信息化背景下加強(qiáng)高校學(xué)生檔案管理的對策

摘 要：在信息化背景之下，人們生活發(fā)生了翻天覆地的變化，對于高校學(xué)生們的檔案管理工作也融合了信息技術(shù)，能夠有助于高校學(xué)生檔案管理的規(guī)范性。在目前的高校學(xué)生檔案管理過程中，存在不少的問題，比如：檔案管理信息嚴(yán)重不足、檔案管理信息化不太規(guī)范、相關(guān)檔案管理的工作人員信息化技術(shù)水平有待提高等等。因此，本文就根據(jù)信息化背景下的高校學(xué)生檔案管理做出探討，提出相關(guān)的對策，為信息化背景下的高校學(xué)生檔案管理提供可行性參考。

關(guān)鍵詞：信息化背景;高校學(xué)生;檔案管理;對策

在信息化背景之下，高校學(xué)生檔案管理工作已經(jīng)逐漸和信息技術(shù)相結(jié)合，傳統(tǒng)的高校學(xué)生檔案管理工作已經(jīng)不再適應(yīng)學(xué)生們發(fā)展需要，因此，在現(xiàn)如今高速發(fā)展的互聯(lián)網(wǎng)信息技術(shù)背景下，信息化的高校學(xué)生檔案管理工作能夠彌補(bǔ)傳統(tǒng)高校學(xué)生檔案管理工作的不足之處，創(chuàng)新高校學(xué)生檔案管理工作模式，從而將高校學(xué)生檔案管理保管得更加科學(xué)化、信息化，能夠順應(yīng)時(shí)代社會的發(fā)展，加強(qiáng)高校學(xué)生信息檔案管理建設(shè)，從而進(jìn)一步提高檔案管理意識。

一、高校學(xué)生檔案管理存在的問題

1.信息化檔案管理不規(guī)范

傳統(tǒng)的高校學(xué)生檔案管理方式比較落后，管理工作也不太規(guī)范，管理人員的專業(yè)化水平比較低，所以就將逐漸被社會發(fā)展所淘汰，也不符合社會主義現(xiàn)代化建設(shè)的要求，基于以上這些不規(guī)范的檔案管理行為，就導(dǎo)致高校學(xué)生檔案失去原有的價(jià)值和意義。比如：高校學(xué)生檔案資料殘缺，或者高校學(xué)生檔案資料涉嫌造假;高校學(xué)生檔案管理不規(guī)范從而致使部分學(xué)生的檔案資料丟失，以及在高校學(xué)生檔案資料中，老師的主觀評價(jià)比較多，導(dǎo)致客觀評價(jià)部分比較少等等;基于以上這些不規(guī)范的行為管理內(nèi)容，導(dǎo)致高校學(xué)生檔案失去最真實(shí)的色彩。除此之外，還有一個(gè)比較關(guān)鍵的問題是高校學(xué)生檔案管理不能適應(yīng)現(xiàn)如今的信息化管理需求，大部分還是采取的紙質(zhì)檔案，信息化水平普及率比較低[1]。

2.高校學(xué)生檔案管理意識淡薄

近些年來，隨著高校招生人數(shù)越來越多，高校學(xué)生人數(shù)也越來越多，高校學(xué)生檔案也隨之增多。但是在實(shí)際高校學(xué)生檔案管理過程中，大部分高校對于學(xué)生們的檔案管理工作的認(rèn)知程度較低，很容易忽視高校學(xué)生檔案管理工作，有的學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)人員甚至認(rèn)為高校學(xué)生檔案管理工作可有可無，只是敷衍了事，為了應(yīng)付一下上級檢查。由于受到這種思想的影響，就導(dǎo)致大部分的高校學(xué)生檔案管理只是流于表面形式，沒有設(shè)立專門的高校學(xué)生檔案管理部門，同樣也就缺少檔案管理的工作人員，導(dǎo)致高校學(xué)生檔案管理工作的基礎(chǔ)不夠穩(wěn)定。由于高校領(lǐng)導(dǎo)人員對高校學(xué)生檔案管理的支持力度很小，對于高校學(xué)生檔案管理的投入的人力、物力、財(cái)力也比較少，所以高校學(xué)生檔案管理建設(shè)的改進(jìn)工作還有很大的提升空間[2]。除此之外，由于學(xué)校對于高校學(xué)生檔案管理工作的宣傳力度也比較低，致使高校學(xué)生對于檔案管理的認(rèn)知也不夠全面，不了解高校學(xué)生檔案管理對于學(xué)生們的自身發(fā)展的重要程度，導(dǎo)致部分學(xué)生們在填寫檔案資料的過程中，填寫的信息不全面、不具體，甚至有不少學(xué)生們對于高校學(xué)生檔案管理的去向都不清楚。高校學(xué)生自身對于檔案管理工作的漠不關(guān)心，在一定程度上也會抑制高校學(xué)生檔案管理的信息化發(fā)展。

二、信息化背景下加強(qiáng)高校學(xué)生檔案管理的對策

1.完善信息化管理的規(guī)范流程，建立統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)的檔案管理系統(tǒng)

