信息化技術(shù)在行政檔案管理中的作用價(jià)值

王斌斌

【摘 要】網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的更新與發(fā)展使得計(jì)算機(jī)的普及率明顯提高，為人們提供了諸多工作與生活的方便條件。以行政檔案管理環(huán)節(jié)為例，在融入信息技術(shù)后獲得了明顯的效率提升效果，增加的諸多功能促使行政檔案管理工作質(zhì)量持續(xù)提升。本文就現(xiàn)階段行政檔案管理工作中存在的問題進(jìn)行了深入分析，并闡述了信息化技術(shù)應(yīng)用于行政檔案管理的作用價(jià)值。

【關(guān)鍵詞】信息化技術(shù);行政檔案管理;問題;作用價(jià)值

引言：

傳統(tǒng)檔案管理工作在信息時(shí)代下已然無法適應(yīng)日新月異的檔案使用環(huán)境，對(duì)于行政檔案管理工作來說，應(yīng)提高信息化技術(shù)的融入積極性，為提高工作效率與整體工作質(zhì)量提供基礎(chǔ)條件。從實(shí)際的信息技術(shù)融入效果來看，由于增加了諸多基于互聯(lián)網(wǎng)的信息查閱、內(nèi)容定位等功能，提供行政檔案查閱與整理方便條件的同時(shí)，也實(shí)現(xiàn)了完善行政檔案管理未來工作框架、明確發(fā)展方向的目標(biāo)。

1 行政檔案管理工作現(xiàn)階段存在的主要問題

1.1無法獲得足夠的工作重視

由于行政檔案管理工作的特殊性，使得高層領(lǐng)導(dǎo)對(duì)于此工作的推進(jìn)效果了解不夠，致使其無法獲得足夠的重視。過往檔案管理工作中，經(jīng)常會(huì)出現(xiàn)高層領(lǐng)導(dǎo)不理解工作內(nèi)容與實(shí)效價(jià)值的情況，無法體現(xiàn)其在日常工作效率提升方面的推進(jìn)效果[1]。此外，行政檔案管理工作的主要內(nèi)容與相關(guān)要求在領(lǐng)導(dǎo)下發(fā)后，有意詢問次數(shù)同樣過少，不利于此類工作的可持續(xù)性發(fā)展，并對(duì)工作的上下銜接情況造成了一定的不良影響。如此一來，導(dǎo)致行政檔案管理工作人員缺少必要的工作積極性，使得檔案的整體管理水平長期處于提升停滯狀態(tài)。

1.2所應(yīng)用的行政檔案管理設(shè)施過于落后

信息化時(shí)代背景下，部分單位卻依然沒有固定存放檔案信息的場所，甚至有個(gè)別單位將檔案直接存放于個(gè)人工位上，影響日常工作狀態(tài)的同時(shí)，也給集中管理環(huán)節(jié)帶來了主動(dòng)不便[2]。在非專業(yè)化的行政檔案管理模式下，損壞、丟失等現(xiàn)象的事件發(fā)生頻率較高，不利于行政檔案管理價(jià)值與效益的充分發(fā)揮。再加上專業(yè)檔案管理人才的缺失，無法滿足信息時(shí)代對(duì)行政檔案管理要求的情況下，檔案管理工作程序過于混亂，從而影響到了行政檔案管理工作的順利推進(jìn)。

1.3行政檔案管理制度缺失

從部分單位的實(shí)際行政檔案管理情況來看，管理過程以形式主義居多，致使行政檔案管理實(shí)際價(jià)值反饋不順暢。而導(dǎo)致出現(xiàn)此種現(xiàn)象的關(guān)鍵原因，就是相關(guān)制度規(guī)范的長期缺失，繼而導(dǎo)致管理策略落實(shí)不到位，無法達(dá)到預(yù)期的科學(xué)管理目標(biāo)。此外，發(fā)展方向不明確的背景下，部分陳舊檔案的整理工作長期無人問津，補(bǔ)充與更新無法保證及時(shí)性使得行政檔案的實(shí)際使用效率大大降低[3]。再加上檔案管理人員身兼多職，制度約束力度不足致使日常管理環(huán)節(jié)頻頻出現(xiàn)疏漏，極大地影響了檔案管理工作的整體水平。

1.4服務(wù)理念仍處于待提升狀態(tài)

