醫(yī)院檔案管理存在的問題與對(duì)策探討

【摘? 要】本文主要分析目前醫(yī)院檔案管理中存在的問題，并以規(guī)范化、數(shù)字化實(shí)行醫(yī)院檔案管理，實(shí)現(xiàn)檔案資源的高效利用與合理配置，以期促進(jìn)我國醫(yī)療事業(yè)的良好發(fā)展，以供參考。

【關(guān)鍵詞】醫(yī)院;檔案管理;問題;對(duì)策

引言：

在醫(yī)院檔案管理中，其管理人員首先應(yīng)重視檔案管理工作，進(jìn)而確保檔案管理工作可以扎實(shí)進(jìn)行。其醫(yī)院檔案管理對(duì)于醫(yī)院各項(xiàng)工作是息息相關(guān)的，檔案管理的好壞會(huì)直接關(guān)系到患者的身體情況以及醫(yī)患關(guān)系的和諧程度，因此醫(yī)院全體職工應(yīng)高度重視醫(yī)院檔案管理。避免檔案管理混亂導(dǎo)致檔案管理水平低下的情況。檔案管理人員應(yīng)結(jié)合現(xiàn)有的檔案法與醫(yī)院標(biāo)準(zhǔn)檔案辦法不斷強(qiáng)化自身對(duì)檔案管理的認(rèn)識(shí)，加深理解檔案管理的必要性，進(jìn)而促進(jìn)醫(yī)院更好的發(fā)展。

1、醫(yī)院檔案管理的重要性闡述

在醫(yī)院檔案管理中，檔案資料信息數(shù)以萬計(jì)。在傳統(tǒng)的檔案管理中一般是以人工為主，其資料處理效率較低，并且容易發(fā)生檔案丟失的現(xiàn)象。因此，應(yīng)針對(duì)檔案管理進(jìn)行規(guī)范化與數(shù)字化并制定出完善的醫(yī)院檔案管理制度，以此在規(guī)范性的醫(yī)院檔案管理中，確保全體職工提高對(duì)醫(yī)院檔案管理的認(rèn)識(shí)，并以高標(biāo)準(zhǔn)要求自身做好各項(xiàng)工作，避免對(duì)檔案管理人員造成不必要的麻煩?；蛞虿恢匾暀n案管理工作造成檔案丟失、檔案損壞、管理松懈等基礎(chǔ)問題^[1]。與此同時(shí)，在目前信息技術(shù)快速發(fā)展下，管理人員應(yīng)利用科技檔案數(shù)字化并在信息科技的基礎(chǔ)上，對(duì)醫(yī)院現(xiàn)有的檔案資源進(jìn)行統(tǒng)一整合、管理，并利用好信息管理系統(tǒng)將檔案管理工作變得自動(dòng)化、標(biāo)準(zhǔn)化。當(dāng)前，醫(yī)院科技檔案數(shù)字化已經(jīng)成為一種趨勢(shì)。

2、目前醫(yī)院檔案管理存在的問題分析

2.1醫(yī)院檔案管理人員缺乏規(guī)范化管理意識(shí)

在醫(yī)院檔案管理人員缺乏對(duì)規(guī)范化檔案管理意識(shí)時(shí)，也忽略了檔案管理中的核心特點(diǎn)。例如，醫(yī)院對(duì)出生醫(yī)學(xué)證明檔案管理還存在很多問題，管理人員對(duì)規(guī)范化管理意識(shí)不夠也導(dǎo)致無法將紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化為數(shù)字化掃描檔案。同時(shí)，檔案管理人員普遍認(rèn)為檔案管理只是需要保存、記錄等基礎(chǔ)性工作，進(jìn)而導(dǎo)致在實(shí)現(xiàn)規(guī)范化檔案管理過程中出現(xiàn)無從下手等現(xiàn)象，嚴(yán)重影響檔案資料利用率。

2.2缺乏完整的管理體系，管理模式相對(duì)單一

現(xiàn)階段，由于缺乏完整的檔案管理體系，且管理模式相對(duì)單一這種情況導(dǎo)致管理人員面對(duì)大量的檔案時(shí)容易出現(xiàn)歸檔錯(cuò)誤的情況。同時(shí)，在進(jìn)行醫(yī)院檔案管理工作時(shí)，管理人員還基于傳統(tǒng)的管理辦法，在管理模式相對(duì)單一的情況下管理人員無法提高對(duì)數(shù)字化與網(wǎng)絡(luò)化的認(rèn)識(shí)，從而導(dǎo)致醫(yī)院規(guī)范化檔案管理制度不夠健全，缺乏完整的管理體系。在這種情況下不僅會(huì)出現(xiàn)文件損壞、文件雜亂、無法規(guī)整、檔案序號(hào)丟失、組卷不統(tǒng)一等現(xiàn)象，還導(dǎo)致醫(yī)院使用檔案資料效率降低，無法滿足醫(yī)院日常工作需求^[2]。