要想實(shí)現(xiàn)高校學(xué)生檔案管理信息化，首先就要建立一套比較完善、規(guī)范的高校學(xué)生檔案管理系統(tǒng)，在提高高校學(xué)生檔案管理人員的專業(yè)水平的同時(shí)，還應(yīng)該強(qiáng)化高校學(xué)生檔案管理信息化的使用效率以及便捷性。在信息化的社會背景之下，完善高校學(xué)生檔案管理的規(guī)范流程，在高校學(xué)生檔案設(shè)置方面、檔案管理方面以及檔案使用方面，一定要嚴(yán)格遵循學(xué)校制定的相關(guān)管理制度，只有這樣，才能進(jìn)一步提高高校學(xué)生檔案管理的信息化程度。高校在校園網(wǎng)絡(luò)的基礎(chǔ)之上，充分發(fā)揮學(xué)校方面現(xiàn)有的計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)優(yōu)勢，開發(fā)并且完善高校學(xué)生檔案管理系統(tǒng)。在高校學(xué)生檔案管理系統(tǒng)的開發(fā)階段，要做到將高校學(xué)生們的檔案歸納、數(shù)據(jù)收集、信息安全等方面統(tǒng)一規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)，保證高校學(xué)生檔案管理系統(tǒng)具有可實(shí)際操作性能，同時(shí)又能夠建構(gòu)高校學(xué)生檔案數(shù)據(jù)信息的實(shí)時(shí)性、有效性、準(zhǔn)確性，為早日實(shí)現(xiàn)高校學(xué)生檔案管理信息化奠定堅(jiān)實(shí)的技術(shù)基礎(chǔ)[3]。另外，還可以加強(qiáng)高校學(xué)生檔案管理信息系統(tǒng)的防火墻建設(shè)，更能進(jìn)一步強(qiáng)化信息安全管理，防止高校學(xué)生檔案信息泄露出去。

2.提高高校學(xué)生檔案管理意識，改善高校學(xué)生檔案管理?xiàng)l件

高校學(xué)生檔案管理人員要重視好高校學(xué)生檔案管理工作，必須要認(rèn)清高校學(xué)生檔案管理信息化的重要性，以此來增強(qiáng)高校學(xué)生檔案管理工作的責(zé)任意識。加強(qiáng)高校學(xué)生檔案管理信息化的意識，不斷適應(yīng)信息化背景之下的高校學(xué)生檔案管理工作，從而進(jìn)一步提高高校學(xué)生檔案管理的管理水平以及服務(wù)效率。除此之外，面對高校學(xué)生檔案管理意識比較薄弱的問題，學(xué)校方面應(yīng)該從大一新生開始就做好高校學(xué)生檔案管理宣傳工作，并且將高校學(xué)生檔案管理和大學(xué)生們的日常學(xué)習(xí)融合在一起，從而提高大學(xué)生們的檔案管理意識以及信息化水平。高校要加大對于高校學(xué)生檔案管理的人力、物力以及財(cái)力的投入，建立專門的高校學(xué)生檔案管理部門，并在其部門設(shè)置一些檔案管理的工作人員，購買計(jì)算機(jī)、掃描儀等設(shè)備，強(qiáng)化高校學(xué)生檔案管理的規(guī)范性、科學(xué)性，為推進(jìn)高校學(xué)生檔案管理的信息化提供強(qiáng)有力的保障。在高校設(shè)立信息化檔案管理，盡最大的可能發(fā)揮信息化檔案館的工作職責(zé)以及工作價(jià)值，才能進(jìn)一步協(xié)助好學(xué)生們的檔案管理工作，促使高校學(xué)生檔案管理信息化、規(guī)范化、科學(xué)化。

三、信息化背景下加強(qiáng)高校學(xué)生檔案管理的重要意義

信息化背景下加強(qiáng)高校學(xué)生檔案管理，能夠幫助高校改進(jìn)傳統(tǒng)學(xué)生檔案管理工作存在的不足之處，并使得高校學(xué)生檔案管理信息化適應(yīng)現(xiàn)代社會主義發(fā)展的需求。一方面，要努力提高學(xué)生們對于高校學(xué)生檔案管理的重要認(rèn)識，便于高校學(xué)生們更好地了解到檔案管理對于日后發(fā)展的重要性。比如：在學(xué)生課堂教學(xué)過程中開展高校學(xué)生檔案管理的保護(hù)活動(dòng)，讓更多的學(xué)生參與到其中，清楚地明白對于高校學(xué)生檔案管理自己該如何使用，這樣做的目的是為了讓學(xué)生自身重視起學(xué)生時(shí)期的檔案管理建設(shè)。另外一方面，信息化背景下加強(qiáng)高校學(xué)生檔案管理，能夠提高高校學(xué)生檔案管理的便捷度，提升檔案管理的工作效率。

總的來說，針對我們國家傳統(tǒng)的高校學(xué)生檔案管理的基本情況，學(xué)校方面應(yīng)該適應(yīng)信息化時(shí)代潮流的發(fā)展，積極推行高校學(xué)生檔案管理的信息化，從而進(jìn)一步提升學(xué)校檔案管理工作人員的信息化意識，提高相關(guān)工作人員的信息化技術(shù)水平。從而進(jìn)一步完善高校學(xué)生們的檔案管理信息化流程，有助于高校學(xué)生們檔案管理工作科學(xué)化、規(guī)范化。信息化高校學(xué)生檔案管理能夠彌補(bǔ)傳統(tǒng)檔案管理中的不足之處，對于高校學(xué)生檔案管理保護(hù)工作具有重大作用。

參考文獻(xiàn)

[1] 朱少禹. 信息化背景下加強(qiáng)高校檔案管理的對策探析[J]. 辦公室業(yè)務(wù)， 2018， 000（015）：110.

[2] 李玉明， 和萍. 信息化背景下高校管理存在的問題和對策[J]. 時(shí)代經(jīng)貿(mào)， 2018， No.440（15）：46-47.

[3] 曹聰. 數(shù)字信息化背景下高校檔案管理的創(chuàng)新措施探討[J]. 環(huán)球市場， 2020， 000（001）：250.

作者簡介：段超燕1970年5月，女，漢族，山東沂水，副研究館員，山東醫(yī)學(xué)高等?？茖W(xué)校