對(duì)于信息化時(shí)代背景下的行政檔案管理工作來說，匹配與時(shí)代發(fā)展相關(guān)聯(lián)的客觀需求極為重要。需要行政檔案管理部門加速信息化建設(shè)，以加大檔案管理力度。但從實(shí)際情況來看，長期沿用傳統(tǒng)檔案管理思路，使得檔案管理服務(wù)對(duì)象的擴(kuò)展進(jìn)度停滯不前，影響力逐漸減弱，技術(shù)革新及時(shí)性無法保證，繼而影響了現(xiàn)代化信息技術(shù)與行政檔案管理工作的融入效果，對(duì)檔案管理工作的綜合服務(wù)水平提升極為不利。

2 信息化技術(shù)應(yīng)用于行政檔案管理的作用價(jià)值

2.1檔案管理工作質(zhì)量提升

信息化技術(shù)與行政檔案管理工作之間的有效融合，大大提升了日常工作效率，各個(gè)管理環(huán)節(jié)的銜接更為順暢，簡潔快速的管理程序讓人一目了然，無須詢問即可快速完成檔案查閱與內(nèi)容定位等任務(wù)。建議在后續(xù)的行政檔案管理工作中加速電子檔案的布置進(jìn)程，檔案的數(shù)字化轉(zhuǎn)化不僅節(jié)約了大量的檔案存放空間，在將其轉(zhuǎn)化并存入云盤后，保證內(nèi)容清晰性的同時(shí)也大大提升了檔案使用的安全性，凸顯了行政檔案管理的工作價(jià)值，帶來了顯著的質(zhì)量效益。

2.2節(jié)約人力資源

以往行政檔案管理的主要對(duì)象為紙質(zhì)檔案，對(duì)人工搜集效率與整理效果有著較高要求，繼而為后續(xù)的查閱提供方便條件。但從實(shí)際情況來看，此環(huán)節(jié)在浪費(fèi)大量人力物力的情況下，最終的工作效果往往無法滿足預(yù)期的檔案使用要求[4]。而在將信息技術(shù)融入行政檔案管理工作后，其全部的管理工作均可在電腦端或移動(dòng)端進(jìn)行，并在使用移動(dòng)存儲(chǔ)介質(zhì)后達(dá)到了備份目的，不僅備份較為簡單且存儲(chǔ)效率相較以往有了明顯提升。如此一來，在節(jié)約大量人力資源的同時(shí)，有效降低了行政檔案管理工作的整體成本，并在一定程度上消除了檔案丟失隱患。

2.3將時(shí)間與空間優(yōu)勢予以充分發(fā)揮

信息化技術(shù)的應(yīng)用優(yōu)勢在行政檔案管理工作中展露無遺，脫離空間與時(shí)間因素的雙重限制后，為檔案管理工作提供了諸多便利條件。以檔案查詢?yōu)槔捎诮槿肓嘶ヂ?lián)網(wǎng)使得無論在何時(shí)何地，均能夠根據(jù)自身需求隨時(shí)進(jìn)行內(nèi)容查詢，大大提高了企業(yè)工作效率。

2.4復(fù)制共享工作展開更為順暢

傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案若有復(fù)印需求，在文字內(nèi)容復(fù)雜與時(shí)間跨度過大等諸多因素影響下，使得復(fù)制資料的工程量極為巨大。而若能夠?qū)⑿畔⒓夹g(shù)融入其中，將打破紙質(zhì)檔案限制，只需要在獲取到崗位權(quán)限后即可調(diào)取需求資料，保證檔案完整性的同時(shí)提高了資料的復(fù)制效率[5]。但需要注意的是，電子檔案的出現(xiàn)使得其產(chǎn)生了計(jì)算機(jī)病毒侵入其中的風(fēng)險(xiǎn)，若無法保證過程管控有效性將影響到檔案的整體安全。為解決這一問題，需要設(shè)置不同的檔案管理權(quán)限，并設(shè)置專職的檔案安全防護(hù)崗位，繼而充分發(fā)揮信息化技術(shù)在行政檔案管理中的應(yīng)用優(yōu)勢。

結(jié)束語：

綜上所述，信息化技術(shù)在與行政檔案管理工作相融合后，不僅達(dá)到了快速定位檔案信息的目的，也為管理措施創(chuàng)新提供了新的思路。行政檔案管理信息化建設(shè)逐步完善后，將為促進(jìn)檔案管理水平持續(xù)性提升奠定堅(jiān)實(shí)基礎(chǔ)。

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