2.3不夠重視數(shù)字化與網(wǎng)絡(luò)化的應(yīng)用

在進(jìn)行醫(yī)院檔案管理時(shí)，管理人員應(yīng)意識(shí)到目前信息技術(shù)對(duì)檔案管理工作的幫助，進(jìn)而有效利用數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化等信息技術(shù)形成電子版醫(yī)療檔案管理體系。

但現(xiàn)階段，由于管理人員不夠重視數(shù)字化與網(wǎng)絡(luò)化的應(yīng)用，這種情況導(dǎo)致電子版檔案管理與實(shí)際要求相差甚遠(yuǎn)，其醫(yī)療檔案數(shù)字建設(shè)也發(fā)展緩慢。

2.4缺乏專業(yè)的檔案管理人員

在醫(yī)院檔案管理工作中，其檔案管理人員應(yīng)有較高的業(yè)務(wù)能力與較強(qiáng)的溝通能力，以此促進(jìn)檔案管理發(fā)揮效用。但目前由于大多數(shù)檔案管理人員缺乏對(duì)信息技術(shù)的認(rèn)識(shí)，且自身的業(yè)務(wù)能力不足以支撐醫(yī)院檔案管理的特點(diǎn)，這種情況導(dǎo)致檔案管理人員并不具備真正的檔案管理的能力。例如，醫(yī)院所涉及到的檔案管理文件較多，大多數(shù)檔案都需要進(jìn)行細(xì)節(jié)化分類，但由于專業(yè)的檔案管理人員較少，在對(duì)檔案進(jìn)行分類時(shí)也只是根據(jù)文件名稱進(jìn)行收集與裝訂而已，并沒有實(shí)質(zhì)性了解檔案內(nèi)容進(jìn)行細(xì)節(jié)化分類，且對(duì)于檔案管理還處于管理經(jīng)驗(yàn)上，缺乏實(shí)際的管理能力。與此同時(shí)，在檔案管理人員缺乏一定的管理能力與專業(yè)能力時(shí)，也無法符合新醫(yī)療制度改革發(fā)展的要求。

3、醫(yī)院檔案管理的對(duì)策分析

3.1提高檔案管理人員對(duì)于規(guī)范化數(shù)字化的認(rèn)識(shí)

在醫(yī)院檔案管理中，為實(shí)現(xiàn)規(guī)范化與數(shù)字化管理內(nèi)容，首先應(yīng)提高管理人員對(duì)規(guī)范化數(shù)字化的認(rèn)識(shí)。例如，醫(yī)院可開展信息化檔案管理建設(shè)培訓(xùn)工作，以此不斷提高管理人員對(duì)信息化檔案建設(shè)的認(rèn)識(shí)，并提升檔案管理人員的業(yè)務(wù)能力。進(jìn)而在進(jìn)行檔案管理時(shí)，管理人員可有效對(duì)出現(xiàn)的問題進(jìn)行及時(shí)的解決，避免因檔案丟失、檔案損壞等因素造成的損失，很大程度上提高了醫(yī)院檔案管理的安全性與規(guī)范性。與此同時(shí)，在以信息技術(shù)進(jìn)行檔案管理工作時(shí)，應(yīng)確保做好檔案的信息化安全建設(shè)，避免檔案存儲(chǔ)不佳造成的丟失、損壞等情況，以此有效促進(jìn)醫(yī)院規(guī)范化電子檔案落實(shí)。管理人員應(yīng)根據(jù)檔案管理系統(tǒng)中的各項(xiàng)要求，開展安全檢查工作，并利用互聯(lián)網(wǎng)實(shí)現(xiàn)電子版檔案管理，可建立防火墻或防黑客攻擊程序促進(jìn)檔案管理的安全性^[3]。

3.2全面提高醫(yī)院檔案管理人員的專業(yè)能力

在新醫(yī)療改革后，我國在醫(yī)療衛(wèi)生事業(yè)檔案管理工作中還存在著很多不足之處，并且新醫(yī)療改革對(duì)我國目前醫(yī)院檔案管理工作也提出了較高的要求，針對(duì)這一情況其醫(yī)院應(yīng)切實(shí)提高檔案管理人員的專業(yè)能力，進(jìn)而符合新醫(yī)療改革要求，全面提高檔案的專業(yè)管理水平。首先，在醫(yī)院進(jìn)行招聘時(shí)，應(yīng)招收專業(yè)能力較高，并且具有一定檔案管理經(jīng)驗(yàn)的人員，在通過測試后人員才可申請(qǐng)入職。其次，當(dāng)?shù)蒯t(yī)院應(yīng)根據(jù)國家檔案局的有關(guān)規(guī)定，對(duì)檔案管理人員進(jìn)行培訓(xùn)工作，在進(jìn)行培訓(xùn)時(shí)應(yīng)根據(jù)信息技術(shù)檔案管理規(guī)則進(jìn)行，并以檔案基礎(chǔ)內(nèi)容、統(tǒng)計(jì)內(nèi)容、檢定內(nèi)容等進(jìn)行培訓(xùn)。以此確保醫(yī)院檔案管理工作扎實(shí)開展，并在檔案人員的努力下確保檔案工作業(yè)務(wù)建設(shè)規(guī)范^[4]。

