的完整性和系統(tǒng)性，這樣檔案的利用價值必定降低。針對傳統(tǒng)管理模式的不足，應(yīng)建立全過程檔案管理機(jī)制，即在檔案資料形成前就介入管理，向業(yè)務(wù)部門或職能部門提出檔案的具體要求，并在整個過程中加以監(jiān)督和指導(dǎo)。通過落實檔案責(zé)任制，讓電力企業(yè)中與檔案相關(guān)的每一個人及每個部門都清楚自己承擔(dān)的責(zé)任，從而確保檔案的完整和系統(tǒng)。為了提升電力企業(yè)員工、部門對檔案管理的參與性，應(yīng)將檔案管理流程與企業(yè)業(yè)務(wù)流程相融合、銜接，以增強(qiáng)檔案工作的交互性。

2.5、完善安全體系保障建設(shè)的長效機(jī)制

安全保障始終是電網(wǎng)檢修管理工作的重中之重，防治結(jié)合，重點在于做好防范部署，做到防患于未然。1.提高檔案人員安全防范意識，加強(qiáng)宣傳培訓(xùn)，做好檔案的保密宣傳，同時加強(qiáng)現(xiàn)場檔案安全管理，做到檔案安全責(zé)任落實，現(xiàn)場檢修資料的及時收集完整、安全存放，防止資料遺失、破壞，信息管理系統(tǒng)賬號及時更新保護(hù)，防止信息外泄。2.貫徹落實公司關(guān)于信息安全防護(hù)管理條例，建立從上到下的信息安全管控體系。細(xì)化信息等級保密區(qū)分，明確內(nèi)外網(wǎng)使用范圍，涉密信息不得通過外網(wǎng)網(wǎng)絡(luò)及移動硬盤等傳送儲存，定期做好數(shù)據(jù)備份，保障信息安全[4]。

2.6、基于大數(shù)據(jù)與云服務(wù)，全面提升檔案信息服務(wù)水平

面對電力行業(yè)的不斷發(fā)展，電力設(shè)計檔案資源規(guī)模與數(shù)量不斷擴(kuò)大，內(nèi)容豐富，實用性更加突出，因此，可以發(fā)揮大數(shù)據(jù)以及云服務(wù)等先進(jìn)技術(shù)的優(yōu)勢，強(qiáng)化檔案信息服務(wù)水平的提升。一方面，要重視對電力設(shè)計檔案資源進(jìn)行整合，加強(qiáng)組織與協(xié)同，依托關(guān)聯(lián)性技術(shù)，實現(xiàn)數(shù)字檔案的全方位融合，以用戶需求為基礎(chǔ)，發(fā)揮數(shù)據(jù)挖掘技術(shù)的作用，擴(kuò)大檔案資源組織與開發(fā)，加快構(gòu)建更具專題性的檔案資源庫。另一方面，對檔案信息服務(wù)模式進(jìn)行優(yōu)化，可以以大數(shù)據(jù)為依托，構(gòu)建云服務(wù)平臺，突破檔案資源利用在時間以及空間上的束縛，發(fā)揮可視化平臺的作用，強(qiáng)化將設(shè)計項目全過程的集中展示，為用戶提供更加全方位的檔案信息[5]。

2.7、運(yùn)用云存儲和云服務(wù)提高檔案利用率

隨著大數(shù)據(jù)技術(shù)和云計算技術(shù)的廣泛應(yīng)用，檔案管理工作也要實現(xiàn)質(zhì)的飛躍，提高其管理效率，要積極引入云存儲的技術(shù)，做好海量檔案資料的網(wǎng)絡(luò)空間存儲，例如建立云端存儲庫或數(shù)據(jù)庫，定制云存儲服務(wù)器，實現(xiàn)資料的上傳和保密，提高檔案處理能力。其次，采用云服務(wù)技術(shù)，提高檔案資料的利用效率，提高檔案管理水平。

結(jié)束語

檔案管理人員在今后的工作和學(xué)習(xí)中，要更加努力，發(fā)揮自己的特長，努力提高檔案專業(yè)理論水平和工作技能，不斷提高政治理論水平和現(xiàn)代企業(yè)管理技能，認(rèn)真學(xué)習(xí)外語、計算機(jī)知識。為企業(yè)建設(shè)、為祖國的電力事業(yè)作出更大的貢獻(xiàn)。

參考文獻(xiàn)：

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[3]周珺.新時期電力企業(yè)下如何做好檔案管理的保密工作[J].營銷界，2019（48）：241+243.

[4]王朋，楊本云，隋東陽.電網(wǎng)示范工程建設(shè)路線圖[J].項目管理評論，2019（06）：72-75.

[5]廖秀梅.電力企業(yè)檔案數(shù)字化質(zhì)量與安全保障研究[J].企業(yè)改革與管理，2019（22）：18+21.