如何做好事業(yè)單位檔案收集工作

翟忠波

大慶市大同區(qū)法律援助中心，黑龍江 大慶 163515

一、前言

事業(yè)單位的檔案收集事關(guān)事業(yè)單位的內(nèi)控能力和管理能力，是機關(guān)事業(yè)單位重要的工作內(nèi)容之一，要全面強化法制觀念和合規(guī)理念，理順單位內(nèi)部相關(guān)人員之間的關(guān)系，重視企業(yè)內(nèi)部的宣傳工作、積極總結(jié)經(jīng)驗教訓(xùn)、重視工作的方式和方法。

二、事業(yè)單位檔案收集工作存在的問題

（一）檔案收集工作機制不完善

新時代的社會不斷演變和發(fā)展，事業(yè)單位的管理機制也要與時俱進，要讓事業(yè)單位的管理方式方法能夠適應(yīng)社會實際情況。在事業(yè)單位中，檔案收集工作要予以充分的關(guān)注，無論是檔案的整理、收集、編撰、管理、統(tǒng)計、應(yīng)用，都應(yīng)當(dāng)要做好各項基礎(chǔ)性的工作。但是，有些單位對于事業(yè)單位的收集并不重視，僅僅是空喊口號，缺少具體落實的措施。很多單位并沒有真正重視檔案管理工作，僅僅在檔案管理方面進行重視，缺少在收集環(huán)節(jié)就做好落實，制定的制度都是方向性的、缺乏細節(jié)和可操作性。在檔案收集過程中沒有指派專人專員進行專項收集，也沒有設(shè)置崗位說明和明確崗位職責(zé)。種種原因都導(dǎo)致檔案收集工作無法真正落地，真正能夠完成上級下達的任務(wù)。在檔案收集過程中的責(zé)任不明確，檔案的收集管理工作無法做到有序管理。

（二）檔案收集工作不標(biāo)準(zhǔn)不規(guī)范

事業(yè)單位里，有的單位對于資料收集、整理、移交、管理等環(huán)節(jié)存在諸多的不規(guī)范地方。比如，在資料收集過程中，檔案文件不齊備、編號重復(fù)、編號無規(guī)律、文本時間和實際收集時間不一致等等。有些檔案歸檔之后沒有得到妥善的保管。

（三）事業(yè)單位內(nèi)部存在職能不明晰的問題

事業(yè)單位的組織架構(gòu)往往是采取金字塔式的直線職能，這就導(dǎo)致了部門之間各自為政、職能科室相互溝通較少的問題，這就對檔案收集工作的有效開展存在一定的困難。不同的科室職能壁壘，在實踐工作中，人事檔案部門通過下達任務(wù)、命令的方式獲得職能科室的人事檔案信息，但是對于檔案信息的準(zhǔn)確性缺少有效的檢查和監(jiān)督辦法。

（四）專業(yè)人員對事業(yè)單位檔案收集工作的忽視

事業(yè)單位中存在大量的專業(yè)技術(shù)人員，諸如醫(yī)院里的醫(yī)生、學(xué)校里的老師等，不少專業(yè)技術(shù)人員和市場比較貼近，為事業(yè)單位提供技術(shù)支持的服務(wù)。還有不少的專業(yè)技術(shù)人員利用業(yè)余時間學(xué)習(xí)獲取了國家的各種職業(yè)證書。但是有些專業(yè)技術(shù)人員存在各種各樣的顧慮、不重視檔案收集工作，并沒有每年匯報相應(yīng)人事信息，這就導(dǎo)致事業(yè)單位的檔案收集有一定的短板。

三、做好事業(yè)單位檔案收集工作的原則

（一）制度重構(gòu)

事業(yè)單位內(nèi)部職能不明晰帶來了流程、崗位的相對僵化問題，不能僅僅通過組織架構(gòu)的調(diào)整就一言以蔽之，必須對制度重新進行構(gòu)建，使配套設(shè)施能夠更好地入手，這樣才更具有可操作性。在制度重構(gòu)原則的指引下，人事部門不僅需要落實現(xiàn)有制度，還需要通過新制度的引入，深入調(diào)研科室建設(shè)來彌補人事檔案收集中存在的不足。

（二）激勵兼容

與專業(yè)技術(shù)人員溝通的過程中可以了解到，整合人力資源過程中，由于擔(dān)心因為參加額外的項目工作而消耗自身本應(yīng)爭取的績效考評內(nèi)容。出于自身利益的考慮，很多人對于檔案收集工作并不積極。所以，需要引入激勵的原則，讓參與項目的人員打消后顧之憂，配合事業(yè)單位員工做好檔案收集的工作。

（三）部門首責(zé)

事業(yè)單位的崗位職能涇渭分明，有些管理崗位、技術(shù)崗位的職工決定了他們無法像行政人員那樣進行檔案收集的工作。為了避免因為信息不對稱造成的檔案收集困擾，就需要依靠部門、科室的負(fù)責(zé)人領(lǐng)頭，遵循部門首責(zé)的原則。

四、做好事業(yè)單位檔案收集工作的問題對策

（一）全員重視

要通過對全員的崗位培訓(xùn)、崗位宣講等手段來重視檔案收集的工作，在優(yōu)化檔案收集工作時，事業(yè)單位的黨委部門要發(fā)揮職能的引領(lǐng)作用。針對現(xiàn)階段檔案收集工作困難重重的現(xiàn)狀，黨委應(yīng)當(dāng)組織全員開展崗位意識的培訓(xùn)和宣講工作，促進大家明白檔案收集與職業(yè)發(fā)展息息相關(guān)，做好各項檔案收集工作將有助于他們在業(yè)務(wù)層面更好的發(fā)展，將集體利益和個人利益進行有效的聯(lián)結(jié)。