3.3建立完善的醫(yī)院檔案管理制度，并依法治檔

在進(jìn)行醫(yī)院檔案管理時(shí)，應(yīng)建立健全完善的管理制度，并依法治檔。首先，管理人員應(yīng)根據(jù)不同的檔案進(jìn)行分類，并確保管理制度納入到綜合性醫(yī)院崗位責(zé)任制和考核方法之中。其次，應(yīng)根據(jù)留存檔案名錄進(jìn)行完善，其檔案名錄應(yīng)包括如閱辦單、三重一大會(huì)議紀(jì)要、招標(biāo)文件、評(píng)標(biāo)過程文件（專家簽到表、參與單位簽到表、招標(biāo)論證會(huì)議紀(jì)要、評(píng)分表）、投標(biāo)文件、最終合同。同一類型的項(xiàng)目應(yīng)形成統(tǒng)一的招投標(biāo)檔案留存目錄，以便于管理，并且確保滿足使用要求。其次，在針對(duì)檔案留存形式與留存年限進(jìn)行管理時(shí)，可運(yùn)用掃描儀等設(shè)備將紙質(zhì)材料變成數(shù)字化材料，并進(jìn)行智能化管理。電子化檔案的留存對(duì)電子信息的安全提出新的要求，可通過檔案加密、防火墻和預(yù)防入侵等手段加強(qiáng)電子檔案的安全性。總之，通過現(xiàn)代化信息手段對(duì)招投標(biāo)檔案進(jìn)行電子化管理，可強(qiáng)化檔案的完整性，便于管理。與此同時(shí)，在醫(yī)院檔案管理的過程中，應(yīng)改變以往管理部門繁雜的現(xiàn)象，為解決以往存在的檔案管理問題，醫(yī)院可將檔案管理統(tǒng)籌與一個(gè)專業(yè)的部門，并設(shè)立好相應(yīng)的制度與考核方法。特別是在進(jìn)行檔案的借出與歸還時(shí)應(yīng)制定出有效的制度，應(yīng)做好歸還記錄，進(jìn)而嚴(yán)格按照規(guī)章制度辦事，全面促進(jìn)在新醫(yī)療改革后醫(yī)院檔案管理工作的有序進(jìn)行^[5]。

3.4建立檔案信息網(wǎng)站

首先，在醫(yī)院中由于有大量的資料、記錄、文書等，為避免產(chǎn)生檔案重復(fù)、丟失、混亂等情況，應(yīng)建立檔案信息網(wǎng)站，其檔案管理信息網(wǎng)站可幫助管理人員減少檔案管理中的錯(cuò)誤情況，并確保檔案的安全性。其次，為提高規(guī)范化與數(shù)字化的檔案管理內(nèi)容。其管理人員應(yīng)針對(duì)目前醫(yī)院情況利用好信息技術(shù)，并以互聯(lián)網(wǎng)系統(tǒng)促進(jìn)醫(yī)療檔案針對(duì)性管理。例如，在管理體檢檔案時(shí)，應(yīng)結(jié)合不同社區(qū)矯正不同時(shí)期檔案管理要求，并利用信息技術(shù)重點(diǎn)就檔案進(jìn)行分析，如檔案評(píng)估是否按期、評(píng)估結(jié)果是否真實(shí)有效、日常監(jiān)管是否到位、定期體檢是否規(guī)范等管理內(nèi)容，并不斷完善電子版文書檔案內(nèi)容，確保在檔案分類、檔案管理的規(guī)范性^[6]。

結(jié)束語：

綜上所述，目前我國人民對(duì)于醫(yī)療事業(yè)的發(fā)展比較關(guān)注，在這種情況下不僅給我國醫(yī)療事業(yè)帶來了一定的發(fā)展空間，也對(duì)醫(yī)療檔案提出了一定的要求。因此，在進(jìn)行醫(yī)療檔案管理時(shí)，應(yīng)明確新醫(yī)改明確規(guī)定，為促進(jìn)醫(yī)院整體利益應(yīng)解決好目前檔案管理存在的問題，并加快檔案基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)、數(shù)字化建設(shè)等內(nèi)容，以此不斷提升醫(yī)院檔案的使用效率，為疾病事業(yè)做出基本的貢獻(xiàn)，為人民的身體健康保駕護(hù)航

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作者簡介：

翟培元，（1985.07-），男，漢族，河南省駐馬店市驛城區(qū)人，畢業(yè)于平頂山學(xué)院，館員職稱，就職于駐馬店市中醫(yī)院，研究方向：中醫(yī)院綜合檔案的管理與應(yīng)用。