（二）調(diào)整崗位制度

要對事業(yè)單位檔案收集管理崗位制度進行“邊際調(diào)整”，設(shè)置崗位制度不應(yīng)當(dāng)和現(xiàn)有崗位制度安排相沖突。當(dāng)前，需要鼓勵檔案收集管理的工作人員去支援其他部門，但是面臨崗位人員缺失的現(xiàn)狀，支援可以通過部門聯(lián)系制度來取代，讓電子政務(wù)平臺與相關(guān)負(fù)責(zé)人進行對接，提升溝通和信息交互的效率。通過對部門聯(lián)系制度的落實，將工作業(yè)績和個人利益掛鉤起來，納入對檔案管理人員的工作考核指標(biāo)中，能夠有效激勵他們更好地完成本職工作。

（三）消除后顧之憂

上文提到了管理人員、專業(yè)人員對于檔案收集工作的后顧之憂，這就需要我們在崗位宣講、培訓(xùn)過程中，通過對國家政策的剖析、單位制度的支持和保障來讓大家明白制度的細節(jié)，消除他們對影響本職工作的后顧之憂。當(dāng)前，國家政策已經(jīng)開始鼓勵事業(yè)單位非行政人員參與體制外的各項工作，在這個政策的指引下，能夠為檔案收集和整合自身人力資本提供了政策保障。

（四）考核指標(biāo)掛鉤

專業(yè)技術(shù)人員所在科室的負(fù)責(zé)人，不僅需要承擔(dān)日常管理職責(zé)，還需要對事業(yè)單位內(nèi)部人事的相關(guān)職責(zé)負(fù)責(zé)。部門負(fù)責(zé)人要對人事信息的專業(yè)性承擔(dān)一定的責(zé)任，要促進他們更好地完成檔案收集的工作，就應(yīng)當(dāng)在年終績效考核中加入檔案收集的內(nèi)容，突出對事業(yè)單位檔案收集工作的重要性。在績效評估的過程中，要結(jié)合檔案收集的管理目標(biāo)來開展，在新常態(tài)下組織檔案收集部門完備評價指標(biāo)，組織人事部門、業(yè)務(wù)部門、黨委多方參與，實現(xiàn)評價的公平、公正和客觀。

（五）要形成有效的控制手段

除了對意識上重視、制度上保障、資源上支持、績效上激勵之外，行之有效的控制手段是保證檔案收集系統(tǒng)性和完整性重要方式方法。可以從以下幾個環(huán)節(jié)狠抓落實：

第一，預(yù)約收集環(huán)節(jié)。新時期的檔案收集工作要應(yīng)用新技術(shù)、新方式、新手段進行更為有效的收集管理，在收集管理的相關(guān)工作落實布置中，要結(jié)合過去的工作經(jīng)驗、實際的工作情況、預(yù)料可能產(chǎn)生的材料檔案。將檔案管理部門的收集環(huán)節(jié)工作予以提前的計劃、公布。比如對于檔案材料歸納的條款編號、歸檔時間、歸檔規(guī)范等等。

第二，現(xiàn)場收集環(huán)節(jié)。檔案收集的相關(guān)部門一定要全程參與檔案的驗收、鑒定的相關(guān)環(huán)節(jié)及時做好溝通協(xié)調(diào)，對于檔案收集到的文件要第一時間做好驗收、收納和處理的工作。例如，在科研課題研討會議中，檔案部門也要做到知曉、參與，其主要目的在于了解項目設(shè)計的進度、評審鑒定的情況，更好地對相關(guān)材料進行驗收，以保障檔案驗收的系統(tǒng)性、準(zhǔn)確性、完整性，最終給予驗收相關(guān)的意見建議。對于不合格的材料，則可以及時通報相關(guān)單位進行更正，避免因為時間過長導(dǎo)致檔案的缺失、管理的疏忽等。對于無法參與的會議、項目，不能通過簡單的走形式草草收場，要通過嚴(yán)謹(jǐn)?shù)闹贫仍O(shè)計和保障進行有效落實。

第三，設(shè)卡收集環(huán)節(jié)。設(shè)卡收集指的是對材料收集過程中不同的關(guān)卡進行制約，對相關(guān)工作人員主動提交材料進行的制度保障和約束。例如，可以采用相關(guān)經(jīng)濟手段進行設(shè)卡收集，比如在科技檔案收集過程中，讓財務(wù)部門設(shè)定一個合理比例的經(jīng)費作為歸檔抵押資金，等材料收集完整后再將這部分資金返還給相關(guān)部門。又如，在機關(guān)參加相關(guān)會議帶來的材料文件中，要歸檔部門確認(rèn)檔案材料無誤后，才在差旅、項目費用發(fā)票上簽字審批通過，財務(wù)才可以審核和打款報銷。通過設(shè)卡的環(huán)節(jié)，能夠通過行政、經(jīng)濟的手段對檔案收集的質(zhì)量、效率予以保障。

五、小結(jié)

新時期的機關(guān)事業(yè)單位在原有工作基礎(chǔ)上進行了革新，為了更好地迎合時代發(fā)展的需求和與時俱進，在檔案收集工作中，我們也要保持觀念的更新，從意識上重視、從制度上保障、從資源上支持、從績效上激勵、從環(huán)節(jié)上約束，讓各個部門加強溝通、互相支持。除此之外，各級事業(yè)單位還要在日常工作中對產(chǎn)生的新問題新情況進行探究，制定行之有效的對策、強化制度建設(shè)和完備，確保檔案收集工作的有序開展。